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1、1,行政管理制度 作业文件 流程培训,2,行政办公规范,1.0为使公司办公管理及建设得以提升，特制定如下规定。2.0办公仪表规范：2.1男士，西装、休闲上装，长裤，服装自然、整洁。2.2女士，职业装，休闲装，长裤，裙装，着装庄重、大方。公司鼓励女士上班化淡装。2.3头发梳理整齐，清洁。男士长度适中；女士不提倡发型太造作。2.4手和指甲应清洁、卫生；指甲应经常修剪、不宜过长。女士可用指甲油，但避免过于鲜艳的颜色。2.5皮鞋无污渍、泥渍，清洁、光亮。3.0开敞区（卡座区）规范：3.1办公桌：桌面除电脑、文件盒、少量工具书、电话、笔架（筒）、台历、口杯外，不应放置其它与办公无关的物品。3.2坐椅：坐
2、椅、靠背一律不能放任何物品，离开座位时，将椅子调正，推入桌底，靠背紧靠桌沿。3.3电脑：主机置于办公桌底，显示器置于桌右方(或中间）。3.4墙面：不能有任何与办公无关信息或资料的张贴。3.5垃圾篓：置塑料袋，置靠屏风右后角处。3.6饮水机：指定地点，不得随意移动。3.7报刊：必须上报架，翻阅完后，放回原位。3.8清洁：地面无日常垃圾，污渍。,3,4.0办公室规范：4.1办公桌：桌面除公司购置办公用品及电脑外，应无其它与办公无关的用品。4.2辅桌：桌面置口杯、文件盒、笔架（筒）、书籍、资料外，应无其它物品。4.3电脑：桌面正中或右上方，主机放置于桌下。4.4文件柜：书籍、资料应规范，整齐。4.5
3、垃圾篓：置于辅桌后侧。4.6清洁：办公桌面无灰尘，电脑及显示器无灰尘。5.0语言规范：5.1交往语言：您好、早上好、（晚）再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、拜拜、周末愉快。5.2电话语言：您好、请问、请讲、谢谢、再见。5.3接待语言：您好、请稍等（候）、我通报一下、请坐、对不起、我就去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。6.0行为规范：6.1坚守工作岗位，不串岗，不串位。6.2上班时间不允许看报纸、聊天、打瞌睡或做与本职工作无关的事情。6.3办公桌应保持整洁、座位应保持清洁卫生。6.4开敞区公用物品或办公用品，用后归位。6.5上班期间保持办公室的安静，不高声喧哗。,4,6.6 早上
4、8：30后不能在办公室吃点心或任何形式的早餐。6.7 接待来访和业务洽谈应在会议室（或接待区）进行。6.8 上班期间不能在办公室化妆。6.9 不要因私事长期占用电话和因私事拨打公司长途电话，发现一次，罚款20元。6.10 禁止在上班时间上网游戏、聊天、看电影，发现一次，扣除当月工资的50元。6.11 不要随意使用其他部门电脑，员工客人未经公司分管副总批准，不能擅自使用公司电脑。6.12 公司所有电子邮件的发出必须经部门经理批准，以公司名义发出的电子邮件须经分管副总经理批准。6.13 未经分管副、总经理批准和部门经理授意，不能索取、打印、复印公司其他部门的资料。6.14 吸烟请到吸烟室或吸烟通道
5、，严禁在办公室（或会议室）吸烟，发现一次，罚款10元。6.15 因工作需要进入综合办公室文印室，需经同意后进入，按要求对办公设备操作。一般情况下，请不要擅自出入文印室。6.16 无工作需要，请不要擅自进入财务室和公司领导办公室。6.17 会议室在接待来访客人或客户后，应及时清理会议室，维持会议室的整洁。谁接待谁负责清理，用后关灯。6.18 公司物品不能带回家私用，发现查实一次扣除当月工资的100元。7.0 本规范自二0一0年四月一日开始试行，由综合办公室即日起监督检查。,5,办公用品管理,1.0为规范办公室办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导节约、物尽其用，最大限度的控制公司办
6、公费用不必要的浪费，特制定本制度。2.0 公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法。3.0 公司综合办公室负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销；4.0 各部门根据综合办公室领用标准提报并领取使用。4.1办公用品种类分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：4.1.1 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。4.1.2 管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。4.1.3 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名
7、章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。5.0办公用品的申请 5.1 各部门指定专人负责办公用品及耗材管理，在每月5日前根据本部门需要及部门办公用品金额标准，填写办公用品-月领用申请单，经过部门领导同意后，转综合办公室。其中部门办公用品金额标准由各公司根据当地情况自行确定，交综合办公室报总经理批准。5.2 综合办公室资产管理专员根据个人办公领用标准（公司自定，报综合办公室备案，并不断优化调整）及办公用品库存情况，确认各部门领用数量，填写办公用品需求汇总单，报行总经理同意后，交采购专员组织采购进货。,6,5.3 办公用品购置 5.3.1 采购专
8、员购买到位后组织验收，办理入库手续，填写入库单。5.3.2 办公用品原则上由综合办公室统一采购。5.3.3 财务专用办公用品由财务部自行执行采购，但申购、入出库手续必须遵守办公用品审批规定。5.4 办公用品的入库 5.4.1 财产管理专员根据入库单所列物品与所需采购物品核对，并清点入库，填写办公用品库存台帐。5.4.2 财产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符。5.5 办公用品的领用保管 5.5.1 财产管理专员在入库完成后，联系各部门办公用品领用人领取。5.5.2 属于需临时支领的办公用品，综合办公室按定额标准核定后领取，办理出库手续，填写出库单。5.5.3 对于大件器具类办公
9、用品，综合办公室应本着多人合用原则组织领用；同时确定使用人。5.5.4 如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回综合办公室，需要本部门继续留用的，确定使用人报行政，便于行政跟踪办公用品的使用情况。,7,6.0 办公设备耗材（配件）管理6.1 耗材、配件申请领用同办公用品，可在每月办公用品月领用申请单中的填写。6.2 计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的，确认不能维修的，可到综合办公室办理领用手续，并将已坏配件交还综合办公室报废处理。6.3 对于打印机、传真机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知综合办公室；同时综合办公室作为管理部门，应对相
10、应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。6.4 财产管理专员对以上办公设备耗材（配件）同时也应建立台帐进行管理。7.0 办公用品及耗材的盘点及费用分摊7.1 财产管理专员每月末应对库存物品进行盘点，保证库房物品帐务相符。7.2 财产管理专员在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况，将费用分解到各部门，进行费用核定，填写办公用品、耗材报表，明确各部门费用。同时综合办公室将办公用品、耗材报表中的各部门费用抄送各部门负责人。8.0 库房管理：库房物品必须摆放整齐，非库房人员，未经许可不得进入库房。9.0 报销：综合办公室采购人员以办公用品申购单、入库单、办公用品、耗材
11、报表作为报销依据进行报销。10.0 相关说明 10.1 对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门，综合办公室有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。10.2 部门申请金额超过计划标准，综合办公室有权取消相应金额的申请数量。,8,办公用品申请采购发放管理流程图,开 始,填写用品需求申请表,统计汇总,提交用品需求汇总表,审核,询价,批准,购买,入库,发放,结 束,9,车辆管理,1.0车辆管理1.1公司工务车证照的保管，车辆年审及车辆保险的购买等事务统一由综合办公室负责管理。公司车辆由综合办公室指派专人驾驶、保养并负责维修、清洁、检验等。1.2本公司人员因公用车须事前申请调派，综合办公室
12、依重要性顺序派车。不按规定申请不得派车。1.3车辆驾驶人必须持有驾驶证照。1.4未经总经理批准，公司车辆不得借予本公司之外的人员使用。2.0车辆维护保养2.1车辆维修、清洗、打腊等应先填写车辆维修通知单，注明行驶里程，经核准后方可送修。2.2汽车外部保养平时保证汽车内外清洁，一个月要对汽车表面打腊一至二次，保证漆面的光洁度。汽车出现问题后，不能拖时间，要及时报修，公司同意后，方可到指定厂家进行修理。车内不得吸烟，如发现有烟头、烟味，一次扣发驾驶员50元，从工资中扣除，作为处罚。2.3车辆平时保养内容为：每行驶5000公里做一次保养，换机油、机油滤心器、四轮保养，检查刹车片、轴承、电瓶水。每行驶
13、一万公里后，保养内容和五千公里相同，还要增加换空气滤清器，检查方向机、横、直拉杆球头。每行驶三至四万公里，换牙箱油和齿轮油。2.4车辆应在公司指定的特约修理厂维修，否则维护费一律不准报销。可以自行修复的，报销购买材料、零件的费用。,10,2.5新车：5000公里做走活保养。5000公里内，行驶速度不得超过80公里/小时，早上一定要待汽车水温升起后，方可行车。行车时要注意不能急加油。2.6车辆行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过2000元时，应由综合办公室核准报公司领导批准。2.7如因驾驶员使用不当或疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所
14、需要的修理、维护费，应视情节轻重，由公司与驾驶员（或车管责任人）共同承担。2.8费用报销公务车油料由综合办公室统一购买油票，外出购油和维修须经批准后，凭发票实报实销。3.0违规与事故处理3.1在无照驾驶、未经许可将车辆借予他人使用而违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担损失，并给以记过或免职处分。3.2违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。三个月内须将罚款回单交回综合办公室保管，以便年审之用，否则从第四个月工资中扣除其罚款金额。3.3各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即与公司相关领导联络协助处理；如属小事故，可自行向综合办公室报告。3.4因意外事故造
15、成车辆损坏，其损失再扣出保险金额后，再视实际情况处理。3.5发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额视责任具体处理。,11,3.6发生责任事故造成经济损失时，按事故的性质分别给予扣减工资的处罚。一般事故（经济损失在2000元以下者）：按经济损失的10处罚，最高200元；重大事故（经济损失在20005000元者）：按经济损失的8处罚，最高400元；特大事故（经济损失在5000元以上者）：按经济损失的6处罚，最高1000元；机件责任事故：按经济损失金额20处罚，最高1000元。4.0驾驶岗位责任4.1综合办公室应做好对公司领导和各部门的驾驶服务。4.2凭用车申请单出车，未
16、经领导批准不得用公车办私事。私自出车，发现一次扣罚100元，如发生交通事故，驾驶员自行承担一切责任。4.3驾驶工作应积极主动，服从分配，搞好团结互助，有事提前请假，不得无故缺席勤。4.4行车前要坚持勤查，做到机油、汽油、刹车油、冷却水备齐；轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光完好；确保车辆处于安全、准确、可靠的良好状态。4.5公司职工不得用公车学习汽车驾驶，否则，一切后果及损失由车辆管理者负责赔偿。4.6驾驶人应严守交通规则，交通违章按第三章第一条处理。4.7对用车者的服务不论用车者是否是本公司员工，驾驶员都要热情接待、小心驾驶、遵守交通规则，确保交通安全。4.7.2 对于公司外客人，更应热情服务，
17、以维护公司良好形象驾驶员应在乘车人(特别是公司客人和领导)上下车时，主动打招呼，开关车门；,12,乘车人上车后，驾驶员应向其确认目的地；乘车人下车办事时，驾驶员一般不得离车；乘车人代大件物品用车时，驾驶员应给予帮助。4.8离车注意驾驶员因故离开车辆时，必须琐死车门；车中放有贵重物品或文件资料，驾驶员又必须离开时，应将其放入后行李厢再加锁。4.9出发前后工作出发前，驾驶员应根据目的地选择最佳的行车路线；收车后，驾驶员应填写行车记录，包括：目的地、乘车人、行车人、行车时间、行车距离等；下班后车辆钥匙交回综合办公室或车辆主管保管，凡有一次不交回钥匙的情况，则罚款50元。下班时间晚至20：30以后可以
18、打车回家，但必须先用办公室电话通知综合办公室或车辆主管，待确定时间和得到同意后方可打车，车费给予报销。随车运送物品时，收车后需向管理责任者报告。4.10个人形象驾驶员需保持良好的个人形象，保持服装的整洁和卫生；注意头发、手足的清洁；注意个人言行；在驾驶过程中，努力保持端正的姿势。,13,5.0车辆注册、保险及年检5.1公司所有车辆正式投入使用之前，应由综合综合办公室按重置价值办理车辆保险。车辆保险类别可分：车身险第三者责任险（包括乘客人身伤亡险）司机座位责任险不计免陪险5.2车辆保险应统一由公司负责购买，综合综合办公室根据实际情况选择有较高信誉的保险公司进行投保，并有三家或以上的报价。5.3综
19、合综合办公室在选择投保公司后，根据保险单费用填写请款单，经副总经理审批，如金额超越副总经理的审批权限，须交总经理批核。然后办理相关车辆保险，并将相关文件存档。5.4 综合综合办公室每年定期办理有关续保手续，保险价值仍根据公司车辆的有关原则，按重置价值进行续保。5.5公司车辆注册及年检，由综合综合办公室负责准备有关文件，根据交通部门的具体要求将新购车辆进行注册，每年根据规定及时进行牌照年检。6.0行车安全及奖励6.1公司专职驾驶员要对本车各个部位经常检查，保证行车时灯光齐全、仪表正常工作。行车时保持中速行驶，在高速路上行驶最高不得超过120公里/小时。对全月安全行车无事故者，给予50元安全奖；6
20、.1.2 对半年安全行车无事故者，给予200元安全奖；6.1.3 对全年安全行车无事故者，给予300元安全奖；在八小时工作时间内发现饮酒者，一次罚款500元。,14,车辆使用管理工作流程图,开 始,填写用车申请表（单）,审核,审批,查询车辆使用信息,调配车辆,通知驾驶员,使用车辆,登记用车信息,用车结束驾驶员、用车人签字,车辆入库,结 束,15,印章管理,1.0 为规范公司各类印章的管理，明确印章管理流程中涉及的相关部门（岗位）的权利、责任，特制定本管理办法。2.0 公司各类印章及用印管理的相关事项均适用于本办法。3.0 公司各类印章的归口管理部门为综合办公室。3.1 公司公章、法定代表人印章
21、、合同专用章由公司综合办公室保管，公司综合办公室为使用对接部门。3.2 部门印章由各部门经理保管、使用，并对印章的使用负责。3.3 财务专用章和财务印鉴章由财务部相关人员管理。3.4 子公司或分公司印章由公司综合办公室管理。4.0 方法与过程控制4.1 印章的刻制和启用4.1.1 因业务需要或组织机构变更，需刻制相应的印章时由综合办公室填写“刻章申请表”，报送总经理审核批准后，由综合办公室到具有国家颁发的刻章许可权的公司（或部门）刻制印章。印章刻制完成后，由综合办公室统一在印章印模登记表登记后正式启用。发放印章时由发放人和领用人在登记表上签字认可。4.2 印章的换发若印章使用受到磨损不能正常使
22、用的，由印章保管人申请换发同时交回原受损印章，综合办公室按印章刻制申报程序申请重新刻制印章。,16,4.3 印章的补发在印章使用过程中若发生印章遗失，印章保管人应及时报告综合办公室及公司领导，并印章遗失的情况作出书面说明，综合办公室登记备案并依法向公众发布作废公告，因印章遗失后未及时上报给公司造成的一切损失由遗失印章者本人和印章保管责任人赔偿。综合办公室作出对遗失印章者和印章责任人的处罚意见报公司领导批准后执行。综合办公室应及时按条规定程序补制所遗失的印章，补制印章文字字体应有异于原印章，以示区别。若所遗失的印章寻获后，应交综合办公室报经公司领导批准后予以缴销。4.4 印章缴销撤销作废印章或寻
23、获遗失的印章，由综合办公室填写“印章销毁申请表”，报公司总经理批准后，由综合办公室两人以上现场销毁，见证印章销毁人应在“印章销毁登记表”上签字确认。4.5 印章管理因公使用公司公章时，需本人填写“用印申请单”，部门经理审核同意，若为一般性文件（经公司相关领导批准后的文件）由综合办公室经理签字认可后，凭“用印申请单”到综合办公室加盖公司公章。若为公司重要文件需经总经理签字同意后，凭“用印申请单”到综合办公室加盖公司公章。因私人事情要求使用公司公章的，需填具“用印申请单”，报综合办公室经理审核总经理批准后，凭“用印申请单”到公司综合办公室加盖公司公章并登记。,17,4.5.2 部门对内发文、业务衔
24、接等需加盖部门印章的，经由部门经理审核批准后，加盖部门印章，并在部门内留存一份原件。以公司名义与合作单位签订合同需加盖合同专用章的，需填具“用印申请单”，并附“合同审批表”、“法律意见书”，一并报合同预算部分管副总经理审核后，凭“用印申请单”到综合办公室加盖公司合同专用章，所有加盖公司合同专用章的合同书必须交合同预算部、财务管理部各留存原件一份。4.5.4 公司各种印章由保管人负责管理、使用，如有遗失或误用情况由保管人负完全责任。4.5.5 印章保管人离职或调职，应与工作接收人办理印章交接手续，并报综合办公室备案。公司印章原则上严禁带离公司。如因特殊情况需带离公司使用，需经公司领导批准。公司其他部门因特殊原因确需借用公司印章的，填公章借用申请表经公司领导签字批准后借用。,18,印章用印工作管理流程图,开 始,填写用印申请表,审验用印申请表,递交申请表,审核用印申请表,审批用印申请表,登记、签字,用印,文件使用,结 束,19,谢 谢 大 家！,
