公文写作和现代办公程序规范.ppt

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1、现代办公程序与规范,文字处理,中英文表格的制作,文字处理,Word操作的高级技巧样式的应用：格式样式自动套用格式：格式自动套用语格式查找与替换:编辑替换,常用公文写作,一、公文概述什么是公文 公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定 格式制作的书面材料。公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和 经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家 事务的一种工具。,公文的种类,国家行政机关12类13种：命令(令)；议案；决定；指示；公告、通告；通 知；通报；报告；请示；批复；11函；12会议纪要。党

2、的机关公文有14种：决议；决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示；批复；11条例；12规定；13函；14会议纪 要。,公文的格式要素,发文机关（版头）公文份号 秘密等级 紧急程度发文字号 签发人 标题 主送机关,正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和时间,草拟公文正文要求,符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅 力求简短。人名、地名、数字、引文准确。公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分 结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语

3、、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，都要使用阿拉伯数字。结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“”（）”。公文中应使用国家法定计量单位。引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。,行文的基本规则,按机关隶属关系和职责范围行文授权行文联合行文一般情况不越级行文不越权行文“请示”不直接报送领导者个人的规则,“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则“报告”中不得夹带请示事项公文由文秘机构统一处理的规则,工作总结,概念：总结是国家机关、社会团体、企事业单位等通过

4、对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用文书 总结的特点：内容的自我性回顾的理论性,总结的结构：,标题。公文式标题；如县2000年普法工作总结 非公文式标题;如推动人才交流，培植人才资源 正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。,2）通 告,概念 通告适用于在一定范围内公布应当遵 守或者周知的事项。特征（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发

5、布，有别于公告只能由地位较高机关发布。（四）通告不写抬头，无主送单位。,通告（格式）,通告 为。决定从年月日时起，在，实行。一、。二、。特此通告。年月日,3）通知,概念：通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。种类：印发、批转、转发性通知 指示性通知 知照性通知 事 务性通知 任免、聘用通知,通知(格式),关于的通知(年月日)：为了。现通知如下：一、。二、。特此通知。(通知单位落款),4）报告,含义：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关

6、的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。种类：综合性报告。专题性报告。回复报告。,报告（格式）,关于的情况报告领导同志：年月日时分，。以上情况报告，如有不当，请指正。(报告单位)年月日,5）述职报告,含义：述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告结构：标题署名及日期正文,5）请示（概念）,请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,请示（写

7、法）,批准性请示：请示理由、请示内容、请示结语。呈转性请示：请示理由、请示内容、请示结语 注意事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示；一般不得越级请示，不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示 不要直接送领导者个人,请示（格式）,关于的请示政府：。以上意见是否可行，请予批复。(请示单位)(公章)年月日,请示和报告的异同,相同之处：两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：1.时间有别.请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；2.内容的侧重点有别.请示着重于请

8、示批准，报告着重于汇报工作；3.要求有别.请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,7）会议纪要,会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。写法 集中概述法 分项叙述法 发言提要法,6月14日下午，张曙光教授主持召开了换届后的第一次院务会议，陈敏华、汪宁、宋炳辉、任生名、糜佳乐、戴启秀等7位同志参加。会议就以下问题做出决定：1任职和分工 陈敏华副院长主管人事、行政管理、财务等工作；汪宁副院长负责全院科研及两个刊物的管理和

9、联络；宋炳辉副院长负责研究生教学及管理工作；任生名教授担任比较文学研究所所长；戴启秀副研究员在胡礼忠离职期间代理国际问题研究所所长职务。2成立院务管理委员会 由院长、3名副院长、3名研究所所长（翻译研究所暂缺）、工会主席、办公室主任共9人组成的院务管理委员会由院长主持，讨论决定科研、教学、行政等方面的工作。每人拥有一票表决权，决议由简单多数形成。有关学院重大决策将由全院职工大会讨论，表决通过。3成立院学术委员会 由3名教授、2名副教授共5人组成，教授、副教授每年各轮换一人，主要负责制订研究院学科建设发展规划和职称评定等工作。委员会实行召集人制，由主管副院长根据工作性质主持会议，形成意见后，提交

10、院务会议讨论决定。4创办社科院简报，按照学校“院务公开”的要求，学院将定期、不定期将院务工作、学术动态、科研成果等向全院教职工通报。,会议记要,自我评价：本人性格开朗、稳重、有活力，待人热情、真诚。工作认真负责，积极主动，能吃苦耐劳。有较强的组织能力、实际动手能力和团体协作精神，能迅速的适应各种环境，并融合其中。在校期间任职情况：1999920006 在班级担任班长职务2000920016 担任系学生会副主席2001920026 担任学生会副主席、班级体育委员20029至今 担任班级组织委员社会实践和实习情况：19991120006 辅导某初三学生各门功课，在一段时间的辅导、合作中，该学生的各

11、门功课成绩均有提高，深受该生家长的好评。2000620009 在xx市电影公司实习，负责办公室的日常事务，从事人事和企业行政管理，在实习结束后，各领导给予我极高的评价并给予奖励。2001620019 在暑假期间，在当地的市政府部门里担任办公室助理职务、处理各项管理事务，协助领导做好管理工作，受到领导们的一致好评和肯定。2002420028 在xx省工商行政管理局合同处实习。主办“xx省重合同、守信用企业协会”的成立，运用熟练的办公自动化设备，起草及审查各种办公室文件；编排、打印档案；打理办公室日常事务，与其他各单位、部门做好协调，协助本部门领导做好管理工作等。通过自己的努力、认真负责的完成任务

12、，该协会被国家工商总局受予国家优秀信用组织协会。对于实习期间的工作，处长和科长们给予我很高的评价和奖励。,个人简历（范文）,入党志愿是入党志愿书的一项重要内容，要根据自己的思想认识及其演变过程，实事求是地把自己对党的认识、态度、入党动机、优缺点及入党后的决心等写清楚。入党志愿的主要内容包括以下几个方面：1对入党的态度。2对党的认识。3入党动机、目的。4自己的优缺点。5.入党的决心。,入党申请书（写法）,写入党志愿应注意的问题,1.在发展党员常用文书中，入党志愿书是唯一的党组织印发、申请入党人填写的材料。入党志愿有规定的篇幅，不能象其他材料可以不受字数限制地填写。为此，首先要注意字数。2.入党志

13、愿要在“入党申请书”、“思想汇报”、“自传”等基础上进一步加工、提炼，字斟句酌，把自己最想向党组织表达的思想写出来。3入党志愿要写的郑重、庄严、真诚。,讲话稿,定义：属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。特点：权威性 思想性 鼓动性,起草领导讲话要处理好三个关系,权威与平易的关系。庄重与幽默的关系。深入与浅出的关系。起草领导讲话应注意三个问题 避免雷同。独树风格。适当调剂。

14、,会议和接待工作,会议及其种类会议工作职责会议地点会议文件会议规则接待工作,会议及其种类,按功能分：谈判会议报告会议解决问题会议制定决策会议 收集和交换意见会议按周期分：董事会 委员会按周期分：年会、非常会,与会人员的角色,主持人的角色 会前确定会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议应散发的文字材料 会间创造和谐的会议气氛，宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言，作出决议，确认行动和责任、闭会。会后回顾会议情形，评价会议进展和结果，确信会体会议成员对会议内容的理解,与会人员的角色,会议成员的角色 会前根据个人的观点研究问题，依据所提供的资料分析论证材料，准备在

15、会议期间尽力发挥自己的角色作用。会间倾听他人的观点，积极发表自己的见解，关注正在讨论的事项，与主持人密切配合。会后 努力完成会上所分派的任务。,会议的成本,会议成本=2 A B C A每小时全公司职工平均工资的3倍；B 参加会议的人数C 召开会议的时间（小时）。,会议工作职责,会前的组织筹备确定会议的时间和地点确定会议的参加人选草拟会议日程表起草会议通知需准备会议资料和各种会议用具安排坐位迎接开会的客人安排与会人员在会议期间的生活,安排坐位,与会者,主席团,大小方 形坐次安排法,适于大型的会议,安排坐位,圆形坐次安排法,适合中小型会议,安排坐位,半月形坐次安排法,主席,入口,中心发言人,适于中

16、小型会议,安排与会人员在会议期间的生活,与会人员的住宿安排会议的交通保障会议的文化活动与会人员的医疗保健等,会中的任务职责,提前到会，带好会议所需物品将会议坐位安排就绪负责与会者在出席登记簿上签名分发文件做好会议记录协助拍摄集体照管理会议财务,会后的收尾工作,清理会议室归还视听设备整理会议记录将会议记录定稿并归档保存,会议地点,会议场所的选择 大小要适中 地点要合理 附属设施要齐全布置会议室 用品供应完备 会议所需设备会前布置好,会议场所的安全措施,会议的安全保卫工作检查会场安全,会议文件,会议通知会议日程会议记录组织和校对文件,会议记录,会议记录的要求完整、简洁、准确会议记录的方法及内容记下

17、每项通过的决议的准确提议者记下赞成和反对决定的全部论据会下将记录整理、写完，叙述以第三人称及过去写,会议记录包括两个部分：（一）会议的组织情况：1会议的名称。2开会的时间、地点。3出席人数，如果人数不多，可一一写明姓名。4列席人数，也可写出姓名或只写列席人员范围。5缺席人数，也可一一写出姓名，注明缺席原因。6主持人。7记录人。（二）会议内容：是会议记录的主要部分。记录方法有两种：1摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。2详细记录。要把每一个人的发言都记下来。会议结束，记录完了，另起一行写“散会”两字。最后，要由主席或主持人和记录人签名。为了提高记录速度，可以适当使用

18、一些自己熟悉的简称、代号、符号，待会议间歇或会后整理时再补上全称或原称。必要时，可以学习速记法。,组织和校对文件,普通的和专门的会议材料核对资料校对方法对校法折校法读校法,会议规则,会议规则的内容（按以下十个方面对会议作出明确规定）会议的性质与职能会议的组成人员会议的权利与义务会议主持人的产生办法会议主持人的权利与义务确定会议形式和内容的方式 会议的法定人数 会议议事和作出决定的程序 会议决定（决议）生效办法 会议在遇到特殊情况时的应变措施等,制定会议规则的建议,召集会议的人应该是有关人员中资历最深者或者是有财权的人会议召集人自己决定开会的地点和时间，常与其他人商讨，以示公平、平等。介绍会议的

19、目的和时间，并使会议尽可能简短、高效。与会者都应事先过目相关会议材料并提前五分钟到场。很好地采纳建设性意见并弄清反对意见。按多数人的意见作出决议，并当场确认。有人将会议决定和要点记录下来。共同遵守散会时间。,接待工作,布置接待室使来访者感觉良好 招待客人要及时热情 请来客坐会客室的上坐 交谈时要适当地注视对方的眼睛、招待饮料,接待工作,弄清来访者的目的对待已经预约的来访者对待不速之客 对待不受欢迎的客人向上司引见客人宴请客人送客人离去制作来访者卡片,时间安排和规划,一、日程安排 二、日志系统 三、约会安排,日程安排,日程安排须知 顺序的先后与时间的分配 进行预约 合理的安排日程，时间上留有充分

20、的余地内外兼顾提高效率适当保密事先同意,日程安排,日程安排的形式 年计划表 月计划 表 周计划 表 日程表,日程安排,日程计划表的编制 步骤本周的前几天，在工作预定表上将自己下一内的预定事项写清楚。周末根据变化调整计划表，打印成正副本。一天的安排，按时间先后记载，分清主次，将重要的事安排在一天中最佳的时间。,日程安排,日程计划表的编制 注意事项 不论年、月和辕的计划表，都须归纳为一页，以便查阅。画出表示时间的线段，一见便可发掌握时间、所需的时间等。计划表设：日期、时间、地点、预定事项、备注等几项内容。对于处理完毕的事项，从计划表上删除，可清楚计划落实完成情况。谨慎处理计划表中的变更事项，避免引

21、起有关有员的误解。周计划表和日志卡片用毕后归档,商务旅行日程表的编制,商务旅行计划表的内容1 日期：指某月、某日、星期几。2 时间：旅行出发、返回时间 旅行过程中各项活动的时间 旅行期间就餐、休息时间3 地点：旅行抵达的目的地 旅行过程中开展的各项活动的地点 食宿地点4 交通工具：出发、返回及商务活动的交通工具5 具体事项：商务活动内容 私人事务活动6 备注,旅行行程工作表的编制注意事项,明确旅行的意图，目的地，旅行时间，到达目的地后商务活动计划，熟悉单位对出差的有关规定排计划时，在时间一栏必须考虑时差的变化旅行行程工作计划表一式三份，单位、自己一份，存档一份。,档案管理,计算机存档系统,档案

22、的分类,文件的归档,存档设备,档案的检索,档案信息安全,档案保留政策,1 文件的归档,存储媒体 纸媒体 磁性媒体 光盘媒体,存档目的 将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归存为档案，按一定的顺序排列交进行妥善保管，以备利用查考,2存档设备,卡片式储存柜,开架储存,直式及模式文件柜,备忘录资料,显露式文件柜,3档案的分类,按字母排列的分类法 按主题分类 按地区分类按数字分类 按十进位制数码编排分类 按日期排列分类,字母法和数字法的综合运用,在字母顺利排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。案卷按字母顺利分组排列，而在分组内部按数字排列

23、。,3档案的检索,编制索引的基本规则一致性编索引的常用方法 按个人姓名编制索引 按企事业单位名称编制索引 按政府和政治名称编制索引,4计算机存档系统,电子档案的优点 操作方便 传递快捷、实现资源共享 存储空间小 具有多种表现形式 复制时不容易丢失信息电子档案命名,5档案信息安全,控制纸质档案的使用控制缩微品档案的使用控制电子档案的使用 采取各种措施控制电子档案的使用 安全保管电子档案,6档案保留政策,制定保留计划 公务文件指南 需要永久保留的档案，包括公司文件、刊物、账簿和会议记录等;需要保留5年10年的档案，包括过期的合同、托收记录和保险索赔证据等;需要保留5年的档案，包括会议代表、客户贷款

24、分类和普通信件等；需要保留大约1年的档案，包括通知、通函、复印件和银行存款凭据等。,档案保留政策,(2)个人资料指南(3)准备一份存放计划包括：存放盒上的档案号 存放地点 准备销毁的日期 销毁日期 批准销毁者 保护档案和重要文件,档案保留政策,档案的转移集中和分散系统（1）集中式 将所有类型的一切档案资料都保存在一个中心贮存。（2）分散式 规定所有的文件都由单位各个部门分别保管，从而方便查阅。,信息的含义 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。信息的特征 客观性 共享性 开发性 传递性 时效性 存储性 可塑性 无限

25、性,信息管理,办公室常备信息资料的筛选,办公室常备的信息资料有：（1）参考书 工作用参考书 手册 百科全书 字典（2）报纸、期刊（8）有关政府出版（3）统计资料 物、法规（4）地图集（9）广告材料和宣（5）档案 传品（6）内部文献（7）人名地址录,办公室常备信息资料的筛选,阅读筛选信息资料的方法（1）留意标题（2）剪裁、复印（3）摘记（4）标记说明应获得多种形态的信息资料（1）文字形态的信息（2）声像形态的信息（3）记忆形态的信息,准确收集信息,信息惧收集的方法观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法,信息整理,信息分类方法字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法,信息整理,信息筛

26、选方法看来源看标题看正文决定取舍,信息传递,基本形式信件备忘录通知或告示传阅单企业内部刊物,6.新闻稿7.新闻发布会8.声明9.直接邮件,信息传递,信息传递方法语言传递文字传递电讯传递信息传递的方向内向传递外向传递,信息传递的要素信源信道信宿,信息存储,步骤 登记编码存放排列保管,信息存储,步骤 登记编码存放排列保管,方式手工存储计算机存储电子化存储缩微胶片存储,信息开发工作,主要形式剪报索引目录编制文摘简讯调研报告,方法汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法转换法图表法,信息利用工作,途径信息检索服务信息加工服务定题、查询利用服务信息咨询服务网络信息服务,信息开发工作,主要形式剪报索引目录编制文摘简讯调研报告,商务沟通,商务礼仪接待沟通商务谈判,