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1、质量管理体系建设项目报告,工程项目组织与设计项目组,项目经理：项目成员：,1.团队分工,报告人：,2.项目背景分析,某研究所在进行科研立项申请和项目实施时，上级机关明确要求加强质量管理。所领导班子审时度势，于2015年6月20日做出决定，启动质量管理体系建设，用1年时间，扎扎实实打牢基础，提高管理水平，并通过GB/T19001-2008认证，更好地为科研生产服务。该项目预算为200万元。,3.项目描述,4.项目管理组织结构,假设该研究所的主要职能部门有人力资源处、财务处、军政处、研发部、采购部、质检部等。由于质量管理体系建设项目需要研究所各部门的通力合作，为此，研究所领导决定采用项目管理的模式
2、进行管理，委托一位项目经理全权负责该项目的开发，同时成立质量管理体系建设项目办公室。该组织结构的特点和项目办直接归所长领导，以保证项目的开发成功，也说明了研究所领导对该项目艰涩的重视程度。项目办通过横向的职能机构协调利用企业现有资源，各职能部门在项目办的协调下相互协作，使得在项目的建设中各职能部门的作用井井有条。由于矩阵式组织结构形式的特点是将按职能划分的纵向部门与按照项目划分的横向部门结合起来，以构成类似矩阵的管理系统，这与本项目的特点是吻合的，所以为保证项目的顺利实施，研究所可以采取强矩阵式组织形式，如下图所示。,4.项目管理组织结构,报告人：,1.项目里程碑,项目的里程碑是项目实施过程中
3、，对项目实施进度有重要影响的关键事件。它对进度状态检查有重要意义。根据本项目特点，我们确定了里程碑事件。里程碑计划图如下：,12,10,8,6,4,3,2,时间,任务名称,序号,获得证书,4,11,9,试运行结束,3,体系建设阶段结束,2,项目准备阶段结束,1,7,6,5,1,报告人：,2.项目工作分解,为保证项目结构的完整性，让相关方了解项目过程，将目标分解到单元便于、人力资源计划安排、责任分配、费用预算和检查、控制。以项目范围和目标为主导，由上而下，由粗到细进行分解。形成树型结构，直到具体明确。子项目一般要有一定的整体性和独立性。,2.责任分配矩阵,参与项目各方的责任一般通过责任分析矩阵的
4、形式进行表达，这种表达形式的优点是直观地将项目责任方的责任和权利完整地表达了出来，便于项目各方进行有效的协调，每项工作都有负责、有协作。责任分配的依据是项目组织机构及工作分解结构。,图例：P-批准 F-负责C-参与,报告人：,1.网络计划图,2.甘特图,2.甘特图,2.甘特图,2.甘特图,1.人力资源需求分析,报告人：,2.费用计划分析,注：预留费用于意外开支和通过认证后运行完善阶段开支,2.费用计划分析,2.费用计划分析,2.费用计划分析,一、项目内部工作人员 100万二、咨询费：40万三、认证费40万四、各部门其他费用：（一）项目经理：1.文件审批确认：文件培训 3万2.内部评审：1万3.
5、管理评审：1万4.试运行：取证费等 1万5.其他：1.18万,2.费用计划分析,（二）培训组主要费用构成：1.标准培训阶段：参加人员：公司总负责人、各级管理人员、程序文件编写人员、项目管理办公室全体成员（以质量处人员为主）培训内容：贯标培训培训人员：咨询公司老师（培训费包括在总价中）费用：固定费用 2万 2.全员宣贯：1万3.其他：3.29万,2.费用计划分析,（三）访谈组主要费用构成：1.高层访谈：参加人员：访谈组人员、公司各阶层工作人员调研内容：根据认证标准中的内容和要求，调研形式：查阅公司业务文件、采访公司各部门人员费用:调研差旅费 1万2.其他：0.73万,报告人：,本项目的交付物为质
6、量管理体系的建成以及成功通过GB/T19001-2008认证，风险的分析和规避直接影响到项目实施的成败，本项目采用问询法（头脑风暴法），主要从以下几方面分析：1、技术风险：相关文件的错误理解、描述上的纰漏2、费用风险：项目总费用的有效控制、各项费用分配的合理性、前期准备费用与庆典接待费用的有效控制3、时间风险：各阶段工时的控制、各项活动顺序的安排、总体进度的控制、外协进度的控制（采购延迟、出错）外审和内审的差别（试运行失败）4、人员风险：人员能力风险、人员工作安排、人才流失、沟通风险（内外关系、上下级）宣传风险5、管理风险：核心技术信息泄露、决策失误、过程控制不严、合同管理不当,1.风险分析,
7、在以上我们所识别出的风险中，根据相关材料，经项目组成员研究，对五种潜在风险的发生概率和影响程度进行评价，并针对各种风险提出了应对措施，评估结果和措施如下表所示：,2.风险评估与控制,项目组已对可能出现的风险进行了识别和分析，但是仍须在风险事件发生时跟踪识别风险，并识别剩余风险和新出现的风险，修改风险管理计划，保证风险计划的实施，并实现项目风险管理的良性循环过程。风险监控的目的：监事风险的状况、检查对策是否有效、不断识别新的风险并制定对策本项目可采用的风险监控方法：风险审计和偏差分析1、风险审计：专人检查监督机制的正常运行、定期审核风险2、偏差分析：实际活动时间和成本与原计划作比较、实际达到指标
8、与目标指标比较,3.风险监控,报告人：,本项目中，我们认为：对于成功，威胁最大的就是沟通的失败。本项目成功的三个主要因素分别为：研究所员工的积极参与，明确的需求表达，研究所管理层的大力支持。而这三要素全部都依赖于良好的沟通技巧。沟通管理的目标是及时并适当地创建、收集、发送、储存和处理质量体系建设项目项目的信息，标准的项目沟通包含沟通计划、信息传递、实施情况报告、管理收尾共四个过程。,项目沟通管理的主体是项目中对项目的发展和结果产生影响的人（即项目干系人）以及各种项目信息。项目干系人：领导层（所长）管理层（项目经理）项目小组成员 全体员工 认证机构 培训讲师 质量专家等,1.沟通计划编制,在项目
9、沟通过程当中，项目经理责无旁贷地成为信息传输的中心和中转站，需要项目管理者具有优秀的领导能力、良好的沟通能力和人际交往能力以及处理和解决问题的能力。,沟通计划具体地说应明确一下内容：工作汇报方式（方式/时间）文件保存方式（读写权限/位置）联系方式统一项目文件格式“沟通计划”维护人,1.沟通计划编制,1.1工作汇报方式,项目组每周对项目经理通过EMAIL发送周报，项目经理与部门经理沟通后完成项目周报。每两周项目组进行一次当前工作沟通会议，项目经理对领导层通过EMAIL发送项目双周报告。每月进行一次领导层参与的项目报告会议，主要由项目经理负责汇报项目在进度、成本、质量等方面的情况，对关键的事项得到
10、高层的支持和批准。紧急汇报通过电话或紧急会议及时沟通。,1.沟通计划编制,1.2文件保存方式,首先在研究所服务器里划分专门的存储空间保存信息，信息读写分为不同的权限。明确划分重要信件储存区域、会议记录储存区域、工作报告储存区域、质量体系文件储存区域、辅助文档等的存放位置，及相应的读写权力。,1.3联系方式,研究所提供了内部电话和集成在邮件系统中的黄页，可以很方便地找到项目相关人员的邮件和电话，并在特殊人员做上了标注。,1.沟通计划编制,1.4项目文件方式,制订本项目统一的文件模板，并提供编写指南。按照系统要求，为项目管理中的各种任务制定了相关的模板，基本沿用了本所原有的标准化格式,在使用时大家
11、都采用统一的格式。按照研究所规定的文件命名方式来命名电子文档。作为项目的必要过程资产，各类电子文档都被要求按照一定的格式命名，标准格式为日期_作者ID_主题。,2.信息传递,2.1宣传教育，组织培训,对领导层、管理层和全体员工进行教育和培训，同时鼓励各个部门和每个员工在质量管理体系实施中不断提出改进建议。另外，对内审员的培训还应该参加国家专门机构组织的培训班,取得内审员证书。建立质量管理体系,必须全员统一思想认识,认真学习理解体系的标准。,2.2建立沟通反馈机制,沟通是双向的，为了保证信息被接收者接收到，所有的沟通方式，必须有回馈机制。凡是电子邮件进行沟通方式，接收者在收到后要做回应，简单回复
12、“已收到、OK”等，电话沟通方式，接收者收到信息，也要回应信息已经接收到。为了保证接收者的正确理解，要求接收者进行理解后进行细化并进行回复表达，这种表达却是在确认自己理解了的同时去转叙或者执行的结果，而不是复述。,3.项目实施情况报告,3.1定期报告,某一特定的时间内将所完成的工作量向上级汇报。主要涉及项目成员周进展报告和项目双周报，前者由项目组成员上报项目经理，后者是对前者的总结，由项目经理上报于所长。项目报告的主要内容就包括：当前状态、进度完成情况、当前问题和下期计划等。,3.2阶段评审报告,内审员要持续进行质量审计，按阶段提交质量审计报告。每季度提交一次,先后进行了四次内审,对不符合项进
13、行了认真纠正,举一反三,对有类似的问题采取纠正措施。通过内审,使本所质量管理体系运行得到了不断改进。开展的两次管理评审，要在所长亲自主持下,按规定的程序、要求认真组织实施,做到评审输入清楚完整,输出结论明确。,3.项目实施情况报告,3.3紧急报告,在出现意外情况下，项目组成员对项目经理、项目经理对所长要及时进行紧急报告。紧急报告包括以下内容：当前发现的问题，相关影响，需如何解决（动用什么资源），问题紧迫性（必须什么时间内进行反馈）。,4.管理收尾,4.1通过GB/T90012008认证,项目收尾期间，企业经过若干次内审并逐步纠正后，所建立的质量管理体系已符合所选标准的要求，便可申请外部认证，包括向认证机构提出书面申请，并提交质量体系文件等必要信息。,4.2过程文件归档,项目组内部对质量管理体系建设项目过程中的质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、质量作业文件、质量记录等文档整理归档，为以后的查询及参考作为一定的依据。,4.管理收尾,4.1项目总结,项目的成员在项目完成后，为取得的经验和教训撰写某研究所质量管理体系建设项目报告总结，总结在本项目中哪些方法和事情使项目进行的更好、哪些为项目制造了麻烦、以后应在项目中避免什么情况、那些事情应在后面的项目中坚持等等，为以后项目人员的工作提供一个好的资源和依据。项目结束后召开总结表彰会。,Thank you,
