公文写作与档案管理.ppt

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1、,公文写作与档案管理篇,如何打造“五星级”秘书,一.公文写作,公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体.,公文的特点,1.鲜明的政治性 公文是在阶级、国家出现后产生 的,它作为管理国家、组织和发展社会生产的重要手段,体现统治阶级的意志和愿望,为他们的政治服务.,2.严肃性,A.公文具有特定的格式.公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发文人等部分组成.B.公文具有严格的办理程序.公文办理分为收文和发文.收文:传递签收登记分发拟办 批办等程序 发文:拟稿审核签发缮印等程序,公文的作用,1.法规和准绳作用2.领导与指导作用3.宣传教育作用4.公务联系作用5.凭证和依

2、据作用,公文写作要求:,1.符合党和政府的方针、政策及有关规定2.紧密结合实际3.选择恰当文体种4.遵守公文格式5.注意行文关系,行文即公文的运转.从行文关系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文关系是机构之间文件的接受关系,它是根据机关各自的隶属关系和职权范围来确定的.上行文指下级被领导机关向上级机关的发文;平行文指平级机关或不相隶属机关之间的发文;下行文指上级机关向所属下级机关的发文.,如何注意行文关系?,不同的行文关系要用相应的行文语气 上行文体现本机关请示和接受上级的领导 要用请示的语气;平行文体现平行机关之间的互相协商与工作联系 要用谦虚的语气;下行文体现本机关对下属机关的领导,可用

3、比较严肃、庄重的语气,但不能盛气凌人.,注意行文语气,掌握语言特点,准确 公文只有语言准确,才能如实表达客观事物,如实传达发文机关的意图,使之顺利地贯彻执行或及时批复.质朴 质朴无华,少用描写和抒情的手法,提倡直话直说,不能用含蓄的笔法委婉的表达意思.简明 高速传递信息的需要.须开门见山,尽快道出 主旨,摒弃“橡皮图章语言”.活用常用事务词汇.,公文分两种,通用公文和专用公文.通用公文通用于各类机关、团体和企事业单位,使用范围比较广;专用公文在外交、军事、司法、财经等专门领域中使用,只在一定范围类起作用.我们通常说的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.,公文的种类,公文种类(12类,1

4、3种),行政机关公文 命令(令)议案 决定 指示 公告.通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要,党政机关公文 决议 决定 指示 意见 通知 报 请示 批复 条例 规定 函 公报 会议纪要,公文格式简表.My Documents文件样例.doc,顺序号 密 级 急 度,版 头,发文字号,标 题,主送机关,正 文,附件,发文机关,发文时间,附注,主题词,抄送:,印发机关:,年 月 日印发,(印数),12类13种公文的写作,1.命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实施重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定.如:中华人民共和国 主席令,2.议案 议案是

5、各级国家行政机关按法律程序向同级国家权利机关提请审议事项,故其行文方向十分明确,而且发布单位和收文单位受严格限制 结尾用“现提请审议”或“请审议决定”如:国务院关于提请审议的案.My Documents公文.doc,12类13种公文的写作,3.决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排.如:全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别 行政区的决定.4.指示 适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则.,12类13种公文的写作,5.公告、通告“公告”适用于向国外宣布重要事项或者 定事项.“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项.6.通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机

6、关和不相隶属机关的公文;发布规章;转达下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部.,12类13种公文的写作,7.通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.8.报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问.9.请示 适用于向上级机关请求指示、批准.请示的公文,应当一文一事.,12类13种公文的写作,10.批复 适用于答复下级机关请示事项.11.函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准.12.会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项.,12类13种公文的写作,定义-按会议宗旨，精练准确记述

7、其要点，以上 报和下达贯彻执行。写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍,有 主有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼 凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。格式-列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。本体：标题-1、会议名称+纪要 2、单位名+会议名+纪要 3、正题（主题）+副题（会议名称+纪要）,时间-标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间 正文-概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内容 与成果（方法见后）结尾：可用简短、明确、有

8、力的语句 提出要求、希 望、号召 签署-正文右下方署明主办单位或会议名称,其他公文的写作,一.会议记录 会议记录是当场把会议情况,包括发言、讨论的问题、决议和事项等记录下来的一种公文.只在本单位保存,不在社会上流传.一般开比较重要的会议,如党政机关的会议、商务机构的会议、学术团体的会议、国际会议等,都要有会议记录.,会议记录的特点,1.迅速.迅速是指记录人的书写速度要快.这是写好会议记录的前提.若速度跟不上,会使记录的内容残缺不全,甚至违反发言者的意愿.记录人员必须具备一定的政治水平和业务水平,还要注意训练听写能力,掌握一套速记方法,如缩写、略写等.有的会议记录不用手 写,要用打字机打出来 这

9、就需要同时训练快 速打字能力.你一分钟可以打多少字呢?,2.准确 准确是指记录原话、原意原来语气,不能使用记录语言去加工概括,不能加入记录人的意见.会议的插话一般不记,但重要插话如主持人作的提示、对被插话人的发言所持的态度、总结性的语句等,要加括号记明.发言人的姓名要写全称,标点符 号要正确运用.用第三人称,不用 第一人称,这是表示客观,强调 准确,会议记录的特点,会议记录的作用,它是形成各种文件的重要媒介,人事安排、功过奖惩等,往往是通过会议决定的.它能为今后贯彻执行会议精神、分析 研究问题、检查与总结工作提供依据.它是反映会议真实情况的第一手资料,是日后查考的证物.有些比较重要的会议记录,

10、具有文献价值和历史档案价值.,会议记录的写作,1.作好记录前的准备.做好会议的组织工作,事先了解开会程序和内容,泥好议题,经领导审核后通知开会单位和个人.若有重要的专题汇报,要收集好发言稿,开会时发给与会者每人一份.做好书写材料的准备.专用记录纸,白色打印纸,钢笔或毛笔;录音机,磁带等.,2.掌握记录的基本写法.记录分两个部分:第一部分是会议的组织情况.包括会议名称、届次数;开会时间、地点;出席人姓名、职务;列席人姓名、职务;缺席人姓名、职务;主持人姓名、职务;记录人姓名.会议名称和届次数写在第一行正中,其他的另起一行,低两格书写.这些都要在会议主持之前写好.,会议记录的写作,第二部分是会议的

11、内容.包括会议议程、主持人发言、与会人发言、作出的结论.最后要另起一行写“散会”或“休会”、“结束”,并注明时间.记录的两种方法:一是摘要记录法,只记发言要点和决定事项.二是详细记录法,把发言全部记下来.还有的是两种记录方法交错使用,究竟采用哪种,视实际情况而定.,会议记录的写作,会议记录样例,信泰联精熙集团第五次生产革新会议记录地 点：3号会议室时 间：2004年9月5日出席人：XXX;YYY;JJJ;FFF;LLL缺席人：RRR主持人：NNN记录人：VVV会议内容：听取GG的汇报，研究实施意见。一、JJJ汇报情况-二、研讨（略）三、决议 1、-2、-3、-4、-主持人签名：记录员签名：,信

12、件的写作,信件分公用信件、专用信件和私人信件三种.公文中的“函”属公用信件.信件不仅是作者知识、才能 和打字员技能的反映,也是一个单位整体形象的反映.人们通过这些信件,不仅可以窥到某单位的的作风和风格,而且回凭由此获得的初步印象,考虑是否与该单位联系或联系的程度.一个对信件这种基本的沟 通手段都漫不经心的单位,难道能指望它重视产品及 服务的质量吗?,常用信件,感谢信 邀请信 慰问信 贺 信 婉拒信 推销信 求职信 请 柬,商务信函写作,1、商务信函的六个C要求(1)正确（Correctness）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。(2)清楚(Clearness)思路、表达要清楚，

13、让人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？(4)完整(Completeness)表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。(5)简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。(6)礼貌（Courtesy）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。,商务信函的其他要求,国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI（企业形象识别系统）标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，打开后“全景”漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站

14、在对方的立场考虑内容，更人性化,常用的商务信函写作,1、信纸企业规范信笺 2、收信人单位名称、职务 3、称谓尊称 4、开头应酬语 5、正文 6、结尾应酬语 7、祝颂语 8、署名 9、日期 10、左下角标注,信函左下角缩写标注,P.P.(Per procurationem)代签C.C.(Carbon copy)抄送P.S.(Post script)补述、附言Enc.(Enclosure)随信的附件称谓和署名对具体人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗号，不用冒号署名 您真诚的 Yours Sincerely一般公函 Dear Sir/Madam署名 您忠诚的 You

15、rs Faithfully,商务信函写作要领,称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语避免幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印不要忘掉，附注说明,常用工作文书,1、工作总结用处对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料分类可按内容、时间、部门、性质区分结构：(1)标题(2)正文-基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见(3)署名（日期）,2、专用工作报告,种类：(1)市场（预测、调查）报告标题、前言、正文（情况、做法经验、建议决策）、结尾(2)经济活动分析报告标题、正文（引言、主体-分析原因，得出结论、结尾-意见措施）(3)可行性研究报告标题、署

16、名、正文（详细论证）,例：公司99年财务计划执行情况分析,（引言）-现将情况分析如下：一、实现利润分析-二、产品成本分析-三、流动资金分析-四、专用资金分析-几点措施：1、-2、-3、-,3.备忘的写法,(1)发自何人(2)发给何人(3)日期、时间(4)主题(5)、内容 备忘录 发给：人力资源部 发自：财务部 抄送：总经理办公室 日期：2001年9月18 日 标题：购置新计算机 内容：上周董事会决定-（不用结束语）,二.档案管理,事务管理的一环,事务管理,意义:1.在组织团体中从事情报的收集、制作、变换、传达、保管等活动.2.是经营活动的一部分,目的在管理协调,经营内部的各种活动.3.系统相连

17、:(1)职位系统(2)功能系统(3)物品系统(4)传票系统,情报处理,目的:1.No cost 2.No time 3.No mistake 4.No labor,知识的必要性,培养思考的技巧,管理方式 处理能力 传递速度 标 准 化 成 本,视,而决定采取集中式,分散式或混合式.,档案管理的原则,1.正确-希望能做到想调某一档案时,就能迅速地找到.2.简明-档案管理须力求简单明了,其分类也要简明,放置的位置及使用方法,让公司里的有关人员都能清楚与了解,使上司或其他同事也随时可取用参考.3.经济-管理人员不宜太多,以节省开支;档案所占的位置越小越好,以免浪费空间,档案保存要确定年限,适时销毁清

18、理已失效者.4.富有弹性-档案在分类上要富有弹性,以适应业务的扩充或临时的的变动.,档案管理的种类,1.临时档案:凡机关、团体、企业及个人活动中,所产生的文件、图表、实物及一切公文书等资料,不问起外行或特性,有公私机关完成行政处理手续后,即送机关档案室管理人员归卷者,谓之文卷(临时档案).2.中心档案:已经结案或无法结案之悬案,留备各幕僚机关共同应用之文卷,保存机关档案室以供稽凭应用者,谓之案卷(中心档案).3.永久档案:在行政上已经失效,经鉴定有永久保存价值,移转档案室管理机构保管,以备研究参考者,谓之档案(永久档案).,档案的功用,1.行政稽凭:为了解案情及立意遣词的参考或援引.2.法律信

19、证:法令、规章、会议记录,都是公司档案的一种,所以档案可作为法令的依据.3.史料供证:要真切地了解其沿革,唯有参考其档案,以获得正确的资料.4.研究资料:一个机关或公司的档案,是研究时最直接最正确的原始资料,撰写公司有关的学术报告或业务,必须要运用档案.,档案管理中需要注意的事项,1.收发作业:(1)收文作业(2)发文作业2.点收整理(1)点收时:文件是否齐全,手续是否完 整(2)整理时:以件为单位、含附件;破损 修补;规格统一调整.,档案管理中需要注意的事项,3.分类立案:(1)分类归档方法:名 称 归 档 法 地 理 归 档 法 主题性质归档法 时 间 归 档 法 数 字 归 档 法 特

20、殊 归 档 法(2)档号的建立:类纲总表主要主题;总类次要主题;个档案,4.编目作业(1)登记目录(2)活页式分类目录 分类号码:,档案管理中需要注意的事项,(3)卡片式分类目录:(4)卡片式人名目录:,档案管理中需要注意的事项,(5)固定书本式附件目录,档案管理中需要注意的事项,5.典藏保管(1)装订:活页、整齐、厚度(2)排列:以件为单位,按号码顺序6.防护 保密、防霉、放火、防盗窃、防鼠 修补(裱法、镶法)重制、损失处理7.应用(1)出纳:调卷:主管签证、有关业务、守秘,不得影印 还卷:期限、查核无误收,否则 报请议处,档案管理中需要注意的事项,(2)编辑:(3)咨询:8.清理:(1)清

21、点(2)移转(3)移交(4)销毁 A存废标准:永久保存法令规章、组织沿革 定期保存有效期限 B销毁的资料要盖 销毁 二字备查(5)缩影:,档案管理中需要注意的事项,三.公司文件管理规程,(一)组织图管理标准1.组织图分类:公司级组织图;事业部级组织图;课或G级组织图2.组织图作成:公司级组织图之作成以课或G级为最低阶提出 事业部级之作成以区或组级为最低阶提出 课或G级之作成以班(线)为最低阶提出 组织图上之“”表示部门,人名或职资不列入其内,组织图上之担当者须助理员(含)以上职位,并列出其职位别 组织图不用注明每人担当之具体工作与职责 组织图上之副职均用“*”表示 组织图之生效实施日期须标注在

22、“右上角”3.组织图之审批:公司级:总经理作成 董事长承认 事业部级:事业部主管(副总、厂长、部门长、经理)作成 总经理承认 课、G级:课长(G主管)作成 副理(经理)检印 厂长(经理、部长)承认,4.配布与签收 公司级和事业部级由人事课负责配布所属部门;课、G级由各部门自行发行给相关部门,并配布给人事课保存备查;印章使用:须加盖红色印章于“承认”栏前;各级组织图之配布均须在签收.5.修订与保管 对于异动,应在一周内提出新组织图;公司级、事业部级组织图原稿由人事部门长期保管备查;课、G级组织图原稿由各部门自行长期保管备查.,(二)文件分类与编号1.文件分类集团公司文件根据其性质共分以下七类:1

23、 全般、人事、总务、环境 2 会计 3 生产 4 品质 5 技术 6 设备 7 贸易、采购,2.文件编号公司文件之编号是依据文件类别与文件层次相结合方式进行;文件编号采用数字加横线加数字之方式进行:例:4-1 4-1-1 4-1-1-1 文件层次:例:手册 5-1 规程 5-1-1 标准 5-1-1-1,文件编号与类别之对应:,文件编号后字母的含义:S:表示集团公司 SC:表示光学组件事业部 SJ:表示光学镜片加工事业部 SP:表示精密组件事业部 ST:表示映像事业部 SL:表示特殊光学材料事业部(L事业部)SY:表示营业本部 SS:表示宾得信泰光学器材有限公司 SX:表示事务及行销部 SR:

24、表示中央研究所影像技术中心 SK:表示投影机事业部(深圳东洋光学有限公司)T:表示文件只适用于泰联,(三)规程集及其文件保管标准,有关说明:1.凡信泰公司发行与配布的共通性之手册、规程及管理标准皆列入指定30孔文件夹内保管之,文件集均称为规程集.2.规程集有特定的区别于其他文件集之格式,并注明有“规程集”字样,其他文件的制作不可与其相同或雷同.3.规程集按内容分四册:全般、人事、总务 会计、生产 品质、技术 设备、采购、贸易 4.规程集内不可存放与其无关的文件和资料,文件之保管1.规程集原则上每课一份;2.规程集不可擅自涂改或变更为其他的文件集,亦不可遗失;3.规程集须编制文件目录;4.文件目

25、录须放置在每类文件夹之最前面;5.文件之放置顺序须与文件目录之顺序相对应;6.每份文件须用不同颜色之隔页纸隔开,纸可循环使用;7.隔页纸的排列按其凸起部位的顺序由上到下排列,不可随意跳跃使用;8.在每张隔页纸之凸起部位须标式相应文件的序号.,成功六诀窍,1.确立目标-计划与掌握未来 你的人生目标是什么?你知道吗?2.掌握重点-效益与效率 你注意你的工作技巧吗?3.利人利己-达成双赢 你真的那样去做了吗?4.切身处地-不同的角度,不同的收获 释放自我、从他人他地的角度你思考过吗?5.集思广义-开发,开朗 谦虚谨慎、你愿意与别人一起分享吗?6.均衡发展-个人的成长 你在不断地的学习吗?,秘书,放心,优心,舒心,静心,省心,“五心”“五星”是心与心的交流是心与星的升华,祝各位工作快乐,事业成功!,人资课职训中心 吴祥飞,