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1、,文秘与写作,林羽 助理研究员Tel:39356190,第三章 行政公文的行文规则,国家机关行政公文处理办法第四章用11条的篇幅对行文规则作了明确规定，我们把这些规则归纳6个方面并说明如下。,一、行文规则,行政公文的行文规则,一、行文规则,（一）明确行文的基本原则 1.确有必要 2.注重效用,行政公文的行文规则,一、行文规则,（二）明确行文关系的确定根据 根据隶属关系和职权范围确定。隶属关系是确定行文关系的前提，决定了行文的方向；职权范围是确定行文关系的基础。两者都是确定行文关系的根据。,行政公文的行文规则,一、行文规则,（三）明确行文的具体规定 1.政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一
2、级政府的相关业务部门行文。2.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。,行政公文的行文规则,一、行文规则,（三）明确行文的具体规定 3.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4.除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，政府各部门一般不得向下一级政府正式行文。,行政公文的行文规则,一、行文规则,（三）明确行文的具体规定 5.部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。6.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。,行政公文的行文
3、规则,一、行文规则,（四）明确联合行文的原则 以两个或者两个以上的机关名义共同行文，就是联合行文。联合行文必须遵循两条原则：同级的原则和主办的原则。,行政公文的行文规则,一、行文规则,（五）明确公文抄送的原则 1.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。3.“请示”不得抄送下级机关。,行政公文的行文规则,一、行文规则,（六）明确上行文报送的特别规定 1.“请示”和“报告”一般不得越级报送。2.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机
4、关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。3.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。4.“报告”不得夹带请示事项。,行政公文的处理,公文写作（或者称为撰制）只是公文处理工作中的一个环节，更准确地说它只是公文制发过程的一个环节；而且如果没有其他环节，公文写作这个环节也便失去意义。所以，有必要独立成章地来讲行政公文的处理。,第一节 行政公文处理 的基本内容和原则与要求,一、行政公文处理的基本内容,包括两大部分，一是行政公文的办理，二是行政公文的管理。办理是开端，是中心；管理是延续，是终结。,一、行政公文处理的基本内容,1.发文办理：包括草拟、审核、签发、
5、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2.收文办理：包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,分两种情况,（一）行政公文的办理,一、行政公文处理的基本内容,（二）行政公文的办理,包括外发公文管理和收来公文管理。从广义上说，它贯穿于从发文、收文开始的全过程；相对于行政公文的办理而言，行政公文的管理指的主要是对公文进行整理（立卷）、归档和翻印（复印）、存储或者销毁。,（三）行政公文处理是一系列相互关联、衔接有序的工作,行政公文不管是办理还是管理，程序性都很强，每一个环节都有一定的规范，一环紧扣一环。,一、行政公文处理的基本内容,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本原则,事实就是,精简,
6、高效,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本要求,及时,准确,安全,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本原则,行政公文处理的基本原则，是从宏观、整体的角度对公文处理提出的基本要求，从指导思想、立场态度等方面为公文处理指明方向。,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本原则,一是要反映真实情况。二是要进行分析、判断和推理。三是要发现问题、提出问题、分析问题，有效地解决问题。,1.实事求是的原则,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本原则,意识的精简 篇章结构的精简：篇幅简短、结构简化、语言精练 运转程序的精简,2.精简的原则,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本原则,高效的“效”包含效率的“效
7、”和效益的“效”，分别从速度和质量两个方面体现。高效的原则，就是要求行政公文在处理过程，不但速度快，而且质量高。,2.高效的原则,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本要求,行政公文处理的基本要求，是在基本原则的指引下从具体操作方面提出的，是一种标准和尺度；与基本原则相对，基本要求是微观的、个体的。,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本要求,1.及时的要求,要有时间观念 达到最佳时效。,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本要求,2.准确的要求,公文撰制，符合政策 公文批办，把握方向 公文审批，中肯明确 公文管理，分类合理,二、行政公文处理的基本原则与要求,基本要求,凡是公文，只要不是通过新
8、闻媒体发布，而是以“文件”的形式出现，一般都有阅读范围和时限，都是内外有别的。,3.安全的要求,二、行政公文处理的基本原则与要求,（三）搞好行政公文处理工作的主要措施,领导重视 专门管理 专人负责,第二节 行政公文处理的发文办理,行政公文的发文办理指以本机关名义制发行政公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,第二节 行政公文处理的发文办理,一、公文的草拟,草拟公文，是发文办理中十分重要的一环，既是公文发文办理的前提，又是保证公文质量、提高行政效率的关键。,第二节 行政公文处理的发文办理,一、公文的草拟,（一）原则要求 一是要符合国家的法律、法规及其他有关规定 二
9、是如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。,第二节 行政公文处理的发文办理,一、公文的草拟,（二）对公文主旨与材料的要求对公文主旨，要做到主旨突出，观点明确对公文材料，要做到材料可靠，情况确实,主旨，是指作者通过全部文章内容所表达的中心意思。公文中，法定作者的意图和目的，都是通过主旨得以传达和实现的。,公文的主旨,1.主旨对公文的价值有决定性意义 衡量一篇公文的成败，主要是看它能否对事物或事件作出准确的判断、能够合理地处理事件、解决问题，能否以深刻的理性认识启发读者、教育读者。正确 深刻,公文主旨的作用,2.主旨是公文的灵魂和统帅 决定材料的取舍 支配公文的谋篇布局制约公文的表达方式
10、影响文章的遣词造句,公文主旨的作用,在公文写作中，用来提炼主旨和表现主旨的事实和观念的都是材料。,公文的材料,材料是观点赖以产生的基础材料是表现观点的支柱,材料的作用,真实、可靠、丰富 要使用典型材料 要使用新颖的材料,材料的选择与使用,第二节 行政公文处理的发文办理,一、公文的草拟,（三）对公文表达的要求 对表述的要求：直述不曲，表述准确 对章法的要求：条理清楚，结构严谨 对遣词的要求：字词规范，标点正确 对篇幅的要求：简短,第二节 行政公文处理的发文办理,一、公文的草拟,（四）对确定公文文种和紧急程度的要求 1.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。2.拟制紧急
11、公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急的程度。,第二节 行政公文处理的发文办理,一、公文的草拟,（五）对公文一些表达形式的具体要求 1.对人名、地名、数据和引文的要求 2.对日期写法的要求 3.对使用序数的要求 4.对计量单位的要求 5.对使用非规范化简称和外文名称的要求 6.对数字写法的要求,第二节 行政公文处理的发文办理,二、公文的会签,拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。,
12、第二节 行政公文处理的发文办理,三、公文的审核,什么时候审核送负责人签发前 由哪个部门审核办公厅（室）重点审核什么是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等,第二节 行政公文处理的发文办理,四、公文的签发,以本机关制发的上行文，应该由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关制发的下行文或平行文，可以由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。,第二节 行政公文处理的发文办理,五、公文的复核,（一）公文复核与公文审核的区别 公文的复核与审核是两个不同的程序。公文的审核工作在领导签发前，而公文的复核在领导签发后、正式印制前；公文的审核
13、一般由办公厅（室）主任负责，而公文的复核工作由办公厅（室）所属的文秘部门或者文秘人员负责。,第二节 行政公文处理的发文办理,五、公文的复核,（二）公文复核的重点内容 公文复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。,第二节 行政公文处理的发文办理,五、公文的复核,（三）公文复核注意事项 经复核，如果发现问题，确实需要对文稿进行实质性修改的，应向签发人提出请求，征得同意后方可进行；文稿经过修改后，必须按程序送交办公厅（室）主任复审，再呈送领导重新签发。,第二节 行政公文处理的发文办理,六、发文办理的其他事项,公文的缮印、用印 公文的登记、分发,第三节 行政公文的
14、收文办理,行政公文的收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,第二节 行政公文处理的发文办理,一、收文的签收,签收工作一般分两次进行 第一次是对来自邮局、机要通信（交通）人员、公文交换站或者各机关专送的公文进行签收，叫作外收发签收。外收发人员要在外方发文登记簿或者回执清单上签字。第二次在外收发人员和文书人员之间进行，叫作内收发签收。内收发人员（文书人员）要在外收发人员的收来公文签收登记簿上签字。,第二节 行政公文处理的发文办理,二、收文的登记,收文登记要与签收工作联系和衔接，所以在登记项目中要有“公文签收登记号”。此外，要登录的项目主要有：编号、收文
15、日期、来文机关、公文标题、发文字号、密级、紧急程度、附件、份数、审核和拟办意见、传递信息、批办意见、承办（办理）结果等。,第二节 行政公文处理的发文办理,三、收文的审核,收文审核工作由办公厅（室）所属的文秘部门或者文秘人员负责。行政公文审核工作主要针对上行文，即下级机关上报需要办理的公文。,第二节 行政公文处理的发文办理,四、收文的拟办,收文的拟办工作也由办公厅（室）所属的文秘部门或者文秘人员负责，这是文秘部门或者文秘人员参与决策、当好参谋和助手的重要途径。,第二节 行政公文处理的发文办理,四、收文的拟办,（一）上行文的拟办 对于下级机关上报公文，应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门
16、办理；需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；紧急公文，应当明确办理时限。,第二节 行政公文处理的发文办理,四、收文的拟办,（二）下行文的拟办 对于应由本机关办理的上级机关下发或交办的公文，提出拟办意见，送负责人批示后办理。,第二节 行政公文处理的发文办理,四、收文的拟办,（三）上下行文拟办的区别 下行文的拟办，与下级机关上报公文的拟办不同的是，这类公文提出拟办意见后一定要呈送负责人批示，再交给有关部门办理，而对于下级机关上报公文，拟办后可以先呈送负责人批示，也可以直接交给有关部门办理。,第二节 行政公文处理的发文办理,五、收文的批办,收文的批办，是指本机关或者机关下属部门领导人根据拟办以及领
17、导批示，对收文处理提出最终处理意见的决策性工作。,第二节 行政公文处理的发文办理,五、收文的批办,（一）批办公文的原则 1.集中统一的原则 2.合理分工的原则,第二节 行政公文处理的发文办理,五、收文的批办,(二）批办公文的约定 机关或者机关下属部门负责人批办公文时，对有具体的执行、请示或者商洽等事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体的执行、请示或者商洽等事项的，圈阅表示已阅知。,第二节 行政公文处理的发文办理,六、收文的承办,收文的承办，是指通过对公文的阅读并贯彻、执行或者对请示（请批）、征询事项等的回复，从而使公文内容所涉及的事务和问题得到处理和解决的
18、工作。这是收文办理的中心环节，是公文实际效用真正产生的重要环节。对承办收文的主要要求一是及时，二是主动。,第二节 行政公文处理的发文办理,七、收文的催办,1.负责部门文秘部门或者文秘人员 2.催办对象承办公文的有关部门，请予批办的机关以及下属部门的领导 3.催办要点紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办 4.催办方式书面催办、口头催办、电讯催办,第四节 行政公文的归档和管理,相对于行政公文的办理而言，行政公文的管理指的主要是对公文进行整理（立卷）、归档和翻印（复印）、存储和销毁。本节将归档和管理对举而言，公文归档包括公文整理（立卷），公文管理主要指公文翻印（复印）、存储和销毁。,
19、第四节 行政公文的归档和管理,一、行政公文的归档,（一）归档的范围划定 划定归档范围的“三要素”反映本机关职能活动 办理完毕 具有查考利用价值。,第四节 行政公文的归档和管理,一、行政公文的归档,（二）归档的原则要求 1.归档的原则联系的原则、完整的原则、保管的原则、利用的原则 2.归档的要求定期向档案部门移交、草拟稿要随正式制发的公文归档,第四节 行政公文的归档和管理,一、行政公文的归档,（三）具体问题的处理 1.对联合办理的公文的处理 2.对兼职签发的公文的处理,第四节 行政公文的归档和管理,二、行政公文的管理,（一）公文管理的原则和制度 1.原则专门管理 2.制度保密制度、登记制度、整理（立卷）制度、阅文制度、公布翻印制度、催办制度、清退制度、销毁制度、归档制度、利用制度,第四节 行政公文的归档和管理,二、行政公文的管理,（二）公文管理过程的具体要求 1.对翻印、复印的要求 2.对公开发布的要求 3.对撤消废止的要求 4.对销毁的要求 5.对人事变动时公文管理的要求,谢谢！,
