《秘书办文工作》PPT课件.ppt

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1、秘书办文工作,第四章 文书工作,本 讲 要 点,发文处理 A.交拟与拟稿B.审核与签发C.印制与校对D.用印与登记E.封发与传递,收文处理 A.收文与阅文B.筛选与传阅C.拟办与批办D.承办与催办E.立卷与归档,概 述A.文书与文书工作的概念B.文书工作的五大作用C.文书工作的六项原则D.行文关系与行文制度,公文写作通知函决定通报请示,一、文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上（“文来文去”）,（一）文书与文书工作,公文,文书工作是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）,本讲主 要研究,“公文办理分为收文和发文。收文办理一般

2、包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”国务院办公厅修订的国家行政 机关公文处理办法第5章第22条,公文处理程序示意图,传递,签收,登记,分发,拟办,批办,承办,立 卷 归档销毁,分发,登记,用印,校对,缮印,签发,拟稿,审核,催 办 查 办,（二）文书工作的任务,1、基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手。2、具体任务：（1）发文处理；（2）收文处理；（3）文件管理；（4）文件保密；（5）文件贯彻落实情况的督促检查工作；（6）领导人交办的

3、有关文件处理的其他工作。,（三）文书工作的作用,文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。1、可以提高文书的质量；2、可以控制文书的总量；3、可以加快文书的运转；4、可以确保文书的安全；5、可以促进档案的管理和利用。,（四）文书工作六项原则,1、准确无误；2、及时迅速；3、安全保密；4、力求精简；5、集中统一；6、党政分开。,（五）行文关系,行文关系根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要有两种类型的行文关系：（1）有隶属关系的上下级机关之间的行文。（2）无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“

4、函”行文）：1）平行机关之间的行文；2）不相隶属的机关之间的行文。,案 例 二 则,1，某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？2，五一前夕，乌鲁木齐市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？,二、发文处理,“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须规范化。,二、发文处理,（一）发文处理五环节：（二）各环节主要注意事项 1、交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的

5、背景、依据、意图、要求。拟稿时，注意讲究语法、字斟句酌；讲究逻辑、表达准确；讲究格式、遵规循俗。,交拟 拟稿,审核 签发,印制 校对,用印登记,封发传递,2、审核、签发：审核主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。,从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢？主要内容有以下三点。对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发

6、人姓名及签发日期。对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。,1,2,3,签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书来说应做好一下三点（见图4-7）。,3、印制、校对 对印制工作的要求内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。,4、用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规

7、定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。一般应使用发文登记簿，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。,5、封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单（也叫发文回执）d.装封；e.加封。传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算

8、机网络）。传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。,发文登记簿,案例分析,（一）XX市旅游局接到XX省旅游局转发的中华人民共和国国家旅游局令(第18号)文件中发布的出境旅游领队人员管理办法。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该办法的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作?,（二）、XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导

9、过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。请指出错误所在。,三、收文处理,（一）收文处理5环节,三、收文处理,收文 阅文,立卷 归档,筛选 传阅,拟办 批办,承办 催办,（二）各环节操作程序与注意事项1、收文、阅文：（1）收文。包括签收、分类、登记3流程。检查、清点无误后方可签字。1）签收 签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。小型

10、机关只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部门收文，而后转交秘书人员（文书）。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。,三、收文处理,秘书签收文件时要注意三点,秘书签收文件时要注意的内容,签收后就要拆封，亦称启封，是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套，检查封套内来文的程序。对拆封工作应认真对待，除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外，其他人员不得拆封。拆封范围是：封面上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责人”收的所有信件。封面标有具体领导同志名字的，或“亲启”、“亲收”字样的，

11、一般不得拆封。,拆封时应注意几点,拆封时应注意的内容,2）对所收文件进行正确分类,收 文 分 类,b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件,c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函,d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件,e.内部刊物、工作简报等类文书,a.上级机关指令性和指导性文件,3）登记 登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施，也是保障文书迅速办理的措施，是一项重要的制度。登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。,秘书对来文登记，在实际工作中有两类登记的用具，如表示。,表 两类登记用具,收文登记

12、簿,（2）阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的基本要求：“四看清”性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。阅文“三法”：a.泛读法；b.跳读法；c.精读法。,2、筛选、传阅（1）筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类：a必阅件领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。b批办件需要领导者审阅和批示的文件。c参阅件仅供领导者参考的文件和材料。秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。,（2）传阅 a传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件。b传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。c传阅注意事项：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传

13、阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”；掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用规范的传阅单。,3、拟办、批办（1）拟办与批办的区别和联系“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。”国家行政机关公文处理办法 1）拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。对于秘书来说，“拟办”是在办文工作中体现“辅助管理”职能的重要环节。,2）批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主

14、任负责。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。（讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？）,（2）拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式,1）拟 办 件 种 类,本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件,上级机关主送本机关并需要落实的文件,平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件,2）拟办意见签署形式,待 拟 办 文 件,阅知件,阅示件,阅办件,建议件,分3种情况领导阅批后传达办理；部分领导研究处理；领导集体研究,分3种情况不需办理；内容重要；领导阅知，交有关部门办理即可,分3种情况提出办理意见；转部门办理；事情重要待汇报,分2种情况下级报告未要求批转但似应批

15、转；下级报告要求批转但似不必批转,（3）批办意见的内容：该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原则性意见；重要文件和急件的办理时限；需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。,4、承办、催办 承办根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。秘书承办公文的范围主要有5：（1）对上级机关来文的承办。3种方法：传达；转发；翻印。,（2）对上级领导人批件的承办收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限

16、，并将办理结果报上级机关。（3）对本级领导人批件的承办秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。,（4）对下级机关请示件的承办根据领导的批示：或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）；或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！,（5）对其他需要回复的来文的承办。包括：上级机关布置、询问和要求办理的事项；平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等

17、。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。承办单位应抓紧办理，不得延误。若发现该件不属于本单位职权范 围或不宜由本单位办理的，应迅速退回 交办的文秘部门并说明理由。,关于催办（1）概念：催办秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。,“送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反馈执行情况。”国家行政机关公文处理办法,（2）对内催办与

18、对外催办 秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。（3）有3类文件需要进行催办 机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文件；长时间无意见反馈或处理结果回报的文件（4）催办四法 电话催办；发函催办；登门催办；会议催办,（5）催办工作注意事项：机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬。加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。及时向主管领导汇报催办情况。,5、立卷、归档 无论是发文还是收文，在办文环节的最后，都有

19、文书工作为以后的档案工作所做的准备工作环节。它包括,5、立卷、归档（1）关于立卷 1）概念立卷是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。,“公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”国家行政机关公文处理办法,2）基本要求 立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系；立卷要以本机关工作中形成的文件为主；立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌；立卷要便于保管、查找和利用。,3）公文立卷方法（简述）按什么来立卷？“特征、联系、保存价值”。按作者特征立卷；按问题特征立卷；按时间特征立卷；

20、按文种特征立卷；按通讯者特征立卷；按地区特征立卷。实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法。,4）立卷的步骤 一般来讲，立卷由编目、归卷、组卷、定卷四个步骤组成（见图）。,图4-27 立卷的步骤,（2）归档,归档是指各类社会组织在其工作活动中形成的文件材料，待处理完毕后，将其中有一定保存价值者，由文书处理部门和承办部门按照立卷的原则和方法整理立卷，定期向机关档案室转交，并由档案室集中统一保管。,建立健全归档制度，对于文书工作和档案工作均具有十分重要的意义（见图）。,建立健全归档制度的重要意义,文件处理单,文件处理单,案例分析,（一）收文处理案例 场景：XX厂办公室 情景：XXX管理局通信员李

21、给XXXXX厂递送一份XX省财政厅、XX省审计局关于开展XXX财务专项资金检查的通知(X财字(2003)34号)。厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件?,（二）、XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行2000年度文件立卷归档时，林强告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归 档。2001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用2000的文件。秘书林强已于前一个月调到X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。请指出错误所在。,技能训练,以下做法是否

22、恰当？为什么？1某机关为局级单位，下设各个处。该局局长为了防止办文不出差错，凡事都事必躬亲，所有文件都自己签发。2A、B、C机关准备联合发文，但就处理某一问题发生争议，A机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经A机关领导人同意，以A、B、C三机关名义制发出了文件。,3某机关局办公室主任王某，新局长到任后，每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地批评了他。4某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压六天。5某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上写道：“请某同志处理。”6某领导经常在文件上批示：“知

23、道了”，或画圈。,四、行政公文写作,（一）请示1、概念：下级机关或个人请求上级给予指示、批准、答复、帮助、解决、审核事项或问题时使用的请求性公文,2、类型：（1）求示性请示：向上级寻求指示，遇到以下情况使用：新问题、新情况，无章可循；对上级的政策、方针、规定、指示有疑问或把握不准；与其它机关单位就某个问题有分歧，需要上级裁决。总之是在不知如何是好的情况下使用。,（2）求批性请示：请求上级的批准，以下情况使用：请求批准有关规定、方案、规划等；请求审批某些项目、指标等；请求批转有关办法、措施。总之，已经有了计划安排，但必须要经过上级的批准才可施行的情况。,3、请示的写法（1）主送机关：只能有一个，

24、可抄送其它机关（2）标题发文机关+事由+文种事由+文种（3）正文：缘由（为什么提出请示）：充分、具体、恰当，以便上级充分了解情况，做出决策。事项（怎么做）：请求的具体项目，是请示的最重要的内容，要求清楚确切，一般分项叙述。结语：“妥否，请批复”；“如无不妥，请即批准”；“以上要求，请审批”；“请批复”。,（二）通知1、含义和用途：办法：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,2、类型（1）批转性通知以传达外机关文件为主要目的。确定是批转还是转发的关键是弄清机关之间的关系（隶属关系和上下级关系）。批转文件的

25、通知：上级机关将下级机关的公文加批转发下去，起到认可批准的作用，如批转报告、请示、会议纪要等。转发文件的通知：下级机关将上级机关或不相隶属机关的公文发给下级机关，使其了解或执行，起传达推荐作用。转发文件包括通知、决定、规定、意见、批复、复函。,（2）发布性通知重要的法律性文件用命令颁布，其它多数规章性文件，如条例、规定、办法、细则等适合用通知发布。（3）指示性通知对一事项进行处理、对问题做出指示，而又不适合用命令、决定行文，这时要用通知。,（4）知照性通知只有告知性而无指导性，用途广泛，如机构人事调整、启用作废公章、名称变更、机关隶属关系变更、迁移办公地址、安排假期等事项。,（5）会议通知下行

26、文或平行文。以召开的某次会议为主要内容，一般包括以下项目：会议时间、地点、名称；中心议题与议程；对与会人员身份的要求及会前准备工作的要求；报道时间、地点及联络人。其它需要说明的事项（如费用、乘车路线等）。,（6）任免通知：根据职务重要程度不同，可用不同文种，最高的可用任免令，其次用决定，再次用通知。任免基础干部常用通知。写明什么会议决定、任命何人担任何职务；免去何人何职不必写明原因。若任免同在一文，应先写免职再写任职。,3、写法（1）标题完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题；省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：省略发文机关。如果标题太长，可省略发文机关。省

27、略多余的“关于”和“通知”字样：发布性和批转性通知的标题由“发文机关发布(批转、转发)被发布文件标题通知”构成。省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只写文种“通知”二字。,（2）正文通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。（3）落款包括发文机关和成文日期，如果标题中已有发文机关，落款可只标注日期，省略发文机关。,（三）通报1、概念：通报是党政机关、企事业单位和社会团体把工作情况、经验教训、典型事例及有教育、指导、规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。普发性公文，一般不写主送机关；党政公文共有的文种。,2、类型：表彰通报：表彰具有典型意义的先进事迹和好人好事。批评通报：批评能普遍产生鉴戒作用的单位或个人的通报。批评通报和表彰通报，都是下行文，制发单位没有级别限制。情况通报：传达重要精神或重要情况，起到交流情况、沟通信息，以促进工作的作用。情况通报多作下行文，也兼作平行文。,3、写法（1）标题 发文机关+事由+文种 事由+文种 只有文种,（2）正文情况缘由分析评价决定事项希望要求,通报的结构和写法,09公关班的公关认识实习想去衢州市经济技术开发区管委会，请写一封公文给对方。,