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1、,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,第一节会计电算化法规制度1976年，美国注册会计师协会（AICPA）即已发布了管理咨询服务公告第4号计算机应用系统开发和实施指南。1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据中华人民共和国会计法的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了会计电算化管理办法（标志着会计电算化管理工作纳入了法制化管理的轨道）、会计核算软件基本功能规范（是对会计软件的最低要求）、会计电算化工作规范会计基础工作规范、会计档案管理办法。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,一、中华人民
2、共和国会计法1999年10月31日，最新修订的中华人民共和国会计法再次以法律的形式规定“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。二、会计基础工作规范1996年6月17日，财政部发布会计基础工作规范，对会计电算化工作做了具体规范。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,三、会计档案管理办法1998年8月21日，财政部发布会计档案管理办法规定，采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必
3、须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行（采用会计电算化软件的单位，其会计档案保管期限与手工核算时相比，应该一致）。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。上述各种法律、法规、制度和办法等有关规定，涉及会计核算软件的开发、评审、使用，以计算机替代手工记账的审批，实施会计电算化后的会计档案生成与管理等诸多方面，对提高会计软件的质量，确保会计电算化事业的健康发展具有重要意义。本章主要针对以上相关法律、法规中的重点内容进行
4、解读。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,第二节会计核算软件的要求本节要点：1.会计核算软件的基本要求。2.会计数据输入功能的基本要求。3.会计数据处理功能的基本要求。4.会计数据输出功能的基本要求和会计核算软件必须保证机内数据的安全。新修订的中华人民共和国会计法规定：使用电子计算机进行会计核算的单位，其使用的会计软件应当符合国家统一的会计制度规定，达到国务院财政部门规定的标准，并应当经过相应机关的评审通过后方可投入使用。投入使用后，必须保持会计核算软件的相对稳定性，不允许任何人随意修改。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,一、会计核算软件的
5、基本要求（掌握）根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：1.合法：会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2.分期：会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3.中文：会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4.权限：会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,5.标准：会计核算软件应当
6、符合GB/T 19581-信息技术-会计核算软件数据接口国家标准的要求。6.稳定：会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。7.恢复：会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8.升级：单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。9.服务：会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。此外，我们将分别就会计核算软件中，对会计数据的输入、处理和输出功能，以及其他方面的相关内容提出具体的要求。
7、,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,二、会计数据输入功能的基本要求（掌握）数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。（一）会计核算软件的数据输入形式会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（二）对初始数据输入的基本要求（重点）在会
8、计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7.会计核算软件
9、中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（三）记账凭证输入的相关要求1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能、输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（四）对记账凭证控制功能要求（重点）1.正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账
10、凭证编号重复。如重复，予以提示并拒绝保存。2.以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。3.正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。4.正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。5.正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,6.会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内
11、记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。7.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。8.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。9.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。10.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（五）对原始凭证输入的基本要求（了解）会计核算
12、软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理：1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审
13、核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。3.在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后，如果原始凭证确需修改，则会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（六）对处理外国货币核算业务的要求（了解）1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供
14、在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,三、会计数据输出功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。其中，软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出。利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时。查询和打印则是会计数据输出的最基本形式。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（一）屏幕查询的基本要求由于在会计电算化条件下不可
15、能每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求只能通过屏幕查询得到解决。因此会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能。对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。通常，会计软件必须提供以下查询功能：1.各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。4.查询往来账款项目的结算情况。5.查询到期票据的结算情况。6.本期和以前各期的会计报表。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（二）打印输
16、出的基本要求会计软件必须提供以下打印输出功能：1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统的会计制度规定。2.会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。3.会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,4.在机内总分类账和明细分类账
17、的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（三）关于会计核算软件输出数据的其他要求1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。2.会计年度终了进行结账时，
18、会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,四、会计数据处理功能的基本要求会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面。（一）对会计核算软件记账功能的基本要求会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。3.总分类账和明细分
19、类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或者成批登账的功能。5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。3.机内总分
20、类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求
21、根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（四）会计核算软件提供的其他处理功能1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功
22、能。3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求（重点掌握）一、会计电算化岗位的划分及职责基本会计岗位包括会计主管、出纳、稽核、会计档案管理等。会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：,要 点,上一
23、页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（一）电算主管人员责任制负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位。应设立此岗位，可由会计主管兼任。1、负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行。2、协调单位内部各部门之间、会计部门各岗位之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，根据考评结果和工作实绩提出任免意见。3、负责计算机输出账表、凭证
24、的数据正确性和及时性检查工作。4、建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。5、完善企业现有管理制度，充分发挥会计电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。6、负责电算化人员的岗位分工及授权工作。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（二）软件操作人员责任制按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行相应会计数据处理、输出记账凭证、会计账簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障应及时向系统管理员报告，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识
25、培训水平。此岗位可根据权限由会计人员或出纳人员担任，各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,1、负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账簿、报表）的工作。2、严格按照系统操作说明和操作规程进行计算机和会计软件的操作。3、数据输入完后，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。4、按照操作规程的规定，及时做好数据备份并妥善保管。5、注意安全保密，保管好自己的口令，定期更换自己的密码。不得越权操作与自己岗位无关的模块。6、离开
26、工作岗位，应执行命令退出软件，防止非相关人员进入。7、操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。8、每次操作软件后，应按照有关规定填写上机记录。9出纳人员应做到“日清月结”，现金出纳每天都必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对一致；银行出纳每月都必须将银行存款账户的余额与银行对账单进行核对一致。10由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章；收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（三）审核记账人员责任制负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，对不符合财务会计制
27、度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由主管会计担任，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,1、审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合填制要求的原始凭证，退回当事人修改或不予报销。2、对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。
28、3、对操作员输入的记账凭证进行审核，对审核无误的凭证记账并打印出有关的账表。4、负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性，摘要的规范性，会计科目和会计数据的正确性，附件的完整性。5、对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。6、审核记账人员不得兼任出纳工作。7、结账前，检查输入的记账凭证是否已全部登记账簿，已审核签字的记账凭证是否全部记账。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（四）电算维护员的责任负责会计电算化系统的运行环境的建立，组织协调各工作站对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，负责增加、删除账套和增加、删除操作员的密钥，管理计算机会计数据，负
29、责计算机数据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发生不可解决的问题时，应及时向软件公司技术人员联系尽决解决。此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能，达到会计电算化中级知识培训水平，可由会计人员兼任。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。单位可设立此岗位。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,1、定期检查会计电算化系统软件、硬件的运行情况。2、应及时排除计电算化系统运行中出现的软件或硬件故障。3、负责电算化系统升级换版的调试工作。4、会计电算化系统人员变动或运行中发现错误时，负责电算化
30、系统的维护。5、因会计制度变化等原因会计软件不满足单位需要时，与软件开发单位人员或会计软件售后服务人员及时联系，进行软件版本升级。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（五）电算审查员责任制负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊.采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，可由会计稽核人员兼任。1负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。2审查电算化系统各类人员工作岗位的设置是否合理，制定的内部牵制制度是否合理，各类人员是否越权使用软件，防止利用计算机进行舞
31、弊。3发现系统问题或隐患，应及时向会计主管反映，提出处理意见。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（六）数据分析人员责任制负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。1负责对计算机的会计数据进行分析。2制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间，为企业经营管理及时提供信息。3每日、旬、月、年，都要对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位领导提供必
32、要的信息。4企业的重大项目实施前，应通过历史会计数据的分析，为决策者提供详实、准确、有根有据的事前预测分析报告；企业的重大项目实施过程中，应通过对有关会计数据的分析，提供项目实施情况(如进度、成本、费用等)分析报告；企业的重大项目实施后，应通过对会计数据的分析，提供项目总结的分析报告。5对于单位领导随时提出的分析要求，及时利用会计数据进行分析，以满足单位经营管理的需要。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（七）会计档案资料保管人员责任制1按会计档案管理有关规定行使职权。2负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。3做好各类数据、资料、凭证的
33、安全保密工作，不得擅自出借。经批准允许借阅的会计资料，应认真进行借阅登记。4.按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表凭证等会计档案资料。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（八）软件开发员的责任：1负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。2规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。3软件开发人员不得操作会计软件进行会计业务的处理。4按电算主管的要求，及时完成对本单位会计软件的修改和更新，并建立相关的文档资料。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为
34、不相容岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,二、中小企业实行会计电算化的岗位设置实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工
35、作岗位。这样的话，不仅能够加强对会计电算化工作的管理，而且能够提高工作效率，节约人力。小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。根据会计电算化的工作特点,各类操作人员即要严格遵守计算机的操作程序,也要遵守会计制度和会计准则的要求。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,第四节计算机替代手工账的基本要求财政部在印发会计电算化工作规范的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施”。一、替代手工
36、账的任务和条件补充:会计信息系统的开发,应该遵循软件工程的生命周期法,即按系统调查与系统分析、系统设计、系统实施、系统运行和维护等阶段进行。完成系统的配置和安装，属于开发会计信息系统全过程中的系统实施阶段。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一替代手工账（俗称甩账）是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。替代手工账是会计电
37、算化的目标之一（首要目标）。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,熟悉甩账流程：第一步，购买软件并从软件销售单位获取软件评审合格证书；第二步，建立会计电算化各项管理制度；第三步，手工账和计算机账并行至少三个月；第四步，填写计算机替代手工记账自查表；第五步，财政部门组织人员进行审查指导；第六步，正式甩账。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（二）替代手工账的条件根据相关规定，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要接受有关部门的监督。1.配备了计算机硬件设备和会计软件。2.进行会计电算化岗位
38、培训，配备相应的会计电算化工作人员。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：（1）财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。（2）软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件的单位，软件公司一般对软件使用进行培训。这种培训的针对性较强，但一般只能培训会计软件的操作员。（3）由企业自己组织的培训，让会计人员系统地参加基础理论学习，再联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化管理和应用水平。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基
39、本要求,3.建立严格的内部管理制度。包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。企业实现会计电算化以后，建立各种管理制度 是保障会计电算化顺利进行的最重要一环。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,二、如何替代手工账（一）整理手工会计业务数据。（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。（2）整理各账户余额。如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，须整理出以前各月各账户的发生额。（3）清理往来账户和银行账户。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,(二)建立会计账户体
40、系并确定编码。原则：（1）符合财政部和有关管理部门的规定。（2）满足本单位会计核算与管理的要求。（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。（5）要保持科目的相对稳定性。（6）要考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。编码时，一级
41、会计科目编码按财政部规定（三位编码，新会计制度规定为四位编码）的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程替代手工记账方式下记账凭证的要求记账凭证分类：一种：记账凭证三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证五种：现金收款凭证、银行收款凭证、现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（四）会计核算软件初始化初始化步骤：会计软件初次使用时的初始
42、化设置：建立账套（建立核算单位）、人员权限设置（财务分工）、会计科目设置（总分类科目和明细科目）、凭证类别设置（收、付、转）、结算方式设置（记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法）、初始余额录入（各科目余额、发生额）、其他设置（未达账项、自定义自动转账凭证）等等。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（五）计算机与手工并行计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较
43、完善的电算化内部管理制度等。试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样才能更全面比较手工数据和电算化数据。计算机与手工并行工作期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记账簿。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：1.检验各种核算方法。2.检查会计科目体系的正确性和完整性。3.考查操作熟练程度。4.纠正会计软件程序错误或业务处理错误。上岗操作软件人员的权限分配，必须在申请替代手工记账前
44、按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责应有明确的要求和岗位考核。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,此外，并行期间还要注意以下问题：1.适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。2.实施复杂大系统时，应向有关方面的专家咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。3.做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（六）遇到问题怎么办制定规划是会计电算化的第一步骤,单位应根据规划的要求选购会计软件。1.会计软件选用不当开展会计电算化工作应分三步走：即先咨询、再培训、后实
45、施。2.认识和做法上的误区3.难以建立严格的管理制度,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,（六）遇到问题怎么办制定规划是会计电算化的第一步骤,单位应根据规划的要求选购会计软件。1.会计软件选用不当开展会计电算化工作应分三步走：即先咨询、再培训、后实施。2.认识和做法上的误区3.难以建立严格的管理制度,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,一、保存打印出的纸质会计档案计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款
46、记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按会计人员工作规则、会计档案管理办法的有关规定立卷归档保管。2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。要做到当天发生的业务，当天登记入帐，期末及时结帐，并打印输出帐表。规定如
47、下：,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。4.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的帐簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。5.
48、记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,二、系统开发资料和会计系统也应视同会计档案保管电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印输出的书面形式的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，其保存
49、期限应与会计档案管理办法中规定的相应会计数据（书面形式的会计财簿、报表）相一致。会计软件及相关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,1、存档的手续，主要是指各种审批手续，比如打印输出的帐表，必须有会计主管，系统管理员的签章才能存档保管。2、各种安全和保密措施。3、档案管理员的岗位责任制度。4、档案分类管理管理办法。5、档案使用的各种审批手续。6、各类文档的保管期限及销毁手续。,要 点,上一页,下一页,练 习,退 出,会计电算化基本要求,四、安全和保密措施1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。3.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。4.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。,
