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1、第4章 办公中的表格数据处理,办公自动化,主要内容,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,1.创建“工资统计表”框架（1）在Excel中有3张工作表，【重命名】第一张工作表为“工资管理统计表”。（2）设计表头（3）设计表结构其中用到的知识点：单元格格式中的各种设置、插入行、合并单元格、序列填充、格式刷。,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,2.对表进行特殊的设置插入批注 右击该单元格，选择【插入批注】，向文本框中输入内容，在表格的任意处单击关闭批注，该单元格右上角出现一个红三角形，说明此单元格添加有批注，并处于隐藏状态。在该单元格的快捷菜单中还可选择【编辑批注】、【删除批注】、【隐藏/显
2、示批注】等命令对批注进行设置。,单元格及批注内容,办公自动化,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,2.对表进行特殊的设置定义单元格数据的有效性：设置数据有效性规则，就可以避免错误。选定单元格或区域，【数据】【数据有效性】，进行相关设置。在Excel 2007版中，设置好数据有效性规则后，单击数据功能区【数据有效性】按钮右侧的【】按钮，在下拉菜单中选择【圈释无效数据】命令，表格中所有无效数据即可被一个红色的椭圆形圈出来，错误数据一目了然。,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,3.表内公式的设置公式中单元格的引用 单元格引用指在公式中用单元格的名称调
3、用该单元格中的数据来参与公式的计算。引用单元格生成公式后，该单元格中的数据发生改变时，计算结果会自动更新。所以在公式中引用单元格地址进行计算是非常方便实用的。单元格的引用分相对引用和绝对引用。,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,3.表内公式的设置公式中单元格的引用（1）相对引用当公式移动或复制到其他位置时，引用的单元格地址也会做相应的改变。例：A3中的公式：A3=A1+A2 复制到B3时：B3=B1+B2,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,3.表内公式的设置公式中单元格的引用（2）绝对引用：公式中引用的单元格地址不随公式所在单元格的位置而变化。在单元格地址的列标和行号前加一个$号，
4、就意味着该单元格被绝对引用 例：C3中的公式：C3=$C$1+$C$2 复制到D3时，D3=$C$1+$C$2,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,3.表内公式的设置公式中单元格的引用公式中，根据实际情况混用相对引用和绝对引用。在行号前加$则行是绝对引用，列号前加$只是列绝对引用。例如D$5，意味着列随着公式的移动自动调整而行保持不变（即行绝对引用）。$D5则是列绝对引用。,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,3.表内公式的设置非当前工作表中单元格的引用 从其他工作表中引用单元格的格式是：工作表标签！单元格地址。例：Sheet1的A9单元格中的公式要相对引用Sheet2中的A3单元格，
5、在Sheet1的A9单元格中输入的公式为=Sheet2！A3。,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,3.表内公式的设置用到的常用函数（1）求和函数Sum(range1,range2,)括号中可以是一个单元格区域，或多个单元格、单元格区域、具体数据、表达式等，之间用英文逗号间隔。（2）条件函数if(logical_test,value_if_true,value_if_false)根据条件表达的真假结果，返回不同的值，返回值可以是任意数据类型，如果是字符型的，要用字符定界符引号括起来。其中：logical_test，要判断的条件的任意值或表达式。可使用任何比较运算符。value_if_tru
6、e，当条件为真时的返回值。value_if_false，当条件为假时的返回值。,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,4.个人税的计算,办公自动化,4.2“工资表”表格的建立,4.个人税的计算,个人税的计算,=-(IF(N8-R8-Q8-3500)=0,0,IF(N8-R8-Q8-3500)=1500,(N8-R8-Q8-3500)*0.03,IF(N8-R8-Q8-3500)=450 0,(N8-R8-Q8-3500)*0.1-105,IF(N8-R8-Q8-3500)=9000,(N8-R8-Q8-3500)*0.2-555),办公自动化,办公自动化,主要内容,办公自动化,4.3 数 据
7、 分 析,Excel提供了对表格中的数据进行分析的多种功能，如排序、筛选、分类汇总以及数据透视分析等。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序Excel的数据筛选功能为查找记录提供了很大的方便，既可以按一定方式筛选，也可按特定条件筛选。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序自定义筛选,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序自定义筛选,自定义筛选条件,自定义筛选结果,办公自动化,4.3 数 据 分 析,自定义筛选条件,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序排序：按指定字段改变顺序。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序排序：-注意
8、Excel中的排序最多可以按3个关键字进行，在按主要关键字的值排序的基础上，再按次要关键字的值进行。如果选择的是【无标题行】，则关键字列表框中只列出列号。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序高级筛选：要通过复杂的条件来筛选单元格区域中的记录，就需要用到高级筛选。,筛选条件区域,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序高级筛选：,办公自动化,4.3 数 据 分 析,1.筛选和排序高级筛选：-注意 要指定一个单元格区域作为条件区域，该区域与源数据区域间至少有两到三行 空行间隔，条件区域必须具有列标签，在列标签下面的行中，输入所要匹配的条件。条件区域中列标签的内容必须与源表
9、中列的字段名完全一致。用于筛选的列中数据必须连续，不能有空白单元格。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,2.数据分类汇总 分类汇总是通过Subtotal汇总函数计算得到的，可以为每列显示多个汇总函数类型。分类汇总还会分级显示列表，以便显示和隐藏每个分类汇总的明细行。分类汇总前应该先按照分类字段进行排序,办公自动化,4.3 数 据 分 析,2.数据分类汇总,办公自动化,4.3 数 据 分 析,2.数据分类汇总-注意 用作分类的列中应该包含相同的事实数据，如职称、性别和部门等，而且该区域没有空的行或列。必须对分类的列进行排序。如果想按每个分类汇总自动分页，选中【每组数据分页】复选框即可。汇总方式
10、有多种，如求和、求平均值、求最大值、求最小值等。再次使用【分类汇总】命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。取消选中【替换当前分类汇总】复选框，可以避免覆盖现有分类汇总结果。单击行编号旁边的分级显示符号，或使用和显示或隐藏单个分类汇总的明细行，或只显示分类汇总和总计的汇总。【分类汇总】【全部删除】，可以删除分类汇总。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,3.数据透视分析 数据透视表能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格，是Excel强大数据处理能力的具体体现。它可以对大量数据快速汇总和建立交叉列表，可以快速合并和比较大量数据，具有透视和筛选功能及数据分析功能，可以通过转换
11、行或列以查看数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据，或根据需要显示区域中的明细数据。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,3.数据透视分析,办公自动化,4.3 数 据 分 析,办公自动化,4.3 数 据 分 析,办公自动化,4.3 数 据 分 析,选择不同的条件可以看到不同的汇总结果,数据透视表工具栏,办公自动化,4.3 数 据 分 析,3.数据透视分析 从数据透视表中各项下拉列表中选择不同选项，可以获得各职称、各员工、各项数据的列表和汇总。生成的数据透视表中，还可以再加入其他列，如将“性别”列拖到“职称”列所在区，或选定“性别”后，在下面的组合框中选择【列区域】，单击【添加到】按钮
12、。可以利用数据透视表工具栏中的工具对数据表进行其他设置，如选择【设置报告格式】，可以为透视表套用一种已有格式，还可以显示/隐藏明细数据、刷新数据等。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,4.数据合并计算 Excel中若要汇总和报告多个单独工作表的结果，可以将每个单独工作表中的数据合并计算到一个主工作表中。这些工作表可以与主工作表在同一个工作簿中，也可以位于其他工作簿中。对数据进行合并计算就是组合数据，以便能够更容易地对数据进行定期或不定期的更新和汇总。,办公自动化,4.3 数 据 分 析,4.数据合并计算,光标定位到要存放合并值的单元格,办公自动化,4.3 数 据 分 析,4.数据合并计算 确保要引用的每个表格区域都具有相同的布局。如果要引用的工作表在另一个工作簿中，可以单击对话框中的【浏览】按钮查找文件。合并计算结果表中，行编号旁边出现分级显示符号，左侧栏中的和可以显示或隐藏单个合并项的明细行。每个合并的单元格中是用求和公式进行汇总计算的。,办公自动化,本 章 小 结,本章介绍了Excel的基本操作，包括工作表中数据的输入技巧、单元格编辑、页面设置及打印方面的知识，同时用实例进行了介绍。对表内计算的公式和函数进行了实例讲解，从数据排序、筛选、分类汇总和数据透视表几个方面介绍了Excel基本的数据分析工具，并介绍了数据与图表的关系。,Thank You!,
