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1、第3章 账务处理系统,教学目的及要求,系统学习账务处理功能的基本知识和基本工作原理。要求掌握账务处理系统的基本业务流程、账务处理初始化的基本内容和工作原理。掌握账务系统初始化中设置会计科目、录入期初余额及设置分类、档案资料的方法；掌握日常业务处理中凭证处理和记账的方法；熟悉出纳管理的内容和处理方法；熟悉期未业务的内容和处理方法。,章节内容,3.1账务处理系统概述3.2总账系统初始化 3.3 日常业务处理 3.4 账表查询 3.5 出纳管理 3.6 期末业务处理,总账管理系统概述,地位会计信息系统的核心子系统功能总账初始化凭证管理出纳管理账簿管理辅助核算管理月末处理,总账管理系统概述,总账管理系
2、统与其他系统的数据关系,3.1.2 账务处理系统的功能结构,账务处理系统主要功能结构,建立账套,账务处理流程,录入期初余额,填制凭证,记账,增设操作员,分配权限,部门档案,基础设置,客户分类,供应商分类,客户档案,供应商档案,职员档案,会计科目,凭证类别,项目档案,月末转账,审核凭证,出纳管理,账簿管理,查询辅助账,结账,系统管理,初始设置,业务处理,月末处理,账务处理子系统数据流程图,应用解决方案选择,1业务较少的小型企业应用方案制单审核记账查账结账2业务较复杂的企业应用方案核算业务较复杂，建议使用辅助核算。3机构设置较复杂的企业应用方案如果企业机构较复杂，则应使用部门核算管理。4往来业务较
3、多的企业应用方案（1）总账模式（2）总账+往来模式（3）总账+应收（应付）模式,总账管理系统初始化,总账日常业务处理,总账系统初始化,初始设置的基本流程为：设置账套参数定义外币及汇率设置会计科目设置凭证类型定义结算方式定义客户/供应商等分类信息定义客户/供应商等档案信息定义项目档案录入期初余额,总账管理系统初始化,选项设置必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的
4、应用模式和应用流程。参数分类凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他,总账管理系统初始化,选项设置-凭证,总账管理系统初始化,选项设置-凭证制单控制制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单,总账管理系统初始化,选项设置-凭证凭证控制现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被
5、指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。,总账管理系统初始化,选项设置-凭证打印合并凭证显示、打印选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。,总账管理系统初始化,选项设置-权限制单权限控
6、制到科目单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。,总账管理系统初始化,选项设置-权限凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。出纳凭证必须经由出纳签字 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重
7、点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。凭证必须经由主管会计签字 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。,设置会计科目,会计科目是会计核算系统的基础，设置时必须综合考虑：要充分考虑到满足会计报表编制的需要必须考虑到与各子系统的衔接问题要注意保持科目间的协调性、体系的完整性和相对稳定性。,设置会计科目,1会计科目设置的基本内容会计科目设置的基本内容包括：设置会计科目编码科目助记词科目名称科目类型方向辅助属
8、性,设置会计科目,2、会计科目设置的基本操作会计科目设置的基本操作包括：增加会计科目修改会计科目删除会计科目指定会计科目,设置会计科目编码规则,遵循编码方案唯一性标准性简便性可扩展性级次顺序建立,设置会计科目,会计科目编码设置应遵循相关规则，科目名称、编码应唯一,设置科目助记词的目的是为方便用户记忆，它是对会计科目另外进行的编码,会计科目按其性质划分为五种类型，即资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类。,账户格式是定义该科目在账簿打印时默认的打印格式。一般可分为普通三栏式、数量金额式、复币式等格式。,会计科目-满足报表的编制要求企业需要上报哪些报表?对外：资产负债表 利润表 现金流量表对
9、内：管理费用明细表,基础档案录入,科目设置:6602 管理费用 660201 招待费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 660202 差旅费 660203 邮电费业务处理:计入相应明细科目报表编制:查询明细账,二级明细科目表示-项目栏目,三级明细科目表示-项目对象,管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成,科目设置:6602 管理费用 660201 招待费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 660203 邮电费 部门核算 业务处理:计入科目、辅助核算项目报表编制:查询部门辅助账,二级明细科目表示-项目栏目,部门目录,管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成,科
10、目设置辅助核算的原理,1.目的：简化科目结构、减少科目数量、特殊统计分析2.何时使用辅助核算：某一科目下所属的明细科目较多时或变化较大时某几个科目有相同的明细科目时有些科目需进行特殊统计分析时3.如何设置辅助核算：将明细科目从它所属的科目体系中分离出来，将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，属于科目核算体系；将这些明细科目设为某一辅助核算类别下的核算目录，属于辅助核算目录体系。,建立辅助核算填制凭证时记账时查询证账时编制报表公式时,建立辅助核算,原则：当辅助核算目录比较多时，需要分类管理，即先分类（遵循编码规则），后设置具体核算目录部门目录个人目录客户档案：客户分类、客户档案供应商档案：供
11、应商分类、供应商档案项目目录（自己总结）,设置项目档案,设置项目核算类科目定义项目大类指定项目大类核算科目定义项目分类定义项目目录,设置凭证类别与结算方式,1.凭证类别系统提供的凭证类别设置方案主要有五种：记账凭证；收款凭证、付款凭证、转账凭证；现金凭证、银行凭证、转账凭证；现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；自定义凭证类别。,凭证类型,填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息,结算方式,结算方式是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的与银行之间的货币结算方式，它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算、电汇结算、商业汇票、银行汇票等。结算方式设置的主
12、要内容包括：结算方式编码结算方式名称票据管理标志,在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）,结算方式,基础档案录入,收付结算-结算方式,在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）,总账管理系统初始化,准备期初数据为什么？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。,总账管理系
13、统初始化,总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。年中建账(2-12月）准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。,总账管理系统初始化,年中建账例如，某企业2010年7月开始启用总账系统，那么，应将该企业2010年6月末各科目的期末余额及1-6月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。,总账管理系统初始化,总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备？
14、应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理,总账管理系统初始化,总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。,总账管理系统初始化,总账与辅助账的关系,总账管理系统初始化,期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大
15、，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。,期初余额录入注意事项,1、有辅助核算的会计科目：1）必须先在会计科目设置中挂上辅助核算；2）期初余额在辅助项中录入，累计额直接录入；2、数量、外币核算科目：1）必须先录入本币余额，再录入数量、外币；2）外币金额不能根据汇率自动计算，必须手工录入；3、红字余额，用负数录入；4、调整余额方向时，只能调整一级科目，且本科目或其 下级科目尚未录入期初余额；5、录入期初余额后，必须先试算，再对账；6、期初余额试算不平衡，不能记账；7、手工试算年初余额8、已经记过账，则不能
16、再录入、修改期初余额。,总账管理系统日常业务处理,凭证管理填制凭证凭证复核凭证记帐修改凭证作废凭证冲销凭证凭证查询凭证汇总,出纳管理出纳签字现金/银行日记账查询资金日报支票登记簿银行对账,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程,总账期末处理,总账初始化,填制凭证,(1)一张凭证是由哪些因素构成的？(2)填制一张凭证的步骤有哪几步？(3)怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证？(4)怎样在填制凭证时增加一个科目？(5)怎样修改一张正在填制的凭证？(6)怎样修改一张已经填好的凭证？(7)怎样删除、查询打印一定条件的凭证？(8)怎样填制一张带有辅助核算的凭证？,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-
17、填制凭证表头凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号凭证日期：默认登录系统时的业务日期附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数表体摘要：每个记录行都要有摘要会计科目：必须选择末级科目金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数,填制凭证的指导思想：快和准,快：常用摘要常用凭证（凭证模板）,准（正确性检查措施）,(1)凭证号检查(2)凭证日期检查（3）科目代码检查存在性检查末级检查特殊核算要求检查：弹出相应的窗口要求输入 特殊核算信息外币 数量 银行 部门 个人 客户 供应商 项目与凭证类别是否相等检查（4）金额检查：借货平衡,1、回车：自动复制上行摘要；2、空格：借贷方向切
18、换；3、=：自动计算借贷方差额；4、-：红字；5、CTRL+L：只显示凭证金额栏的千位线。,凭 证 录 入 的 技 巧,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账,要求输入辅助核算：结算方式票号,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账,如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要进行“票号登记”,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-外币,系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-数量,输入数量和单价，系统自动计算金额,总账管理系统日常业务处
19、理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-客户往来,输入客户相关信息,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-供应商往来,输入供应商相关信息,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-部门,输入部门信息,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-个人往来,输入个人信息,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-项目核算,输入项目信息,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-凭证复核出纳签字前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审
20、核凭证之前，也可以在其之后主管签字前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-凭证记账前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-恢复记账激活“恢复记账前状态”在对账界面Ctrl+H取消记账“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态恢复到月初状态（只有主管有权）注意事项己结账月份的数据不能取消记账,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-修改凭证修改方式无痕迹修改对象：尚未审核
21、和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法修改内容凭证类别和凭证号不能修改能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-作废/删除凭证对象未审核未签字凭证规定作废凭证不能修改、不能审核应参与记账，否则月末无法结账删除凭证对作废凭证进行“整理”即可删除,1、未提供直接删除功能；2、必须先作废，再删除；3、整理凭证就是将作废的凭证删除；4、断号整理的使用。,删 除 凭 证 注 意 事 项,总账管理系统日常业务处理,凭证管理-冲销凭证对象已记账凭证方式手工编制系统自动编制,总
22、账管理系统日常业务处理,凭证管理-查询凭证,丰富的查询条件,总账管理系统日常业务处理,出纳管理现金/银行日记账/资金日报支票登记簿前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理支票领用支票报销,总账管理系统日常业务处理,出纳管理-现金日记账,总账管理系统日常业务处理,出纳管理-支票登记簿,总账管理系统日常业务处理,出纳管理银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计,总账管理系统日常业务处理,银行对账-输入银行对账期初,总账管理系统日常业务处理,银行对账-自动对账,总账管理系统日常业务处理,出纳管理银行对账录入银行对账期初数据录入银
23、行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计,总账管理系统日常业务处理,账簿查询基本会计账簿查询总账发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账先定义，再查询,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-发生额余额表,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-原材料明细账,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-管理费用多栏账,总账管理系统日常业务处理,账簿查询辅助核算账簿查询个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表
24、、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-个人往来两清,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-部门收支分析,总账管理系统日常业务处理,账簿查询辅助核算账簿查询项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进
25、行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-客户往来账龄分析,总账管理系统日常业务处理,账簿查询-项目统计分析,总账管理系统期末处理,总账管理系统的应用流程,开始下月业务,总账日常业务处理,总账管理系统期末处理,自动转账外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证工资：工资费用分配，相关费用计提固定资产：固定资产增减变动、计提折旧应收款
26、管理：应收款发生、收回、坏账准备应付款管理：应付款发生、支付存货核算：采购入库、销售出库内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证费用的分配、分摊和计提税金的计算成本费用的结转期间损益的结转,总账管理系统期末处理,定义转账凭证定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式生成转账凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账,总账管理系统期末处理,对账总账与明细账核对总账与辅助账核对结账结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对
27、总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额,逆 向 操 作,1、取消结账（主管）(月末结账CTRL+SHIFT+F6)；2、取消记账（主管）；1）激活取消记账状态(月末对账CTRL+H)；2）恢复记账处理；（凭证/恢复记账）3、取消审核、出纳签字；4、修改凭证。,思考题,问题1、为什么在出纳签字时，提示“没有符合条 件的凭证”？,答：有两种情况：1）没有做指定科目；2）没有涉
28、及现金、或银行存款的会计科目。,问题2、为什么不能记账？,答：1）如果是第一次记账，但期初余额 试算不平，则不能记账；2）上月末结账，本月不能记账。,记账凭证,输 入,凭证临时文件,记账,科目余额/发生额,审核,凭证永久文件,辅助余额发生额,银行日记账未达账,记账原理,记账凭证的检验：是否有不平衡的凭证保护记账前的数据，以便记账失败时恢复到记账前状态取“凭证临时文件”中已审核的凭证记录将已取出的凭证记录存入“凭证永久文件”根据凭证记录中的科目代码，更新“科目余额、发生额文件”中相应科目的发生额，并将其汇总到其上级科目如果取出的科目属于银行对账科目，则将该业务记入“银行日记账未达账项文件”如果取出的科目属于辅助核算科目，则将该业务记入“辅助核算项目余额、发生额文件”从“凭证临时文件”中删除该记录取“凭证临时文件”中下一个已审核的记录，如果没有。则记账结束，否则转第4步,账务处理子系统数据流程图,
