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1、项目十二 办公室信息资源管理,http:/,任务一：信息资源的收集（一）信息收集的范围信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息工作程序包括：收集、整理、传输、存储、反馈和利用。（二）选择信息收集方法和渠道1信息收集的方法（1）观察法。,http:/,（2）阅读法。（3）询问法。（4）问卷法。（5）网络法。（6）交换法。（7）购置法。,http:/,2信息收集的渠道（1）大众传播媒介渠道。（2）图书馆。（3）互联网渠道。（4）供应商和客户。（5）贸易交流渠道。（6）信息机构渠道。（7）关系渠道。（8）调查渠道。,http:/,任务二信息资源的加工与存储（一）信息的加工1信息的筛选（
2、1）办公室常备的信息资料（2）阅读筛选信息资料的方法（3）信息筛选的工作程序第一，看来源。第二，看标题第三，看正文。第四，决定取舍。,http:/,2信息的分类信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。（1）信息分类的方法信息分类方法主要有：字母分类法；地区分类法主题分类法是数字分类法时间分类法。（2）信息分类的工作程序熟悉信息内容。选择分类方法。根据各种信息分类方法的特点进行选择。辨类。就是对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别。归类。对收集的信息分门别类地组织起来，使信息条理化。（3）注意事项要利用颜色、标签区分类别；要建立交叉参照卡。3信息的校核,
3、http:/,（二）信息存储信息存储是用科学的管理方法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。1信息存储的载体（1）纸质载体。（2）磁性载体。磁性载体的类型主要有：软盘；硬盘；磁带；光盘；缩微品。2信息存储的装具与设备信息存储装具与设备有：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜与文件架(如：直式文件柜、横式文件柜、敞开式资料架、卡片式储存柜、显露式文件柜)。,http:/,3信息存储管理系统信息存储管理系统有：（1）信息集中管理系统；（2）信息分散管理系统；（3）信息计算机辅助管理系统4信息存储的要求（1）选择有使用价值的信息存储。（2）按信息内容确定存储期，对过期的信息及时进行调整和清理。（3）分
4、类存储信息。（4）防止存储信息受到损坏、失密。（5）信息的存储要便于查找和利用。,http:/,5.信息存储的程序（1）登记，建立信息的完整记录，系统地反映信息存储情况。（2）编码，登记存储的信息要进行科学的编码。信息编码的方法有：顺序编码法和分组编号法。（3）排列，对经过编码的信息要进行有序化的存放排列。（4）保存，方式有手工存储，计算机存储，电子化存储和缩微胶片存储。（5）保管。做到防火、防潮、防高温、防虫害，防失密、泄密、盗窃，定期或不定期进行清点。,http:/,任务三信息资源的传输与安全（一）信息传输1确定传输信息的内容2选择并确定传输信息的形式传输信息的形式主要有：（1）信件；（2
5、）备忘录；（3）报告；（4）通知；（5）指示；（6）新闻稿；（7）企业内部刊物；（8）传阅单；（9）新闻发布会；（10）声明；（11）直接邮件。,http:/,3确定传输信息的方法（1）语言传输；（2）文字传输；（3）电讯传输；（4）可视化辅助物传输。4进行信息传输5确认信息传输质量（二）信息的保密1.信息保密的内容主要包括文件保密、会议保密、涉外保密、经济保密和人事保密几方面的内容。,http:/,（1）文件保密（2）会议保密（3）涉外保密（4）经济保密（5）人事保密2.不同载体信息的保密措施,http:/,3.保密工作的具体要求（1）加强文件的管理严格按照关于阅读中共中央和国务院有关文件资
6、料的规定，做好借阅工作。机密文件每半年进行一次清理，凡属保密性的文件均应由机要室或相关部门指定专人保管，不得散落在个人手里。机密文件和资料，均应按年度清理上缴或销毁。,http:/,凡机要文件，未经领导同意不得外传外借，更不能复印给其他单位和个人。接待外事工作，要坚持原则，友好接待，防止失密、泄密。传达室要建立会客登记制度，严防窃密人员混进企业内部窃取文件资料。上下班要对桌面上的文件进行清查。,http:/,打印、传真、复印文件时，要履行部门负责人或领导签注手续，私人不得印制或传真。（2）做到保密守则的“八不”不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及各种机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不携带机密材料展览、参观、探亲、访友和出入公共场所。,http:/,（3）保证单位机密安全把保密工作落实到业务工作中去，将其作为搞好本职工作的一项重要内容来对待。掌握一定的保密知识。秘书人员要保证自己知密而不泄密。,http:/,
