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1、文秘工作交流,让我们更加胜任所在的岗位,题纲,会议组织日程安排时间管理在时间管理之外继续找效率工作简报人际沟通,会议组织（内部）,会前准备,会中协调,会后整理,会中协调,会后整理,会议组织（外部）,会议前明确会议起止时间、地点、参加人数、预算明确召集人、主题、议程获取会议资料安排会议期间工作交接会议预算、确认付款方式、预借现金、支票会议准备（食、住、行）通知与会人员。在会议前一天特别通知重要人员，以确保他们到会（可请相关人员的秘书协助）会务人员分工会前踩点会场布置，会务任务进度跟踪（参考会务执行表）,会议组织（外部）,会议前（当日）检查你的计划确保早到，有足够时间处理现场提供会议流程手册实时跟
2、踪程序不轻易改变计划随时可以取用必要的工具了解设施在何处有所有人员的通讯录与后勤支持人员保持即时联络,会议组织（外部）,会议中签到登记强调会议纪律明确会议议程明确会务人员会议记录有效利用会议场所附带的资源协助演示ppt控制会议进度警惕意外事件会议后满意度调查清理会场，回收保密会议资料会议费用结算发布会议纪要会务总结跟踪决议的执行结果,完美的计划能够防止粗劣的效果,组织外部会议常用表单,会议需求表会议预算表与会人员联络信息表会务工作物品清单住房登记表*会议签到表车辆调度表*会务执行表会议费用结算表（结合预算表）,组织会议必须掌握的知识,公司对于差旅、会议的相关财务规定会议议程的拟定方法会议设备的
3、使用获取内部、外部资源的渠道与流程会议准备不充分的后果会议资源的安全与保密措施会议记录的技巧食宿、交通的安排技巧费用借支、结算的流程会议文件归档的方法,避免失败的会务组织,会前头脑风暴，充分假想会中察觉隐患，迅速行动会后自我检讨，吸取经验Say sorry!,练习,头脑风暴：外部会议可能出现的意外有哪些?,日程安排技巧（1）,了解上司的作息习惯和身体状况，适应其工作节拍安排日程；了解上司日常工作习惯、近期工作的重点和公司业务发展情况，观察他们的工作重心与兴奋点；多与上司沟通交流，第一时间掌握他们的新安排，保证自己记录的日程表与上司的实际日程一致；日程安排有张有弛，不应太紧，也不宜太松；计划好的
4、事情立即写入上司日程，更新日程表，以免安排冲突；明确日程的优先级，在协调时根据轻重缓急酌情安排；多与上司沟通，尤其是以前没有接触过的日程安排，了解需求，加强回访，对于处理事情的原则达成共识，以利工作开展；,日程安排技巧（2）,周一多为例会时间，通常不安排过多事务；出差前后的工作日尽量不安排太多事务；在两个约会间留出机动时间，防止约会延长引起日程冲突，给上司留出整理思路和调整状态的时间，也为处理日常事务预留一些时间；如有公司同事邀请上司参加会议或活动，总裁办秘书可以主动帮助公司同事与上司确认是否参加；如遇冲突的日程，应该基于上司对多个相冲突的日程的重要缓急程度的判断和当前日程情况给出差旅安排的建
5、议，由上司确认后作出相应安排；对于差旅和重要的会议安排，应提前一天对参加者给出提醒。对于普通的会议，应提前30-60分钟给予提醒；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响后面的日程；记住近期需要回避的人物，妥善应对。,时间管理：老王的故事,老王是某公司的行销部经理，为人勤奋，经常加班，在别人眼里，他是好上司，好雇员，他在同一岗位上忙了15年，却觉得一事无成，经常感慨；“没有时间啊！”这是他的错吗？一天，总经理叫他作一份准备在董事局会议上报告的来年计划，老王兴奋，结果呢？认为还有时间，须在绝对安静的环境下才能构思和准备，拖到了最后一天；打算作报告的当天上午下属生病，代出席会议；下午上司紧急命令
6、，速查员工投诉问题；下午6点有一些打扰的电话；7点回家交通堵塞；8点看电视转播的球赛；11点放弃工作睡觉；第二天早上4点赖床，等到5点起床，发现没有带一些文件回家，所以匆忙只作了一部分；8点赶到办公室忙了一个多小时，老王终于完成了报告，这一份前后只花了3个小时本想“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。,拖延，没有界定缓急先后,突发事件紧急事件被打扰,交通堵塞,不能自我约束,不能自我约束,不能自我约束,健忘,交通堵塞,时间管理的主要概念,养成习惯比任何技巧都重要主动而非被动在别人管你前先自己动手控制那些“可控因素”用“脑”优于用“力”能掌控才能减轻压力,时间管理方法,排定工作的
7、优先顺序订定每日工作计划挑战效率最高点学习授权与分配工作今日事今日毕避免分散注意力将阻碍降到最低学习说“不”应付突发事件随时检视,依工作的轻重缓急来安排优先顺序。先做紧迫而重要的事，再做不紧迫而重要的事，其次才是紧迫而不重要的事，不紧迫而不重要的事摆在最后。,先按重要性再按紧迫性决定顺序,排定工作的优先顺序,4D原则,Diarize（定出做的时间）变为Do it later（呆会做）,Do it now！（马上就做）,Dont do it.（别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate（授权别人去做）,管理时间的要领,建立目标每天做时间计划编排优先次序，定下期限运用时间管理原则（找出最重要之事
8、并先完成它）改善技巧，排除打扰凭借组织安排打电话利用“Quiet an hour”(清静一小时），学习说“不”一次性时间处理文件跟随会议议程，控制会议时间请别人帮忙，和学习说“不”克服人性弱点，走出时间陷阱！,积极主动在时间管理之外继续找效率,麦当劳的店铺检查表,A、行政事务：（1）阅读经理留言本（2）阅读营运报告。（特别留意营业额趋势，推广活动等）（3）浏览当日的经理及员工岗位班表。（注意人员数量是否与营业额相符）（4）根据班表去安排员工的工作岗位、休息时 间、训练检查及其它日常的保养维修工作。（5）制订员工工作岗位安排表，确保员工明确 主要工作、责任及其他的附属工作。（6）检查员工衣着、外
9、貌及双手清洁消毒情况。意见及行动：_,B、店面外貌（1）检查店面四周的清洁状况。（查看店面附近建筑物外围的清洁情况）（2）查看招牌、指示牌等。（是否有定期维护保养？是否所有照明的灯箱，射灯都正常？是否清洁？）（3）检查街外垃圾桶。（是否有定期维修保养？是否需要维修？是否满溢？是否内外清洁？有否异味？是否每星期清洁消毒一次？）（4）检查门窗、玻璃。（是否操作正常？是否需要维修？是否清洁？是否根据正确步骤使用正确 配比的清洁剂溶液清洗玻璃？）（5）巡视儿童游乐场。（游乐设备是否运作正常？是否安全？是否清洁？）意见及行动：_,C、大堂（l）检查餐牌及食品灯箱。（是否清洁？是否所有照明都亮着？产品价钱
10、是否正确？）（2）检查所有购物指引牌。（是否配合推广活动？是否清洁？是否需要维修保养）（3）检查纸巾及吸管箱。（是否内外清洁？是否需要维修保养？是否有足够供应？）（4）检查大堂地下。（有否垃圾？是否清洁？是否定时用地板保养剂溶液 及热水拖地？是否每星期最少刷地一次？楼梯台级是否清洁？是否需要维修保养？墙脚是否清洁？是否需要维修保养？）,（5）检查桌椅，包括儿童椅。（是否底面清洁？请多留意缝隙、桌脚、凳 脚等，是否需要保养？桌椅是否用不同抹布清理？抹布是否整洁地放在不显眼处？清理食物后，是否用消毒液（两加仑 半用水配一包专用消毒粉，喷射处理桌面？）（6）查看客人的食物盘，烟灰缸。（是否清洁？有无
11、损坏？客人的食物品质是否合乎标准，有无 剩余弃置的食物和饮料？）（7）检查垃圾桶。（是否内外清洁？有否异味？是否维修？是否满袋？）（8）留意盆栽。（花草是否茂盛？花草是否清洁？花盆是否清洁？有否损坏？）（9）检查镜子、妆台及其它布置。（是否清洁？是否需要维修保养？）（10）检查布告板。（是否清洁？布置是否恰当？资料有否通知？是否维修？）,麦当劳的店铺检查表,（11）检查天花板。（是否清洁？有错位或下坠现象？是否需要更换？）（l2）检查灯格、灯片。（是否所有照明及灯都亮着？是否内外清洁？）（13）检查风口。（是否清洁？）（14）感受大堂气温及气氛。（大堂温度是否过高或过低？冬天：68华氏度 夏天
12、：78华氏度 是否播放轻音乐？员工及公关是否积极、亲切地招呼客人？）（15）检查工具间。（是否清洁？有否有异味？是否组织妥当？工具是否齐全？是否清洁？是否合乎规格？员工是否懂得使用不同清洁工具去 清洗大堂、厕所及厨房？）意见及行动：_,麦当劳的店铺检查表,重视方法在时间管理之外继续找效率,单独工作 与 团队作战,例行工作明确化、流程化在时间管理之外继续找效率,琢磨例行事务的规律梳理例行事务的工作流程与标准,工作简报,涵盖所有该说的话而非只有想说和会说的话,工作简报,工作简报,背景资料,概述范围,问题需要,看法办法,证据依据,效益利益,行动方案,总结提问,70%-80%,5%-10%,15%-2
13、0%,具有说服力的简报八大架构,练习,（1）看图作简报（2）一分钟电梯事件,人际沟通,微笑是最好的化妆品礼貌是最好的介绍信尊重他人，成为办公室里最受欢迎的人,与同事共事须知,了解他的风格了解他的工作方式了解他的人际网络理解他的工作压力了解他的底线,保证我们良好沟通的几句话,我建议能不能？这样如何？我可以吗？,使我们沟通变糟的几句话,为什么不？还不如别人做完了吗？（自己未完成的情况下）XX没有告诉你吗？,与上司沟通时最糟的几句话,对不起，我忘记了我不会做我催了很多次，别人没完成我还没有那么职业不是我的错！我以为*,良好的小习惯,小本随身善用小闹钟巧用颜色标签,秘书的工作要求,学习他人善于检讨保持井井有条的办公室想尽一切办法完成任务关注细节,有的人天生是秘书,懂得分寸懂得礼貌谦虚待人洞察敏锐自制力强热爱职业高度忠诚有责任感,
