会计信息系统应用实例.ppt

《会计信息系统应用实例.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计信息系统应用实例.ppt（102页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第三章会计信息系统应用实例,【本章的学习目的与要求】本章模拟较完整的会计核算资料，通过案例讲解、上机练习使学生熟练掌握通用财务软件主要功能模块从初始化到日常处理到报表生成整个流程的实际操作方法和操作技能以及相应的维护知识，达到能运用会计电算化知识熟练处理基本会计业务的水平。【课时分配】26课时(含上机18课时),第一节 系统管理,一、系统管理的内容对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。主要功能：账套管理、年度账管理和操作员及其权限管理。,系统管理的功能,账套管理 账套指的是一组相互关联的数据。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。年度账管理 对不同核算单位、不同时期

2、的数据需要设置相应的系统路径。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。操作员及其权限管理 操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限。,二、启动系统管理用户安装好财务软件后，需要建立本单位的核算账套，首先应运行系统服务下的系统管理.三、系统注册 系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份 二是以账套主管的身份 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置。,三、账套的建立和管理账套是指一组相互关联的账务数

3、据。（一）、建立账套即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用总账系统时,应根据企业的具体情况进行账套参数设置。1设置账套信息设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。2输入单位信息输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息。3确定核算类型确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管。4确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。5确定编码方案确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。6确定数据精度数据精度是指定义数据的小数位数。,（二）、修改账套1.注册若当前操作员不是要修改账套的主管，则应

4、在“系统管理”中更换操作员。2修改账套以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。,（三）、输出账套账套输出，即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。（四）、引入账套账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。,四

5、、操作员及权限管理,（一）操作员的增加及修改为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能。只有系统管理员才有权利设置操作员。1.增加操作员 增加操作员包括设置操作员的编号、姓名及口令。2.修改操作员已设置操作员在使用的过程中，可以由系统管理员随时修改其姓名及口令。但操作员的编号一旦被使用则不能被修改。,（二）设置操作员权限1增加操作员权限由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。2修改操作员权限修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。（1）设定

6、或取消账套主管账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。（2）删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。,第二节 基础设置,在会计信息系统中，每一个账套都是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石，是运行会计信息系统的前提条件。如果基础资料不完整，系统的日常业务处理就无法进行。因此在启用新账套之始，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求，事先

7、做好基础数据的准备工作，再按照软件系统的要求将其建立到计算机系统中，这样可使初始建账工作顺利进行。,一、启动基础设置二、设置部门档案部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部 门编码、名称、负责人、部门属性等。其中部门属性主要用于描述部门特征，如该部门属于企业管理部门还是生产车间。,三、设置职员档案职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作职员档案用于设置职员相关

8、信息，包括职员编码、职员名称、所属部门、职员属性等。其中职员属性用来描述该职员是属于企业管理人员还是业务人员。,四、设置客户供应商分类当往来客户供应商较多时，对客户进行分类，以便对客户供应商进行分类统计和汇总等分类管理。客户供应商分类是指按照客户供应商的某种属性或某种特征，将客户供 应商进行分类管理。企业可以从自身管理要求出发选择分类方式，以便于对业务 数据的统计、分析，如可以按照行业或者地区对客户供应商进行划分。建立起客户供应商分类后，必须将客户设置在最末级的客户供应商分类之 下。如果在建账时选择了客户供应商分类，就必须先建立客户供应商分类档 案，再增加具体的客户供应商档案；若对客户供应商没

9、有进行分类管理的需 求，可以直接建立客户供应商档案。,五、设置客户供应商档案客户供应商档案主要用于设置往来客户供应商的档案信息，便于对客户 供应商及业务数据进行统计和分析。客户供应商档案中包含的信息非常丰富，不仅有反映客户供应商基本情况的客户供应商编码、客户供应商名称、客户 供应商简称、所属分类和地区，还要包括与信用相关的信息，如信用等级、信用额度等，以及与收付款结算相关的税号、开户银行、银行账号等信息。客户供应商基础信息一般用于总账、应收应付及购销存业务模块中。,第三节 总账系统概述,一、总账系统的定义和目标 1、定义：总账系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行

10、对账、账证表的查询和打印、系统服务和系统筲理等账务处理工作。2、目标(1)及时、准确地输入各种凭证，保证会计信息输入的及时、正确和全面。(2)保证会计信息处理的高效、准确。(3)建立总账子系统和其他子系统的数据接口，实现会计信息的及时传递和数据共享。(4)随时输出某会计科目的余额和发生额的信息，及时提供各个会计期间的各种账表。,二、总账系统的功能结构1系统设置模块。系统设置模块主要包括账簿设置、人员权限设置、会计科目设置、外币及汇率设置、期初余额设置、凭证类型设置等功能模块。2凭证处理模块。凭证处理模块主要包括填制凭证、审核凭证查询及打印凭证、科目汇总、记账等功能模块。3账簿管理模块。账簿管理

11、模块主要包括总账、科目余额表、明细账、日记账、日报表的查询及打印等功能模块。4.出纳管理模块。出纳管理模块主要包括现金日记账、银行日记账、资金日报、支票登记、银行对账等功能。5.期末处理模块。期末处理模块主要包括转账定义、转账生成、对账、结账等功能模块。,三、总账系统的数据处理流程1.用户将本单位的基础会计信息(如科目代码、科目名称、期初余额等)通过初始化输人计算机，并保存在相应的数据文件中；2.由录人员通过键盘输入原始凭证、记账凭证，输入的凭证经检查无误后，传人临时凭证文件，或者期末通过自动转账生成机制凭证传入临时凭证文件；3对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核；4.根据临时凭证文件中的已审

12、核凭证进行记账，分别更新各种余额、发生额文件，流水账文件，单位银行对账文件等，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除；5.根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，生成对账结果；6.根据各种余额、发生额文件和流水账文件生成日记账、明细账；7根据各种余额、发生额文件生成总账并输出；8.会计期末自动进行期末处理，并自动生成记账凭证传人临时凭证文件；9根据各种余额、发生额文件和流水账文件输出各种报表。四、总账系统的操作流程,第四节总账系统的初始化,系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。总账系统初始化的内容：包括

13、设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。,一、设置系统参数系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之前应通过设置“总账系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。,1、“凭证”参数设置包括“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“预算控制”、“客户及供应商往来款项”区域。2、“账簿”参数设置包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。3、“会计日历”参

14、数设置系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。此处只需用户选择“启用日期”。4、“其他”参数设置包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。,二、设置会计科目会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录，它是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。,（一）.设置会计科目的原则（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均需设置。（2）会计科目的设置必

15、须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据，需要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目。（3）会计科目的设置必须保持科目与科目的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。（4）会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定设置，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。（5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目。,（二）建立会计科目

16、1增加会计科目（1）、科目编码编码必须唯一，必须按其级次的先后建立（2）、科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。（3）、科目类型按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定，科目类型分为五大类即资产、负债、所有者权益、成本、损益。（4）、账页格式规定每个科目的会计账页格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。（5）、助记码（6）、账类,A银行、日记辅助核算账类的原理及作用日记账：1001，1002银行账：1002B数量及外币

17、辅助核算账的原理及作用数量账：数量单位可以是汉字或字符，如公斤，件，吨外币账：币名指外币名称或代用符。如美元、US$,C个人往来辅助核算的原理及作用个人往来是指企业与企业内部职工之间发生的往来经济业务。作用：采取这种方式处理个人往来业务，大大减少清理工作量，方便地实现对个人往来业务多种形式地查询统计。,D单位往来辅助核算的原理及作用 单位往来是指企业在经营过程中和企业外部单位发生的经济往来业务。包括客户往来和供应商往来。作用：当企业往来单位较多，往来业务量大时，采用单位往来账可大大减少科目数量，简化科目结构，同时可对应收（应付）账从不同角度进行统计查询，极大地减少往来清理的工作量。,E部门核算

18、的原理及作用采用部门辅助核算后，可以在不增加财务人员工作量的前提下，方便地对部门地各种收入、支出进行管理。,2.修改会计科目已经使用过地末级会计科目不能再修改科目编码非末级会计科目的编码不能修改或删除已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改,3.删除会计科目非末级科目不能删除已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改,4.指定会计科目指定会计科目是指指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。,三、设置凭证类别 系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况

19、自行定义。如果选择了“收款凭证 付款凭证 转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。（1）限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。（2）填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。（3）可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。,四、设置结算方式 该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。（1）必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入。（2）结算方式的录入内容必须唯一。（3）票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。（4）结算方式的编

20、码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中进行。,五、其他有关设置1、定义外币及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。2、设置明细权限 操作员权限已在“操作员权限设置”中进行了设置，“设置明细权限”功能主要用于对某一功能权限的进一步细化，如制单权限控制到科目、凭证审核控制到操作员、明细账查询权控制到科目等。,（1）明细账科目权限设置(2)凭证审核权限设置(3)制单科目权限设置,3常用凭证设置 常用凭证设置是为提高填制凭证的效率而设置的功能，所谓“常用凭证”实际上是设置一个凭证模板，在此模板中将日常

21、发生频繁的业务凭证的摘要、对 应科目预先进行定义，在填制记账凭证时使用相应的操作键调出凭证模板，填入各科目的发生额，即可快速形成一张记账凭证。,4常用摘要设置 许多账务系统软件都设有常用摘要库，用户可以将经常使用的摘要建立到摘要库中，以便在输入记账凭证时快速输入业务摘要。摘要库通常包括两个主要内容：摘要码和摘要内容。在输入记账凭证摘要时可以使用摘要码快速输入内容。,六、期初余额的录入1录入基本科目余额（1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。（2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。

22、（3）出现红字余额用负号输入。（4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。（5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。,2录入个人往来科目余额如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。3录入项目科目余额如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。4录入单位往来科目余额如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。,5调整余额方向在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发现会计

23、科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整。6.试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。,第五节 总账系统日常业务处理,日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。,一、填制凭证在总账中，记账凭证的来源有三种：一是根据审核无误的原始单据直接在计算机上编制记账凭证，或是由人工编制记账凭证，再输入计算机内；二是从其他业务系统自动传递到总账系统中的凭证；三是从外部导入的凭证，

24、如凭证引入或接口开发。,1.增加凭证输入凭证头部分（1）凭证类别：即初始设置过程中所确定的凭证类别。可以直接输入凭证类别代码或名称，也可从凭证类型下拉列表框中选择所需的凭证类型。（2）凭证编号：一般采用系统自动编号时，计算机自动按凭证类别按月对凭证进行顺序编号，也可采用手工编号。（3）凭证日期：即记账凭证的年月日。凭证日期的正确性会影响到经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以日期应随凭证号递增而递增。系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。凭证日期应大于系统启用日期，但不能超过业务日期。（4）附件张数：即本张凭证所附的原始凭证张数。,注意：（1）由于系统默认凭证保存时，不按凭证号顺

25、序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现“凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。（2）在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。（3）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。,输入凭证正文部分（1）摘要：即对本张凭证所反映的经济业务内容的简要说明。凭证每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同；上行的摘要可以自动带入下一行；每行的摘要将随该行的会计科目在相应的机内账簿中出现；许多总账系统提供了预先定义常用摘要（录入摘要时直接录入代码或简码）的功能，以方便用户输入摘要。（2）科目：输入科目时，一般输入科目编码或助记

26、码，计算机将根据科目编码或助记码自动切换为对应的会计科目名称；也可直接输入会计科目名称，但不方便。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，而且必须是最末级科目的编码。,（3）方向：每一科目的发生额均应有它的方向，即借方或贷方。（4）金额：借方、贷方金额是指本位币金额，金额不能为0，红字金额以“”负号表示。凭证借贷栏的底部有“金额合计”，自动累计已输入的借贷方本位币金额合计数。,注意：（1）当输入的科目需要待核银行账时，要求输入对应的结算方式、票号和发生日期，这些信息在进行银行对账时使用。如果在初始设置中选择了支票控制，该结算方式设为支票管理，则银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登

27、记簿中有记录。（2）当输入的科目有数量核算要求时，要求输入数量和单价。系统根据“数量单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方，按空格键即可调整金额方向。（3）当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币金额和记账汇率，并以外币金额和记账汇率的乘积作为记账本位币金额自动填入借方或贷方金额栏内。,（4）当输入的科目有个人往来核算要求时，要求输入部门、个人、票号和发生日期。（5）当输入的科目有部门核算要求时，要求输入部门。（6）当输入的科目有项目核算要求时，要求输入部门、项目名称等。（7）当输入的科目有客户或供应商往来核算要求时，要求输入客户或供应商、业务员、票号、发

28、生日期，以客户往来为例。（8）当输入的科目已设置为备查科目时，再输入凭证时，可按工具栏上的“备查”按钮，打开“备查科目资料”对话框，输入该科目备查资料。,2.修改凭证错误凭证的“有痕迹”修改 错误凭证的“无痕迹”修改第一种方式：对已经输入但未审核的记账凭证，可随时找到错误凭证，在编辑状态下直接进行修改。第二种方式：已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑功能进行直接修改。第三种方式：若已记账的凭证发现有错，先“恢复记账前状态”，然后取消审核，再通过凭证的编辑功能进行直接修改。,注意：（1）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭

29、证的制单日期之前。（2）若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。（3）外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。,3.冲销凭证如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。4.作废及删除凭证如果遇到有非法的凭证需要作废时，可在“填制凭证”窗口中单击“制单”菜单中的“作废/恢复”命令，将非法凭证作废。对于已作废的凭证，可再次单击“制单”菜单中的“作废/恢复”命令，即可取消“作废”标志，将当前凭证恢复为有效的凭证。5.查询凭证6 常用凭证的编辑,二、审核凭证 一是经济业务的真实性、合法性

30、，二是所录入会计凭证的正确性。如记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等等。,1.出纳签字会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过“出纳签字”功能对制单人员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。,注意：,凭证一经出纳签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才能进行修改和删除。取消签字只能由出纳人自己进行。,2.主管签字已签字的凭证不能再

31、签字，取消签字只能由签字人本人取消，同时签字人不能与制单人相同,3.审核凭证 凭证审核有静态审核、屏幕审核和二次输入校验两三种方法（1）静态审核静态审核是将凭证文件中的记账凭证打印出来，然后由输入人员以外的工作人员对照手工凭证进行审核。（2）屏幕审核 屏幕审核是指电算化信息系统将凭证文件中的记账凭证逐张显示在屏幕上，由输入人员以外的工作人员对照手工凭证进行审核。屏幕审核的方式有单张审核方式和成批审核方式两种方式。取消签章的方式也分为单张取消签章方式和成批取消签章方式。（3）二次输入校验,注意：（1）在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎

32、用。（2）作废凭证不能被审核，也不能被标错。（3）审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。（4）执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张”、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。,三、记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账即登记账簿，计算机记账是将存放在“记账凭证数据库”这个非正式会计档案中那些已经审核签章的会计凭证数据，通过一定的方法转化成有关正式会计账簿。每月可进行多次记账，采用分时、分

33、类、分批等方式将凭证记入有关账簿。业务多的单位可每天记一次账。,（一）、记账处理过程 1、选择记账范围 2、合法性检验3、数据备份4、正式记账注意：（1）在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。（2）未审核凭证不能记账。（3）有不平衡或错误凭证时，系统停止记账。（4）在记账过程中，不得中断退出。,2.取消记账操作由于某种原因，如记账过程中，由于断电使登账发生中断等，导致记账错误，或者记账后发现输入的记账凭证有错误，需进行修改。为了解决这类问题，可调用“恢复记账前状态”功能，将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。,系统提供两种恢复记账前状态方式：一种是将系统恢复到最后一次

34、记账前状态；另一种是将系统恢复到本月月初状态，不管本月记过几次账。,四、账簿管理,(一).基本会计核算账簿管理 1、总账总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有各级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。2、发生额及余额表查询发生额及余额表查询与总账查询基本相似，余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。3、明细账查询 明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。4、序时账查询所谓序时账，实际就是一个按时间顺序逐笔反映单位的经济业务的账簿，查询输出比较简单，此处不作

35、详述。,5、多栏账查询多栏账查询用于查询输出多栏明细账。在查询多栏账之前，必须先定义查询格式。进行多栏账栏目定义有两种定义方式：自动编制栏目、手动编制栏日。一般先进行自动编制再进行手动调整，这样叫可以提高录入效率。6、日记账和日报表的查询通过日记账和日报表的查询，可查询除现金日记账、银行日记账以外的其他日记账，其具体操作与总账、明细账的查询操作基本相同。,(二)、辅助会计核算账簿管理,1、个人往来辅助账管理 2、客户往来辅助账管理 3、供应商往来辅助账管理 4、部门辅助账管理,第六节 总账系统的出纳管理,出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、

36、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告。,一、出纳签字出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。,（1）出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。（2）已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。（3）出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。（4）凭证一经签

37、字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。,二、银行对账1概念：银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。,2步骤：银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账。,（1）录入银行对账期初数据第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。（2）录入银行

38、对账单 要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。（3）自动对账 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。（4）手工对账 由于系统中的银行未达账项是通过凭证处理自动形成的，期间有人工录入过程，可能存在有关项目内容输入不规范或不全面的情况，从而造成无法实现全面自动对账，此时可以采用系统提供的手工对账功能。（5）编制余额调节表对账完成后，系统自动整理汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。（6）核销已达账,三、日记账查询1概念：日记账是指现金和银行存款

39、日记账。在日常业务处理过程中，通过记账功能就能直接完成日记账的记账操作。日记账的作用只是用于查询和输出现金和银行存款的账务资料。2功能：现金日记账及银行存款日记账查询功能既可以查询某一天的现金或银行存款日记账也可以查询某一个月份的现金及银行存款日记账。,（1）在“现金日记账”中，如果本月尚未结账，显示“当前合计”、“当前累计”；如果本月已经结账，则显示“本月合计”、“本年累计”。（2）查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，查看相应的凭证，按“总账”按钮可以查看此科目的三栏式总账。（3）银行存款日记账的查询与现金日记账的查询操作基本相同。（4）在“总账系统”窗口中单击“出纳”菜单中的

40、“资金日报”或执行“出纳管理”|“资金日报”命令查询或输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。,第七节 总账系统的账簿管理,1.总账查询总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有各级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。2.发生额及余额表查询发生额及余额表查询与总账查询基本相似，余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。,3.明细账查询 本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。,第八节总账系统期末处理,期末会计业务是指会计人员将本月所发生的日常经济业务全部登记

41、入账后，在每个会计期末都需要完成的一些特定的会计工作，主要包括：期末转账业务、试算平衡、对账、结账以及期末会计报表的编制等。由于各会计期间的许多期末业务均具有较强的规律性，因此由计算机来处理期末会计业务，不但可以规范会计业务的处理还可以大大提高处理期末业务的工作效率。,一、定义转账凭证1.自定义转账设置 由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。在电算化方式下，为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，用户可以自行定义自动转账凭证以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提、税金的计算及期间损益转账

42、凭证的设置等。,（1）转账序号不是凭证号，转账序号可以任意定义，但只能输入数字、字母，不能重号。（2）转账凭证号在执行自动转账时由系统生成，一张转账凭证对应一个转账序号。（3）转账科目可以为非末级科目，部门可为空，表示所有部门。（4）如果使用应收、应付系统，在总账系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。,（5）科目缺省，取对方所有科目的金额之和。（6）如果公式的表达式明确，可直接输入公式。（7）输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。（8）在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向余额时发生取数错误。（9）如果输入常数的窗

43、口没有打开，可以单击“上一步”按钮返回后，再单击“下一步”按钮重新打开。,2.对应结转设置对应结转不仅可以进行两个科目一对一的结转，还可以进行科目的一对多结转。对应结转的科目可以是上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)。3.销售成本结转设置销售成本结转设置功能主要用来辅助没有启用购销存业务模块的企业完成销售成本的计算和结转。4.期间损益设置本功能用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。,二、转账生成 在定义完成转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按

44、照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，必须先将所有未记账凭证记账，否则，将影响生成的转账凭证数据的正确性。,（1）转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。（2）进行转账生成之前，选将相关经济业务的记账凭证登记入账。（3）若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入，可直接在当前凭证上进行修改，然后再保存。转账凭证每月只生成一次。（4）生成对应结转凭证和销售成本结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同。（5）生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。（6）在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错。,三、月末结账1对账对账是对账簿数据进行核对，以检查

45、记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。为了保证账证相符、账账相符，应经常使用“对账”功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。2结账结账指每月月末计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作的过程。结账只能每月进行一次，要正确地完成结账工作必须符合系统对结账工作的要求。,（1）如果与其他联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。（2）已结账月份不能再填制凭证。（3）结账前，要进行数据备份。在结账的过程中,可以单击“取消”按钮取消正在进行的结账操作。（4）取消结账功能键为：Ctrl+Shift+F6。,

46、第九节 UFO报表,一、UFO报表概述(一)报表管理系统的任务设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对该报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。(二)基本功能结构 用友UFO报表管理系统具有：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能和二次开发功能。,（三）、报表系统的几个基本概念(1)报表及报表文件。报表。报表文件(2)单元及单元属性报表中由表行和表列确定的方格称为单元。单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。单元类型有数值型、字符型和表样型。,(3)区域与组合单元。区域也叫块，由一组相邻的

47、单元组成的矩形块。组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。(4)关键字关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。,二、报表的格式设计定义一张报表，首先应该定义报表数据的载体报表格式。不同的报表，格式定义的内容也会有所不同，但一般情况下报表格式应该包括报表表样、单元类型及单元风格等内容。,（一）、启动UFO表在使用UFO报表系统处理会计报表之前，应首先启动UFO系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础之上设计报表的格式。启动报表管理系统，创建一个新的会计报表文件。有些软件建立的是一个报表簿，可容纳多张报表；也有些软件只建立一张报

48、表，甚至还需要规定其属性。（二）、设计表样设计表样主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。报表表样设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性等。启动UFO报表系统,进入格式设计状态。,1.设置报表尺寸设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。2.定义报表的行高和列宽如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列的列宽。3.划表格线报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所以为了满足查询和打

49、印的需要，还需要划上表格线。,4.定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。5.输入表间项目报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。6.定义单元属性单元属性主要指单元类型、数字格式、边框样式等内容的设置。7.设置单元风格单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。,（三）、设置关键字关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。可以根据自己的需要设置相应的关键字。每

50、张报表可以同时定义多个关键字。如果关键字的位置设置错误，可以执行“数据”菜单“关键字”|“取消”命令取消后再重新设置。关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张报表中不能有重复的关键字。,（四）、编辑公式在UFO表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式，报表主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。,单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式输入错误而不能被保存。账套号和会计年度如果选择默认，以后在选择取数的账套时，需要进行账套初始工作。如果直接输入，则不需再进行账套初始。如果输入的会计