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1、EXCEL表格制作,员工通讯录,回顾Word表格制作,插入表格录入文字并进行格式设计,基础知识,认识Excel 2003 2-1,Excel 2003 界面,标题栏,工具栏,菜单栏,工作表标签,编辑栏,单元格名称,单元格,工作表导航按钮,认识Excel 2003 2-2,工作簿和工作表,双击打开工作簿,包含3个工作表,二、员工通讯录的制作,制作步骤,输入数据并进行格式设置表格样式设置添加公司的标志图片制作分隔线命名员工通讯录工作表保存员工通讯信息,单元格和单元格区域的选择,编辑数据,编辑数据1-1,编辑内容,输入文字,1）向单元格输入或编辑的方式,（1）单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输
2、入数据，输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。（2）单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。（3）双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。,2）文本（字符或文字）型数据及输入,在Excel 2003中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。在默认状态下，所有文字型数据在单元格中均是左对齐。输入时注意以下几点：（1）在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输
3、入即可。（2）如果把数字作为文本输入例如：身份证号码、电话号码、“=3+5”、2/3等），应先输入一个半角字符的单引号“”再输入相应的字符。例如，输入“01085526366”、“=3+5”、“2/3”。,3）数字（值）型数据及输入,数字型数据除了数字09外，还包括+（正号）、-（负号）、(、)、,（千分位号）、.（小数点）、/、%、E、e等特殊字符。数字型数据默认右对齐，数字与非数字的组合均作文本型数据处理。,输入数字型数据时，注意以下几点：（1）输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数2/3应输入“0 2/3”。如果直接输入“2/3”或“02/3”，则系统将把它视作日期，认为是
4、2月3日。（2）输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如-8应输入-8或(8)。（3）在数字间可以用千分位号“,”隔开，如输入“12,002”。,（4）单元格中的数字格式决定Excel 2003在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式的单元格中输入数字，Excel 2003会将数字显示为整数、小数，或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。无论显示的数字的位数如何，Excel 2000都只保留15位
5、的数字精度。,4）日期和时间型数据及输入,Excel 将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。输入时注意以下几点：（1）一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2006/2/16、2006-2-16、16/Feb/2006或16-Feb-2006都表示2006年2月16日。（2）如果只输入月和日，Excel 2000就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如，在当前单元格中输入2-16或2/16，按回车键后显示2月16日，当再把刚才的单元格变为当前单元格时，在编辑栏中显示2010-2-16（假设
6、当前是2010年）。Excel 对日期的判断很灵活。例如，输入2006-5-16时，Excel 经过判断将认为是日期型数据；输入16-Feb、16/Feb、Feb-16或Feb/16时，都认为是2月16日。,（3）时间分隔符一般使用冒号“:”。例如，输入7:0:1或7:00:01都表示7点零1秒。可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号，还可以输入小时数大于24的时间数据。基于12小时制输入时间:在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），用来表示上午或下午。否则，Excel 将基于24小时制计算时间。例如，如果输入3:00而不是3:00
7、PM，将被视为3:00 AM。（4）如果要输入当天的日期，则按Ctrl+“;”（分号）。如果要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+“:”（冒号）。（5）如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。,5）自动填充数据,Excel 2003有“自动填充”功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等，还可以输入自定义序列。1）自动填充：根据初值决定以后的填充项方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上，当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标，即可完成自动填充。,（1）初值为纯数字型数据或文字型数据时
8、，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1。（2）初值为文字型数据和数字型数据混合体，填充时文字不变，数字递增减。如初值为A1，则填充值为A2、A3、A4等。（3）初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。（4）初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。,（5）输入任意等差、等比数列,先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值。再选定相邻的另一单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初
9、始值和第二个数值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。,也可以在第一个单元格输入起始值，（如：2）；通过“编辑”菜单中的“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框产生一个序列。如图所示，在对话框的“序列产生在”区域选择“行”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单击“确定”，就会看到如图所示的结果。,2）创建自定义序列,用户可以通过
10、工作表中现有的数据项或输入序列的方式，创建自定义序列，并可以保存起来，供以后使用。（1）利用现有数据创建自定义序列：如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域。单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在对话框中选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，即可使用现有数据创建自定义序列,（2）利用输入序列方式创建自定义序列：选择图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。,编辑数据1-2,复制、粘贴快捷键复制：+粘贴：
11、+菜单命令编辑复制（或粘贴）编辑Office 剪贴板鼠标拖动,复制,剪贴板,剪贴板窗口,粘贴,选择性粘贴,一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等。可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。选择性粘贴的操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，单击“编辑”“选择性粘贴”命令，选择相应选项后，单击“确定”按钮可完成选择性粘贴。,编辑数据1-3,移动,1,2,3,编辑数据1-4,删除,选择删除形式,删除整行,编辑数据1-5,插入,选择插入形式,插入一行,单元格设计,2-1,合并单元格,勾选即合并，取消勾选则取消合并,2-2 设置行高与列宽,设置行高：设置列宽,同设置行高
12、,2-3 设计单元格中数据格式,单元格格式设计2-3,列标题单元格中数据格式：对齐方式：居中；字体：宋体，加粗，11具体数据：对齐方式：居中；字体：宋体，加粗，10,2-4 为单元格设置底纹,颜色：浅绿色,2-4 为单元格设置底纹,2-5 为单元格添加边框,颜色：绿色边框：最粗的直线框内线：最细的直线,3 插入对象,文本框中字体的格式字体：隶书；16；加粗；对齐方式：水平：两端对齐垂直：居中,打开绘图工具栏，用鼠标画出一个文本框,4 命名工作表,5 隐藏通讯录中的网格,6 冻结窗格快速浏览信息,7 打 印,工作表或图表在编辑好之后，打印前，应使用“打印预览”命令看一下模拟显示，若不满意，可通过
13、“页面设置”进行适当设置，根据需要插入分页符，直到效果满意时再打印。页面设置使用分页符打印预览打印工作表,7-1 页面设置,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现如图所示的“页面设置”对话框，该对话框中共有“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”4个选项卡（若当前被编辑的是一个图表，则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡）。,7-2“页面”、“页边距”选项卡,“页边距”选项卡如图所示，可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等，设置方法同Word类似,7-3“页眉/页脚”选项卡,单击“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”选项卡，或者单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，都会出
14、现如图所示的对话框。如果设置页眉和页脚，可单击“页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式。也可分别单击“自定义页眉”、“自定义页脚”按钮，在相应的对话框中自己定义。,7-4“工作表”选项卡,单击“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡，出现如图所示的对话框。（1）打印区域：（2）打印标题：（3）,若不设置，则当前整个工作表为打印区域；若需设置，则单击“打印区域”右侧的折叠按钮，在工作表中拖动选定打印区域后，再单击“打印区域”右侧的折叠按钮，返回对话框，单击“确定”按钮。,每页都打印行号和列标：选中图中的“行号列标”复选框即可。,如果要使每一页上都重复打印列标志，则单击图中的“顶端标题
15、行”编辑框，然后输入列标志所在行的行号；如果要使每一页上都重复打印行标志，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入行标志所在列的列标。,7-5 使用分页符,如果需要打印工作表的内容不止一页，Excel 将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别需要时，可以人工插入分页符。1.插入水平分页符单击要插入分页符的行下面的行的行号，再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。2.插入垂直分页符单击要插入分页符的列右边的列的列标，再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。3.分页预览选择“视图”菜单中的“分页预览”，手动插入的分页符显示为实线，Exc
16、el 自动插入的分页符显示为虚线。,4.移动分页符只有在分页预览时才能移动分页符。移动分页符的步骤为：选择“视图”菜单中的“分页预览”命令，然后根据需要将分页符拖至新的位置。5.删除分页符如果要删除人工设置的水平或垂直分页符，则单击水平分页符下方或垂直分页符右侧的单元格，然后选择“插入”菜单中的“删除分页符”命令；如果要删除工作表中所有人工设置的分页符，则选择“视图”菜单上的“分页预览”命令，然后右击工作表中任意位置的单元格，再选择快捷菜单中的“重置所有分页符”命令。另外，也可以在分页预览时将分页符拖出打印区域以外来删除分页符。,7-7 打印预览,单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或者“文
17、件”菜单中的“打印预览”命令，出现如图所示的“打印预览”窗口。,在此窗口中上方有一排按钮，它们的作用是：（1）上（下）一页：若要打印的内容超过一页，单击这两个按钮可以上下翻页。（2）缩放：单击可在全页视图和放大视图之间切换。也可以用鼠标单击预览区域，使工作表围绕鼠标指针在全页视图和放大视图之间切换。（3）打印：单击该按钮，将出现“打印”对话框。（4）设置：单击该按钮，将出现“页面设置”对话框。（5）页边距：显示或隐藏用来拖曳调整页边距、页眉、页脚及列宽的标记。单击后，出现一些浅色的虚线条和黑色小方块，代表了所设定的页边距和页眉、页脚的位置。通过拖动可调整页边距。（6）分页预览：切换到分页预览视
18、图。在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页，还可以调整打印区域的大小以及编辑工作表。（7）关闭：关闭打印预览窗口。,7-8 打印工作表,对工作表进行了页面设置，并通过了打印预览后，就可以打印工作表了。在确定打印之前，还要放好纸张、打开打印机、检查打印机是否工作正常，一切没有问题后，可单击“文件”菜单中的“打印”命令，出现“打印”对话框。在该对话框中进行所需的相应设置后，单击“确定”按钮即可开始打印。如果不需要在“打印”对话框中设置，也可以单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，直接使用Excel 默认的页面设置打印出该工作簿中的当前工作表或图表工作表。,案例总结,如何建立Excel工作簿及工作表设置单元格格式设置文字格式设置行高与列宽表格打印,
