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1、学生工作部（处）2010年9月,2010级新生档案整理培训,一、档案整理的重要性,二、档案整理的时间安排,三、档案整理要求,一、档案整理的重要性,1.便于学校了解学生情况；2.便于学生工作的顺利开展；3.学生档案与学生就业挂钩（机关、企事业单位根据档案到达的时间 发放工资）。,二、档案整理的时间安排,三、档案整理要求,材料：华南师范大学学生登记表 华南师范大学学生档案目录 学生档案袋,时间：9.279.29（周一周三）,地点：石牌行政楼327 大学城行政楼A416,1.领取材料,2.收齐新生档案,档案来源：（1）学生上交（2）学生工作处移交（3）招生办移交,3.编制学生档案编号,（1）查阅院系
2、代码，见下表,各院系学生档案代码,（2）编制学生档案编号,编号标准：年级+院系代码（A、B）+三位数字（001、002）如:文学院代码为A，2010级新生人数为363人，则档案编号为10A001至10A363。,（3）除综合班为Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代码均为英文大写字母，不要写成英文小写字母。,4.组织新生填写华南师范大学学生登记表及华南师范大学学生档案目录的基本信息。（见模板1）,5.材料核实、增减与登记,（1）核实新生中学阶段的档案材料，并登记 对照档案袋里的资料，在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾。若无相对应内容，在“其他材料”一栏中补充。,（2）档案材料增加 入档华
3、南师范大学学生登记表，并登记。,（3）档案材料分类处理 抽取新生团员材料及党员材料，登记整理完后，分别上交院系团委和党委统一处理。,6.补充、登记华南师范大学学生档案目录上的相关信息（具体填写规范见模板2）,（1）登记档案编号 位置：华南师范大学学生档案目录右上角“档案编号”处,（2）登记新生档案整理时间 位置：华南师范大学学生档案目录表左下角“入学整理时间”处,（3）辅导员签名确认 位置：华南师范大学学生档案目录表右下角“整理人签名”处,模板2,华南师范大学学生档案目录右上角“档案编号”处,华南师范大学学生档案目录页脚处,7.粘贴华南师范大学学生档案目录,位置：学生档案袋正面（粘贴规范见模板
4、3）,粘贴后正面,粘贴后背面,8.制作电子版新生档案编号表,（1）下载表格模板 位置：关于做好2010级新生 档案整理工作的通知附表（1个）,（2）填写电子表格新生档案编号表（具体填写规范见模板4）。,模板4,9.检查学生档案与新生档案编号表是否一致；,10.捆扎新生档案；方式：30份一捆,11.移交前与接收人预约石牌/大学城校区:蔡老师85215261/39310042,12.上交新生档案编号表电子版,院系档案上交前一天发送至学生事务管理科工作邮箱。,邮箱地址：石牌 大学城,13.移交新生档案及纸质版新生档案编表，辅导员、蔡老师签字确认 地址：石牌桃李园档案室（会议室隔壁）大学城行政楼A416,14.注意事项,（1）各院系副书记或2010级辅导员在整理过程中必须在场；（2）2010级新生不宜参加档案整理，院系可安排非2010级素质好的学生党员若干名协助整理；（3）确保档案材料没有错装；确保大学生登记表没有漏装；（4）新生无高中时代档案，也做档案袋，装入大学生登记表，在新生档案编号表中相应位置注明“无”高中档案；并催促学生尽快补交已缺的高中时代档案。（5）按时间进度表落实工作。,感谢配合与支持！,
