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1、第七讲 信息工作,教学内容：信息工作的程序与方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；传递信息工作；信息利用与反馈工作。,教学目的,通过本章的学习：熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用；掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。,案例导入：,小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。,会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔
2、资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。,根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨02至05元之间；我厂每年工业原料
3、用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨03元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。”,卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们
4、面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。,后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就
5、会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索从这件事中，你对信息工作有哪些认识与启发？,第一节 信息概述,一、信息的含义三国志：“诸葛恪围合肥新城，城中遣士刘整出围传消息。王子俭期曰：正数欲来,信息甚大。”作者：陈寿（233-297），西晋史学家。,诗人李中暮云集暮春怀故人中的诗句：“梦断美人沉信息，目穿长路倚楼台”。李中是南唐人（公元937-975年）李中的诗比三国志要晚600多年。,信息论的奠基人申农的定义：信息是“通过各种形式包括数据（字母、符号和数字）、代码、图纸、报表、指令等反映出来的关于环境事实的可通信的知识。”控制论的创始人维纳的定义：信息是人们在适应外部世界并且使
6、这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。,我国学者：哲学角度（钟义信）：信息能反映事物存在方式或运动状态，以及这种方式或状态的直接或间接表述；经济学者（潘大均）：信息是能反映事物存在和运动差异的，对解决这些或那些任务有用的，可以被接受、被理解的新的消息、情报和统计资料的统称。,信息、知识、情报与消息的比较,消息是信息的外壳，信息是消息的内核,知识是人类社会实践的总结，是系统化的信息集合,情报是通过某种秘密手段活动的信息。,信息知识信息情报,小结,信息是客观世界一切事物在运动过程中的表现和特征的反映。文字形态、声像形态和记忆形态。,二、信息的特点1、客观性；2.无限性；
7、3.共享性；4.时间性；5.传递性；6.开发性。,三、信息工作对秘书工作的意义是秘书机构辅助领导决策的依据；是秘书机构的一项重要业务；有利于开创秘书工作的新局面；信息工作是增进秘书才能的最佳途径。,第二节 秘书机构信息工作的要求和程序,一、秘书机构信息工作的基本要求及时；准确；全面；适用。,二、信息工作程序图,（一）信息的收集,1.范围 上级信息：党的方针、政策；国家的法律、法规、规章；上级主管领导机关发布的决定、指示；组织内部信息；下级信息；平行信息：兄弟单位、无隶属关系的组织或部门的信息；社会动态信息；国际信息。,2.渠道信息网络、大众传播媒介；文件资料；会议交流；来信来访；调查研究、科研
8、；档案资料、图书馆。,（二）信息的加工整理,1、分类方法1）字母分类法；2）主题分类法；3）来源分类法；4）地区分类法；5）数字分类法；6）时间分类法。,2、筛选方法1）查重法；2）时序法；3）比较法；4）测评法。,3、校核方法 1）溯源法；2）比较法；3）核对法；4）逻辑法；5）调查法；6）数理统计法。,（三）信息的传递与存储,1、信息传递的方法 当面对话 召开会议 语言传递 接打电话 电台传送 电视传输 文本 文字传递 表格 图表,电话、电报 电讯传递 传真 电子邮件 摄影、摄像 实物及辅助设备传递 投影 实物展示,表格示例,柱状图,饼状图,折线图,组织图,2.信息存储,方法登记；编码；存
9、放排列；检索。,方式手工存储；计算机存储；电子存储；缩微胶片存储。,案例：喜讯后面的悲剧,总经理一天三次电话询问办公室信息秘书小王，了解南方市场的销售情况。小王一连打了好几次长途电话，总公司南方办事处主任都不在家，得不到答复。总经理要外出办事，临出门还叮嘱小王及时了解南方市场的情况，只要南方销售形势好，便可调整下一季度的生产任务，使企业再上一个台阶。小王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南方办事处吴主任。“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。总经理急需了解你们的销售情况。”,“我们的销售形势大好啊!我正忙着与港商洽谈十万套西服的出口合同呢!面料和样式与上次一样。”“那太好了!能成
10、功吗?”小王问。“估计问题不大!意向书已经草签，今天下午四时进一步洽谈细节，然后签订合同。”吴主任说。“那我下午四点半等您的准确消息。”“四点半我还有个应酬。我让办事处小李给你回个电话。”,小王刚放下电话，总经理的秘书小刘又打来电话问南方的销售情况。“吴主任说，南方形势大好，正在与港商洽谈十万套西服的出口合同。”小王兴高采烈地说。“成功的把握大吗?”小刘问。“吴主任说，今天下午四点正式签约。面料和样式与上次一样”。“那就是说，只有签约的手续了?”小刘又问。“是的。”小王肯定地说：“我接到签约回电后马上告诉你”。,小刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室小王接到南方办事处吴主任电话，
11、与港商洽谈出口十万套西服合同，面料和样式与上次一样。今天下午四点正式签约。3月25日小刘记录。”下午五点二十分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了小刘的记录后非常高兴。他拨通电话，要求采购员按上次要求购进面料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，生产部门准备另外招收一批熟练技工时间就是金钱，总经理抢在时间前面调兵遣将，一直忙到晚上七点半还没有吃饭。,下午四点半，办公室小王一连接到北方办事处、西北办事处的两个长途电话，一直打到下午五点半。刚放下电话，上海的男朋友又打来长途，商量结婚物资采购和蜜月旅行路线，一直谈了两个多钟头，柔情蜜意中连吃饭的事也给忘了。直到男朋友挂断电话，小王才想起
12、南方办事处的重要电话还未接到。这时已快八点了，她一拨通南方办事处，办事处小李开头一句就吼道：“怎么搞的?我拨了几个钟头电话，总是占线，你的电话拨不通，总经理的电话也拨不通。”“合同签了吗?”小王来不及解释，打断小李的话问道。,“签个屁!生意让深圳一家公司抢去了。人家更有优势，吴主任气得高血压病也犯了，住院去了。”小王赶快拨总经理的办公室电话。总经理办公室无人接，小刘也下班了。她又把电话打到总经理家里，家里说他没回来。最后，好不容易在大富酒楼里找到了总经理。“什么?谈判失败?”总经理一听，手里的酒杯也落地了。他知道高档面料已经购进，现在只有压在仓库里 重大的经济损失不可避免，总经理、吴主任、小王
13、、小刘、小李像害了一场大病。公司的前途，个人的去留，使他们忐忑不安 问题讨论：这个案例给秘书在传递和处理信息时提供了哪些借鉴？,1秘书给领导者提供信息一定要准确可靠。信息是领导决策的基础和依据，领导者决策，在很大程度上依赖于秘书提供的信息。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用；反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大。,2秘书对重要信息的跟踪与反馈一定要连续不断。对于一些领导特别关注的重要信息极其发展趋势，秘书人员一定要连续跟踪，不能间断。一旦信息发生变化，要立即反馈给领导者，以便及时调整决策方案。,3秘书对重要信息的传输渠道，一定要保持畅通。信息的时效性与其
14、价值成正比。传递得越及时，其价值越大，反之，则越小。因此，对于重要信息的传输，秘书人员一定要保证渠道畅通无阻，防止延误对重要信息的传递。,四、信息的开发与利用,1、形式剪报；索引；目录编制；文摘简讯；调查报告；资料册和综述。,2、方法汇集法；归纳法；纵深法；连横法；图表法；转换法。,（一）信息的开发,（二）信息的利用 1、信息利用服务的途径（1）信息检索服务 信息复制服务。信息发布服务。数据库检索服务。网络信息检索。电子期刊利用。,(2)信息加工服务；(3)定题、查询利用服务；(4)信息咨询服务；(5)网络信息服务,五、信息的反馈,（一）信息反馈的形式1、正反馈和负反馈；2、纵向反馈和横向反馈
15、；3、前反馈 和后反馈。（二）信息反馈的方法1、口头反馈；2、书面反馈；3、通讯反馈。,注意事项,既报喜也报忧做到快准结合做到深浅结合做到冷热结合,实训一,风光公司总经理办公室：李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。”,王炎抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。,王炎找了半
16、天资料，得出以下一些基本数字：风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的；分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。,服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。王炎初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。,实训二,1收集有关环保信息，然后将信息资料整理成一本小册子，供宣传普及用。2收集技能考证方面的信息，包括外语等级、计算机等级、教师资格证证书、职业资格鉴定证书、上岗资格证书等，因各人情况不同，请你根据你小组成员的情况，整理出适合他们参加考试的信息。3到学校就业指导办公室索取今年来本校招聘的用人单位信息，并将这些信息整理加工，形成今年招聘计划表、用人单位对毕业生素质的要求等信息材料。,思考题,1、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？2、秘书如何做好信息整理工作？3、秘书如何做好利用与反馈工作？,
