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1、第2章 数据库及表的基本操作,2.1 Access 2010的使用基础2.2 创建数据库2.3 创建数据表2.4 表的基本操作2.5 表的数据操作2.6 建立索引和表间关系,2.1 Access 2010的使用基础,2.1.1 Access的特点Access是一种桌面数据库，只适合数据量少的应用，在处理少量数据和单机访问的数据库时是很好的，效率也很高。Microsoft Office Access 2010 提供了一组功能强大的工具，可帮助用户快速开始跟踪、报告和共享信息。用户可以通过自定义几个预定义模板之一、转换现有数据库或创建新的数据库，来快速创建富有吸引力和功能性的跟踪应用程序，而且不必
2、掌握很深厚的数据库知识即可执行此操作。通过使用 Office Access 2010，可以轻松使数据库应用程序和报告适应不断变化的业务需求。Office Access 2010 中增强的 Microsoft Windows SharePoint Services 2010支持可帮助用户共享、管理、审核和备份数据。1更强大的数据共享和交换2方便与Office其他软件共享信息3更加便捷的程序开发环境4全新工具提供快捷操作5全新的视图界面6种类繁多的数据库模板 7更为简化的表达式生成器8将数据库扩展到Web9提供了数据集中化录入平台,2.1 Access 2010的使用基础,2.1.2 Access
3、的启动及退出Access 2010启动后，初始界面如图2-1所示。,图2-1 Access 2010初始界面,2023年9月11日星期一,2.1 Access 2010的使用基础,2.1.4 Access的数据库对象由图2-5中可以看到Access 2010中包含6种数据对象，即数据表、窗体、报表、查询、宏和模块。其作用如下：1）表(Table)表是数据库的基本对象，是创建其他6种对象的基础。2）查询(Query)3）窗体(Form)窗体也称表单。4）报表(Report)5）宏(Macro)6）模块(Module),2023年9月11日星期一,2.2 创建数据库,2.2.1 引例在前面一节主要
4、介绍了Access 2010数据库的特点、启动和退出的方法、工作界面和帮助系统，以及Access 2010数据库中所包含的数据对象。本节将向读者介绍如下内容：创建空白数据库使用向导创建数据库数据库的基本操作,2023年9月11日星期一,2.2 创建数据库,2.2.2 创建空白数据库在Access中创建数据库，有两种方法：一是使用模板创建，模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要；二是先建立一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库。,2023年9月11日星期一,2.2
5、创建数据库,2.2.3 使用向导创建数据库Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。模板是随时可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗体和报表。通过对模板的修改，可以使其符合用户自身的需要。在Access2010中提供了多种数据库模板，用以帮助用户快速创建符合实际需要的数据库。Access2010中的模板包括联机模板和本地模板，这些模板中事先已经预置了符合模板主题的字段，用户只需稍加修改或直接输入数据即可。,2023年9月11日星期一,2.2 创建数据库,2.2.4 数据库的基本操作 1打开数据库ACCESS提供了多种打开方式1）以共享方式打开：选择这种方式
6、打开数据库，即以共享模式打开数据库，允许在同一时间能够有多位用户同时读取与写入数据库。2）以独占方式打开：选择这种方式打开数据库时，当有一个用户读取和写入数据库期间，其他用户都无法使用该数据库。3）以只读方式打开：选择这种方式打开数据库，只能查看而无法编辑数据库。4）以独占只读方式打开：如果想要以只读且独占的模式来打开数据库，则选择该选项。所谓的“独占只读方式”指在一个用户以此模式打开某一个数据库之后，其他用户将只能以只读模式打开此数据库，而并非限制其他用户都不能打开此数据库。5）显示前一版本：以共享方式打开本次保存前的数据库版本。,2.2 创建数据库,2转换数据库格式3备份数据库,2.3 创
7、建数据表,2.3.1 引例上一节中主要介绍了创建数据库的方法和数据库的基本操作，数据库创建成功后，首要任务便是创建数据表，创建数据表主要有四种方法：1。使用表模板创建 2。使用设计视图创建 3。通过输入数据创建 4。使用已有的数据创建表,2023年9月11日星期一,方法一：使用模板创建,下面以“学生”表为例讲述数据表的建立过程。在创建Access表时可以使用Access 2010内置的表模板。Access 2010提供的表模板如图2-25所示。,2023年9月11日星期一,图2-25 表模板,方法二：使用设计视图创建表,表由两部分构成：表结构和表内容。,表结构,表内容,表结构的组成,1字段名称
8、每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。字段名称的命名规则为：（1）长度为164个字符。（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。（3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（）和重音符号（）。（4）不能使用ASCII为032的ASCII字符。,2.数据类型：用于指定在字段中存储的数据类型。,1字段数据类型Access 2010定义了12种数据类型，在表设计视图中“数据类型”单元格的下拉列表内显示了12种数据类型。分别为：1）文本类型 文本类型的字段用于输入介于 1 到 255个字符的文本。文本字段可在 1 到 255 个字符间变化。对于较大文本字段，请使用备注数据类
9、型。2）备注 备注类型主要用于存储长度超过 255 个字符并且是格式化文本的文本块。3）数字 数字类型用于存储非货币值的数值。如果可能使用该字段中的值进行计算，请使用数字数据类型。,4）日期/时间日期时间型主要用于存储基于时间的数据。5）货币货币类型主要用于存储货币数据。货币字段中的数据在计算过程中不进行四舍五入。货币字段精确到小数点左边15位和右边4位。每个货币字段值需要8个字节的存储空间。6）自动编号使用自动编号字段提供唯一值，该值的唯一用途就是使每条记录成为唯一的。自动编号字段常作为主键应用，尤其是当没有合适的自然键（基于数据字段的键）可用时。自动编号字段值需要4或16个字节，具体取决于
10、其“字段大小”属性的值。需要说明的是不应使用自动编号字段为表中的记录计数。自动编号值不会重新使用，因此删除的记录会导致计数与编号存在差异。此外，可以使用数据表中的“总计”行轻松地获取记录的准确计数。,7）是/否是/否类型主要用于存储布尔值，通常用于表示真假。8）OLE 对象该类型主要用于将OLE对象（例如 Microsoft Office Excel 电子表格）附加到记录中。如果需要使用 OLE（OLE：一种可用于在程序之间共享信息的程序集成技术。所有 Office 程序都支持 OLE，所以可通过链接和嵌入对象共享信息。）功能，必须使用 OLE 对象数据类型。通常应使用附件字段代替OLE对象字
11、段。OLE对象字段支持的文件类型比附件字段更少。此外，OLE对象字段不允许将多个文件附加到一条记录中。9）超链接 该类型用于存储超链接（例如电子邮件地址或网站 URL）。10）附件 该类型使用附件字段将多个文件（例如图像）附加到记录中。,11）计算 该类型用于显示根据同一表中的其他数据计算而来的值。可以使用表达式生成器来创建计算，以便您可以受益于智能感知功能并轻松访问有关表达式值的帮助。值得注意的是其他表中的数据不能用作计算数据的源。计算字段不支持某些表达式。12）查阅向导查阅向导是一个比较特殊的字段类型，当用户选择“性别”字段，将其设置为查阅向导类型后，将弹出如图2-44所示的界面。在其中选
12、择“自行键入所需的值”并单击下一步按钮，将弹出如图2-45所示界面。在其中自行键入所需的值，并单击下一步按钮，弹出如图2-46所示的界面，在其中键入标签的名称，并单击完成。,2.3 创建数据表,2.3.3 使用设计视图创建表使用模板创建表固然方便快捷，但是有一定的局限性。使用设计视图创建表是一种十分灵活但是比较复杂的方法，需要花费较多的时间。对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。例2.2 使用设计视图在“教务管理”数据库中，创建“学生”表。学生表的结构，如表2-1所示。,2023年9月11日星期一,表2-1 学生表结构,2.3 创建数据表,使用设计视图建立“学生”表的具体操作步骤如下：
13、1）打开“教务管理”数据库。在“创建”选项卡的“表”选项组中，单击“表设计”选项。2）打开表的设计视图，按照表2-1的内容，在字段名称列中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小，如图2-28所示。3）把光标放在“学号”字段选定位置上，单击鼠标右键，弹出如图2-29所示的快捷菜单中，单击“主键”按钮，或者在“设计”选项卡中，单击“主键”选项。设置完成后，在“学号”的字段选定器上出现钥匙图形，表示该字段被设置为主键。4）单击“保存”按钮，以“学生”为名称保存表。,2023年9月11日星期一,2.3 创建数据表,2023年9月11日星期一,图2-28 学生表设计
14、视图,2.3 创建数据表,2023年9月11日星期一,图2-29 属性快捷键,字段属性：决定了如何存储和显示字段中的数据,表3.2 常规属性选项卡,表3.5 输入掩码属性所使用字符的含义,例1 新建一个数据库名为test1，建立一张学生表，结构如下：,要求：1.学号的第一位必须是字母，后面几位必须是数字。2.姓名在格式设置中实现当输入名字后自动添加“同学”两个字3.性别只能在“男女”这两个选项中选择4.出生日期的有效性为“1991年1月1日以后”，有效性文本为“日期超出范围”5.设置学号为主键6.修改主键，将姓名+性别+民族设置为主键,用户如果不习惯使用模板和表设计视图进行表设计，也可通过直接
15、在表中输入数据的方法创建数据表。,方法三：通过输入数据创建表,方法四：使用已有的数据创建表,可以通过导入来自其他位置存储的信息来创建表。例如，可以导入来自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook 2010文件夹以及其他数据源中存储的信息。,2.3.6 表记录的输入和编辑,1数据输入用户创建完数据表后，用户可以直接输入数据，数据输入完成后的界面如图2-39示。,图2-39 数据输入完成,需要注意的是，由于学号字段是“学生”表的主键，所以在输入过程中能“学号”字段的值不能相同，同时该字段也不能为空。,表的修改,一、表结构的修改（设计视图）字段名
16、，字段类型，长度，规则等二、表记录的修改数据的移动和复制记录的移动、插入和删除,2.4 表的基本操作,在上一节中主要介绍了表的常用创建方法、字段属性的设置、主关键字的设置，以及表结构修改的方法，主要介绍如下内容：表的外观定制表的复制、删除和重命名数据的导入和导出,2023年9月11日星期一,2.5 表的数据操作,上一节中主要介绍了表外观的定制、表的复制、删除和重命名，以及数据的导人和导出等与表相关的操作，本届将主要介绍与表中数据相关的操作，具体内容包括：数据的查找与替换定位记录记录排序记录筛选a.一般筛选（单字段，多字段）b.高级筛选,2023年9月11日星期一,2.6 建立索引和表间关系,2
17、.6.1 引例上一节中讲述了表数据的相关操作，包括数据的查找与替换、记录的定位、记录排序和记录筛选等操作，本节介绍的主要内容包括：索引的建立建立、编辑和删除表之间的关系主表与子表,2023年9月11日星期一,2.6 建立索引和表间关系,2.6.2 索引索引就像一本书的目录一样，可以帮助 Microsoft Office Access 2010 更快速地查找和排序记录。表中的主键是由系统自动创建索引的。无法为数据类型为 OLE 对象或附件的字段创建索引。,2023年9月11日星期一,2.6 建立索引和表间关系,对于其他字段，如果满足以下所有条件，则考虑为字段创建索引：1）字段的数据类型是文本、备
18、注、数字、日期/时间、自动编号、货币、计算、是/否或超链接。2）预期会搜索存储在字段中的值。3）预期会对字段中的值进行排序。4）预期会在字段中存储许多不同的值。如果字段中的许多值都是相同的，则索引可能无法显著加快查询速度。如果用户觉得自己将经常同时依据两个或更多个字段进行搜索或排序，则可以为该字段组合创建索引。例如，如果经常在同一个查询中为“课程编号”和“授课教师”字段设置条件，则在这两个字段上创建多字段索引就很有意义。,2023年9月11日星期一,2.6 建立索引和表间关系,2创建索引 1）创建单字段索引 2）创建多字段索引表2-7 索引属性设置,索引类型：主索引唯一索引普通索引,3删除索引
19、如果发现某个索引已变得多余或对性能的影响太大，则可以删除它。删除索引时，只会删除索引而不会删除建立索引时所依据的字段。,2.6 建立索引和表间关系,2.6.3 建立、编辑和删除表间关系两表建立关系前提：必须有相同或相关字段1.建立表间关系A.两表建立关系B.三表建立关系2.编辑表间关系3.删除表间关系4.参照完整性说明,2.6 建立索引和表间关系,2.6.3 主表和子表 1主表和子表概述如果两个表具有一个或多个公共字段，则可以在一个表中嵌入另一个表的数据。这种嵌入的数据表就称为子数据表。包含该子数据表的表成为主表。如果要查看或编辑表或查询（查询：有关表中所存储的数据的问题，或要对数据执行操作的
20、请求。查询可以将多个表中的数据放在一起，以作为窗体或报表的数据源。）中的相关数据或联接（联接：表格或查询中的字段与另一表格或查询中具有同一数据类型的字段之间的关联。联接向程序说明了数据之间的关联方式。根据联接的类型，不匹配的记录可能被包括在内，也可能被排除在外。）数据，子数据表便十分有用。如果要在单个数据表视图中查看多个数据源中的信息，就需要用到子数据表。,2.6 建立索引和表间关系,在“教务管理”数据库，“学生”表与“成绩”表存在一对多关系（一对多关系：两个表之间的一种关系，在这种关系中主表中每条记录的主键值都与相关表中多条记录的匹配字段（一个或多个）中的值对应。）。如图2-89所示。,图2-89 学生表与成绩表关系,
