常用机关用应文写作.ppt

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1、常用机关用应文写作,提纲,机关应用文写作的基本知识 机关应用文的定义、法定公文的涵义、事务文书的涵义、法定公文的格式常用机关应用文的写作 通知、请示、报告、批复、函、会议纪要、计划、总结、简报机关应用文的特殊语言课堂练习,机关应用文写作的 基本知识,机关应用文的定义,机关应用文也称公务文书，就是党政机关、人民团体、企事业单位在处理公务时所使用的、具有特定价值和一定惯用体式的文书。它分为法定公文和事务文书两大类。,机关应用文的特点,鲜明的政治性、内容的公务性、法定的权威性、特定的规范性、限定的时效性、作者和读者的指定性。,法定公文的涵义,即党政公文，是党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行

2、政机关公文。,法定公文分类,1981年国务院发布国家行政机关公文处理暂行办法、87年正式颁布、93年又进行了修订。2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定的13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,1989年中共中央办公厅印发了中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例规定的14种：公报、决议、决定、指示、意见、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。一般合称18种法定公文。,党政机关18种公文适用范围,公报 适用于公开发布重要决定或者重大事

3、件。决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。指示 适用于对下级机关布置工作，指出开展工作的原则和要求。条例 适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。,命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知事项。议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。决定 适用于对重要事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下

4、级机关不适当的决定事项。,通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关公文；传达上级机关指示；发布规章；传达要求下级机关办理和须要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示 适用于向上级机关请求指示、批准。批复 适用于答复下级机关的请示事项。意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,事务文书的涵义,事务文书是各级各类机关、社会团体、企

5、事业单位，为进行管理、处理事务而制作的不属于法定公文和专用文书的公务文书。,常用的有：邀请信、感谢信、贺信、请柬、传真、备忘录、计划、总结、会议记录、意向书、订货单、产品说明书、述职报告、简报、市场调查报告、合同、招标书、投标书、可行性研究报告等。,公文的种类,1、按行文方向分为：上行文、平行文、下行文；2、按公文来源分为：收进公文、外发公文、内部公文；3、按作者性质分为：党内公文、行政公文；4、按内部处理要求分为：参阅性公文、承办性公文；5、按发文性质分为：问文、复文；6、按办理时间要求分为：特急公文、急办公文、常规公文；7、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、普通公文；8、按作用分为：法规

6、性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。,（二）公文起草起草公文应把握以下要点：1、突出主题；2、注重规范；3、精心构思。（三）公文的校核与签发（四）公文的印制与封发,公文的处理,（一）公文的办理 1、收文的办理：签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、批办、承办和催办等。2、发文办理：核发、印制、登记、分发等。（二）公文的管理（三）公文的立卷、归档和销毁。,法定公文的格式项目,条例规定17项：版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记。办法规定16项：秘密等级和保密期限、紧急程

7、度、发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。,公文版头,人民政府文件人民政府办公室文件人民政府办公厅室中共文件中国共产党委员会()中共办公厅室文件 中共部文件,党政公文格式的区别,行政机关称“公文眉首”；党的机关对红色反线以上部分称“版头部分”。行政机关称“公文版记”；党的机关对主题词及主题词以下部分称“文尾部分”。行政机关公文要求用A型纸；党的公文要求用A4型纸，也可用16开型纸。行政机关的秘密等级、保密期限，紧急时限都标在首页右上角；党的公文要求标在首页左上角。,行政机关公文的红色反线是一条与版心等宽、中间不间

8、断的红色反线；党的公文红色反线在中间断开处点缀一个红色五角星。单一行政机关制发的公文一般不署机关名称；党的机关公文要求除决议、决定、条例、规定、意见、会议纪要等文种外，正文后不得省略发文机关名称。行政机关公文成文日期要用汉字，“零”写为“O”，党的机关公文既可用汉字，也可用阿拉伯数字书写。行政机关公文必须使印章与正文同处一页，不得标识“此页无正文”；党的机关公文可以标识“此页无正文”，位置在该页首行顶格标识。党的机关公文有大版头小版头；行政机关公文没有。,常用机关应用文的写作,通知,通知在公文中使用最为广泛，使用频率最高，上至方针政策，下至具体事务都可发通知。通知一般可分为四种：,1、批转性（

9、批示性）通知。又称转发性通知。领导机关批转下级机关文件或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关文件，以及发布某些行政法规和规章时，可用这种通知。2、指示性通知。上级机关对下级机关的某项工作有所指示和安排，但又不宜用“命令”或“决定”时可采用这种通知形式。带有强制性、指导性和决策性。3、告知性（事项性）通知。又称周知性通知，也叫一般性通知。上级机关需要下级机关知道或办理某项事宜时可用这种通知形式。上级机关对任免的人员告知下级机关单位时所用的一种通知形式。任免通知也可归属于事项性通知。4、会议通知,通知（例文）,国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部

10、委、各机构：现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时作废。（中华人民共和国国务院印）二年八月二十四日,省人民政府办公厅 关于严格控制新建和装修办公 问题的通知各市、县、自治县人民政府、省府直属有关单位：为贯彻落实中共中内、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定（中发199713 号）和省委、省政府的实施意见（发199710 号），经省人民政府同意，现就严格控制新建、装修办公楼的若干问题，提出如下具体意见，请认真按照执行。一、对所有在建、已立项但尚未动工兴建的行政办公楼

11、进行清理。（略）,二、现有办楼经鉴定属于危房以及新增机构确属需要新建或扩建办公楼，并符合发199710 号文件及本通知规定有关条件的，应按程序进行申报、审批、按规定进行建设。（略）三、严格限制超标准装修办公楼。（略）四、把好新建、扩建、装修办公楼资金来源的审批（略）五、加强党政机关办公楼建设过程中的财务管理。（略）六、加强监督、检查。（略）以上通知，请各地、各部门迅速组织贯彻落实。省人民政府办公厅 一九九七年月日,请示,请示是下级机关请求上级机关对某项工作作出指示、给予答复、审核批准时所用的一种公文。请示是典型的上行文。请示属请求性公文，只适用于有直接隶属关系的上下级之间。,请示的目的是对本单

12、位无法解决或无权决定的事项请求上级机关给予指示或批准帮助解决。受文者应及时对请示的事项作出肯定或否定的答复，提出自己的意见和要求。请示适用于向上级机关请求指示或者批准，可以分为“请批性请示”和“请转性请示”。,请示要求一文一事。一份请示只能写一件事，如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。不越级请示。不抄送下级。,请示（例文）,小学关于增拨教学设备款的请示 区教委：在新的世纪里，为贯彻党和国家全面推进素质教育的精神，落实小平同志“学习计算机，要从娃娃抓起”的指示，改变学校计算机设备

13、严重不足且落后的现状，我校拟于今年下半年新建微机室一个，配备586计算机60台，加上服务器、空调及其它网络设备，预计约需资金40万元。为此，特恳请教委给我校增拨30万元教学设备专用费，不足部分经费由我校自筹解决。妥否，请批复。附件：微机室建设预算表 二一年五月十八日（联系人，联系电话：）,报告,报告的适用情况：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告的分类工作报告；情况报告；答复报告。,报告（例文）,关于农村中小学教育收费专项 检查情况的报告 国务院：根据国务院领导同志的指示，国家计委经商教育部，组织各地开展了农村中小学教育收费的专项检查，并于11月8日9日召开座谈会，

14、听取了部分省（区、市）的汇报。据不完全统计，各地共检查农村中小学近2万所，查出违纪违规收费金额2.6亿元，已纠正处理6836万元，其中退还学生5800万元，收缴财政850万元，罚款186万元。现将有关情况报告如下：,一、农村中小学教育收费存在的主要问题 二、农村中小学乱收费产生的原因 三、治理农村中小学乱收费的对策 特此报告（国家发展计划委员会印）二一年十一月一日,请示与报告的区别,制发作用不同：一个是请求指示或批准，一个是汇报或答复工作情况。制发时间不同：事前请示事后报告。内容结构不同：请示要写清请示原由、内容和结语，报告写明工作中出现的问题、已采取的措施及目前的情况。行文要求不同。,批复的

15、种类及写法,批复的适用情况：批复适用于答复下级机关的请示事项。批复的种类：指导性批复；具体性批复,批复（例文）,国务院关于同意重庆市撤销长寿县 设立重庆市长寿区的批复 重庆市人民政府：你市关于撤销长寿县设立长寿区的请示（渝府文200127 号）收悉。同意撤销长寿县，设立重庆市长寿区，以原长寿县的行政区域为长寿区的行政区域。区人民政府驻凤城镇。长寿区的各类机构均要按照“精减、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你市自行解决。（国务院印）二一年十二月二十五日,函,函的适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项函的种类：告知函；询问函；商洽函；委托函；请求批准

16、函。函的写作要求：开门见山，切入主题；一函一事；态度要诚恳。,函（例文）,关于商洽代培统计人员的函 兴华机床厂：国务院关于加强统计工作的决定（国发 号）下达后，我厂曾打算集训现职统计工作人员，但由于力量不足，未能实现。得悉贵厂将10月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员，我厂拟派8名统计人员随班学习，请你们代培，代培所需费用由我厂如数拨付。如蒙同意，将是对我厂统计工作的有力支持。妥否，盼复。（长风机床厂印）二一年九月五日,研究院 关于 同志调动问题的复函 大学：贵校关于商调 同志的函(函2001 号）收悉。经研究，同意 同志调往贵校。现随函寄去该同志档案、现实表现材料和体检表，请查收并将

17、报到日期函告我院。特此函复（研究院印）二OO一年九月十日,会议纪要,会议纪要是会议主持单位根据会议记录、会议文件及其它会议资料，分析、整理而成的文件。对上级机关，它起汇报情况的作用；对与会单位它可起协调约束的作用；而对下属机关，则起指导工作的作用。,按照内容和性质，会议纪要大致可分为行政例会纪要、工作会议纪要和座谈会议纪要3类。,要求写作人掌握会议情况。写作会议纪要之前，最重要的是阅读会议性公文，了解会议有关情况。突出会议主题。会议主题往往是会议纪要的主旨，或者主旨所在。这就一定要把握和领会会议主题。在把握主旨这一会议纪要的核心之后，还要有重点、有条理、有详略地写作。,计划,计划的涵义：计划是

18、机关、团体、企事业单位对未来一定时期的工作预先作出安排时作用的文书计划的特点：明确的目的性；科学的预见性；执行的约束力；实施的可塑性,计划的写法：目标和任务、措施和方法、步骤和安排是计划的三要素。撰写计划的要求：要有全局观点；要切实可行，留有余地；要听取群众意见；要明确具体，并于执行和检查。,计划的的标题,安排短期、工作内容简单措施具体。*厂春节放假期间保卫工作的安排要点近期、对工作重点的概括。*局2007年度工作要点打算近期、对工作还未考虑周全。方案近期、对工作作全面具体的计划意见某个阶段、交代政策提出具体要求。设想长期、非正式粗线条的。*公司未来五年发展远景的设想规划长期、面广规模大只有大

19、的轮廓。计划某个阶段工作的具体安排*局2007年度提高职工素质工作的计划*县专项整治市容市貌工作的计划,总结,总结的涵义：总结是机关、团体、企事业单位对前一阶段工作进行回顾、反思和分析研究、找出成绩与问题、经验与教训，用来指导今后工作的一种事务文书总结的特点：客观性与回顾性相结合；科学性与理论性相结合；叙述性与议论性相结合,综合性总结的标题一般采用“总结单位+总结时限+文种”如：大学一九九八年度工作总结 专题性总结的标题常采用正副标题的形式。正标题往往用来揭示总结的主题，而副标题则指明总结的内容、单位、时间等如：适应市场竞争变化 提高公司经济效益 公司一九九七年度的机构改革的总结,总结的写法：

20、基本情况、成绩经验、问题教训、努力方向是写总结的四个方面。总结写作的基本要求：要实事求是，揭示规律。要明确性质，抓住重点。要面向现实，写出特色。要有针对性，注重分析。要有条理，讲究精炼,简报,简报的涵义：简报是机关、团体、企事业单位用来汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息的一种事务文书简报的种类：会议简报；工作简报（动态）；情况简报；专题简报。,简报的特点：真、新、快、简、密简报的编写格式：简报由报头、报身（主体）、报尾三部分组成简报的结构和写法：简报的基本结构包括标题、正文、落款。有些简报可加按语简报的写作要求：选择材料，求真务实；确定内容，求简务精；使用语言，求准务真。,公文专

21、用词语,开端用语：据查 为了 由于 遵照 据反映 兹有 关于承启用语：为此 据此 鉴于 基于 综上所述 总之 特作如下通知 拟作如下安排引叙用语：现接 现经 欣闻 敬悉 惊悉 收悉 兹就称谓用语：第一人称用本 第二人称用贵 第三人称用该。如本局 贵校 该单位。,经办用语：兹经 业经 现将 责成 径送 查照征询用语：当否 妥否 是否可行 意见如何期请用语：希 盼 望 请 恳 提请 报请表态用语：可行 不可 不得 应 原则同意 准予备案 按照执行 迅速办理呈递用语：奉上 送上 呈上 转呈 递交结尾用语：特此通知 现予以公布 为盼 为要 为荷 此复,数字使用,公文结构层次序数：第一层为一、第二层为（

22、一）第三层为1.第四层为（1）公文中的数字：除部分结构层次序数以及词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字、行政公文的成文时间必须用汉字书写之外，其他都应当用阿拉伯数字。两数相连表示概数时：用小写汉字，且数字间不能用标点符号。如 三四个单位。,课堂练习：请逐一修改下列公文错误之处,关于重建税务所办公楼的请示报告 市国税局、城建局、国土局、物资局：我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八百平方米，共需资金五百万元，扩大增土地八亩，钢材吨，水泥吨。特此报告。县国税局 2006年8月16日,县国税局关于复建税务所办公楼的请示 市国税局：我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所办公楼于*年*月*日受灾被洪水冲毁，现已严重影响了这三个区税务工作的正常开展。我局拟复建这三个区税务所办公楼三幢，建筑面积800平方米，据预算共需资金500万元。我局已筹集资金100万元尚有400万元缺口。恳请市局给予解决欠缺资金以便早日恢复损毁的办公楼。可否，敬望批复。二六年八月十六日（联系人：*、电话82562638）,思考题,1、什么是法定公文？2、什么公文需要标注签发人？3、请示与报告的区别是什么？4、总结要写明哪些内容？5、简报有那些种类？6、公文结构层次的序数应该怎样表示？7、根据课堂练习的公文，代市局写一个批复。,再见,