《《长文档的编排》PPT课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《长文档的编排》PPT课件.ppt（98页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、任务十一 制作国家公文范文,原始文件最终文件,1、公文的定义,国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,2、公文的分类 按其行文方向，可分为上行文（请示、报告等）下行文（通知、指示等）平行文（即公函等）。按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。如：机密 5年,xbs.TTF,国家各级行政机关制发的公文都必须遵循一定的标准。,模板的制作步骤,纸张大小,常用纸张:A4、A316K、8KLetter,文件头示例,政办发200745号（政府部门）2004字第号（职能部门）,发文字号由发文机关代字、年份
2、和序号组成。下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入；序号不编虚位（即1不编为O01）。,文号说明,制作分隔线,Ctrl+光标键进行微调,保存模板,单击“文件”菜单中的保存选项，设置保存类型为“文档模板（*.dot),输入模板名称，保存位置一般不变。,公文正文的编排,正文的格式的设置必须符合国家标准文本的基本操作（选定、插入、改写、删除、移动、复制）段落的概念（分段与合段）段落对齐方式（缩进方式、段间距、行间距等设置）插入页码,公文落款,利用“双行合一”命令制作单位名称,插入时间/日期,粗线的绘制：英文状态下，按住shift键不放，同时按减号
3、次，而后回车细线：在中文状态（同理）,三号黑体,小三号宋体,三号仿宋体,文件的打印,打印预览打印（添加打印机、手动双面打印）,拓展训练,制订一份学习计划书；编排好文稿格式，打印后上交。,任务十二 制作图文混排文档,原始文件最终文件,涉及知识点,插入菜单：分隔符、页码、日期和时间、引用(脚注，索引和目录)、图片(来自文件，艺术字，自选图形)格式菜单：字体、段落、项目符号和编号、边框和底纹、分栏、制表位、首字下沉、样式和格式,排 版 流 程,页面设置,制作封面,编排正文,生成目录,打印预览,插入对象,页眉,页脚,目录,脚注,分栏,首字下沉,制表位对齐文本,封面的制作,封面文字：宋体、加粗、72磅、
4、缩放66%、居中插入中文日期和时间(自动更新),正文第一页编排,标题：样式格式 标题2正文：宋体、小四、1.5倍行距插入脚注文字设置“牛奶麦片”突出显示插入图片：加边框、裁剪、设置版式插入自选图形：标注插入艺术字：版式、形状,分隔符的插入,第二页结尾处插入,选择文本分栏,项目符号,标题：样式格式 标题2,插入分隔符,第四页结尾处插入,正文第五页编排,首字下沉,页面边框,制表位,页眉居中,标题：样式格式 标题2,自定义页眉页脚,最后生成目录,任务十三 表格制作,原始文件最终文件,重点讲解知识点,1.表格的创建2.表格的编辑3.表格的属性设置4.表格中的文本编辑 5.表格的修饰,工作过程,1.新建
5、文档,2.页面设置,3.表格创建,图13-2“插入表格”对话框,确定表格的框架,表格的列数为7，行数为23,4.表格编辑,(1)输入文本,4.表格编辑,(2)合并单元格,4.表格编辑,(3)拆分单元格,4.表格编辑,(4)调整单元格,用标尺拖动,4.表格编辑,(5)设置表格中文本格式,5.表格美化,(1)表格自动套用格式,“表格自动套用格式”对话框,表格自动套用格式后的效果,5.表格美化,(2)自定义边框和底纹,6.打印表格,思考总结,表格创建有几种方法?表格编辑包括几个方面?个人简历表的流程?,任务十四 邮件合并,word中的邮件合并有什么作用？邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一
6、个包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）；一个包括变化信息的数据源（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化信息，合成后的文件，用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。,应用领域 批量打印信封 批量打印信件 批量打印请柬 批量打印工资条 批量打印个人简历 批量打印学生成绩单 批量打印各类获奖证书 批量打印准考证、明信片、个人报表等,操 作 流 程,主文档：是指word文档中含有相同内容的部分文本。数据源：是指每封信中含有不同的、特定内容的部分文本。数据来源可以是excel/access/outlook等。邮件合并：方法一：邮件
7、合并向导 方法二：邮件合并工具栏,涉及知识点,设计制作主文档,建立数据源,WORD格式EXCEL格式ACCESS格式 以上三种格式的数据源如何建立？,邮件合并,原始文件最终文件,主文档,数据源,批量打印学生成绩单（格式及数据自定义）批量打印准考证（利用给定素材完成操作）,扩展训练任务,任务十五 长文档的编排,原始文件最终文件,重要知识点,毕业论文结构框架页面设置设置标题样式自动生成文档目录设置文档属性设置论文内容添加文档页码长文档的阅读方式,使用题注交叉引用脚注和尾注页眉和页脚插入域,建立样式应用样式修改样式创建标题样式模板,操 作 流 程,效果图,目录,封面,中文摘要,英文摘要,正文,某高校
8、毕业论文结构框架,论文封面固定框架,中英文摘要、目录、致谢等固定结构,1、页面设置（1）,单击“文件”“页面设置”，在系统弹出的对话框中设置页边距，如下图所示。,1、页面设置（2）,选择纸张标签，设置纸张大小为A4，再选择版式标签，设置页眉/页脚距边界的距离分别为2厘米与1厘米，如下图所示。,页眉页脚边距设置,纸张大小设置,2、建立和设置样式,单击菜单“格式”“样式和格式”，弹出“样式和格式”任务窗格，之后单击“新样式”，如下图所示：之后可设置样式的字体、段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快捷键等特性的组合，如右图所示：,单击此按钮新建样式,3、创建标题样式模板（1）,单击“格式”“格式
9、和样式”，进入“标题1”修改。单击“格式”“项目符号和编号”，并在其中选择“多级符号”标签，任意挑选一个编号方式。,选择编号方式,3、创建标题样式模板（2）,单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，如下图所示。,标题编号格式,设置标题起始编号,选择标题级别,3、创建标题样式模板（3）,在“级别”中选择“1”，将“编号样式”选择为“一，二，三”，之后将“编号格式”设置成“第一章”，即在“一”前面与后面分别加上“第”与“章”，选择“对齐方式”为“居中”。之后按照同样的道理，分别设置2级编号为“一、二、三”，3级编号为“1，2，3”。,4、使用目录（1）,使用目录单击“插入”“引用”“
10、索引和目录”，在“索引和目录”对话框中选择“目录”标签，将“显示页码”和“页码右对齐”选中，并设置“显示级别”为3，如下图所示。最后单击“确定”按钮。,是否显示页码,设置页码位置,将哪些级别的标题显示为目录,选择目录标签,5、文档属性,Word文档属性信息主要包括文档摘要、文档关键词、文档作者等内容，用户可以在Word文档的任意位置（正文任意位置或页眉页脚）插入需要显示的文档属性信息，以方便阅读者了解该文档更丰富的信息。,6、论文内容设置（1）,使用题注单击“插入”“引用”“题注”，进入如下左图所示的对话框。单击“新建标签”按钮，建立一个名为“图”的标签，如下右图所示。,创建一个新的标签,设置
11、题注的自动插入效果（可设置插入的位置等）,在此出输入标签名,6、论文内容设置（2）,在题注对话框中单击“自动插入题注”，设置当插入图片是自动在图片下方添加题注，如下图：,插入图片时自动添加题注,使用哪个题注标签,题注标签插入位置,6、论文内容设置（3）,单击“编号”可以对题注的编号进行设置，选中“包含章节号”，对格式、章节起始样式、分隔符进行相应的设置，如下图所示：,设置编号格式,6、论文内容设置（4）,在第一章中插入一张系统组成结构图，图下面自动添加了题注“图1.1”，效果如下左图。在此图前插入另一张图，则题注自动更新，如下中图。之后添加题注文字内容，并设置格式，如下右图。,自动添加的题注,
12、自动更新的题注,设置格式后的题注,6、论文内容设置（5）,交叉引用将光标移动到要插入交叉引用的位置，单击“插入”“引用”“交叉引用”。在“交叉引用”对话框中选择引用类型为“图”，引用内容为“只有标签和编号”，再选择题注“图1.2系统组成结构图”，如右上图。最后单击“插入”按钮，效果如右下图。,6、论文内容设置（6）,脚注和尾注先将光标移到要插入脚注或尾注的位置，单击“插入”“引用”“脚注和尾注”，出现“脚注和尾注”对话框，如右图所示。选择编号格式为“I，II，III”，单击“插入”按钮。,6、论文内容设置（7）,在脚注（尾注）窗格中输入“原文出处：Word高级应用”，结果如下图所示。脚注和尾注
13、之间可以实现直接转换。选定脚注（尾注）窗格中的注释，单击鼠标右键，选择“转换为尾注”（“转换为脚注”）命令，可将所选的脚注（尾注）转换为尾注（脚注）。,6、论文内容设置（8）,分节先将光标移到要插入的位置，之后单击“插入”“分隔符”，出现如下图所示的对话框。选择指定类型的分节符，之后单击“确定”退出。此时单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”，将在插入位置后面出现分节符标记，如果插入的是“连续”的分节符，则效果如下图所示：,6、论文内容设置（9）,页眉页脚首先按分节设置的方法将封面摘要、目录、正文切分成3节。之后定位到“第3节”，先进行版面的整体布局，单击“文件”“页面设置”，设置“奇偶不同”。
14、再单击“视图”“页眉和页脚”进入页眉/页脚编辑界面。滚动页面到“第3节”，在页眉中插入文章标题和章名域，结果如下图：取消选中“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，这样“第1节”与“第2节”可以有不同内容的页眉与页脚，工具栏如下：,6、论文内容设置（10）,滚动页面到“第3节”，选择“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码”实现在页脚中插入页码，效果如下。最后，“第1节”、“第2节”和“第3节”的页眉/页脚结果对照如下图所示。,7、添加文档页码,页码一般放在页眉或页脚内，目录和正文部分采用不同的页码格式，例如目录用罗马数字（、），正文用阿位伯数字（），并且都从1开始编号。,文章比较长，定位会比
15、较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图,8、长文档的阅读方式,文档结构,小结,制作长文档前，先要规划好各项设置，尤其是样式设置。不同篇章部分一定要分节，而不是分页域可以帮助自动填写某些内容（例如目录和页眉页脚文字）,任务十六 数据表的基本制作,word表格的优点：1、可方便制作出不规范（即竖线不对齐）的表格，一般来说，一个只需要制作出外观的表格(即不用来计算、统计等)用WORD方便些。2、可将任一单元格拆分或合并。Excel表格的优点：1、可迅速制作出比较规范（即竖线
16、都对齐）的表格。2、可以非常方便的对表格中的数据进行运算、统计，并可将表格中的数据转换成图表的形式。3、只可以将多个单元格合并，却不能将一个单元格拆分，这个缺点在制作表格时带来了极大的不方便。,任务描述,某公司为考核员工绩效情况，需在Excel中制作如下表格：,效果展示,涉及知识点,认识工作簿、工作表、单元格、填充柄掌握各类数据输入的方法掌握设置数据有效性的操作表格的格式化单元格的合并及对齐工作表的更名、删除、添加、移动或复制、保护等操作工作簿的保存及加密,操 作 流 程,数 据 输 入 要 求,员工号：以序列填充输入0100101015性别：通过单击右侧下拉箭头选择输入男-女考核时间：以序列
17、填充输入“月 日”评审组：以序列填充输入部门：通过单击右侧下拉箭头选择输入工作态度、工作成效、团队协作：设置输入范围为整数0100之间的数,格 式 操 作 要 求,表格标题居中显示，并设置字体字号设置外框线型为双线，内框线型为单实线将表格第一列设置为浅绿色底纹将工作态度、工作成效、团队协作三列中的数据区设置为密码保护状态表格行高调整为：手动调整或输入固定行高值表格列宽调整为：最合适的列宽或固定列宽值工作表命名为：工作薄保存为：打印工作表：打印范围 打印内容 打印标题：顶端标题行，左端标题列,拓展训练,完成如下表格的制作，注意数据格式。“面积”一列中小于30的数据加粗红色显示。,任务十七 数据表
18、的数值运算,任务描述下面以“工资表”为例，学习Excel的基本运算及函数的使用方法。,效果展示(1),效果展示(2),涉及知识点,Excel中公式的认知及公式计算相对地址和绝对地址的使用手工输入函数的方法,常用函数：sum，average,max,min,if,count文本函数：mid统计函数：rank,countif,sumif查找与引用函数：HLOOKUP，VLookup,Lookup逻辑函数：IF嵌套使用财务函数：PMT(eg:房屋贷款),EXCEL中计算的一般步骤（编辑栏的使用）1）选定结果要放置的位置2）把计算变为EXCEL能接受的公式输入,Excel的公式与数学表达式基本相同,也
19、是参与运算的数据和运算符组成,但Excel中的公式必须以“=“开头.运算符有以下四类:算术运算符:+-*/%比较运算符:=文本运算符:”&”该符号是用来连接两个文本的.例如:=“计算机”&”科学”结果:计算机科学.引用运算符:如,B3:F3,表示应用从B3到F3间的所有单元格.如B3,F3只引用B3和F3两个单元格,认识引用类型,相对引用绝对引用混合引用三维引用（同一工作薄中，不同工作表中的引用）不同工作薄间单元格的引用,输入和编辑函数,EXCEL中的函数与数学中的函数概念是不同的,它是系统预先定义好的公式。每一个函数代表一种能执行的计算法则。函数的组成：“=”+“函数名”+“（计算区域）”注
20、意：函数名用户不能自定义；括号应紧跟在函数名后，括号中有多项数值时，逗号隔开,手工输入函数:（2）粘贴函数：,【插入】【函数】,公式中的错误和审核,公式返回的错误值,公式审核,函数的使用：类别,数据库函数日期与时间函数工程函数财务函数信息函数,逻辑函数查询和引用函数数学和三角函数统计函数文本函数,函数使用手册,函数的使用财务函数,财务函数如确定债券、股票的价值，贷款的支付额等，可用来进行一般的财务报表的计算财务函数中常见的参数：未来值(fv)-在所有付款发生后的投资或贷款的价值。期间数(nper)-投资的总支付期间数。付款(pmt)-对于一项投资或贷款的定期支付数额。现值(pv)-在投资期初的
21、投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。利率(rate)-投资或贷款的利率或贴现率。类型(type)-付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。例如：DB函数：计算指定期间的固定资产的折旧值,函数的使用-时间日期函数,TODAY（）返回机内当前日期DATE（）函数可以用来计算指定日期之后若干个天/月/年的日期,函数的使用-数学与三角函数,通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。演示例：使用EXCEL制作正弦余弦曲线,函数的使用-信息函数,可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为 IS 的工作表
22、函数，在单元格满足条件时返回 TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。,函数的使用-逻辑函数,函数的使用-文本函数,通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如：改变大小写或确定文字串的长度。将日期插入文字串或连接在文字串上。演示”文本日期函数综合例”,函数的使用-查询和引用函数,ADDRESS：按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址COLUMN:返回给定引用的列标ROW：返回给定引用的行标LOOKUP,HLOOKUP,VLOOKUP,
