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1、总经理工作部档案管理工作标准总经理工作部档案管理工作标准（一）、档案室简介档案室受公司分管副总经理和总经理工作部领导，是行使公司档案管理、档案验收及露天煤矿建设项目竣工验收的职能部室。（二）、档案室业务范围1、负责贯彻执行中华人民共和国档案法及国家有关法律法规；2、负责档案管理规章制度的制定与完善；3、负责公司科技档案、文书档案和会计档案（不包括劳动人事档案）的收集、整理、鉴定、分类、统计、录入与提供利用；4、负责企业档案目标管理升级达标；5、负责国家重点建设项目档案管理申报工作；（项目开工后6个月内报国家档案局业务指导司）；6、负责工程项目档案专项验收工作；（项目竣工验收前3各月完成）；7、
2、负责档案提供利用工作；8、负责档案库房管理、档案库房安全消防管理；9、负责专职档案管理员兼职档案管理员的专业知识和技能培训工作；10、负责露天煤矿工程建设项目竣工验收工作；11、负责制定档案管理工作月度、季度及年度档案工作计划并组织实施；12、负责档案保密工作；13、负责档案室计算机防毒管理；14、负责矿展室的日常接待与管理。（三）、档案管理组织机构及其职责1、矿业公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理工作部档案室的统筹管理；二级管理是指各部门的兼职档案管理员的档案管理工作；2、公司档案业务归属总经理工作部，由总经理工作部负责招聘档案管理人员及管理员。各部门指定人员兼职档案资料
3、管理工作；3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好档案管理工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料；4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用；5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每月对二级档案管理进行档案管理台帐的检查，每年对二级档案管理进行一次检查验收。（四）、档案室职能设置部门主要职能，分为5个管理模块，分别是科技档案管理、文书档案管理、会计档案管理、竣工验收管理、矿展室管理。（五）、档案室岗位说明及工作标
4、准1、档案高级主管1.1 岗位职责1.1.1 负责贯彻执行中华人民共和国档案法及档案法规、政策、标准；1.1.2负责制定和修改本公司档案管理的各项制度，并监督实施；1.L3在部长的领导下，做好本职工作，同时协助部长对档案室各岗位人员和工作实施管理；1.L4负责对外协调、档案专项验收、项目验收等有关工作；1.1.5负责制定本公司档案管理标准；1.L6负责对本公司各部门的档案工作进行检查、监督和指导；1.1.7负责编写本公司档案工作计划和年度工作总结；1.1.8 负责监督指导档案室全体人员做好档案库房的管理工作；做好库房的七防措施，达到：防火、防盗、防鼠、防潮、防晒、防虫、防沙尘；1.1.9 负责
5、监督指导档案室全体人员对本公司档案资料的收集工作，对0-5大类档案，每年6月底前归档；8大类档案，基建工程竣工验收后及时整理归档；9大类设备资料在设备开箱时归档；1.1.10 负责监督指导档案室人员做好本公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作；负责对已超过保存期的档案，提供鉴定、销毁明细表，报请领导批准后执行；1.LI2负责档案的安全、保密工作；负责指导各部门做好档案材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交工作。指导各参建单位做好基建工程竣工资料的制作及移交工作；1.Ll4负责推进档案管理的现代化，组织人员进行编研工作，为档案的开发利用创造条件，为领导提供决策依据;1.1.15
6、负责本单位工作人员的思想动态，做好一人一事思想政治工作，调整好科员之间的关系，调动全体工作人员的积极性；1.1.16负责组织全体工作人员学好政治理论和业务知识、学习先进的档案管理经验，端正业务指导思想，不断改进工作，努力提高工作效率和工作质量，为公司两个文明建设服务；1.2、工作权限1.2.1有权指导本公司各部门的档案工作；1.2.2有权监督、检查部门及个人文件归档执行完成情况；1.2.3有权拒绝接收不符合要求的档案资料，并要求形成部门限期整改、移交；1.2.4有权按照规定及执行各类资料档案借阅工作；1.2.5有权对丢失、损坏和不按时归还档案的责任者，提出处理意见和建议；1.2.6有权对公司档
7、案管理体系和项目竣工验收提出建议和意见；1.2.7工程建设期间，有权参与各种与工程有关的重要会议或重大活动（如设备和单项工程的招标、合同的签署、设计和施工的协调会或联络会等）；1.2.8有权参加各专项工程总体验收，并对其工程中的各种技术文件和竣工文件进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案室对竣工资料签收合格后进行；1.2. 9有权根据工程竣工验收情况，监督与检查各专业组验收工作完成情况；1.2.10有权要求各部门及参建单位按时按要求提交所需要的各种竣工资料及竣工图；11有权对未能按时归还档案、损毁档案和遗失档案的人员进行督促归还及考核。1.3、上岗条件1.2. 1基本条件1. 3.1.
8、1具备大专及以上学历，助理及以上专业技术职称，取得档案人员上岗证书，中专学历同时具备中级及以上职称或职业资格；1.23年及以上本专业或相近专业的工作经历；1.3.L3身体健康，能适应本岗位工作。1.3.2专业知识1.3.2.1熟悉党和国家有关档案工作的方针、政策和档案工作法规和制度；1. 3.2.2掌握档案专业基础理论和专业知识；1.3. 2.3了解煤矿基本建设及生产过程和主要生产设备的工作原理。1.3.3实际技能1. 3.3.1能够编写本岗位的各项管理办法和标准，制定本岗位的工作计划；3.3.2能够熟练使用办公应用软件和档案管理软件。1.4、工作标准1.4.1 档案工作专业名词标准；档案、档
9、案分类、科技档案、文书档案、等；1.4.2 代号代码标准；分类号、档号（包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）等代号；1.1.1 4.3档案著录和目录组织标准；著录完的条目，需要按照一定的规则组织起来，还应制定目录组织起来；1.1.2 4标引语言标准；档案分类表、档案主题词表、档案分类标引规范、档案主题标引规范的执行；1.4.5 档案收集、整理、鉴定标准；文书档案保管期限、不归档文书材料、案卷质量标准、案卷封面编目标准、案卷接收标准、案卷整理与分类标准、全宗划分标准、案卷销毁标准、保留和销毁档案的编目标准、文件、档案的规格、尺寸、表册标准等；1.4.6 档案统计、提供利用标准；在统计的时间、周
10、期、项目、格式以及经费开支等方面实行标准化、档案的计量单位标准。档案的提供利用标准包括利用范围、手续、保密、阅览、展览、外借等方面的规定以及人员的职责范围等；档案编撰及出版格式标准；出版物封面、版权页等，可参考GB3468-83检索期刊编辑总则、GB3179-82科学技术期刊编排规则等标准；1.4.8档案工作现代化建设标准；电子计算机、缩微设备、程序语言标准、计算机接口标准、磁带交换格式标准、缩微管理和技术规格标准。可参考IS0/TC97、GB2901-82等；1.4.9 档案装具和库房标准；在符合保护档案的前提下，档案装具及库房标准允许因地制宜制定具体的库房建筑设计标准细则；档案保护和设备的
11、标准；档案库房温度调节、防火、防盗、库房自动化设备等的规格、质量、性能。电子计算机、缩微摄影机及洗印设备，阅读设备的型号、标准等规格；1.4.11档案制成材料标准；纸张、胶片、磁带、墨水、圆珠笔、复写纸等材料的质量标准。1.5、工作程序1.1.1 5.1档案的收集；将各部门及个人手中的档案资料收集起来集中保管；1.1.2 档案的整理；对档案进行分门别类，使之有规可循；1.1.3 档案的鉴定；对档案进行鉴别、挑选、去粗取精,确定保管期限；1.1.1 5.4档案的保管；对档案采取保护措施，进行妥善管理；1.5.5 档案的统计；对档案的有关状况进行数据的登记、统计和分析；档案的提供利用；通过各种方式
12、和手段提供利用档案和有关资料，满足社会各方面档案利用者的需求；1.5.7档案的检索；编制目录、确定检索体系；1.5.8 档案的编研；对档案史料编辑、研究、出版；2、档案主管2.1 岗位职责1 .1.1在部长和档案高级主管的领导下，做好本职工作，同时协助领导对档案室各岗位人员和工作实施管理；2 .L2负责对本公司各部门的档案工作进行检查、监督和指导；3 .1.3配合领导编制并执行本公司档案工作计划和年度工作总结；4 .1.4负责档案库房的管理工作；做好库房的七防措施，达到：防火、防盗、防鼠、防潮、防晒、防虫、防沙尘;5 .L5负责本公司资料的收集工作，对05类档案，每年6月底前归档；8类档案，基
13、建工程竣工验收后及时整理归档；9类设备资料在设备开箱时归档；6 .L6负责本公司档案的整理、保管、统计和提供利用工作。2.L7负责本公司的档案借阅工作；2.L8负责对已超过保存期的档案，提供鉴定、销毁明细表，报请领导批准后执行；2.1.9负责档案的安全、保密工作；2.L10指导各部门做好档案材料的收集、整理、立卷、归档工作。2.2工作权限2.2.1有权指导本公司各部门的档案工作；2.2.2有权收集各种需要归档的文件、招投标形成的相关文件、合同和图纸资料等；2.2.3有权拒绝接收不符合要求的档案资料，并要求形成部门限期整改、移交；2.2.4有权按照规定，进行各类资料档案借阅工作；2.2.5有权对
14、丢失、损坏和不按时归还档案的责任者，提出处理意见和建议。2.3上岗条件2.3.1基本条件2.3.1.1具备大专及以上学历，助理及以上专业技术职称，取得档案人员上岗证书，中专学历同时具备中级及以上职称或职业资格；2.3.1.23年及以上本专业或相近专业的工作经历；23.1.3身体健康，能适应本岗位工作。2.3.2专业知识2.3.2.1熟悉党和国家有关档案工作的方针、政策和档案工作法规和制度；2.3.2.2掌握档案专业基础理论和专业知识；2.3.2.3了解煤矿基本建设及生产过程和主要生产设备的工作原理。2.3.3实际技能2.3.3.1能够编写本岗位的各项管理办法和标准，制定本岗位的工作计划；2.
15、3.3.2能够熟练使用办公应用软件和档案管理软件。2.4工作标准2.4.1 档案工作专业名词标准；档案、档案分类、科技档案、文书档案等。2.4.2 代号代码标准；分类号、档号（包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）等代号；2.4.3 3档案著录和目录组织标准；著录完的条目，需要按照一定的规则组织起来，还应制定目录组织起来；2.4.4 标引语言标准；档案分类表、档案主题词表、档案分类标引规范、档案主题标引规范的执行；2.4.5 档案收集、整理、鉴定标准；文书档案保管期限、不归档文书材料、案卷质量标准、案卷封面编目标准、案卷接收标准、案卷整理与分类标准、全宗划分标准、案卷销毁标准、保留和销毁档案的
16、编目标准、文件、档案的规格、尺寸、表册标准等；2.4.6 档案统计、提供利用标准；在统计的时间、周期、项目、格式以及经费开支等方面实行标准化、档案的计量单位标准。档案的提供利用标准包括利用范围、手续、保密、阅览、展览、外借等方面的规定以及人员的职责范围等；2.4.7档案编撰及出版格式标准；出版物封面、版权页等，可参考GB3468-83检索期刊编辑总则、GB3179-82科学技术期刊编排规则等标准；2.4.8档案工作现代化建设标准；电子计算机、缩微设备、程序语言标准、计算机接口标准、磁带交换格式标准、缩微管理和技术规格标准。可参考IS0/TC97、GB2901-82等；2.4.9档案装具和库房标
17、准，在符合保护档案的前提下，档案装具及库房标准允许因地制宜制定具体的库房建筑设计标准细则；2.4.10档案保护和设备的标准，档案库房温度调节、防火、防盗、库房自动化设备等的规格、质量、性能。电子计算机、缩微摄影机及洗印设备，阅读设备的型号、标准等规格。2.4.11档案制成材料标准；纸张、胶片、磁带、墨水、圆珠笔、复写纸等材料的质量标准。3、档案管理员3.1 岗位职责协助档案主管做好：3 .Ll档案库房的管理工作；做好库房的七防措施，达到：防火、防盗、防鼠、防潮、防晒、防虫、防沙尘。3. .1.2本公司资料的收集工作，对05类文书档案，每年6月底前归档；8大类基建档案，基建工程竣工验收后及时整理
18、归档；9类设备资料在设备开箱时归档。4. 1.负责本公司档案的整理、保管、统计和提供利用工作。4.1. 负责本公司的档案借阅工作。3. 3.L对已超过保存期的档案，提供鉴定、销毁明细表,报请领导批准后执行。4. 1.负责档案的安全、保密工作。4.2 岗位权限4.2.1 2.1有权收集各种需要归档的文件、招投标形成的相关文件、合同和图纸资料、竣工资料等。4.2.2 有权拒绝接收不符合要求的档案资料，并要求形成部门限期整改、移交。4.2.3 有权按照规定，进行各类资料档案借阅工作。4.3 上岗条件4.4 .1基本条件3.3.1.1具备中专及以上学历，取得档案人员上岗证书；3.3.1.2身体健康，能
19、适应本岗位工作。3.3.2专业知识3.3.2.1掌握档案专业基础理论和专业知识；3.3.2.2了解煤矿生产过程和主要生产设备的工作原理。3.3.3实际技能能够熟练使用办公应用软件和档案管理软件。3.4工作标准3.4.1 档案工作专业名词标准；档案、档案分类、科技档案、文书档案、等；3.4.2 代号代码标准；分类号、档号（包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）等代号；3.4.3 档案著录和目录组织标准；著录完的条目，需要按照一定的规则组织起来，还应制定目录组织起来；3.4.4 标引语言标准；档案分类表、档案主题词表、档案分类标引规范、档案主题标引规范的执行；3.4.5 档案收集、整理、鉴定标准；
20、文书档案保管期限、不归档文书材料、案卷质量标准、案卷封面编目标准、案卷接收标准、案卷整理与分类标准、全宗划分标准、案卷销毁标准、保留和销毁档案的编目标准、文件、档案的规格、尺寸、表册标准等；3.4.6 档案统计、提供利用标准；在统计的时间、周期、项目、格式以及经费开支等方面实行标准化、档案的计量单位标准。档案的提供利用标准包括利用范围、手续、保密、阅览、展览、外借等方面的规定以及人员的职责范围等；3.4.7 7档案编撰及出版格式标准；出版物封面、版权页等,可参考GB3468-83检索期刊编辑总则、等3179-82科学技术期刊编排规则等标准；3.4.8 8档案工作现代化建设标准；电子计算机、缩微设备、程序语言标准、计算机接口标准、磁带交换格式标准、缩微管理和技术规格标准。可参考IS0/TC97、GB2901-82等；3.4.9 档案装具和库房标准；在符合保护档案的前提下，档案装具及库房标准允许因地制宜制定具体的库房建筑设计标准细则；3.4.10 10档案保护和设备的标准；档案库房温度调节、防火、防盗、库房自动化设备等的规格、质量、性能。电子计算机、缩微摄影机及洗印设备，阅读设备的型号、标准等规格；3.4.11 档案制成材料标准；纸张、胶片、磁带、墨水、圆珠笔、复写纸等材料的质量标准。
