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1、,第一部分 秘书与秘书工作,【教学内容】第一节 秘 书 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书学,一、秘书的涵义 秘书”在辞海中有五种涵义。1、指职务名称之一，是领导的助手。2、指官名。3、特指使馆的外交人员、分一等秘书（书记官），二等秘书，三等秘书。4、指宫禁藏书。5、指谶纬【“谶者诡为隐语，预决吉凶”；“纬者经之支流，衍及旁义”】、图录“推背图”,推背图相传是我国唐朝太宗皇帝时期，当时著名的天相家李淳风和袁天罡所作，以推算大唐国运。因李淳风某日观天象，得知武后将夺权之事，于是一时兴起，开始推算起来，谁知推上了瘾，一发不可收，竟推算到唐以后中国2000多年的命运，直到袁天罡推他的背
2、，说道：“天机不可再泄,还是回去休息吧!”,国际秘书联合会给秘书一词下定义：secretary“秘书应是主管人员的一任特殊助手，他掌管办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内做出相关决定。”,秘书国家职业标准 11 职业名称：秘书12 职业定义：从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。13 职业环境：室内、常温。14 职业能力特征：具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。15 基本文化程度：高中毕业。,且不论古代与国外的秘书概念，仅现代
3、而言，我国目前大约有50种，比较普遍认同用的是以下两种秘书的定义：一是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。二是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。,如果说领导是“猪八戒”，那你就是那个要给他找东西吃、找水喝，表面上让他保护师傅、支持自己除妖，心里却看不起他，老想着调戏他的臭猴子弼马温。,“有名无实”的秘书：外交秘书、国防秘书、是有秘书、国务秘书等。“有实无名”的秘书：办公室、信访处、政策研究室、调研室、督办检查室、信息处、文电室等本身属于秘书机构，但现实中不使用“秘书”之称呼，也如我国
4、古代的“押司”、“照磨”、幕僚、师爷等。,二、秘书的分类从秘书的来源与服务对象分：公务秘书：指在国家机关，国有企事业单位工作的从事公务的秘书，薪金由这些组织支付，服务对象为集体。私人秘书：私营企业内部或者公职人员自己支付薪金所聘请的秘书。目前在我国较少。,从秘书的工作性质划分：党政秘书；企业秘书；商务秘书等协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，等等。,从秘书的业务内容划分：行政秘书：机关首长的重要助手。专业秘书：有法律秘书、教育秘书、医学
5、秘书等。机要秘书：文书处理、传递工作，如中共中央办公厅机要交通局。事务秘书：负责总务、后勤等工作。信访秘书：辅助处理人民来信来访工作。外文秘书：做口头及书面翻译工作。会议秘书：负责各级各类会议的承办、组织与协调工作。,三、秘书的层次 秘书的层次，指两方面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次。例：省市政府机关 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。中级秘书：一般指文字秘书。初级秘书：指从事一般日常工作的秘书。,按秘书人员担任的职务划分：秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长、股长、科员、
6、办事员七个层次。,职业资格等级可分：二级、三级、四级、五级,英国把行政秘书人员定位五级：速记打字级、书记级、文牍级、执行级、行政级。,秘书的任职资格与条件 1、通过具体的例子了解秘书的任职资格与条件例1：诚 聘 三盛集团是一家跨区域、多元化的集团公司，投资涉及塑料、化工制造、金融、房地产等多个领域。目前在福州已成功开发有“三盛果岭生活”、“三盛巴厘岛”、“丽景天成”等地产项目，并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发。现因业务发展迅速，诚邀英才加盟。本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇。1、秘书 本科学历，中文、工商管理或房地产经营管理专业，形象气质佳，综合素质较高；有二年以上大型房地产开发企业
7、相关工作经验，熟悉办公软件。,例2：郑州逸阳服饰有限公司高级秘书工作经验：1-3年，学历要求：本科及以上，工作地点：郑州，月薪：面谈工作职责：1、配合总经理处理外部公共关系，按照总经理指示协调联系与各级各类单位、业务往来单位有关事宜；2、协助总经理协调内部各部门关系并督办落实领导布置的工作；3、协助总经理起草各类公文；4、负责总经理办公会的筹备、记录及会议纪要的整理；6、安排协调总经理日常工作时间表，安排商务出差行程；7、完成总经理日常交办的其他工作。任职要求：1、大专以上学历；2、一年以上相关职位经验，了解企业财务、人事、运营等相关管理知识；3、文笔好，熟悉公文写作，熟练应用办公软件、网络及
8、办公自动化设备；4、具有卓越的内部沟通与协调能力；5、责任感强，能主动开展工作，能够冷静且灵活地处理各项临时事务；6、具有卓越的公关能力，优秀的人际关系及组织能力；7、性格开朗外向，做事严谨细致，形象端庄大方；8、能英语翻译或熟练驾驶者优先；,例3：工学院招聘启事 因工作需要，北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名，负责工学院本科生、研究生教学管理的具体事务及相关事宜。试用期6个月，试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理。工学院的情况可参见：一 招聘条件：1、本科或以上学历，贯彻执行党的路线、方针和政策；2、有较强的中英文口头和书面交流能力，英语达到六级水平；3、具有较好的沟通协调能力和应变能
9、力；4、工作态度认真，责任心强，能较好地与人相处共事，并有吃苦耐劳精神；5、具有计算机操作基础知识，熟练掌握Office系统和相关办公网络系统；6、身体健康；7、具有北京市户口。二 报名办法：1、需提交申请人个人简历个人简历请发送电子邮件至：；2、初选合格者将通知面试，应聘材料恕不退还面试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关材料（培训经历、获奖证书等）原件；3、报名截止日期：2005年10月9日。北京大学工学院 2005年9月26日,例4：宝洁公司招聘 宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京宝洁公司正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下
10、人员：研究开发部秘书3人 Main Responsibilities:Provide secretarial administrative support to the P&G Department to facilitate its development of new products and technologies.Work will include secretarial duties(travel and meeting arrangements,typing,filing ect.)acting as a key communication facilitator for reg
11、ional and global P&G colleagues and may include management of independent administrative projects for the department.Requirements:1.college graduate or vocational school graduate 2.1-2year secretarial 3.Good communication skill including fluency in English&Mandarin.4.Have good computer skills includ
12、ing Word and Excel,etc.,2、通过具体的用人信息，得出结论（1）用人单位对“硬件”毫不含糊。在需方人才市场上，招聘单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的使用能力，这些要求近年已经逐步量化为硬件。（2）软件条件绵里藏针。所谓“软件”，是由那些“良好的”“熟练“Good”fluency“”Energetic“”effectively“等等词汇来体现的，二这可以说是高难标准。（3）“第二专业”不可或缺。几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业务范围，这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能。“
13、有相关专业工作经验者优先考虑”的声名，表现了招聘单位对应聘秘书的专业工作经验越来越重视。（4）“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清晰。比如身高、学历、英语级别等。“软件”作为共性的要求反而模糊，像人际关系、综合素质、气质人品等。（5）近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。,第二节 秘书工作,一、秘书工作的主要内容 秘书工作是秘书与秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系列辅助管理和综合服务，其目的在于减轻领导的事务负担以便其集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。也因此，“一不失
14、职、二不越权”是秘书工作的基本要求。,1、事务办理 2、中介沟通 3、文书工作 4、信息工作 5、参谋辅助 6、会务操办 7、综合协调 8、督促检查,二、秘书工作的性质（一）领导近身综合辅助（基本属性）（二）角色意识多重性（三）职能活动中介性（四）作息边界模糊性（五）主辅运作协同性（六）工作绩效隐透性,三、秘书工作的原理（一）追靠需求原理需求追靠需求再追靠（平衡）某种意义上，追考线=K/需求线，K=你能控制的“变量”（二）对立统一原理主动与被动、综合与专一、政务与思想、机要与群众、突击与经常。复杂、变动。（三）间接效应原理秘书活动的成果隐藏在服务对象的成果中，隐藏在组织形象之中。,第三节 秘书
15、机构,一、秘书机构的概念 秘书机构有狭义与广义之分。狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务,二、秘书机构的性质秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：1秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2秘书部门是综合办事部门 3秘书部门是协调部门,三、秘书机构特点：1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性（上情下达、下情上达）3、组织关系的相对封闭性,四、秘书部门的职能
16、秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门相比较，秘书部门的职能是辅助管理，综合服务。,1、辅助管理。秘书部门是组织管理系统中发挥着重要作用的辅助管理部门。秘书工作的本质，是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部分，主要是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。因此，辅助管理的职能主要有两方面体现。第一，体现“管理”职能。第二，体现“辅助”职能。因此秘书部门的工作是组织管理工作的一部分，也是主要以辅助性管理来体现部门职能的。,2、综合服务。秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合服务的职能。秘书部门综
17、合服务的职能主要体现在秘书部门与其他职能部门的关系和秘书部门所承担的机关日常行政事务两个方面。,五、影响秘书机构设置的因素（一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。（二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。（三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。,六、秘书部门设置的原则（一）适用的原则（二）精干的原则（三）效益的原则,八、我国秘书部门的设置情况（一）行政机关的秘书部门行政机关主要指党政机关、部门事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的特点是行政级别的划分十分明确，各级行政组织之间责任权利明确。行政机关的秘书部门是机关工作的枢纽。它的设置一般
18、包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库。,在我国，各级政府机构的设置上自全国人大常委会，依次为国务院、各省（直辖市、自治区）政府、地方政府、县（区）政府、乡（街道）政府、村镇（居委会）政府机构。各级党组织机构的设置上自中共中央，依次为省委、地委、县委、乡（街道）党委、村镇（居委会）党支部。政府职能机构自国务院以下为各部机关、（司）局机关、处机关及科室。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，其级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室
19、）主任。省级以上机关还设秘书长，但是严格地说，秘书长是职务名称，是一级官位，不是职业名称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”。,（二）公司企业的秘书部门公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，也是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理、综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。归纳起来，大体有四种形式：1、综合性的秘书部门这类秘书部门多是在国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业，也是企业为减少非生产人员，克服分工过细的弊病所设置的“一揽子”秘书部门。,2、职能性的秘书部门这类秘书部门多是在公司企业作为行政办公室，与营
20、销办公室、技术办公室、公关外联部等办公室并立。这类秘书部门的工作比较集中，主要是担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，包括协调各个职能部门之间的关系。有时也需要与其他部门合作展开工作，比如与营销办公室和公关外联部携手举办企业对外的公关宣传活动等。这类秘书部门也称为“经理办公室”、“厂长办公室”。,3、专业性的秘书部门主要指人员设置比较少的秘书部门。这类秘书部门一般设置在人员规模比较小的公司企业中，被称为“文秘室”、“值班室”，主要负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作。,4、由一两名秘书承担的秘书办公室这类情况多存在于不设秘书部
21、门的单位内。这类公司企业规模更小，因此只设一个值班秘书的办公席位，有的称为“前台”，有的就定位为“总经理秘书”。,企业中的秘书部门与行政机关的秘书部门工作范围相近，但又有所不同。第一，企业中的秘书部门是直接为生产、经营服务的。它的一切工作必须以生产经营为中心，服务并服从于生产和经营管理。第二，企业中的秘书部门工作人员属非生产人员，不直接创造产值。因此，除必需的数量外，一般不多设。公司企业的秘书部门一般是从第四种形式起步，随着公司企业的逐步发展而扩大的。当前，随着民营公司、个体企业的发展，由一两名秘书承担的秘书办公室比较普遍，还出现了公司企业在一定时间段聘用的“钟点秘书”以及两家公司合聘的“共用
22、秘书”。,5、股份制企业集团中的秘书部门我国的股份制企业实行的是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学。所以，股份制企业秘书部门的设置遵循分级分类管理、精简合理高效、整体效益的原则，在工作中仍然具备辅助管理，综合服务的基本职能。我们下面就来分析一下股份制企业的机构设置以及其中的秘书部门：,在股份制企业中，最高权力机构应当是股东大会，股东大会和董事会是决策层。在这一层次，一般不设置常设秘书部门。在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。董事会秘书主要负责董事之间的信息传递沟通，负责公司企业业务活动的初步策划并且在董事会层次斡旋，主要
23、对董事会负责。因此，股份制企业的董事会秘书身份比较特殊。,总经理是董事会任命的公司最高管理者，所谓首席执行官。董事长和总经理是管理层。总经理办公室负责公司的秘书事务，是股份制企业中的最高常设秘书部门，一般直接对总经理以及各位副总经理负责。总经理办公室的工作主要是按照领导授意处理公司的文件信函、组织公司会议、掌管公司文书档案、接待和安排来客与领导的约见以及电话传真往来业务。在不另设公关部的公司，秘书部门同时负责公关事务和对外联络工作。,股份制公司的组织机构是在总经理之下由各个职能总监负责的各事业部，在这些事业部中，部门经理的助理，也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。由此可知，股份制公司企
24、业的秘书部门主要是指总经理办公室。各事业部不另设秘书部门，但可能设专职秘书人员。,三、临时性秘书机构临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。它的特点：一是时间性强，集中在一定时间内完成既定工作；二是任务量大，无论是办事还是办会，都要求迅速搭起班子，理顺关系，展开工作，速战速决；三是协调机制好，内部协作和谐，外部沟通顺畅。,第四节 秘书学,秘书学是以研究秘书、秘书机构和秘书工作为对象，以其产生、发展、内容、主客体关系、职能特征、基本规律、主要原则、职能环境、思维和
25、工作方法及管理等研究内容的科学。简洁地说：以秘书现象为对象，研究其本质、规律的科学。,一、现代秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。2、秘书职业化阶段。3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。4、秘书学形成的阶段。,80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志：（一）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。（二）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。（三）秘书刊物的出版发行 中共中央办
26、公厅秘书工作 上海大学：秘书（四）秘书专著的陆续出版 詹银才：涉外秘书,二、秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（陈合宜秘书学）：1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。,4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素：秘书人员主体 秘书工作客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过
27、秘书工作，才能显示出自身的存在价值。秘书方法中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。秘书环境外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。,三、秘书学的学科体系与特征（一）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。其学科特征体现在：1、知识的综合性*知识的综合性：秘书学是一门综合性，实践性很强的新兴学科。它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。,行政管理学,文书学、档案学,
28、管理学、政治学等其他科学，以人文社会科学为核心,文明以止，人文也。观呼天文，以察时变；观呼人文，以化成天下,（1）秘书与管理学关系 两者的关系是密切，因此把它说成管理学的分支不无道理。秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要。秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程。秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿。,（2）秘书与领导学关系 秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作是领导工作的扩展，伸延和辅垫。在秘书学领域中，要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的
29、秘书工作，实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。（3）秘书学和应用写作的关系。（4）秘书与信息管理学关系信息学属自然科学范畴，是研究信息的发生，获得传输存贮，加工处理，分类、识别，利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分，信息理论技术有力推动办公室自动化。,2、理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是：（1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验；（2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；（3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。,3、学科的群体性：即秘书学概论为主导的众多学科群。如：理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学；应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等；历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史；技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化。,四、秘书学的研究方法 德国哲学家黑格尔在逻辑学一书中曾把方法比作耕地的犁。方法的选择，研究对象相对应，秘书学的研究方法归纳为几点。1、理论联系实际的方法。2、运用比较的方法。3、注重对其他学科尤其相关学科的研究。,
