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1、公文与行文格式培训,主讲：宋智敏2014-2-21,公文概述,一、公文的含义,公文是国家党政机关、企事业单位、群众团体办理公务时所使用的具有法定效力和特定格式的应用文体。,公文姓“公”，它不具有私人性。公文“具有特定的格式”的形式特点，不同的公文种类要求不同的格式，格式的确定有助于公文的规范性、完整性、准确性和有效性，并为公文的登记、办理、保存及至销毁等工作提供方便条件。,二、公文的种类,现行国家行政机关公文处理办法中有13种：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要中国共产党机关公文处理条例中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告
2、、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,目前公司常用的公文种类为10种：,决定、公告、通知、通报、报告、请示批复、意见、函、会议纪要 不同的文种，反映了不同的行文要求，也反映行文机关之间的关系和发文机关的权限。,公司常用的10种公文形式：,1、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。2、公告 适用于在一定范围内宣布重要事项或者法定事项。3、通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属单位办理或者执行的事项，任免人员。,公司常用的10种公文形式：,4、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级
3、机关的询问。6、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。7、批复 适用于答复下属单位的请示事项。,公司常用的10种公文形式：,8、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。9、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。10、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,三、公文的格式：,公文都具有一定的格式，公文的格式要求制发的公文结构完整、标志准确、保持一致。同时便于收发处理，有利于提高工作效率，也为以后的立卷、归档提供了方便条件。,公文格式有三个方面：,一是主体结构,二是附加标记,三是款式规定,主体结构：是指公文中表达实际内容的主要文字成分，包括：公文标题
4、、主送机关、正文、附件、发文机关、发文时间、印章、抄送单位。,1、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容。在拟制标题时，一要注意准确选择文种，二要注意对“事由”进行概括时，力求做到准确、简明、得体。,2、主送机关是行为的对象，也就是负责承办的收文单位，单位名称写在标题之下，正文之前，顶格，字体同正文，一般不要将主送机关写成领导人的名字。,3、正文是公文内容的主体，也是公文结构的核心部分。正文一般由开头、主体、结尾三个部分组成。开头有“根据式”、“目的式”、“原因式”等。,撰写公文的主体部分，必须注意做到主题单一性，一篇公文一个主题，内容准确，语言通俗易懂，全篇的结构安排对问题的论证讲究逻辑性。
5、结尾要以简洁的语言呼应开头或主体、或提出解决问题的方法、或表明发文机关的希望、要求，并注意用语得体。,4、附件是相对正文而言的，是附属于正文的文字材料，是某些公文的重要组成部分。附件有两类：一类是补充说明正文主要内容的附件。一类是补充说明正文某一方面内容的附件，如图表、统计数字以及其他说明正文提及的事件等材料。公文如有附件，应在正文之后注明附件名称，正文的后面顶格书写。,5、发文机关是公文发出单位，俗称“落款”，发文机关应写全称。,6、发文时间，亦称发文日期。日期表明文件发出和生效的时间，日期应用大写的阿拉伯数字表示，且不能省略，如“二一三年十二月一日”，不能写成“三年十二月一日”或者是“三、
6、十二、一”。,7、印章：是公文生效的标志，具有法律依据，是行文过程中的重要环节。印章应盖在文末的发文机关和发文时间上，印章要和落款名称完全一致。,8、抄送单位：是公文涉及的机关单位，或需要协助承办、或需要知道，掌握内容的机关单位。,为了规范源通文案管理，统一公文格式，源通于二一二年十一月十九日，下发了“关于规范行文格式的通知”。,常 用 公 文,通 知,通知是批转下级机关的公文，转发上级或不相隶属机关的公文，发布规章，要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部时使用的公文。,通知一般可分为：指示性通知、事项性通知、批示性通知、会议通知。,通知的基本格式与写法：1、标题应写明发文
7、机关、事由和文种 特殊的通知，还应标明是“紧急通知”、“联合通知”、“重要通知”、“补充通知”等。凡不属正式公文处理的一般性通知，可直接用“通知”两字作标题。2、正文开头简要写明发文目的、意图、缘由 主体写清通知的事项、执行要求两方面。,通知的写法：1、指示性通知 一般在上级机关对下级机关某项工作需要阐述政策、布置工作、提出要求，而根据公文内容又不宜用“命令（令）”或“指示”时，可用这种通知行文。如中共中央国务院关于严格控制成立全国性组织的通知。这类通知带有指示性和指导性，要求下级机关贯彻执行，因此，要写得切实可行，文字要达意、精炼，使下级机关一看就知道要求他们解决什么问题，解决这些问题的方法
8、、步骤及要求。,2、事项性通知 这类通知主要是向有关方面知照某一事项或者交流某些信息，可以在上下级之间使用，也可以在平行机关之间使用，其主要目的是要对方了解某件事情或某些情况，一般不要执行和办理。象庆祝某节日，成立、调整、合并、撤销某机构，任用干部，启用公章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料，都可使用这类通知。这类通知的正文比较简明单一，要求开宗明义直叙其事，写得具体清楚实在。,3、会议通知 上级机关或发起单位召开重要会议时，发给与会单位和人员的书面通知，就是会议通知。这类通知一般格式有标题、发文字号、主送单位、正文、落款和发文时间等。标题。要写明什么单位召开的什么会议的通知。正文主体写开
9、会的原因、目的、日期、地点、与会人员、会议内容等。如需汇报、发言带论文或材料的，以及开会多久、何时报到，带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。,报 告,报告是下级向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或者是建议、答复上级机关的询问等陈述性的上行公文文种。按执行内容，分为工作报告、情况报告、答复报告、报送报告等。按报告性质与写作特点，分为专题报告与综合报告。,报告的基本结构与写法 报告的正文一般由三个部分组成。一是开头，说明报告的目的，为什么要写这个报告。二是主体，写报告内容，或称报告事项，一般要从四方面入手，写清情况、经验、问题和今后打算。三是结尾，写结束语。习惯用语如“特此报告”、
10、“以上报告，请阅示”、“以上报告，如无不妥请批转各地参照执行”等。,批 复请 示,请示，是请求主管机关就某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文文种。下级机关遇到在自己职权范围内无法解决的问题、困难，需要上级给予答复、解决、帮助、审核、批准的，可用请示。请示的基本写法，请示的格式和报告相同，有标题、主送单位、正文、落款和发文时间。标题构成应为“发文单位+事由+文种”。主送单位只能是一个。正文是较为规范的三分式结构，即由请示缘由、请示事项、请示结语三部分组成。,批复，是上级机关答复下级机关请示事项所用的公文文种。批复的写作格式比较固定，由标题、主送机关、发文字号、正文、落款、发文
11、时间等构成。标题形式为“发文机关+事由+文种”。批复的正文包括引语、批复内容和结尾三个部分。1、引语，通常引用两个方面的内容：一是引用下级机关来文的日期、公文名称或发文字号，如“你厂X年X号文已收悉”；二是简要引述来文所请示的事项，如“你们关于XXX问题的请示已收悉”。2、批复内容，批复内容有两点，一是告知情况，二是表明态度。3、结尾，批复的结尾，一般只写“此复”、“特此批复”等用语。,要纪议会,会议纪要是适用于记载和传达会议情况和议定事项的公文。根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其他会议纪要两大类。办公会议纪要用以传达机关、单位召开的例行办公会议所研究的工作、议定的事项和布置
12、的任务等，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。其他会议纪要指专项工作会议、经验交流会、专题讨论会、座谈会、学术研究会等会议形成的纪要。,会议纪要的格式与写法 会议纪要通常是由标题、正文、文尾构成。1、标题，一种是新闻式标题，另一种是公文式标题。2、正文，会议纪要的正文一般由会议基本情况、会议主要内容、结束语三部分构成。开头部分写会议基本情况。通常是先扼要介绍会议的一般情况，包括召开会议的机关，会议进行的时间、地点、与会人员情况、会议主持人，会议的主要议题以及对会议成果的总体评价等。主体部分是写会议主要内容，它包括会议议定的事项和会议的主要精神，这是纪要的中心部分。,办公会议纪要，可
13、以写会议作出的决定、决议、布置的工作任务，安排步骤，采取措施等。通常采用决议式会议纪要的写法，分条或列小标题来组织材料。专项的工作会议纪要，着重写会议最后取得的一致性意见、决定性事项和观点。常常用“会议认为”、“会议决定”、“会议号召”之类的提法表述观点，突出会议形成的共识，少些或不写个人意见。一般不大量引用领导人指示、讲话的原文。写法和办公会议纪要的写法相同。,专题讨论会、座谈会的纪要可采用记录式会议纪要的写法来写。着重记述会议的发言，是对与会者发言的要点的归纳整理。这种写法即体现了纪要的“择要性”，又能保留发言者原话的一些面貌，增加“现场感”。这种写法多适用于一些探讨性的会议。其他会议纪要，可写对形势、任务的分析、会议报告、讲话、交流的精神或要点，对各项议题的讨论情况，形成的决议，会上各种意见和建议，可采取概述式会议纪要的写法。结束语一般是发出号召，提出希望。,3、文尾 作为文件发布或上送下传的，要按公文要求注明主送、抄送范围。在会议纪要的写作过程中，要注意两点：一是会议纪要重在“实”，保证纪要的真实性；二是会议纪要重在“要”，评略得当有重点。,谢谢大家,
