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1、第6章 数据的浅易分析,6.1 排序数据 6.1.1 单条件排序 6.1.2 多条件排序 6.1.3 自定义排序6.2 使用条件格式 6.2.1 新建条件格式规则 6.2.2 应用条件格式 6.2.3 清除格式规则6.3 筛选数据 6.3.1 自动筛选 6.3.2 自定义筛选,6.3.3 高级筛选6.4 分类汇总数据 6.4.1 创建分类汇总 6.4.2 隐藏与显示分类汇总 6.4.3 删除分类汇总,6.1 排序数据,数据排序是把一列或多列无序的数据按条件进行有序排列，这样有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据，有助于组织并查找所需数据，有助于做出更有效的决策。,单条件排序就是依据一个条件对
2、数据进行排序，其操作步骤如下。步骤1 新建“车辆管理.xlsx”工作簿，并重命名Sheet1为“车辆使用登记”，然后在工作表中录入数据，制作“车辆使用登记表”表格，如图6-1所示。步骤2 在表格中选中任一单元格，然后在“数据”选项卡下的“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，如图6-2所示。,6.1.1 单条件排序,图6-1 制作“车辆使用登记表”表格,图6-2 单击“排序”按钮,步骤3 弹出“排序”对话框，然后在“主要关键字”下拉列表框中选择“调用部门”选项，如图6-3所示。,图6-3 设置主要关键字,图6-4 查看排序结果,步骤4 接着设置“排序依据”为“数值”，“次序”为“升序”，再单击“确
3、定”按钮，排序后的效果如图6-4所示。,多条件排序是指按两个或两个以上条件对数据排序，具体操作步骤如下。步骤1 在表格中选中任一单元格，然后在“数据”选项卡下的“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框。步骤2 设置“主要关键字”为“调用部门”，“排序依据”为“数值”，“次序”为“升序”，再单击“添加条件”按钮，如图6-5所示。步骤3 这时将在“主要关键字”下方显示“次要关键字”列，在“次要关键字”下拉列表框中选择“车辆耗费”选项，接着设置“排序依据”和“次序”参数，如图6-6所示。,6.1.2 多条件排序,图6-5 添加排序条件,图6-6 设置次要关键字,如果是以某文本为条件进行
4、排序，在默认情况下，排序依据中的“数值”是按字母顺序取值的，用户也可以定义按笔划排序，具体操作步骤如下。,6.1.3 自定义排序,步骤4 单击“确定”按钮完成多条件排序操作，结果如图6-7所示。,图6-7 查看多条件排序结果,步骤3 单击“确定”按钮，按笔划升序排序调用部门的效果如图6-10所示。,步骤1 参考前面方法，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“调用部门”选项，再单击“选项”按钮，如图6-8所示。步骤2 弹出“排序选项”对话框，在“方法”选项组中选中“笔划排序”单选按钮，如图6-9所示。,图6-8“排序”对话框,图6-9“排序选项”对话框,图6-10 查看按笔划升序
5、排序调用部门后的效果,图6-11 选择“新建规则”命令,6.2 使用条件格式,应用条件格式可以帮助用户直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别数据的某种趋势。为此，下面将介绍如何新建条件格式规则、应用条件格式以及清除条件格式等操作。,条件格式是基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为True，就会基于该条件设置单元格区域的外观；如果条件为False，则不改变单元格区域的外观。若用户想设置特殊效果的单元格区域外观，可以通过新建条件格式规则来实现，具体操作步骤如下。步骤1 在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮，从弹出的菜单中选择“新建规则”命令，如图6-11所示。,6.2.1 新
6、建条件格式规则,图6-12“新建格式规则”对话框,步骤2 弹出“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型”列表框中选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项，接着在“编辑规则说明”选项组中设置规则条件为“特定文本 包含 私事”，再单击“格式”按钮，如图6-12所示。步骤3 弹出“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡下设置“字形”为“倾斜”、“颜色”为“红色”，再依次单击“确定”按钮，如图6-13所示。,图6-13“设置单元格格式”对话框,步骤4 在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮，从弹出的菜单中选择“管理规则”命令，如图6-14所示。步骤5 弹出“条件格式规则管理器”对话
7、框，在“显示其格式规则”下拉列表框中选择“当前选择”选项，接着在“规则”列表框中找到新建的条件格式规则，并在“应用于”列中单击右侧的图标，如图6-15所示。步骤6 这时会发现“条件格式规则管理器”对话框变窄，在“车辆使用登记”工作表中选择要应用条件格式的单元格区域，按Enter键还原该对话框，如图6-16所示。,图6-14 选择“管理规则”命令,图6-15“条件格式规则管理器”对话框,步骤7 在“条件格式规则管理器”对话框中单击“确定”按钮，效果如图6-17所示。步骤8 如果要删除新建的条件格式规则，只需要在“条件格式规则管理器”对话框中将其选中，再单击“删除规则”按钮即可；若单击“编辑规则”
8、按钮，用户可以修改新建的条件格式规则。,图6-16 选择要应用条件格式的单元格区域,图6-17 查看应用新建条件格式规则后的效果,在默认情况下，使用条件格式规则容易达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。下面以使用数据条规则为例进行介绍，应用默认条件格式规则的操作步骤如下。步骤1 选择要应用条件格式的单元格区域，这里选择G3:G22单元格区域，然后在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮，从弹出的菜单中选择“数据条”命令，接着从子菜单中选择一种规则，如图6-18所示。步骤2 应用数据条样式的条件格式规则的效果，如图
9、6-19所示。,6.2.2 应用条件格式,图6-18 选择条件格式规则,图6-19 查看应用默认条件格式规则后的效果,如果用户接下来还需要对数据进行筛选、分类汇总或使用数据制作图表等操作，为了整体美观，用户可以清除工作表中的格式规则。其方法是在“开始”选项卡下的“样,6.2.3 清除格式规则,式”组中单击“条件格式”按钮，从弹出的菜单中选择“清除规则”|“清除整个工作表的规则”命令即可，如图6-20所示。如果只需要清除一部分格式规则，用户可以先选择应用该规则的单元格区域，然后在“条件格式”菜单中选择“清除规则”|“清除所选单元格的规则”命令即可。,图6-20 清除整个工作表的规则,6.3 筛选
10、数据,使用突出显示单元格条件格式规则，用户可以设置满足条件的单元格的外观，使其突出显示。即使这样，在数据记录非常多的情况下，查看这些满足条件的单元格也不方便。为此，下面将介绍筛选功能，使用该功能可以筛选出满足条件的数据记录，隐藏其余不满足条件的数据记录。,下面以筛选某车牌号的数据记录为例进行介绍，具体操作步骤如下。步骤1 选中A2:I22单元格区域，然后在“数据”选项卡下的“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，如图6-21所示。步骤2 此时选中的表格列标题右侧会出现三角形按钮，单击“车牌号”列标题右侧的三角形按钮，如图6-22所示。,6.3.1 自动筛选,图6-21 单击“筛选”按钮,图6-22
11、 单击“车牌号”列标题右侧的三角形按钮,步骤3 在弹出的“车牌号”菜单中设置选择筛选条件，如在下方的列表框中只选中“苏A3SB55”复选框，如图6-23所示。步骤4 单击“确定”按钮，筛选出车牌号是“苏A3SB55”的数据记录，如图6-24所示。步骤5 若要清除筛选，用户可以再单击“车牌号”列标题右侧的三角形按钮，从弹出的菜单中选择“从车牌号中清除筛选”命令即可，如图6-25所示。,图6-23 设置选择筛选条件,图6-24 查看筛选结果,图6-25 清除筛选,图6-26 选择“数字筛选”命令,如果用户要筛选某个数值段中的数据记录，用户可以通过自定义筛选方式来实现，具体操作步骤如下所示。步骤1
12、参考上一节的操作，对A2:I22单元格区域使用筛选功能，然后选择筛选条件数值列，这里单击“报销费”列标题右侧的三角形按钮，从弹出的菜单中选择“数字筛选”|“大于”命令，如图6-26所示。步骤2 弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在“显示行：报销费”选项组中设置筛选条件为“大于 150”，如图6-27所示。,6.3.2 定义筛选,图6-27 自定义自动筛选方式,步骤3 单击“确定”按钮，这时只显示报销费大于150的数据记录，如图6-28所示。,图6-28 查看自定义筛选效果,如果筛选约束条件有两个或两个以上(排除两个约束条件针对同一列数值的情况)，用户可以使用高级筛选功能进行操作，具体操作步骤如
13、下。步骤1 在K1:L5单元格区域中输入筛选条件，并在筛选条件与数据记录之间至少保留一列空行，如图6-29所示。步骤2 在“数据”选项卡下的“排序和筛选”组中单击“高级”按钮，如图6-30所示。步骤3 弹出“高级筛选”对话框，在“方式”选项组中选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，然后单击“列表区域”文本框右侧的按钮，如图6-31所示。步骤4 返回工作表中，选择A2:I22单元格区域，按Enter键还原“高级筛选”对话框，如图6-32所示。,6.3.3 高级筛选,图6-29 设置高级筛选条件,图6-30 单击“高级”按钮,图6-31 设置高级筛选方式,步骤5 单击“条件区域”文本框右侧的按钮
14、，接着在工作表中选择K2:L5单元格区域，按Enter键还原“高级筛选”对话框，如图6-33所示。步骤6 在“高级筛选”对话框中单击“确定”按钮，如图6-34所示。,图6-32 设置列表区域,图6-33 设置条件区域,图6-34“高级筛选”对话框,步骤7 这时将会在工作表中显示满足多个筛选条件的数据记录，如图6-35所示。,图6-35 查看高级筛选结果,图6-36 清除高级筛选结果,步骤8 如果要清除高级筛选结果，用户只需要在“数据”选项卡下的“排序和筛选”组中单击“清除”按钮即可，如图6-36所示。,6.4 分类汇总数据,分类汇总是一种常用的数据分析方法，该功能是按指定的字段对数据记录进行分
15、类，然后统计同一类型记录的信息。统计的方法由用户指定，用户可以求和、计数、求平均值、求最大值以及乘积等。,分类汇总是建立在排序的基础之上的，因此需要先对数据记录排序，然后才能使用分类汇总功能，具体操作步骤如下。步骤1 参考前面的操作，将“车辆使用登记”工作表中的数据记录按“调用部门”进行“升序”排序，然后在“数字”选项卡下的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，如图6-37所示。,6.4.1 创建分类汇总,步骤2 弹出“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“调用部门”，“汇总方式”为“求和”，接着在“选定汇总项”列表框中选中“报销费”复选框，如图6-38所示。,图6-37 单击“分类汇总”按钮
16、,图6-38“分类汇总”对话框,图6-39 查看按调用部门分类汇总的结果,步骤3 单击“确定”按钮，按调用部门分类汇总的结果如图6-39所示。,图6-40 隐藏数据,图6-41 隐藏所有明细数据,6.4.2 隐藏与显示分类汇总,为了便于分析每个分类汇总，用户可以将其他暂时不用的分类汇总隐藏起来，在需要时再将其显示出来，具体操作步骤如下。步骤1 单击工作表左侧的 按钮，可以隐藏相应级别的数据，并且 按钮将变成 按钮。图6-40所示是隐藏部分级别数据后的结果。步骤2 单击 按钮，则会显示隐藏的数据。步骤3 在工作表左上角有 三个按钮，若单击“1”按钮，将隐藏所有数据，只显示“总计”汇总结果；若单击
17、“2”按钮，将隐藏所有明细数据，显示每个分类汇总和总计，如图6-41所示；若单击“3”按钮，将显示出所有的明细数据和汇总。,步骤4 如果用户想保留分类汇总结果，清除分级显示效果，用户可以在“数据”选项卡下的“分级显示”组中单击“取消组合”按钮旁边的下拉按钮，从弹出的菜单中选择“清除分级显示”命令，如图6-42所示。,步骤5 清除分级显示后，工作表左侧控制明细数据的各按钮将消失，同时在每个分类下方将保留汇总数据，如图6-43所示。,图6-42 选择“清除分级显示”命令,图6-43 查看清除分级显示后的效果,如果用户使用分类汇总功能已经分析出自己需要的结果，为了后面操作方便，用户可以删除分类汇总，方法是在“数据”选项卡下的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，接着在弹出的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可，如图6-44所示。,6.4.3 删除分类汇总,图6-44 删除分类汇总,
