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1、涉密文件管理存在的问题及对策建议思考涉密文件是指以文字、符号、图形、图像、声音等形式载有国家秘密的物件。它包括传统的纸介质的文件、资料，如各级党政机关、人民团体、企业事业单位在处理公务和进行科学研究活动中形成的含有国家秘密信息的文件、电报、报表、会议材料、讲话稿、记录稿和研究报告、成果记录等；也包括随着科学的发展，特别是现代办公自动化技术的应用,磁介质和光介质等非书面形式的密件，如载有国家秘密信息的磁盘、磁带、光盘、录像带等。其中涉及国家机密的资料属于国家机密文件，如有泄露，将会危及国家安全。如何处理好涉密文件，使管理有度、保护有方，是每个管理人员都要面临的重要问题。一、涉密文件管理中存在的问
2、题在涉密文件管理方面，虽然已取得了一些成绩，制订了一套有关涉密文件的保密管理体系，为有关部门工作开展提供了法律上的保障，而且规定了有关人员不得采取的做法，明确了违反相关规定会受到的处罚，在一定程度上起到了引导和制约作用。但在实际工作中，由于种种原因，仍然会存在着很多问题，主要包括以下几个方面：（一）部门总目录台账和个人分目录台账登记内容不符。以某部门为例：按保密规定，涉密文件应建立涉密文件总目录台账，个人保存的文件应有分目录台账。在保存涉密文件时，应到部门保密人员处建立档案目录。但在月例行检查时，都会发现总目录台账与个人分目录台账记录的内容有出入。一是总目录台账多于分目录台账，主要是因为个别文
3、件已被销毁（或已存档），如果仅在分目录台账中进行删除，但没及时告知部门保密人员，导致总目录台账仍未能及时变更，就会多于分目录台账。二是总目录台账文件数量少，这是因为个人在接收涉密文件后，没能按规定及时建立档案，导致涉密文件的接收、签发、登记不及时，往往会由于事后补登而产生偏差。（二）涉密文件台账内容不详细。涉密与非机密文件分类不够精确、细致，分类范围太广，存在管理混乱、查找时间长、使用困难等问题。通常要建立台账的内容有：文件编号、发文单位、收文时间、份数（含附件）、文件的级别、是否销毁（或存档）、销毁时间、监销人等。但在实际工作中，却发现大部分的记录其实并不合格。（三）电子文件资料标密不规范。
4、随着时代的发展，电子文件占了越来越大的比重。工作中，对存储在计算机内的涉密文件资料要建立一个档案卷宗，档案后面要用最高级别的档案编号，档案名称可根据工作需要自行确定，档案正文也要标密。但有些标准保密要求与专业人员的需求存在矛盾,导致实际应用中规范度不高。（四）涉密文件标密（定密）与外带存在问题。涉密文件涉及的工作内容如果必须与外部机构沟通。那么在外带文件时，必须由两人同时保管，以防泄密。但在实际工作中涉密文件的保密工作不够精确，个别文件中的内容，虽然是保密级别，但如果未能准确标密（定密），就会导致泄密情况的发生。如果个人不慎携带了相关资料，也很有可能造成泄密。（五）涉密文件复印件管理松懈。由于
5、工作需要，有时确实需要保留涉密文件副本，但所保留的复印件大多无文件来源、无经手人登记记录。而且，由于所有影印机都有记忆体，也能一次进行多次扫描，这就导致很多使用单位并不知道要删掉拷贝的资料，存在一定的泄密风险。特别是实现了办公自动化后，使员工工作效率得到显著提升。但同时也给涉密文件保密工作带来了更大风险，其在网络中的传播变得更加不安全。涉密电脑软磁盘一旦不能及时维护和更新，也会致使涉密文件外泄。（六）文件发放范围广，随意性大。有些保密人员由于工作上的便利。任意扩展公文的分发范围，忽视保密原则。只按业务工作需要，无视保密工作要求，将重大机密文件随便分发，甚至拷贝给没有权限阅读涉密文件的人员。有时
6、分发后不能及时收回，等到涉密文件遗失后才发现。二、完善涉密文件管理的建议在实际工作中，涉密文件管理要讲原则、讲规矩、讲纪律。特别是加强对保密工作的认识，要突出责”，加强对制”的监督，在充分保障涉密文件安全的前提下，使其有效地“用”起来。（一）更新涉密文件管理观念。要充分认识加强涉密文件的使用是强化保密职能、全面提升涉密文件使用价值的一项重要措施。在实践中，很多涉密工作人员缺乏保密意识，对涉密文件的建立和落实重视程度不够，没有将涉密文件管理上升到保护国家和集体利益的高度，容易导致涉密文件外泄，从而引发信息安全问题。要从源头上解决涉密文件管理问题，就必须加强对涉密文件管理工作的认识，从思想上杜绝麻
7、痹大意思想。此外，在大数据迅猛发展的时代，迫切需要用高科技手段武装保密工作。而现在大部分涉密人员对保密工作还停留在传统的认识上，认为只要把文件、资料、图片等一些纸介质的涉密文件保护好就行了，对一些新兴传输介质（如办公室自动化网络平台、移动存储载体）的保密工作还没有真正重视起来，在技术上懂得不多，也就难以采取有效的防护措施，有的甚至无从下手。为此，要开展保密知识的宣传讲座、保密技术和防范措施的业务培训，经常性的组织开展保密知识的交流学习。使其增强保密意识，严格遵守保密规定，提升保密工作能力，增强保密工作的有效性。（二）完善涉密文件管理制度。涉密文件管理必须加强顶层设计，从系统上加强对涉密文件的管
8、理。一是制定涉密文件使用保障体系。要严格按照有关标准，按照相应程序向外传递涉密文件。同时，档案使用者要根据保密要求妥善保管档案。在阅读文档时，一定要严格控制阅读的时间，并将外部涉密文件及时收集起来，不得超过规定时限。二是建立涉密文件管理保密体系。一方面，要严格设置存取权限，防止无关人员接触涉密文件；另一方面，对涉密文件复印要经过批准，并按批准份数进行复印，要将领取涉密文件的单位、人员、日期、份数、批准人等及时做好登记。对于存储涉密文件的计算机要做好断网处理。对于做好涉密文件管理工作,要制定一套较为规范的文件管理制度，并制定相应的保密措施，让工作人员在工作中“有规可依”。实行岗位责任制，提高涉密
9、文件管理工作的质量，严防发生泄密。（三）强化涉密文件管理工作。要使制度发挥作用，就必须加强涉密文件管理。涉密文件管理工作既要完善管理工作体制机制，又要建立健全确保涉密文件安全保密的安全体系。由以往的主要依靠自律、自觉的制约向强调纪律、注重行政、法律等方面的管理方式转变，进一步加大安全保密执法检查力度。建立完善涉密档案安全应急管理制度，切实改善涉密文件保管保密条件，对重要涉密文件实行异地备份备灾保管，保障涉密文件信息的安全。涉密文件随着时间的推移和执行进度，相应的级别也会发生变化，超过一定时间节点或历史阶段，就不再具备必要性。为此，保密工作人员需要与时俱进，合理调整档案保密级别，在调整过程中，要
10、加强监督指导，对涉密文件进行全面清查和甄别，以保证档案管理工作正常运行。（四）规范涉密文件管理程序。要规范涉密文件使用、借阅、保存等程序，使其发挥最大作用，就需要对其程序进行严格管理。接收涉密文件时，要严格履行清点、签收手续。具体内容包括：检查送达的密件是否是发给本机关、单位。不属于本机关、单位的，不能接收，当即退回投递人员；检查信封、袋、套密封是否完好无损，确认未被拆开和漏失，才能接收。如果发现问题，应当及时报告单位主管领导和发文单位处理;检查签收单上的登记与密件实物是否相符，如果不相符，不能接收，同时要及时告诉发文机关，并要求投递人员弄清原因。各项情况检查核对无误后，应由接收人员签名和注明
11、接收时间，加盖单位收发专用章。接收人员应当对所接收的密件及时登记造册。具体内容包括：文件日期、收文编号资料标题名称或者简要内容、密级、保密期限、份数和分发；使用处理意见等栏目。签收文件登记簿应当保存一定的时间，以备查询。借阅涉密文件需要借阅人提起申请、经报请领导、审核通过后，在规定时间和地点进行借阅，借阅后及时归还，并签字备案，对档案及时整理、保管。文件管理人员要有良好的思想意识和业务能力，对涉密文件管理的各项工作进行定期检查，对档案归档、整理、编辑、借阅审批、密级保管、解密销毁等工作都要按照有关规定，做到账目相符，审批手续齐全，数据准确无误。保密责任部门要建立行之有效的稽查机制，切实提高档案
12、管理人员的工作责任感。负责人必须时刻保持警觉，做到严守秘密，不向无关人员透露机密。由于目前大量的电子档案缺少仔细甄别，在网上分享、传输会造成一定风险。因此，在数字档案库的建设过程中，必须从物理安全、信息资源安全、安全保密等方面入手，做好数据迁移、备份、恢复、计算机病毒的预防、识别、存取控制、信息加密等工作，以及做好信息的完整性检查和其他相关工作，确保档案安全。（五）正确处理好涉密文件保密与利用之间的关系。对涉密文件的保密管理是每一个档案工作者的职责。然而，在高度重视档案保密性的同时，也普遍存在着对其使用不当、过分强调保密，从而使大量有价值的资料无法得到有效利用,造成资源浪费等问题。因此，档案管
13、理部门必须在严格保密的前提下，将这些宝贵资料尽可能地利用起来，并发挥其最大的作用。在涉密文件保密管理工作中，要做到“保”与用和谐统一，二者缺一不可。仅关注涉密文件的保密要求，而忽视其保密时限和范围是错误的；但在没有保密意识的情况下，过度公开使用也是错误的。因此，在合理使用涉密文件的同时，也要对其做好必要的保密措施和管理。涉密文件的复审工作是档案公开之前的一个先决条件，目标是对档案的准确、合理分区，对档案的开放与利用进行合理审批。（六）加强涉密文件利用的监督。要切实加强涉密文件查阅、外借、复印等环节的标准化、规范化、精细化管理。根据实际情况，实行分级管理，为不同使用者开放不同等级的权限，并制定相
14、应的审批程序。强化档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。要加强档案室建设，建立档案室工作新格局，在关键入口和出口设置监控装置，以避免档案被偷窃和破坏。档案室工作人员要做到“三勤”：一是“口勤。多宣传有关文件使用条例，多与借阅者沟通，了解借阅意图；二是“眼勤”，多观察借阅者动作，让借阅者在自己的视线范围内；三是“脑勤”，多分析借阅者心理状况和借阅效果，多核实借阅资料的匹配性，在借阅者离开之前，认真核对借阅资料，如有问题，立即处理，如实记录并让借阅者签字。对一些比较严重的违规行为，如损坏文件，要立即启动应急预案，向相关领导汇报，在日常管理中如发现隐患,也要及时督促整改。三、结语综上所述，涉密文件管理是单位日常管理工作中的关键环节。随着信息化进程的加快，档案信息化程度的提高，对涉密文件管理提出更高的要求。应从管理理念、管理制度、管理工作和管理流程四方面入手，持续加大对涉密文件管理的支持保障力度，实现涉密文件管理价值最大化。
