《《常用商务信件》PPT课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《常用商务信件》PPT课件.ppt（49页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、第三章 常用商务信件,第一节 商务信函,什么是商务信函？用信函的形式与有关企业沟通或处理各类商业问题时所使用的文书。,一、商务信函的含义,商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。,商函和公文的函的关系,相同：函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。商函往来企业之间没有隶属关系，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与公函有一致性。不同：,二、商函的特点,内容单一。商函以商品交易为目的，以交易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。,结构简单。内容单一，篇幅较短，结构简单，体现实用性，便于对方阅读和把握。,语
2、言简练、表达准确。商函以说明为主，直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何的数字，用词等均要求准确无误。,格式的国际化。按国际通行的格式和国际惯例。,称谓问候语正文祝贺语附件落款,三、商函的写作格式,（1）称谓，顶格书写。可以是人也可以是收函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单位的全称。（2）问候语，与一般的信件一样，采用惯用的问候语。,（3）正文：开头、主体、结尾 a.开头:起因或出发点。b.主体：主干部分，可根据发函的目的，所要表达的具体内容作充分的陈述。c.结尾：表达希望和相关要求。,如果第一次与业务合作方交往，结尾处要将本企业的联络方式写清楚，以便对方能准确回复。,（4）祝贺语，在正
3、文结束后，另起一行。书写时应分两行书写。（5）附件，随信发的相关文件。如图表、收据、报价单、单据等。（6）落款，发信人的名称、日期。,香港环宇有限公司总经理：您好，4月9日来函已悉。贵公司3348号信用证项下3吨一级白果，业已装船完毕，拟于年月日由“龙江号”货轮直抵香港，请贵公司注意船期。白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土产行情，请随时函电示告知，我公司竭诚服务。盼复 顺颂 商祺省土产进出口公司经理 年月日,称谓,问候,开头,主体：表明发函者的意图，继续合作的意愿,
4、结尾：提出要求,祝贺语,落款,四、常见商函的写作（1）询问函，是询问商务信息、商品价格等有关买卖业务的信函。要求：先点名询问的原因，然后可以直接提出询问或其他请求事项。语言要求温和、友好。,如果是第一次接触，应该在信的开头将自己如何获得商品的信息及自己的状况作一简单的介绍。,买方向卖方发函：称呼：尊敬的XX 或 XX公司销售经理 正文：直接提出问题 先说明写信缘由，再提出问题 结尾：多谢合作，表示感谢等,绿茶询问函先生：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。规格：每包100克。望贵厂能就下列条件报价：1.单价。2.交货日期。3.结算方式。如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣
5、，我公司将考虑大批量订货，希速见复。副食品公司 二一五年八月八日,买方向卖方发函,称呼,说明询问的原因、事项,提出询问,表达希望,卖方向买方发函：称呼：尊敬的XX 或 XX公司采购经理 正文：公司产品宣传单 目的：介绍商品的优点、产品在市场上的信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能突出在近期购买商品能够得到什么样的优惠或者是赠品，鼓励消费者尽快购买。,尊敬的先生/女士：您好！非常高兴能随函附上一本有关我公司生产的婚纱样品图册。我公司在同行中历史最为悠久，产品一向以款式新颖、工艺考究、质地优良驰名中外。多年来，中外顾客有增无减。如果您也有兴趣，可以享受试销优惠。届时您会惊喜地发现，我公司产品确实名
6、不虚传，有口皆碑。如何？您想试试吗？请尽快回函，谢谢！天禧婚纱用品公司二一五年二月八日,卖方向买方发函,称谓,介绍商品的情况、突出产品优点；表达希望,练习：广东先力研磨有限公司通过同行的推荐，有意购买山东力帆机械工程有限公司的HVE-20型研磨机，但需要进一步了解机器的详情和价格。故向山东力帆机械工程有限公司销售部发出询价信。,询问函尊敬的先生/女士：您好！多位同行向我们推荐了贵公司生产的HVE-20型研磨机，深知其为国内名牌产品。我公司目前需要该研磨机若干台，有意订购贵公司的产品。贵公司能否将研磨机的产品性能、配套装置等有关细节资料、价格目录及结算方式等寄给我公司，供我方参考。若贵公司能在7
7、月14日前回复，我方将不胜感激。再次感谢，盼望回复。联系地址：XXXXXX 联系电话：78945612 顺颂 商祺！广东先力研磨有限公司 二一五年七月八日,询问函的回复广东先力研磨有限公司采购经理：我们对贵方七月八日的询问函表示欢迎并感谢贵方对我方产品的浓厚兴趣。为了提供你方所需之信息，我们随寄了一些资料，详细介绍我公司研磨机的产品性能、配套装置、价格目录及结算方式等信息。再次感谢你们队我们产品的兴趣并期待着你方的订单，我们保证你方的订单将受到我们及时的关照。特此函复XX公司 二九年七月十三日,询问函的回复,回复意见,引语,表示感谢,结束语,概念：卖方以信函的形式向买方说明销售某种商品的条件，
8、并承诺愿意按照这些条件与买方成交。目的：向买方销售商品。特点：销售对象是特定的 在买方收到收到销售函或者做出接受 的表示之前，卖方可撤回销售函,（2）销售函,内容：强调销售条件，不对产品本身做过多说明。写作要求：称呼：XX公司采购部负责人 正文：商品名称、品质和规格、数量、包装、价格、交货等主要条件（书P60）,（3）订购函,含义：买方为了采购某种商品向供货商发出的意愿按某种条件订购某种货物的信函。结构：称呼：XX公司销售部（销售经理）正文 结尾：表达期望；表示感谢,正文：首先提及与对方的联系；再详细说明订购细节（对货物本身描述清楚）然后对运输、保险、付款等事宜进行说明，交代对方给予答复的期限
9、。,订购函 XX公司销售部：非常感谢贵方XX年XX月队我方有关户外照明设备询问价格的复函。我们得悉，贵方能以现货供应。今随函附上订购该产品的正式订单，请及时按附上的1订单所填写的规格、型号、数量装运。XX公司二一五年二月二十三日,称呼,说明联系,具体说明拟订购的商品,概念：供货方向买方发出的希望买方尽快付清货款的文书。形式：便函式（以信函的形式）表格式（固定表格，适用于第一次催款）作用：查询、催收、凭证,（4）催款函,结构和写法：标题和编号：可在标题前加上“紧急”二字欠款单位名称：全称催收内容：说明欠款原因、日期、发票号等处理意见：要求对方说明拖欠原因；确定付款期限；若逾期不归还将采取罚金或其
10、他措施落款：催款单位全称，日期，公章,催款函,XX公司：我们已收到贵公司10月8日的来信，非常感谢。遵照你们的要求，我们随函附上一份新的发票，即有关我们于2014年5月25日提供的服务，此前我们曾开出第542号发票，或许你们没收到。由于该款逾期很久，我们将非常感谢你们迅速结清此账。XX公司2014年10月10日,既要达到索款目的，又要与客户保持友好关系。,达州市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂：你厂于2014年1月，从我厂借去资金三万元，作为你厂劳动服务公司开办费，当时双方讲好一年内一定偿还。目前已经是2015年1月了，我厂正在编制去年的财务决算，为使我们能及时搞好各类款
11、项的清理结算，要求你厂务必将所借之款于20日前归还我厂，切不要一拖再拖，给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难。此致 敬礼！达州市第一变压器厂（印章）2015年1月5日,改错,（）标题概括不准确，有歧义。（）发函缘由需补充强调还款最后期限临近之意，这是催还欠款的很重要的理由。（）语言不够谦和，这是函的大忌。比如：“要求你厂务必”、“切不要一拖再拖，给我厂困难”等语，语气显得生硬，咄咄逼人，不得体。（）公函不用普通书信的祝颂语：“此致敬礼”、“顺致敬意”、“祝君安康”等，而用专语。,关于催促达州市第七变压器厂抓紧归还我厂借款的函市第七变压器厂：贵厂2014年1月为筹集劳动服务公司开办经费，曾从
12、我厂借去资金3万元，贵厂当时曾承诺在1年内一定归还。目前已经是2015年1月了，还款的最后期限临近。我厂正在编制去年的财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，也为贵厂能及时履行还款承诺，请务必将所借款项于2015年1月20日前归还我厂。特此函告 达州市第一变压器厂（印章）2015年1月5日,（5）投诉函,概念：当事人一方的某种权利或利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方主管部门提出投诉的应用文。内容：要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履行义务、赔礼道歉或者补偿损失等。,结构和写法：受函者：被投诉方的相关部门 正文：介绍背景+说明事实+提出解决办法 签署：投诉人名称及日期注意事项：
13、基本要素齐全、重点突出、证据充分、投诉及时,引述投诉的要点；表明态度；提出处理意见；态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平和；不管对方理由是否充足，都应对投诉表示接受，并且感谢对方的意见。,补充：投诉处理函,回复投诉函 先生：月日来函收到，感谢您在信中提出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作安排，今天以加快方式将所订的货发往贵方。我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强合作。特此函复。家用电器厂年月日,引述投诉的要点,表明态度,提出处理意见,概念：合同双方中的一方，根据法律法规和双方签订的合同，以对方违反合同造成当事人经济损失或精神
14、损失为由，向另一方提出赔偿或维护其他权利的文书索赔理由：质量不符合合同标准、数量短缺、包装不完善、运输拖延、违反合同规定可以索赔的其他事项。,（6）索赔函,结构和写法：标题：关于XX的索赔函，索赔函 编号：右上角（年号、代字、顺序号）受函者：受理索赔者的全称 正文：理由+要求 附件：有关材料 签署：索赔者所在地及日期,索赔函 茶具厂：随函寄上市检验所的检验报告（95）号。报告所证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价30%的折扣价处理。特此函达，候复。附件：市检验所检验报告 百货公司 年月日,索赔理由,索赔要求,1.
15、内容正确、目的清楚、表述具体。产品价格、名称、规格、数量要写清楚。观点要正确，文字表达要准确。条理要求清晰，忌笼统粗犷、含糊其辞和抽象化。例：虽然我公司同意回收完好的退货，但我方无法同意回收有缺损的退货。我公司只接受可再度销售的退货。,总结：商务信函的写作,2.文字简洁、态度礼貌、语气委婉。例：贵方在提交订购产品清单时遗漏了交代产品型号。请速致函我公司贵方尚未提交的产品清单型号，以使我公司立即将订货发出。,3.明确责任、划定界线、分清权限。出于对合作顺利开展负责的态度，我公司认为，贵公司在资产重组正式法律文本还没有正式签署之前，要求我公司提供详尽的财务报表，似乎甚为不妥。,第二节 商务E-ma
16、il,第三节 商务传真、电报和电传,概念：利用光电效应、通过安装普通电话上的传真机，对外发送或接受的文件、书信、资料、图表照片的一种通讯联络方式。优点：操作简便、速度快缺点：发送的自动性能较差，需要专人手工操作,一、商务传真,发送传真的注意事项1.每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确；2.对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通；3.传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；4.由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一；5.对于要求对方回复的传真，应
17、在传真中注明“请回复”。,传真格式1.页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等；2.上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等；3.正下方为正文；4.正文应有标题，表明本传真的主题；5.应有收件人尊称和问候语；6.正文结束后应有问候语；7.落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等；,优点：传递速度快（相对于信函）、保密性强缺点：草拟文稿费时、麻烦；传递速度慢分类：明码电报和密码电报 普通电报和加急电报 公务电报和私务电报,二、电报,特点：方便迅速、手续简便、自动收发、高效经济电传与电报的技术原理相同，区别在于电传收发无需电报服务部门的直接帮助，发件人和收件人自己占有和使用电传收发设备(电传打字机)。电传的使用人通常为政 府或公司，使用目的通常为公务或商务往来。,三、电传,谢谢大家,
