《表格处理基础》PPT课件.ppt

《《表格处理基础》PPT课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《表格处理基础》PPT课件.ppt（87页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第3章 表格处理基础,表格处理基础,3.1 Excel 的基本信息元素3.2 Excel 的基本操作3.3 表格的建立、编辑和格式化3.4 显示与打印工作表3.5 公式与函数3.6 图表的使用3.7 数据管理,Excel是什么？它能为我们做什么？,是Microsoft Office的主要组件之一,具有很强的图形、图表功能,可用于财务数据处理、科学分析计算，并能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织,3.1 Excel 的基本信息元素,1.工作簿2.工作表3.单元格4.单元格区域以上合称为Excel 2000的工作区,1、工作簿2、工作表3、单元格4、单元格区域,3.1 Excel 的基本信息

2、元素,1.工作簿 指在Excel 环境中用来存储并处理工作数据的文件，工作簿名就是存档的文件文件名 返回图例,3.1 Excel 的基本信息元素,2.工作表一个工作簿默认包含了三个工作表：其名称分别为Sheet1,Sheet2,Sheet3每一个工作簿最多可有255个工作表，但当前只有一个工作表，称为活动工作表单击某个工作表标签可将其激活为活动工作表，而双击则可更改工作表名工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮，分别表示：第一个工作表，上一个工作表，下一个工作表，最后一个工作表 返回图例,3.1 Excel 的基本信息元素,3.单元格一个工作表最多可有256列，65536行列标A,B,C

3、Z;AA,ABAZ;BA,BBBZ等表示；行标用1，2，3等数字表示，单元格由列、行标志共同表示每个工作表中只有一个单元格，称为活动单元格返回图例,3.1 Excel 的基本信息元素,4.单元格区域 指一组被选中的单元格，它们可以是相邻的，也可以是分散的，对一个单元格区域的操作就是对该区域中所有单元格执行相同的操作,3.2 Excel 的基本操作,3.2.1 单元格内容的输入3.2.2 选择操作对象,3.2.1 单元格内容的输入,1、光标的定位 单元格内容的光标定位单元格的光标定位光标在工作表中并呈白色十字状态时，单击任一单元格即可使该单元格被激活而被称为活动单元格,双击某单元格，或单击某单元

4、格后再将光标定位在编辑栏中 出现光标“”后，使用键盘左右方向键将光标定位,3.2.1 单元格内容的输入,2.输入输入汉字按Alt+Enter组合键，可将单元格输入的内容进行分段当输入的数字超过单元格列宽或15位时，数字将采用科学计数法形式表示日期输入可用“/”分隔符分数的输入应先输入“0”和空格输入公式可以先键入“=”号，或单击编辑栏左侧的编辑公式按钮,3.2.1 单元格内容的输入,3.对齐（数字、日期输入后为右对齐状态，字符输入后为左对齐状态）4.其他操作按Tab键，光标将定位在下一列按ESC键或单击编辑栏左侧的取消按钮，可取消输入 按Enter键光标将定位在下一行,3.2.2 选择操作对象

5、,1.单元格内容的选择2.单元格选择单个单元格、行、列的选择 激活某个单元格即是选择某个单元格 单击行标头可进行行的选择 单击列标头可进行列的选择连续单元格的选择 将光标定位在所选连续单元格左上角 将鼠标从所选单元左上角拖曳至右下角,3、单击列标可用于选择某列,2、单击行标可用于选择某行,1、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格,间断表格的选择 按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择，即可选择不连续的单元格区域选择全部单元格 单击工作表左上角的“全选”按钮，或选择“编辑”/“全选”命令，或使用快捷键Ctrl+A取消选择 用鼠标单击任一单元格即可,3.2.2 选择操作对象,3

6、.2.2 选择操作对象,工作表的选择单个工作表的选择 单击工作表标签多个工作表的选择方法及特点连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签即可不连续工作表的选择：按住Ctrl 键，分别单击所需选择的工作表标签即可同时选择多个工作表后，对任一工作表的操作会在所有被选工作表中同时进行取消工作表的选择：单击任一个未被选择的工作表标签,3.3 表格的建立、编辑和格式化,3.3.1 建立表格与录入3.3.2 编辑表格3.3.3 格式化表格,3.3.1 建立表格与录入,1.建立表格2.连续区域的数据输入3.相同内容单元的输入4.预置小数位数（或尾数0）5.

7、自动填写有规律的数据,3.3.1 建立表格与录入,1.连续区域的数据输入 相同内容单元的输入,每个单元个输入完后，按Tab键，可沿行的方向输入数据；按Enter键，可沿列的方向输入数据；当数据输入到区域边界时，光标会自动移到所选区域下一列的开始处,按住Ctrl键或Shift键选择所要输入相同内容的单元格，输入数据后，按住Ctrl+Shift组合键即可,3.3.1 建立表格与录入,4.预置小数位数（或尾数0）选择“工具”/“选项”，单击“编辑”标签在打开的对话框中，选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中：若输入大于0的数，则设置的是小数位数；若输入小于0的数，则设置的是位数0的个数如果在输入过

8、程中，想取消设置，可在输入完数据后，输入小数点,3.3.1 建立表格与录入,5.自动填写有规律的数据 数字的填写在该行（列）的前两个单元格内输入开始的2个数字；选择这两个单元格；用鼠标按住第二个单元格的填充柄，将其拖曳到结束单元格，松开鼠标,填充柄,自动填写有规律的数据,自定义序列的自动填写在“工具”菜单中，选择“选项”，单击“自定义序列”标签；确定输入序列；在单元格中输入所选序列的任一项，并选择该单元格；用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处,可以在自定义序列中选择某一序列,也可以在输入序列中输入一个序列,3.3.2 编辑表格,1.单元格部分内容的移动、复制和删除2.单元格内容的移动

9、、复制和删除3.单元格的删除、插入4.行、列的删除和插入5.工作表的移动、复制、删除和插入,3.3.2 编辑表格,1.单元格部分内容的移动、复制和删除单元格部分内容的移动、复制选择所要编辑的单元格中的部分内容若移动：单击工具栏中的剪切钮 若复制：单击工具栏中的复制钮双击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位置，单击工具栏中的粘贴钮按Enter键即可,删除单元格的部分内容 选择所要编辑的单元格内容，按Del键即可 2.单元格内容的移动、复制和删除鼠标拖曳的方法(1)选择要移动、复制的单元格(2)移动：将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可(2)复制：在

10、按住Ctrl键的同时，按上述方法用鼠标拖曳单元格到新的位置,3.3.2 编辑表格,用剪切和粘贴的方法移动和复制单元格的内容选择要移动、复制的单元格移动：可以单击工具栏中的剪切按钮 复制：可以单击工具栏中的复制按钮单击目标单元格单击工具栏中的粘贴按钮按Enter 键即可,3.3.2 编辑表格,单元格内容的删除选择所要删除内容的单元格在“编辑”菜单中选择“清除”项，在子菜单中选择相应项或按Del键直接删除单元格内容,3.3.2 编辑表格,3.单元格的删除、插入单元格的删除选择所要删除的单元格在“编辑”菜单中选择“删除”项，打开删除对话框做相应选择后按“确定”钮完成操作,3.3.2 编辑表格,单元格

11、的插入选择所要插入单元格的位置在“插入”菜单中选择“单元格”项，在出现的“插入”对话框中选择插入后当前单元格移动的方向按“确定”按钮即可,使用“编辑”菜单中的“删除”命令打开该对话框,使用“插入”菜单中的“单元格”命令打开该对话框,3.3.2 编辑表格,4.行、列的删除和插入 行、列的删除单击所要删除的行、列的标头选择“编辑”/“删除”项即可 行、列的插入单击所要插入行、列所在任一单元格选择“插入”/“行”或“列”项即可,3.3.2 编辑表格,5.工作表的移动、复制、删除和插入工作表的移动、复制选择所要移动、复制的工作表标签移动：拖曳标签到所需位置 复制：按住Ctrl键的同时拖曳所选标签到所需

12、位置释放鼠标即可,3.3.2 编辑表格,工作表的删除选择所要删除的工作表标签在所选标签上单击鼠标右键，在出现的的子菜单中选择“删除”项，或在“编辑”菜单中选择“删除工作表”项在出现的删除确定对话框中，确认删除操作即可,3.3.3 格式化表格,1.行高、列宽的调整2.数字的格式化3.字体的格式化与对齐方式设置4.边框和底纹的设置,3.3.3 格式化表格,1、行高、列宽的调整方法一：用鼠标拖曳直接设置行高列宽方法二：利用“格式”菜单中的“行”或“列”项进行调整,1.用鼠标拖动行高或列宽设置,2、通过“格式”菜单中的“行”或“列”命令进行行高、列宽的调整,3.3.3 格式化表格,2、数字的格式化 用

13、工具栏中的数字格式化按钮格式化数字单击包含数字的单元格分别单击格式工具栏上的按钮用菜单方式格式化数字选择所要格式化的数字单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击数字标签在打开的对话框中，“分类”列出了所有的格式，选择所需的分类格式按“确定”按钮，即可取消数字的格式在“编辑”菜单中选择“清除”项,设置小数位数,负数表示格式,单元格格式对话框,格式工具栏,3.3.3 格式化表格,3.字体的格式化与对齐方式设置 用菜单的方法设置对齐方式选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击“对齐”标签，打开对话框根据需要选择“水平对齐”方式、“垂直对齐”方式、“文本控制”即“方向”等项目按

14、“确定”按钮即可,单元格格式的“对齐”选项卡,选择水平对齐方式,选择垂直对齐方式,拖动指针控制文字方向,3.3.3 格式化表格,4.边框和底纹采用工具栏按钮的方法设置边框与底纹用菜单的方法设置边框和底纹选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，打开“单元格格式”对话框选择“边框”标签设置单元格的边框在“线形样式”栏中设置线型，在“颜色”栏中设置线的颜色选择“预置”按钮，或在“文本”区单击边框线处，设置边框线的位置选择“图案”标签设置单元格的底纹和颜色按“确定”按钮，完成操作,“边框”选项卡,“图案”选项卡,3.4 显示与打印工作表,3.4.1 显示工作表3.4.2 打印工作表,3

15、.4.1 显示工作表,滚屏显示：使用水平滚动条和垂直滚动条可滚动显示更多内容缩放控制：用以改变显示比例，可使窗口内显示更多内容或突出显示某一个特定的局部内容冻结窗口：可将工作表的某些区域“冻结”，使得滚屏显示时该区域不动分割窗口：将一个工作表同时放在四个窗格中，每个窗格可分别浏览该工作表的不同区域隐藏操作,3.4.1 显示工作表,冻结窗口操作单击不需要冻结区的左上角单元格在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”项当窗口处于冻结状态时，选择“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”项可以取消窗口冻结,3.4.1 显示工作表,分割窗口操作选择活动单元格在“窗口”菜单中选“拆分”项，则在活动单元格的左边及上边出现分割

16、线，将窗口划分为4个窗格利用其水平、垂直滚动条可在各窗格中随意浏览各项拖曳分割框，可以改变分割线的位置在“窗口”菜单中选择“撤销拆分窗口”项可以取消窗口分割,拖动分割框，改变各窗口大小,窗口菜单的“拆分”命令,隐藏和取消隐藏操作隐藏行或列选择所要隐藏的行（列）后，在“格式”菜单中选择“行”（“列”）项，在子菜单中选择“隐藏”子项 取消隐藏行或列选择跨越隐藏列（行）的单元格，然后在“格式”菜单中选择“列”（“行”）项，在子菜单中选“取消隐藏”子项即可完成取消隐藏。,工作表的隐藏选择所要隐藏的工作表，然后在“格式”菜单中选择“工作表”项，在子菜单中选择“隐藏”即可完成工作表的隐藏。取消工作表的隐藏

17、在“格式”菜单中选择“工作表”项，在子菜单中选择“取消隐藏”，在随之打开的“取消隐藏”对话框中，选择要取消隐藏的工作表名，即可完成工作表的取消隐藏。,3.4.2 打印工作表,1.打印设置2.打印预览3.打印,3.4.2 打印工作表,1.打印设置基本操作工作表的设置 在打开的“页面设置”对话框中选择“工作表”标签 若要打印工作表的局部内容，可在对话框的“打印区域”中输入表格区域当打印的页数超过一页时，若要想标题出现在每一页上，可以在“打印标题”组的“顶端标题行”、“左端标题行”中分别输入标题区域设置“网络线”选项，将打印工作表的全部网格线，但如果在工作表中设置了表格的边框线，则在此应取消网格线设

18、置,打印局部工作表区域选择,多页打印中可以选择出现在每一页中的行或列标题,”页面设置“对话框,3.4.2 打印工作表,手工插入、移动分页符插入分页符：选择新起页左上角的单元格，然后选择“插入”/“分页符”即可插入水平（垂直）分页符：选择新起页的第一行（或列），然后选择“插入”/“分页符”即可移动分页符：在“视图”中选择“分页预览”项，工作标中将出现页分割线,3.4.2 打印工作表,2.打印预览“缩放”按钮：显示比例切换。“缩放”功能不影响打印尺寸“打印”按钮：打开“打印”对话框，然后可打印工作表“设置”按钮：打开“页面设置”对话框“页边距”按钮：显示或隐藏表示页边距、页眉和页脚边距以及列宽的制

19、柄,3.打印选择“文件”菜单中的“打印”命令,“打印”对话框,3.5 公式和函数,公式 函数 公式的复制 自动求和,3.5 公式和函数,1.公式 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。表达式由运算符和参与运算的操作数（常量、单元格地址和函数）组成，运算符算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减关系运算符，有：=、=、其优先级相同文本运算符，（&)运算规则：先算括号内的算式，先乘除后加减，同级运算自左向右,3.5 公式和函数,公式的输入选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入

20、框中或在所选单元格中输入“=”及表达式单击编辑公式栏的确认按钮“”或直接按回车键就可以得到计算结果,3.5 公式和函数,2.函数 是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是单元格、单元格区域、一个数。多个参数之间用“，”分隔。函数录入的简化操作：选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入“=”选择函数列表中的函数在“函数向导”对话框中，根据要求输入参数，或单击 选择计算所需的单元格区域向导对话框的下方一般都有当前选用函数的说明和参数解释，并给出计算结果按“确定”键，完成函数输入操作,2、在展开的函数列表中进行选择,1、在需要使用函数的单元格中输入“

21、”号,函数向导,函数功能说明,选择或输入函数参数,3.5 公式和函数,3.公式的复制选定含有要复制公式的单元格鼠标指针移至单元格的右下方，出现填充柄按所需复制公式的单元格方向拖曳填充柄，虚框会随鼠标的拖动而扩大，松开左键，拖曳过的单元格便填入复制的结果,3.5 公式和函数,4.自动求和先选定待求和的行或列或区域，以及存放的行、列单击窗体上常用工具栏中的“自动求和”按钮，Excel将自动对选定的单元格（区域）上方或左侧的数据进行求和和运算并将计算结果放入存放求和结果的单元格中,3.6 图表的使用,1、用图表向导生成图表选择包含在统计图中的单元格数据单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导

22、步骤之一“图表类型”对话框分别按照向导步骤二、三、四进行设置,图表向导之一：图表类型,1、选择图表类型,2、选择子图表类型,3、单击“下一步”进入步骤二对话框,图表向导之二：图表源数据,1、选择数据源区域,2、选择行或列作为系列,3、单击“下一步”进入步骤3对话框,图表向导之三：图表选项,3、单击“下一步”进入步骤4对话框,1、输入标题名称,2、输入分类轴名称,1、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中,2、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕,图表向导之四：图表位置,3.6图表的使用,2、图表的移动和大小的调整 图表和工作表数据的大小、位置等都可进行合理的调整。移动图表：单击图表，图表

23、四周出现控点，在控点内的“图表区”按下鼠标使光标成四向箭头状时即可拖曳图表到所需位置调整图表的大小：选中图表后，将鼠标移至图表四周的任一控点上，当光标成双箭头时，拖动鼠标，直至图表变成满意的大小为止,3.7 数据管理,3.7.1 数据清单3.7.2 数据排序3.7.3 数据筛选3.7.4 记录单的管理3.7.5 分类汇总,3.7.1 数据清单,数据清单是Excel 工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。它的特点有：记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必须相同数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表

24、；不能有数据完全相同的两行记录一个数据清单占一个工作表，格式的修改不影响数据清单,3.7.2 数据排序,Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序。1.简单排序在数据清单中任选一列数据中的某一单元格根据需要单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可完成操作,3.7.2 数据排序,2.复杂数据排序选定数据清单中待排序列中的任一单元格打开“数据”/“排序”对话框在此对话框中，选择排序的关键字、排序方向，选定排序区域是否有标题行在对话框中还可单击“选项”按钮，在弹出的“排序选项”对话框中，可进行“按行或列排序”、“区分大小写”等设置单击“确定”按钮，完成排序对主要关键字相同而记

25、录又很多的数据清单，需采用多层次排序,排序操作,依据C语言字段对所有记录由低到高排序,3.7.3 数据筛选,1.自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系，即同时满足各个条件选取数据清单中的任意单元格执行“数据”菜单中的“筛选”命令在弹出的子菜单中执行“自动筛选”命令单击字段名右侧的下拉筛选箭头按钮，从弹出的筛选条件列表中可选择符合的条件进行数据筛选,3.7.3 数据筛选,2.高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对

26、话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示,高级筛选示例（如下图）,1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或,2、执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令,3、打开高级筛选对话框,4、选择数据区域和条件区域,5、单击“确定”按钮,3.7.4 记录单的管理,Excel提供的记录单管理功能，类似于数据库管理系统，可对数据清单中的记录进行增加、删除、查找、修改等操作查找记录的操作步骤：选取数据清单中的任意单元格单击“数据”菜单中的“记录单”命令出现“记录单”对话框，显示的内容为第一条记录，点击“下一条”按钮，出现第二条

27、记录，再点击“上一条”按钮，返回到第一条记录,3.7.5 分类汇总,定义：是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，还可进行多种汇总分类：1.简单汇总：指对数据清淡的某个字段仅统一做一种方式的汇总2.嵌套汇总：指对同一字段进行多种方式的汇总,“分类汇总”对话框（下图）,嵌套汇总（如下图）,小结本章主要给同学们介绍了Microsoft Office工具之一的Excel的使用，通过学习，大家了解了Excel与前一章所介绍的Word在不同领域的使用，也让大家明白了一个道理“工欲善其事，必先利其器”；计算机有着无限广阔的应用领域，那么我们在针对不同的应用时就要选择不同的工具来帮助我们完成既定任务。在这一章中给大家描述了Excel文档的建立、通过公式和函数进行数据处理以及创建图表等基本操作，它还有着更多隐藏的使用技巧和方法，有待同学们的进一步探索。,