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1、销售分销系统财务操作与流程,恒安集团财务部2004年11月,目录第一章、总则第二章、用户和权限管理第三章、客户管理第四章、物料管理第五章、价格体系管理第六章、期间管理第七章、分销业务管理第八章、费用管理第九章、岗位职责第十章、附则,2004年538号通知：销售分销系统管理制度，其中的第六章-第九章是属财务方面的规范制度，现结合在销售分销系统的操作的平台上，针对财务核算方面的有关规范做指导性的培训。,（一）销售分销系统管理制度的培训目的（二）第七章：分销系统销售业务的管理：采购业务、销售业务、退货处理、跨区域KA业务操作流程。（三）第八章：费用管理：费用科目核算口径的归属、费用核算及帐务处理、促
2、销活动账务核算的管理、促销活动的管理流程、付款流程管理。（四）第六章：期间管理：确认关帐时间（五）第九章：岗位职责：经营部组织构图、岗位职责,一、销售分销系统管理制度培训的目的：分销系统制度管理的主要是涉及到是用户和权限管理、客户资料维护、物料的统一管理、价格体系的维护、加强对应收帐款的管理，规定了客户信用额度的维护、通过对销售分销系统的培训，加强了对分销系统功能的认知度，以及在操作中，存在着财务运作方面规定与分销系统管理制度方面的规范相抵触的问题，并做出对应规范化的相关流程，包括业务流程、促销流程、替代流程。,规范统一的关帐时间，在财务方面帐务处理与销售分销系统运作相结合的基础上，在统一销售
3、分销平台、统一业务流程、统一计算方法、统一标准、统一关帐时间的基础上，使业务与财务所需要的数据达到同步的完整性、准确性、及时性。通过了培训，使各片区广大的的财务人员能达到对制度的共识，同时能提高制度的执行力度。,（二）、销售分销系统的业务管理1）采购业务账务核算采购业务包括商贸分支机构从各生产公司、经营部或外部单位采购产品，货送到商贸分支机构仓库入库；商贸分支机构从各生产公司、经营部或外部单位采购产品，货直接送到各商贸分支机构指定客户仓库入库，由各生产公司、经营部或外部单位票开到各商贸分支机构核算。,1.1产品采购业务票流与物流同步。即当月收到货物、发票，且发票已认证借：库存商品应交税金应交增
4、值税-进项税款 贷：应付账款,票流与物流分离。即当月收到货物、发票，但发票未认证账务处理：进项税先通过“待摊费用待扣进项税”核算，经税务认证后的可抵扣的进项税从本科目转到“应交税金应交增值税（进项税额）”A、当月账务处理：借：库存商品 待摊费用 待扣进项税额 贷：应付账款B、次月账务处理：借：应交税金应交增值税进项税款（认证确认可以抵扣的进项税款）贷：待摊费用待扣进项税款,票流与物流分离。即当月收到货物，但未收到发票A、当月账务处理：借：库存商品 贷：应付账款 暂估应付账款B、次月账务处理：借：库存商品红字 贷：应付账款 暂估应付账款红字借：库存商品应交税金应交增值税-进项税款 贷：应付账款,
5、1.2促销品采购业务1.2.1 票流与物流同步。即当月收到货物、发票借：待摊费用外购促销品 贷：应付账款,票流与物流分离。即当月收到货物，但 未收到发票A、当月账务处理：借：待摊费用外购促销品 贷：应付账款 暂估应付账款B、次月账务处理：借：待摊费用外购促销品红字 贷：应付账款暂估应付账款红字 借：待摊费用外购促销品 贷：应付账款,1.3验收入库实物与发货单不符司机丢失货物。收货方（经营部或办事处）验收货物时，发现短缺（司机途中丢货）的情况按发货单的数量、金额全部入账，同时按实际短缺的数量，以销售形式开具发货单和普通发票给司机，在签收时由司机赔偿或在司机结算运费时从运费扣减。,发货方错发货物。
6、收货方（经营部或办事处）验收货物时，发现发货单上的货物与实际不符时（即错货），应立即与发货方取得联系，将发错货的信息及时反馈给供货方。收货方实际未收到的货物入库数据为0，由供货方补发货给收货方（票到货未收，作在途处理）。错发的货物由收货方作为采购入库处理（货到票未到），供货方应及时开票给收货方。,2）销售业务的概念：（2003年550号通知）1当月销售部门发出货物，并同时开具销售发票的，当月按销售发票确认销售收入（即正常销售业务）。2销售部门与客户签订销售货款以账期结算方式合同（如：各大商场以30天、40天、60天为结账期），当月直接开票的，按当月开具的销售发票确认销售收入（即正常销售业务）；
7、当月未开票（即滞后开票）的部分，通过委托代销商品核算，待收到客户的代销清单时确认销售收入（即委托代销业务）。结账期统一以发货单上的日期为基期开始计算。,3销售部门与客户签订代销合同的或客户要求滞后开票的，通过委托代销商品核算，待收到客户的代销清单时确认销售收入（即委托代销业务）。4经销商或客户不需销售发票的，财务当月直接开具普通发票，按普通发票确认销售收入（即以普通发票补足情况），按正常销售业务处理。经销商代开发票的替代流程（附件）,5委托代销核算业务，原则上要求客户提供当月商品销售清单或抽单进行结算，确认销售收入；客户未提供代销清单或抽单结算的，由财务部门提供该客户的委托代销商品的清单给该客
8、户的业务员，由该业务员根据客户的结算金额凑好代销清单交由财务部门结算，确认销售收入。特别说明：各商贸分支机构的所有销售收入不管是否立即收到货款，均应通过“应收账款”科目核算，不得直接通过“银行存款”或“现金”科目核算；若出现退货时以红字冲销方式做上述相反分录。,2.1正常销售业务当月发货、当月开票业务，当月确认收入。产品价格以销售价格核算借：应收账款 贷：主营业务收入应交税金应交增值税销项税额2.2委托代销业务（以委托业务流程运作）A销售部门与客户签订代销合同，以销售量进行结算，在发货时作为委托代销业务处理。B当月发货当月未开票（即滞后开票），作为委托代销业务处理。C“委托代销商品”科目核算金
9、额：按销售价格入账。,发生业务时，凭当月发货单进行账务处理 借：委托代销商品 贷：库存商品 委托代销差价收到代销清单时，开出发票给代销单位，凭发票进行账务处理 借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税金应交增值税销项税额同时，将委托代销分录以红字冲销借：委托代销商品 红字 贷：库存商品 红字 委托代销差价 红字,说明：委托开票时如果与当时价格有差异，要先冲减委托代销（当时价格），再以开票价格做正常销售。如：原分录借：委托代销商品 AL1116 10件*100(不含税售价)1000 贷：库存商品AL1116 10件*80(成本)800 委托代销差价 200,若开票的时候因让利或其他原因有价格差异的
10、时候应按原委托价冲回，再以按批文特价开正常销售。借：委托代销商品 AL1116 10件*100(不含税售价)1000 贷：库存商品AL1116 10件*80(成本)800 委托代销差价 200,正常销售开票（如：价格95）借：应收账款 AL1116 10件*95(不含税售价)+税金 1111.5 贷：主营业务收入 950应交税金应交增值税（销项税）161.5,3）退货业务处理本月发生的销售退回，不论是属于本年度还是以前年度销售的，均冲减本月的销售收入。凡符合退货条件，同意客户退货（客户为增值税一般纳税人，须有退货证明），销售分销系统冲减当月的销售收入，同时增加库存商品，减少应收账款。借：应收账
11、款 红字 贷：主营业务收入 红字应交税金 应交增值税销项税额红字,凡符合退货要求，同意客户退货（客户是小规模纳税人，没有办法开具退货证明），销售分销系统冲减当月销售收入，同时增加库存商品，减少应收账款，税金转作营业费用。借：应收账款 红字 贷：主营业务收入 红字 营业费用其它 红字（不能冲减的销项税额转作营业费用处理）4）跨区域KA业务与财务操作流程（附件1）,（三）费用管理1）促销活动账务核算的管理（A）折让和同一单品配送的促销方式（降价处理）销售商品采用折让和同一单品配送的促销方式，其账务处理采用票面降价，减少主营业务收入，不确认促销费用，销售分销系统有支持，可以汇总促销降价的隐形促销费用
12、，以便分析和绩效考核时还原。(以批文特价的操作方法执行),例如1：某商贸经营部采用“买十送一”的促销方式，AL116卫生巾每箱销售价120元（不含税），成本90元，则增值税专用发票数量按11箱、不含税单价按109.0909元/箱，不含税金额1200元（即10箱120元/箱），增值税204元。确定销售收入分录：（降价方式）借：应收账款XX（客户）1404 贷：主营业务收入安乐直条AL116 1200(11箱109.0909元/箱)应交税金应交增值税销项税 204（120017%）月末，结转销售成本分录：借：主营业务成本安乐直条AL116 990贷：库存商品安乐直条AL116 990促销后，根据促
13、销流向表确定促销数量，按其差异的部份冲回。,例：某商贸经营部采用“买十送一”的促销方式，销售给某经销商，一共销售了100箱，则实际发货110箱，AL116卫生巾每箱销售价120元（不含税），成本90元，则增值税专用发票数量按110箱、不含税单价按109.0909元/箱，不含税金额12000元（即100箱120元/箱），增值税2040元。第一步:促销正常业务:借:应收账款XX（客户）14040 贷：主营业务收入安乐直条AL116 12000(110箱109.0909元/箱)应交税金应交增值税销项税 2040（1200017%）,第二步：根据促销流向表的实际销售50箱，则冲回60箱（已降价）。借：
14、应收账款XX（客户）7658.18 贷：主营业务收入安乐直条AL116 5454.55(60箱109.0909元/箱)应交税金应交增值税销项税 1112.73（664517%）,第三步：做正常销售60箱借：应收账款XX（客户）8424 贷：主营业务收入安乐直条AL116 7200(60箱120元/箱)应交税金应交增值税销项税 1224（600017%)流程图：特别说明：上述会计处理方式，促销降价相当于减少了主营业务收入，同时也减少营业费用，销售分销系统就有支持，系统自动汇总促销降价的隐形促销费用，冲减时同时减少降价部份的隐形费用（批文特价与正常销价的差额）以便分析和绩效考核时还原。,（B）不同
15、单品及不同类别商品配送的促销方式 销售商品采用同一单品配送客户不允许票面降价，或采用不同单品及不同类别商品配送的促销方式，其账务处理采用主销商品与促销赠品分开开票。其中：主销商品开票价格按销售单价开票；促销赠品以赠品发货单开票价格按成本单价（进货的调拨价）开票（即：平进平销，不产生销售差价）。（以赠品促销的操作方法执行，系统自动产生销售费用、销售收入）,例如2：某商贸经营部采用销售10箱AL116卫生巾赠送1箱AL7220的促销方式，AL116卫生巾每箱销售价120元（不含税），成本90元；AL7220每箱销售价150元（不含税），成本130元。主销商品确定销售收入分录：借：应收账款XX（客户
16、）1404贷：主营业务收入安乐直条AL1116 1200（10箱120元/箱）应交税金应交增值税销项税额 204（1200*17%）,促销赠品确定“营业费用促销费”的同时，也应确定销售收入（分销有支持），其分录为：借：营业费用促销费 152.10贷：主营业务收入安乐直条AL7220 130（1箱130元成本价）应交税金应交增值税销项税 22.10(13017%)月末，结转主销商品和促销品销售成本分录：借：主营业务成本安乐直条AL116 900 安乐直条AL7220 130贷：库存商品安乐直条AL116 900 安乐直条AL7220 130,促销后，根据促销流向表确定促销数量，按其差异的赠品部份
17、冲回。第一步：根据促销流向表的实际情况,促销时是100箱,赠送品10箱,但客户实际上才销售50箱，应享受赠送品5箱，则赠品就有5箱差异部分，则冲回。借：营业费用促销费 贷：主营业务收入安乐直条AL7220(5箱130元/箱)应交税金应交增值税销项税(65017%）,760.50,650,110.5,第二步：AL72205箱做正常销售 借：应收账款XX（客户）150*5877.5贷：主营业务收入安乐直条AL7220 750(5箱150元/箱)应交税金应交增值税销项税 127.5（75017%）流程图：特别说明：上述会计处理方式，促销赠品增加主营业务收入同时也增加费用，销售分销系统就有支持，系统会
18、自动生成营业费用促销费用，同时生成销售收入,（C）返利业务处理 商贸分支机构给客户的返利不允许通过降价方式处理，直接在“营业费用业务费”列支，同时冲减相应客户应收账款。借：营业费用业务费销售反利或销售佣金 贷：应收账款客户往来,（D）外购促销品配送的促销方式商贸分支机构外购促销品配送的促销方式，其账务处理通过“待难费用外购促销品”核算：购买促销品分录：借：待摊费用外购促销品贷：应付账款促销活动中，凭促销品发货单做如下分录：借：营业费用促销费明细科目贷：待摊费用外购促销品,在促销活动结束后，凭促销流向表，退回的促销品做如下分录，红字冲回 借：营业费用促销费明细科目 红字贷：待摊费用外购促销品 红
19、字特别说明：在销售分销系统有专设的登记外购促销品的购入、发出、退回及结存情况的模块支持。2）促销费用的流程管理（附件2）具体的操作演示由系统部来培训,3）期间费用的管理：为方便各销售机构的销售费用的统计和监控，各商贸分支机构发生的费用（包括促销费用和返利）必须使用销售分销系统的费用模块核算，完整录入费用的相关明细，对费用进行细化核算（部门核算、品牌核算、个人核算、客户核算四个辅助核算）。以分销系统的明细条件生成NC用友软件的相关费用明细，NC系统只做费用只做到部门辅助核算、个人、品牌及费用相关的客户（商场）辅助核算在分销系统里查询。,费用科目核算口径归属原则：按会计制度及相关法规规定，商贸系统
20、（销售机构）发生的各项费用（除业务招待费用、小车费、诉讼费、劳动保险费、各项税金、工会经费、职工教育经费、开办费、坏账损失、存货损失、存货盘亏、注册会计师审计费、会务费、公共关系费列入管理费用科目外）做营业费用处理。,（A）商贸分支机构费用报销统一以财务部规定的报销流程、统一的付款凭证格式。经办人在费用报销之前按付款凭证的格式要求填写清楚，由经营部的主办会计审核后，报销付款入账，（商贸分支机构有成立核算中心的直属办事处，办事处会计同样按程序先验收入账，）待片区财务审核、片区总经理审批时如有问题有不能报销的费用，统一在下个月冲账处理。,（B）日常报销费用借：营业费用XX明细科目 管理费用XX明细
21、科目贷：现金（银行存款）(C)商贸分公司、商贸经营部的现金、银行日记帐平日的记帐以销售分销系统为主体，生成销售分销系统中的现金、银行日记帐，销售分销系统日记帐中的来款录入与营业费用(费用科目按核算口径原则)的录入，系统会通过指令转入NC财务系统，同时会计要在NC系统补入来款以外的收入与营业费用以外的支出部份。生成NC财务系统中的银行（现金）日记帐。4）付款与来款的流程管理（附件3）,（四）期间管理 以销售业务流程的时间来确认账务的关账时间，商贸分支机构销售业务包括：委托销售、外销、内销、办事处移库业务，统一以发货单（委托发货、外销发货、内销发货、移库发货）的客户验收回单为依据，由财务内勤确认后
22、方能为委托、外销、内销、移库业务的实现。如果在月未最后一天不能返回验收回单，则暂先确定为外销发货、内销发货、委托发货、移库发货，等次月收到验收回单时，如果有误差的再以冲帐的形式处理。存货业务、销售业务、（包括跨区域的发货）费用业务的最后的关账时间定为当月最后一天。,（五）岗位职责 要求各片区财务负责人将财务人员的岗位职责发给有关的财务人员，该文本可作为对本人对负责岗位范围的清晰，可以用于对照完成工作强度的鞭策。附岗位职责文本（附件）,强调事项：(1)会计核算的明细数据来源主要是来自销售与分销系统，如：应收账款明细、存货明细、委托代销商品明细、产品销售收入明细、销售费用明细等等，会计核算资料必须
23、与销售与分销系统的资料一致。数据的汇总功能完全由销售与分销系统来完成，决不允许会计核算数据与销售与分销系统数据脱节。,强调事项：(2)以费用抵冲应收账款的业务，统一以费用支付，再以货款回收的运作方式，在分销系统完成。,强调事项：(3)生产公司内销赠品，以正常内部销售开具销售发货单，年底考评时，凭有关部门的支持文件为依据，该费用剥离考核处理。,商贸经营部的组织架构图（以广州商贸为例作为模块）,各销售片区可根据市场大小、销售业务量等实际情况，在岗位设置做适业变化。,商贸经营部降价促销活动运作流程,客户经理,经营部经理,财务,片区总经理,内勤,仓库,客户,促销申请,审核,促销运作的确认（降价）,审批
24、,按财务确认运作方案开销售发货单(按批文特价),提货,验收回单,修改后确认,按原促销价格冲减销售额，,按销售产品售价开发货,确认应收账款,确认销售同时自动生成促销降价与原价的差额,Y,N,说明：根据流向表的确认在促销期间客户实际销售与要货的差额，在促销完成后10天内冲减。运作方法：另做一分批文特价（是上份批文的补充）。数量为0，价格以上份批文促销降价的价格填入。,实际销售数量与发货差额,整理实际销售促销流向表通知客户,核对,核对,商贸经营部赠送促销活动运作流程,客户经理,经营部经理,财务,片区总经理,内勤,仓库,客户,促销申请,审核,促销运作的确认（赠送）,审批,按财务确认运作方案开赠品发货单
25、,提货,验收回单,修改后确认,实际销售数量与发货差额,整理实际销售促销流向表通知客户,冲减赠品发货同时减少赠品费用,按销售产品售价开发货,确认应收账款,确认销售收入同时确认销售费用,Y,N,说明：根据流向表的确认，在促销期间实际销售与要货的差额部份中应享受的赠品数量（按原始赠送的价格）冲减销售费用。同时增加客户的赠品部分按售价开销售发货，库存补赠品部份按开始流程运作。,核对,核对,整理流向表原库存补赠品,确认销售收入同时确认销售费用,商贸经营部外购赠品促销活动流程,客户经理,经营部经理,集团供应链,片区总经理,财务,仓库,客户,促销申请,审核,审批,待摊费用,开具入库单,验收,通知退货促销品,
26、整理实际销售促销流向表通知客户,冲摊费用,按规定促销时间,采购,经营部,采购,豁免,根据促销报告开出库单,内勤,出库提货,摊销,红字出库单,入库外购赠品,核对,核对,报告时间,经销商代开发票的代替流程,1.客户资料维护：分二级，一级经销商资料；二级经销商直营的商场、超市资料,2.信用额度维护：信用额以经销商和直营商场的总额控制。,3.产品价格维护：统一以经销商的合同价格维护，经销商的直营商场、超市同样以经销商的价格维护。,4.资金流,经销商,商贸分公司、商贸经营部,经销商直营的商场、超市,商贸分公司、商贸经营部（以代开发票的对应货款）,5.物流,商贸分公司、商贸经营部,经销商（按外销流程验收回单确认销售）,6.票流,a.销售发货单,经销商（开发货单时暂不开增值税发票）,b.在月末以经销商的要求，商贸经营部按经销商发货的情况（包括品种、价格、数量）冲减经销商销售额，转开经销商的直营商场、超市销售额。不提供经销商直营商场、超市的代开销售发货单。,c.按销售发货单的实际单位、数量、单价、对应开具增值税发票,7.经销商在下月份发货之前再补足货款,汇款,汇款,发货,
