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1、第二章 总账处理系统,总账系统概述系统管理基础设置日常业务处理帐表管理出纳管理期末处理,与其他子系统相比，其特点遵循世界通用的复式记账原则数据处理一般以记账凭证为起点实现信息的多元化（辅助核算）内部账簿体系有较大的变化记账规则与记账程序内部控制的重点定期或实时的财务报告通用性和规范性最强,第一节 总帐系统概述,记账凭证是第一重要的账簿；总账的地位；其他账簿。,总账系统的逻辑模型输入凭证，或自动生成审核记账，生成各种账簿根据需要输出转账结账,总账系统的功能结构,第二节 系统管理,启动注册与设置操作员建立新账套财务分工会计数据备份与恢复修改、删除账套,一、启动注册与设置操作员,系统允许使用者以系统
2、管理员admin的身份，也可以账套主管的身份注册进入系统管理；为确保系统安全，注意一般应设置系统管理员的密码。设置操作员：（权限）操作员姓名、编号必须输入且唯一；设置的操作员一旦被使用，便不能删除。,二、建立新账套,财套就是采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用财务软件时，应根据企业实际情况进行账套参数设置，主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统数据输入、处理、输出的内容和形式。主要有：设置账套信息；输入单位信息；确定核算类型；确定分类信息；确定编码方案；确定数据精度,三、财务分工,确定账套主管：财务分工的第一项工作是确定账套主管，以便于进行
3、该账套的修改和所选年度内账套的管理以及该账套操作员权限的设置。如果以“账套主管”身份登录，则不能进行指定新的账套主管操作。系统管理员只有一个(Admin)，但账套主管可以为多个；系统默认账套主管自动拥有全部权限。给操作员赋权：此功能只能由系统管理员或账套主管来操作；操作员被赋予的权限一旦被引用，便不能被修改或删除。,四、会计数据备份与恢复,会计数据备份：会计数据备份工作可经常进行，但在下列情况下，则必须做数据备份：每月结账前和业务处理结束后；更新软件版本前，硬盘需要进行格式化；会计年度终了进行结账时。会计数据恢复 以系统管理员的身份进行的账套数据管理,五、修改、删除账套,1、修改账套：账套主管
4、只能根据实际情况，对可进行修改的内容进行修改。2、删除财套：只能由系统管理员在备份账套时，可选择是否删除该账套。,第三节 基础设置,一 系统控制台二 机构设置：（1）部门档案，（2）职员档案三 往来单位（1）客户分类，客户档案（2）供应商分类，供应商档案四 存货（1）存货分类；（2）存货档案(存货属性）五 收付结算（1）外币种类（2）结算方式（3）付款条件（4）开户银行,六、会计科目设置1、增加科目：编码长度及每段位数要符合编码规则；编码不能重复；编码不能越级；注意每个科目的所分属的辅助核算；2、修改会计科目：已有数据的科目不能修改科目性质；3、复制会计科目：为了加快建立会计科目的速度和准确性
5、，可以对下一级科目或同级性质相近的科目进行复制；如果某一级科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，可以将某一级科目的下级成批复制到另一科目中作为下级；4、指定科目：即指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账，银行存款科目要设为银行账和日记账。5、汇总打印：当遇到同一张凭证中，某一方向的末级科目有多笔同向的分录时，而又需要将它们按科目汇总成一笔打印，则可以将该科目设置汇总打印；只有末级科目才能设置汇总打印，且汇总到的科目必须为该科目本身或其上级科目。,七、建账选项：总账系统启用后，如果默认
6、账套参数与实际需要不符，可利用其直接进行调整；1、有关凭证：如：选择制单权限控制到科目、选择凭证审核控制到操作员、选择明细账查询权限控制到科目，还应通过明细权限去设置相应制单科目权限、操作员审核权限、明细科目查询权限；凭证选项制单控制：资金、往来控制、支票控制、现金流量控制；内容控制：凭证是否自动编号；是否允许修改他人填制的凭证；结算方式等；审核控制：是否需要审核；出纳是否需要签字；输出控制,2、注意：启用日期不能在账套日期之前；录入汇率后不能修改启用日期；已录入期初余额（包括辅助期初），不能修改启用日期；已制单的月份不能修改启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期；账套名称、单位名称
7、、行业性质、会计主管等账套信息只在这里显示，若要修改，可到系统管理中去修改。3、财簿：打印、查询设置,八、设置项目目录 1、定义项目大类：即项目核算的分类类别；项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目；2、指定核算科目：一个项目大类可指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。3、定义项目分类：不能隔级录入分类编码；若某项目分类下已定义项目则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。不能删除非末级项目分类。4、定义项目目录：将各个项目大类中的具体项目输入系统。而具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据；标识结算后的项目将不能再使用。,九、
8、设置明细权限明细账科目权限：本功能是查询和打印明细账权限的一个补充。一般说来，凡是拥有查询明细账权限的操作员都可以查询所有科目的明细账，但有时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其它科目明细。这种情况下，可通过此功能设置。凭证审核权限：本功能是凭证审核权限的一个补充。一般说来，凡是拥有凭证审核权限权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证，但有时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不审核其他部门的操作员填制的凭证。这种情况下，可通过此功能设置。,十、凭证类别设置 是否加入科目限制十一、期
9、初余额录入（1）录入基本科目余额（2）录入个人往来、部门或项目科目余额（3）录入单位往来科目余额（4）调整余额方向试算平衡,第三节 日常业务处理,增加凭证 修改凭证 查询凭证 凭证汇总 冲销凭证 删除凭证 审核凭证 记账,一、增加凭证记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源。1、输入凭证头部分：采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号；采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。由于默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期序列排列，如不按序时制单将出现“凭证假丢失”现象。2、输入凭证正文部分：当前新增分录完成后，按Enter键，系统将摘要自动复制到下一分录行；
10、会计科目通过科目编码或科目助记码输入。科目编码必须是末级的科目编码；金额不能为0，红字以“”号表示 另外，“=”的使用可以加快凭证录入速度。常用凭证的使用，又称为“凭证模板”,二修改凭证1对错误凭证进行“无痕迹”修改：未经审核的错误凭证可通过制单功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再通过凭证制单功能进行修改。2凭证进行“有痕迹”修改：通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。如果已记账凭证发现有错误，是不能再修改的，对此类错误的修改要求必须留下审计线索。这时可采用红字凭证冲销法或补充凭证法进行更正。3若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前；外部系统传
11、来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成凭证的系统中修改。三查询凭证,四凭证汇总：记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以进行汇总并同时生成一张“记账凭证汇总表”。进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账的凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息；在凭证汇总表中，系统提供快速定位功能和查询光标所在行专项明细账功能，如果要查询其他条件的科目汇总表，可再调用查询功能。五冲销凭证：制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充；通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。,六删除凭证如果遇到有非法的凭证需要作废时，可使
12、用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只是显示“作废”字样，不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。如果作废的凭证不想保留时，可通过凭证删除/整理功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号；若当前凭证已作废，可单击编辑菜单下的作废/恢复，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证；只能对未记账凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。,七审核凭证1、出纳签字：为加强企业现金收入与支出的管理，出纳人员可通过此功能对制单员
13、填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，涉及指定科目的凭证才需出纳签字；凭证一经签字，就不能修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行；在确实凭证无误时可使用签字菜单中的成批出纳签字功能，以便加快签字速度，但请慎用；2、审核凭证：按照会计制度规定，凭证填制与审核不能是同一个人，在进行审核之前，务必先更换操作员。审核人必须具有审核权，选择凭证审核权限条件时还需要有对制单人所制凭证的审核权。作废凭证不能被审核，也不能被标错；执行审核时，系统将自动翻页。凭证一经审核，不能修改、删除，只有取消审核签字后才可以修改或删除，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核；
14、在确认一批凭证无误时可使用成批审核凭证功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。,八记账1记账：是将凭证中的数据登记到相关的各种账簿的过程。有些情况下记账不能完成：若初始化余额试算不平衡，记账不能完成；凭证必须先审核，后记账，没有审核的凭证不能记账；有不平衡凭证或错误凭证时，不能记账；上月末结账，本月不能记账。,注意：作废凭证不需要审核可直接记账；在记账过程中，不得中断退出。记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”（取消记账）恢复数据，然后再重新记账。,2取消记账：一种是将系统恢复到最后一次记账前状态，另一种是将系统恢复到本月月初状态，不管本月记过几次账。此功能本身是
15、一个数据恢复过程；已结账月份的数据不能取消记账；如果退出系统后又重新进入系统或在对账中按 Ctrl+H键将重新隐藏恢复记账前状态功能。,第四节 账簿管理,三栏式总账 余额表：发生额及余额表查询 过滤条件查询多栏式明细账各种辅助账,部门辅助账（1）部门总账（2）部门明细账（3）部门收支分析项目辅助账（1）项目总账（2）项目明细账（3）项目统计分析 个人辅助账,往来核算与管理 1 往来勾对：总账系统对往来账分别按业务号、逐笔、总额进行自动勾对；“一借一贷”、“一借多贷”、“多借一贷”，系统都能自动识别并进行勾对，否则只能手工勾对。2 往来余额表 3 往来明细账 4 往来催款单 5 往来账龄分析：提
16、供各账龄区间段的客户数量及该区间段金额占总额的百分比,第五节 出纳管理,日记账；现金，银行日记账日报表：资金日报表支票管理：支票登记簿 银行对账有以下内容：1、录入银行对账期初数据：第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。,2、录入银行对账单：要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机。3、自动对账：而对账的依据通常是“结算方式+结算号+方向+金额”或“方向+金额”。为了能够尽最大可能地发挥自动对账功能的作用，建议先根据“票号+方向+金额”方式进行自动对账，然后再根据“方向+金额”方式进行自动对账；
17、对账条件中的方向、金额相同是必选条件。4、手工对账：手工对账是对自动对账的补充。只有对账单文件中一条业务记录和银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同（一对一）；才可以自动对账，其余必须是手工对账。5、输出余额调节表 6、查询对账单或日记账勾对情况 7、核销已达账：正确对账后，已达账项数据已无保留价值，可通过核销银行账功能核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项，核销后已达账项消失，不能被恢复。,第六节 期末处理,1 定义转账分录（1）自定义转账设置（2）对应结转设置（3）销售成本结转设置（4）汇兑损益结转设置（5）期间损益设置2 生成机制凭证3、结账,1、定义转账凭证（1）自定义转账设
18、置见文档介绍（2）对应结转设置 对应结转不仅可进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。本功能只结转期末余额。（3）销售成本结转设置 销售成本结转，是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。用户可输入总账科目或明细科目，但输入要求这三个科目具有相同结构的明细科目，即要求库存商品科目和商品销售收入科目下的所有明细科目必须都有数量核算，且这三个科目的下级必须一一对应。,(4)汇兑损益结转设置 用于期末自动计算
19、外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证，汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。(5)期间损益结转设置 用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。,2、转账凭证的生成 在您定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭
20、证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。因此，特别注意结转的顺序。,3、结账（1）对账：一般来说，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但是由于非法操作或计算机宾病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。（2）结账上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。如本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。已结账月份不能再填制凭证。结账只能由有结账权的人进行。若总账与明细账对账不符，则不能结账。反结账操作只能由账套主管执行。（3）取消结账：选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键即可进行反结账。,
