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1、第五章 样品跟单,获取订单的重要途径,本章技能目标,一、样品的概念及作用,样品是能够代表商品品质的少量实物，是企业与客户进行业务交流的特定产品，是实物化了的概念和标准。样品对于一个企业来说非常重要，一个样品的好坏直接关系到交易能否达成。其重要性体现在：1.样品是一个企业的形象代表。2.样品是产品品质的代表。3.样品是价格的代表。4.样品是生产的代表。5.样品是验货和索赔的依据。,二、样品的种类,(一)宣传推广样（Salesmanship/Advertising Sample)宣传推广样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产部门专门设计加工用来能代表今后
2、交货质量的实物，通过样品的实物形态向公众反映出商品品质全貌。(二)参考样(Reference Sample)参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面或某些方面达成共识创造条件。(三)测试样(Test Sample)测试样是指交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。比如，成衣的测试样主要是测试水洗、颜色、环保方面是否符合客人要求。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。(四)修改样(Mending/Modified Sample)修改样是指买
3、方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认的样品。,二、样品的种类,(五)对等样(Count Sample)指卖方根据买方提供的样品加工复制出一个类似的样品交买方确认，这个经确认的样品就是对等样，又称为回样。(六)确认样（Approval Sample）确认样是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。在完成确认样品后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送给客户。确认样是作为大货生产的参照样品，大货生产必须严格按照确认样进行。,跟单员在评估确认样时，必须注意：1.样品所选的材料是否与客户要求完全一致；2.样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致；3.样品
4、的颜色和包装是否与客户的要求完全一致；4.样品的数量是否与客户的要求完全一致；5.本企业是否有留样。,二、样品的种类,(七)成交样(Quality/Confirming Sample)是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的样品，即经买卖双方最终确认并作为合同标的的样品，是双方交货和验货的重要依据。凭成交样品买卖的商品有：皮鞋、服装、土特产品、少数轻工艺美术品等。,总结：成交样的确认有以下几种方式：1、凭卖（买）方样品买卖。由卖方或买方任意一方提出，经过双方确认；2、凭对等样品买卖。由买方提供样品，经卖方复制样品（又称对等样或回样Count Sample）再寄买方确认；凭样品买卖
5、的基本要求是卖方交货品质必须与样品完全一致，为了避免履行合同时发生不必要的纠纷，必要时可使用“封样（Sealed Sample）”，即由买卖双方共同签封，具体做法为：出证机构（出入境检验检疫机构）在一批商品中抽取同样品质的样品若干份，在每份样品上烫上火漆或铅封，交易双方在封口上签名或者盖章。申请签封，一般以相同的样品一式三份，经审核后签封，买卖双方各执一份，另一份由出入境检验检疫机构留存，供今后检验时对照。,二、样品的种类,(七)成交样(Quality/Confirming Sample)在使用成交样时应该注意：1、“品质与样品大致相同”条款。2、合同中应明示“凭样品买卖”或者“质量以买方（卖
6、方）样品为准”条款。以此作为品质检验的依据，以及索赔或退货的依据。3、注意样品的瑕疵。4、成交样品应能代表今后交货的实际质量，不能偏高或偏低。同时，样品必须预留完全相同的复样，并健全编号、登记、保管制度，以免错乱。成交样品必须及时向生产供货部门和出入境检验检疫机构提供，据以按照生产对照检验。出口商品的质量不得低于成交样品。,二、样品的种类,(八)产前样(Pre-production Sample)指大货生产之前需寄客户确认的样品。也称为“PP版”，一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。(九)生产样(Production Sample)指大货生产中随机抽取
7、的样品，又称为大货样（Bulk Production Sample），可以及时反映大货生产时的品质等情况，这样客人根据生产样可能会随时做出一些新的改进指示。(十)出货样(Shipment Sample)指货已经做好并准备出货之前，在交付货物中随机抽取的样品，有些客户就据此来检验订单下商品的质量。此外，在不同的行业中，还有与该行业对应的其他样品种类。例如纺织服装中的款式样（Pattern Sample）、广告样（Salesman/Photo Sample）、齐色齐码样（Size/color Set Sample）、水洗样（Washed Sample）、船样（Production Sample/S
8、hipping Sample）、色样（Lap Dip）、绣（印）花样（Embroidery/Printed Sample）、辅料样（Accessory Material Sample）等。,小知识：潘通色卡,1963年，Pantone 公司的创始人 Lawrence Herbert 开发了一种革新性的色彩系统，可以进行色彩的识别、配比、和交流，从而解决有关在制图行业制造精确色彩配比的问题。该色卡包含了1900多种色彩，广泛应用于印刷、塑胶、包装、家具、建材、印染、鞋材、化工、电器、喷涂、电镀、纺织、皮革、服装、颜料、涂料等。潘通国际标准色卡包括 15 种纺织系列色卡及 32 种美术设计、印刷色
9、卡,共 47 种。,样品跟单真题,例1：大货样的英文是（）。（06年试题）A.Approval sampleB.Pre-production sampleC.Lab dipD.Bulk Production Sample例2：款式样的英文是（）。（07年试题）,三、样品的管理,（一）样品的制作流程与制作费的处理1、样品的制作流程辨析客户索样意向。每个公司对样品都会有一套措施。跟单员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为跟单员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，跟单员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要：第一公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制
10、作成本，公司整体出样效率/速度。第二产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对跟单员样品制作限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。（按需分配：即按跟单员所需来制作样品；整体统计：对每个跟单员打样数量进行统计。）与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满意的样品，后果是很严重的，有的客户很可能连下次询价的机会都不会给。客户对样品的不满意表现在：第一产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等）；第二产品质量有问题；第三样品根本不是客户需要的样品。,三、样品的管理,1、样品的制作流程确认样品制作细节，合理
11、使用样品制作部门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。发出样品制作通知单。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。样品完成时间是体现企业能力的一部分。在决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法协助跟单员保证样品在要求时间内完成。样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不同阶段采取的一种策略。公司制订样品费用规定后，跟单员需按照规定来执行。样品制作完成以后，跟单员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。样品制
12、作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。,样品制作通知单 样品单号码：客户编号：交期：,审核：制表：,三、样品的管理,（一）样品的制作流程与制作费的处理2、样品制作费用的处理国外客户支付模具费用，外贸出口企业承担原材料费，生产工厂承担加工费；模具费、加工费和原材料费均由生产厂家承担；国外客户支付模具费用，生产厂家承担原材料费和加工费；外贸出口企业承担原材料费、模具费和加工费；对于多个品种的样品，则须分别列明每件样品的单价及费用要求等。,三、样品的管理,（二）样品的寄送、跟踪与运费的计算、支付寄
13、送样品是交易的必要阶段，应做到“正确、质优、快速”。1、样品的寄送方式（1）邮政的航空大包：价格较便宜，时间长（两周左右），此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品（非危险品）可正常寄送；邮寄重量限定在220公斤。（2）航空快递：分为国内邮政和国外大快递公司。价格较高，实效性好（一周左右甚至更短）。快递的跟踪：(1)网络跟踪；（2）邮件跟踪；（3）电话跟踪；（4）手机短信跟踪,三、样品的管理,（二）样品的寄送、跟踪与运费的计算、支付2、样品的运费计算与支付 在国际贸易中，寄送样品一般通过快递公司。其中从事国际快递业务的公司主要有：EMS、FEDEX、DHL、TNT、UPS、
14、OCS等。这些快递公司邮寄费用一般采用寄件方预付、收货方支付（到付）和第三方支付的方法。（1）预付（Freight Prepaid）：寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。（2）到付（Freight Collect）：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。但需注意，有时收件人会在当地采取拒付的行为，最后快递公司仍需寄件方支付费用。因此，一般要求收件人必须提供某一快递公司的到付账号，如DHL的全球到付账号是以96开头的，例96。（3）第三方支付（Pay by the third pa
15、rty）:由指定的第三方承担所有的邮寄费用。为避免第三方拒付，跟单员获得到付账号或者第三方账号后，要立即联系快递公司，确认账号是否有效。,计算样品运费（“首重+续重”原则）,某跟单员以快递方式邮寄重量为2050克测距器样品和1760克catalog分别到意大利和新西兰，他选择了某快件公司，请按照下表中该快件公司的资费表计算出各需支付多少元人民币邮寄费？,解：（1）重量为2050克测距器样品到意大利，属于欧洲地区，按三区“包裹类”资费计算：首重：500克续重：个数=（2050-500）500=3.1=4个总快件邮费=首重价格+续重价格续重个数=320+704=600元（2）重量为1760克cat
16、alog到新西兰，属于南太平洋地区，按四区“文件类”资费计算：首重：500克续重：个数=（1760-500）500=2.52=3个总快件邮费=180+553=345元,国际知名快递服务商,寄样技巧,东南亚地区要快，选择FEDEX或DHL;西欧走DHL，清关和派送速度都很好，美国和非洲走FEDEX时间比较快；UPS可以走美国和南美，东欧，RUSSIA清关比较好；TNT走文件最 便宜，包裹很贵；EMS最慢，但是最便宜，相对来说美国、西欧、日本、韩国都可以，清关和派件都很好。如果由我方支付运费，就需要核实价格了。欧洲和东南亚小件包裹多，找DHL，最多可以打4.5折文件到世界各地多，找TNT，可以打5
17、折货物比较重，主要到东南亚和美国的，找FEDEX，可以打4折到南美和东欧，以及到美国的一些难走的货，找UPS，可以打5.5折到日本的最快的是DHL，可以打5折，OCS、ASIA-EX都很快，但ASIA-EX价格最便宜，相当于DKL的3.5折 所有的大型快递服务公司都是小件低于21KG的都按每0.5KG一个计费单位。超过21KG按KG计费，而且所有的西方快递公司对于体积大的货物，都按体积计算，所以，要想节约成本，速度不要求快的话，走EMS。虽然各快递公司都有折扣，但是有哦业务量要求。如果业务量享受不到好的折扣，可以直接找代理，但速度上代理会慢一天，代理的价格在6到6.5折左右，相对量少的客户最省
18、钱，最好找正规代理。,三、样品的管理,（三）样品的通知 跟单员办理完样品的寄送手续之后，需要在第一时间通知客户有关样品的相关事宜：1、发样信息：包括样品名称、材料规格、样品编号、重量、数量、体积等。2、邮件底单内容：发送时间和预计到达时间、样品跟踪号码（订单号码）、承运公司名称。3、送交形式发票。4、请客户收到样品后进行确认。,什么是形式发票？,形式发票也称预开发票或试算（估价）发票，指在未成交之前，买方要求卖方将拟出售成交的商品名称、单价、规格等条件开立的一份参考性发票。卖方凭此预先让买方知晓如果双方将来以某数量成交之后，卖方要开给买方的商业发票大致形式及内容，是一种预算性质的货运清单。在某
19、些国家可以供买方作为申请进口许可证或申请外汇额度的证件，也作为买方向银行申请向卖方支付货款，开立信用证等的依据。,关于样品形式发票的作用,问：准备要给客户做一些样品，客户要我们给他开invoice,样品费是300USD，100%TT到我方银行。这样是给他开形式发票还是正式发票？7KG左右的东西，是给他UPS到付还是走普通的集装箱？如果开形式发票有必要签字盖章吗？答：一般客户要发票来付款的话，形式发票就可以了。至于形式发票上是否签字盖章，看客户要求。有时候快递公司也会有要求。7KG的东西走快件，快递公司会统一操作报关。走海运容易丢失且慢。问：寄给国外客户的样品，要做形式发票，请问金额部分要怎样填
20、呢？答：样品的形式发票一般就是清关时可能会用到，一般都会填很少金额，因为有的国家样品也是会收关税的。金额方面，如果客户有特别说明，那就按客户说的去做。若没有特别说明，就按照谈的价格来说，但是要注意一点：被第三方看到PI可能会泄露商业机密。最好是填一个金额，总金额不要大于USD50，因为大于USD50，所有的货物都要公司自己报关，少于这个数目，快递公司可以集体报关。在制作形式发票时，在最后的REMARKl里面都要标明：”是样品供客户确认，不具有商业价值“。样品形式发票的作用：1、客户支付样品费时，作为入账的基本依据；2、用于清关。不管是走海运集装箱途经，还是通过快递统一办理报关，都需要以此作为报
21、关的凭证之一。,三、样品的管理,（四）跟踪样品情况1.及时询问样品是否顺利到达。体现了对客户的重视程度和外贸服务技 能，避免被客户忘记。2.形成质量检测报告,跟进客户端的样品测试或试用进展情况。3.跟踪客户反馈意见。根据客户对样品的评估，想办法请客户给出具体 满意或不满意的说明。(五)样品管理1.可设计样品管理表，包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及 生产批次、编号、样品数量、金额、客户对样品评估内容等。2.妥善保存好形式发票，用以留档。(六)建立稳定联系1、定时与客户联系；2、专人与客户联系；3、建立稳定的联系渠道。,四、样品跟单的基本流程,审核合同样品条款,发出样品制作通知,进行样品品
22、质检验,样品及时寄送确认,资料归档样品封样,跟踪样品试制工作,样品是业务流程中不可缺少的一部分，是前步工作询价及讨价还价的后继工作，是订单确认的前奏。在样品方面，业务人员要做以下工作：1.辨析客户索样意向。每个公司对样品都会有一套措施。而业务人员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为业务人员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，业务人员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要。第一、公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效率/速度。第二、产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对业务人员样品制作
23、限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按业务人员所需来制作样品；整体统计：对每个业务人员打样数量进行统计。,2.与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满意的样品，后果是很严重的-连下次询价的机会都不会给你。客户对样品的不满意表现在：(1)产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等）；(2)产品质量有问题；(3)样品根本不是客户需要的样品。以上情况无论是哪一种，都会令客户对企业的服务能力产生怀疑。所以业务人员如果决定安排样品，就需要制作，质量合格、符合客户要求的样品。3.确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。在向样
24、品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。4.样品完成时间是体现企业能力的一部分。在业务人员决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法保证样品在要求时间完成。,5.样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不时阶段采取的一种策略。公司制订的样品费用原则后，业务人员需按照规定来执行。6.样品制作完成以后，业务人员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。同时，业务人员必须留有相同一套样品在手上。此套样品作为业务人员将来与客户进行沟通的基础，也是订单确认的标准。
25、这一点非常重要。而有一些公司没有充分认识到此套样品的重要性，为客户提供样品时，公司没有留相同的样品作为标准，而只是留下纸格，材料样等。当客户需要进一步确认细节时，业务人员就没有任何与客户进行沟通的基础了。如果客户说到了一点，而业务人员不清楚。这样会给客户很坏的印象。7.样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。8.样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。,练习题：1 你的国外老客户向你要求寄送一般丝绸面料样品，量不多，你会怎样寄送样品和处理样品的寄送费用（）(2010N，单选）A 邮政航空大包，寄费到付B 邮政航空大包，寄费预付C 航空快递，寄费预付D 航空快递，寄费到付,2、在确认样完成前，通常还有准备和处理哪些样品（）A 宣传推广样 B 参考样 C 修改样 D 产前样3、样品的跟踪方式主要有哪些（）A 询问样品是否顺利到达B 以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况C 跟踪客户反馈意见D 以上三项都不是,问答题：1、对样品工作的处理主要有哪些？2、样品制作费的处理方式有哪几种？3、你认为在样品准备过程中应该怎样与企业建立稳定的关系？4、跟单员在准备成交样时应该注意哪些问题？5、产前样的概念和作用。,
