办公自动化软件应用.ppt

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1、第三章 办公自动化软件应用,3.1 文字处理软件Word XP,了解Word XP的各种视图的意义与应用；掌握Word XP文档的编辑、查找和替换，文档格式的设置（包括字符格式、段落格式）和页面格式的设置（包括节的设置、分页、分栏和插入页眉和页脚），样式的使用；掌握Word XP表格的创建与编辑，插入图片、文本框、艺术字和绘图及图文混排的方法。,3.1 文字处理软件Word XP,学习目标,3.1.1 认识工作窗口,Word XP的启动工作窗口组成 窗口的主要元素包括标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、滚动条、文本区、状态栏和任务窗格等部分。其中位于窗口最右端的“任务窗格”是Word

2、 XP中新颖的工具，它可以进行文档的创建与打开、信息检索、样式与格式的设置等操作。退出,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.1 认识工作窗口,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.2 创建和编辑文档,创建、打开、保存与关闭文档 创建新文档 打开已经建立的文档选择当前文档保存文档关闭文档,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.2 创建和编辑文档,输入文本汉字输入 符号和特殊字符的输入切换插入与改写状态删除字符操作段落的拆分与合并,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.2 创建和编辑文档,编辑文本选择文本 文档区中使用鼠标 选择栏中使用鼠标选择矩形文本块 删除文本 移动与

3、复制文本使用鼠标拖放 使用剪贴板技术 撤消与恢复 撤消操作 恢复操作查找与替换,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.3 设置文档格式,字符格式设置 使用“格式”菜单 使用格式工具栏 使用“格式刷”,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.3 设置文档格式,段落格式设置 段落标志 使用“格式”菜单 使用格式工具栏 使用样式 使用标尺 为原有段落添加项目符号和编号,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.3 设置文档格式,页面格式设置节的设置 分页页面设置插入页眉和页脚 分栏,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.4 表格制作,创建表格 利用菜单命令创建表格利用常用工具栏上的

4、“插入表格”按钮创建表格使用“绘制表格”工具快速创建复杂的表格,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.4 表格制作,编辑表格选定表格单元格、行或列的插入与删除单元格的合并与拆分表格属性的修改表格的合并与拆分表格的格式化表格的对齐方式边框和底纹自动套用格式,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.5 图文混排,在文档中插入图片插入剪辑管理器中的剪贴画 插入图片文件编辑图片调整图片的大小 调整图片的位置 设置图片版式,3.1 文字处理软件Word XP,3.1.5 图文混排,在文档中绘图绘图工具栏创建图形在图形中添加文字图形的颜色、线条和三维效果 图形的叠放次序图形的组合图形的微移,3.

5、1 文字处理软件Word XP,3.1.5 图文混排,插入文本框插入文本框文本框的编辑插入艺术字 插入艺术字编辑艺术字,3.1 文字处理软件Word XP,3.2 电子表格Excel XP,理解Excel XP工作簿、工作表、单元格、单元格区域、名称的概念与意义；掌握电子表格的建立、编辑及格式化操作，公式、函数（包括SUM、AVERAGE、MAX、COUNT等常用函数）的使用与操作，名称的使用，相对引用、绝对引用和混合引用的使用方法；理解电子表格的数据清单，掌握使用记录单向数据清单输入数据和编辑数据的方法，通过数据清单对数据进行排序、筛选（包括自动筛选、自定义筛选、高级筛选等）及分类汇总的操作

6、；理解Excel XP数据透视表的意义；掌握使用数据透视表对多字段进行分类汇总的操作方法；理解图表的使用原理、掌握图表的创建与编辑的操作方法。,3.2 电子表格Excel XP,学习目标,3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍,启动Excel XP与启动Word XP方法一样，启动Excel XP后，系统进入主窗口界面。该窗口主要由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作表编辑区域、状态栏、任务窗格等组成。其中编辑栏和工作表编辑区是Excel XP特有的。编辑栏：是用来显示和编辑当前活动单元格中的数据和公式。工作表编辑区：是用来记录数据和文本信息的区域。表格区的上端横排的是单元

7、格的列号，编号：AZ、AAAZ、ABBZ、IV，共256列；左方是行号，编号：1 65536。任务窗格,3.2 电子表格Excel XP,3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍,3.2 电子表格Excel XP,3.2.2 工作表和单元格,工作簿在Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件（扩展名为xls）。工作表工作表是在Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。每个工作簿可以包含多张工作表，默认为3张，每张工作表有256列65536行。工作表的主要操作有：工作表的添加、删除、更名、复制和移动等，可以通过工作表标签的快捷菜单实现

8、。单元格 每一张工作表都是由“25665536”个单元格构成，每个单元格可以存储不同类型的数据，除了通常的文字、日期、数字外，还可以存储声音、图形等数据。单元格由它们所在的行和列位置来命名，例如“A5”,3.2 电子表格Excel XP,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,输入数据在工作表中输入数据之前必须先选择单元格，然后再输入数据。输入的数据同时出现在当前活动单元格和编辑栏中，当输入完毕时应按回车键结束输入。输入数值：作为数字使用的字符包括：09、+、-、（）、/、$、%。输入文本：文本包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号，是作为字符串处理的数据。输入日期和时间：Excel将日期和时间

9、视为数字处理，输入日期可使用“-”号或“/”分割，输入时间使用半角冒号“:”或汉字分割。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,自动填充 为了使用户能够快速地实现数据的输入，Excel为用户提供了自动填充的功能。如果输入的数据是一组有规律的数据序列，用户可以通过拖动“填充柄”（选中单元格右下角的），快速地进行填充。数值型数据的填充文本型数据的填充日期型数据的填充 若填充数据比较复杂，例如：等比数列、等差数列、按日（月、年或工作日）变化的日期时可以通过执行菜单栏中的“编辑”“填充”“序列”命令进行序列填充。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.3 输入数据和

10、编辑电子表格,编辑电子表格 工作表中区域的选择选定单个单元格选定多个单元格选定行或列 选定整个工作表单元格数据的编辑和清除 编辑单元格数据 清除单元格数据 单元格数据的移动和复制 使用鼠标拖放使用剪贴板技术,3.2 电子表格Excel XP,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,编辑电子表格 插入和删除单元格、行或列 插入单元格、行或列 删除单元格、行或列 给单元格添加批注 为包含特殊数据的单元格添加批注，是十分有用的注释方式。首先选中要添加批注的单元格，点击右键，在快捷菜单中选择“插入批注”命令，或执行菜单栏中的“视图”“批注”命令，在所打开的“审阅”工具栏中，单击“新批注”按钮，出现一个输入

11、批注的框，在批注框中输入批注信息即可。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.4 格式化工作表,设置单元格格式设置单元格格式包括数字格式、对齐方式、字体设置、边框设置、图案等。设置标题为合并居中设置单元格格式 数字格式字体格式 对齐格式边框颜色和图案,3.2 电子表格Excel XP,3.2.4 格式化工作表,调整行高和列宽当单元格中的数据内容超过列宽时，可以调整行高和列宽以便于数据的完整显示。利用菜单命令利用鼠标拖动自动套用表格格式 自动套用格式的操作方法是：先选取要格式化的区域，然后执行“格式”“自动套用格式”菜单命令，在弹出的“自动套用格式”对话框中，选择所需要的格式，单击“确定”按

12、钮即可。使用格式刷 Excel与Word一样也可使用格式刷进行格式复制。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.5 计算数据,输入公式 公式是对单元格中数据进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值进行加、减、乘、除等简单运算，也可以使用公式对字符串进行比较、连接等运算，还可以通过公式进行统计、财务等复杂运算。公式的输入必须以等号（=）开头，其后为常量、函数、运算符、单元格引用和单元格区域等。公式一般都可以直接输入，操作方法是：先选定单元格，输入“=”号，然后再输入公式，最后按回车键或用鼠标单击编辑栏中的“”按钮确认。修改公式的方法类似于单元格的数据编辑操作方法。,3.2 电子表格Exc

13、el XP,3.2.5 计算数据,单元格的引用在公式中通常要引用单元格来代替单元格中的实际数值，引用单元格数据后，公式的运算值将随着被引用单元格数据的变化而变化。引用运算符冒号（：）指引用由两对角的单元格围起来的单元格区域。如“A2：B5”逗号（，）指逗号前后单元格同时引用。如“A2，A4，”空格 指引用两个或两个以上单元格区域的重叠部分。如“B3：C5 C3：D5”,3.2 电子表格Excel XP,3.2.5 计算数据,单元格的引用引用类型相对引用：是指当公式在复制时，公式中的引用单元格地址会随之改变。如在C1单元格中输入公式“=A1+B2”。绝对引用：是指被引用的单元格与引用的单元格的位

14、置关系是绝对的，公式将不随位置的改变而变化。在Excel XP中，是通过在行号和列号前面都添加“$”符号来实现的。如公式“=$A$1+$B$2”。混合引用：是一种介于相对引用和绝对引用之间的引用，如$A1或A$1。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.5 计算数据,单元格的引用单元格地址的引用引用跨工作表的单元格 格式：=工作表名！单元格地址 注：若是当前工作表，可省略“工作表名！”。例：“=Sheet1！A1+B2”引用跨工作簿的单元格 格式：=工作簿名工作表！单元格地址 注：若是当前工作簿，可省略“工作簿名”。例：“=Book1Sheet1！A1+Sheet2！B2”,3.2 电子表

15、格Excel XP,3.2.5 计算数据,名称的使用 使用单元格区域名称应该是先定义名称，后使用。定义单元格区域名称时应以字母或下划线开头，后跟字母、数字、下划线或句点，不能含有空格，长度不超过255。命名单元格区域常用的方法使用菜单命令命名 使用“名称框”命名,3.2 电子表格Excel XP,3.2.5 计算数据,使用函数Excel函数是一种预设的内置公式，它是通过引用参数接收数据，并返回结果。与直接用公式进行计算相比，使用函数进行计算的速度更快，更简洁。因此，应尽量使用函数。在Excel中函数有多种类型，主要有：财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函

16、数、文本函数、逻辑函数等。使用函数的步骤选择要输入函数的单元格执行菜单栏中的“插入”“函数”命令，或使用编辑栏。从“或选择类别”框中选择函数类型 在参数框中输入参数，参数可以是常量、单元格或区域。输入完成函数所需的所有参数后，单击“确定”按钮。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.6 管理和分析数据,数据清单在Excel XP中，通过数据清单对数据进行管理和组织。数据清单类似于二维表，数据清单中的列相当于数据库中的字段，第一行为各字段的标题，以下的行相当于数据库中的记录。使用记录单输入数据在向数据清单输入数据时，有两种方法：一是直接在工作表中输入数据；二是使用记录单向数据清单输入数据。使

17、用记录单编辑数据 使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据清单输入数据，而且对数据清单中的数据进行编辑也非常方便。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.6 管理和分析数据,排序数据简单排序对于单列数据的简单排序，可以在选中所在列的任一单元格后，利用常用工具栏中的“升序”按钮和“降序”按钮，对工作表数据进行简单排序。多条件排序 通过“排序”对话框，设定多级排序条件，可对数据清单进行多条件排序。如果要按特殊顺序排序，可以单击“排序”对话框中的“选项”按钮，进行自定义排序。如果要还原数据清单，可执行“编辑”“撤消排序”菜单命令。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.6 管理和分析数据,筛

18、选数据 筛选数据可以使用户快速地查找和处理表格中的数据，在执行了筛选功能后，可以在表格中只显示满足筛选条件的行，暂时隐藏其他不必显示的行。使用自动筛选 使用自定义筛选 如果筛选条件不是筛选列下拉列表中的一个值，可以在下拉列表中选择“自定义”方式，在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中输入筛选条件。高级筛选 如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选条件，必须使用高级筛选方式。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.6 管理和分析数据,对数据分类汇总数据的分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种重要方法，分类汇总首先按指定的列分类，然后将相同类别的数据按汇总方式计算各汇总项的值。创建分类汇总显示

19、分类汇总清除分类汇总数据透视表对于多字段的分类汇总，Excel XP提供了数据透视表这一有力工具，很好地解决了这个问题。数据透视表是一种交互式的分类汇总，用于从数据源中抽取需要的数据，按指定的要求进行汇总生成新的交互工作表。,3.2 电子表格Excel XP,3.2.7 使用图表分析数据,创建图表创建图表有两种方法：一是利用图表向导；二是利用“图表”工具栏。利用“图表”工具栏创建图表非常简单，但类型单一。编辑图表图表类型、源数据、图表选项及位置的更改数据系列的删除、添加和系列次序的调整数据系列的删除数据系列的添加系列次序的调整 图表的格式化具体方法是：先选定图表，双击图表区或按右键，使用快捷菜

20、单打开“图表区格式”对话框。,3.2 电子表格Excel XP,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,了解PowerPoint XP各种视图的意义与应用；掌握创建与编辑电子演示文稿的操作方法；掌握在幻灯片中插入多媒体对象（图片、艺术字、声音、影片、动画、表格和图表等）的操作方法；理解幻灯片母版、设计模板的意义并掌握其应用方法；掌握选用标准配色方案和创建自定义配色方案的操作方法、幻灯片背景设置；掌握超级链接的创建与编辑；掌握幻灯片放映设置（包括自动播放，手动播放，自定义放映）。掌握Office XP集成应用方法（导出、导入、嵌入和链接）。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoin

21、t XP,学习目标,3.3.1 PowerPoint XP的工作窗口介绍,启动PowerPoint XP后，系统进入PowerPoint XP的主窗口界面。该窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、视图按钮、状态栏、任务窗格等部分组成。标题栏：在窗口的最顶部，显示的是应用软件名和演示文稿名，默认的文稿名为“演示文稿1”工作区：是PowerPoint XP所独有的，它包括三个部分，左边是大纲窗格，右边是幻灯片窗格，底部是备注窗格。视图按钮：在水平滚动条的左侧有三个按钮，分别是普通视图按钮、幻灯片浏览视图按钮和幻灯片放映按钮。任务窗格：位于窗口的最右方，是提供常用命令的窗口，这是以往版本不曾有的

22、。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.1 PowerPoint XP的工作窗口介绍,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.2 创建和编辑电子演示文稿,新建演示文稿启动PowerPoint XP时，系统会自动为空白演示文稿新建一张“标题”幻灯片。在“新建演示文稿”任务窗格中有4种创建演示文稿的方法。建立“空演示文稿”使用设计模板 利用“内容提示向导”根据现有演示文稿,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.2 创建和编辑电子演示文稿,编辑演示文稿PowerPoint XP视图 普通视图：是主要的编辑视图，可用于撰写或设计演示文稿

23、。该视图有三个工作区域：左边是用来以幻灯片文本大纲显示的“大纲”选项卡和以幻灯片缩略图显示的“幻灯片”选项卡；右边是幻灯片窗格，用来显示当前幻灯片的一个大视图；底部是备注窗格。幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可以清楚地看到整个演示文稿所有幻灯片的外观、这些幻灯片是以缩略图显示的。幻灯片放映视图：在幻灯片放映视图中，用户可以在屏幕上审阅演示文稿的演示效果。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.2 创建和编辑电子演示文稿,编辑演示文稿编辑幻灯片中的文字文字内容的编辑文字格式的设置 编辑幻灯片选择幻灯片 插入新幻灯片删除幻灯片移动和复制幻灯片,3.3 电子演示文稿软件Po

24、werPoint XP,3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象,幻灯片图文并茂、有声有色，能使演示文稿美观、生动，更具说服力。对演示文稿的美化，插入多媒体对象是一项必不可少的基本功。在PowerPoint XP中可以插入两种类型的多媒体对象，一是PowerPoint XP剪辑管理器中提供的多媒体对象，另一种是来自外部文件的多媒体对象。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象,插入图片在PowerPoint XP的幻灯片中图片的插入与编辑的操作方法与Word XP完全相同。另外，PowerPoint XP还可以通过双击版式中的剪贴画图标，利用打开的

25、“选择图片”对话框，插入剪辑管理器中的剪贴画。插入艺术字在PowerPoint XP的幻灯片中插入艺术字的方法与Word XP完全相同。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象,添加声音效果在PowerPoint XP的幻灯片中，需要插入声音时，只需打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关声音的四个命令：“剪辑管理器中的声音”、“文件中的声音”、“播放CD乐曲”和“录制声音”。插入剪辑管理器中的声音插入文件中的声音插入CD乐曲录制声音,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对

26、象,插入影片如果要插入影片，可以打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关影片的两个命令：“剪辑管理器中的影片”和“文件中的影片”。插入剪辑管理器中的影片插入文件中的影片插入表格与图表 在PowerPoint XP的幻灯片中表格的创建与编辑方法同Word XP。加入动画效果用户可以在幻灯片中为文本、图形、图示、图表和其他对象创建动画效果，这样就可以突出重点、控制信息流，并提高演示文稿的趣味性。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.4 设置演示文稿的外观,母版母版又叫主控，是所有幻灯片的底版。它是一张特殊的幻灯片，在其中可以建立演示文稿中所有幻灯片的

27、格式，也可以让所有幻灯片都共有相同的文本和对象，以控制演示文稿的整体外观。在PowerPoint中有三种母版类型，分别是幻灯片母版、讲义母版及备注母版。幻灯片母版可以控制除了标题幻灯片以外的所有幻灯片的格式。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.4 设置演示文稿的外观,配色方案演示文稿的配色方案由背景颜色、线条、文本的颜色等8种颜色经过搭配组成。配色方案可应用于演示文稿中的所有幻灯片或个别幻灯片。选择标准配色方案创建自定义配色方案如果标准配色方案不能满足用户演示文稿的需要，还可以创建自定义的配色方案。方法是：在“幻灯片设计”任务窗格中的“应用配色方案”框下方单击“编辑配

28、色方案”，在弹出的“编辑配色方案”对话框中设置新的颜色方案，然后单击“更改颜色”按钮，出现“背景色”对话框，在其中选择一种需要的标准颜色或自定义颜色，即可改变配色方案中的颜色。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.4 设置演示文稿的外观,设置幻灯片的背景 为了给演示文稿增添个性化的效果，可以为幻灯片设置不同颜色、图片、图案或纹理的背景，也可以用图片作为幻灯片的背景。幻灯片背景设置，既可以应用于幻灯片母版，也适用于单张的普通幻灯片。设计模板 PowerPoint XP设计模板已经包含了特定的配色方案和各种预定义的格式。通过为演示文稿应用设计模板，可以快捷地改变演示文稿的风

29、格。应用设计模板创建设计模板,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.5 在演示文稿中创建超级链接,PowerPoint XP提供了超链接技术，为幻灯片的制作和演示锦上添花。通过超级链接可以建立幻灯片之间、幻灯片与Web页或其他应用程序之间的联系。设置幻灯片的背景 创建超级链接使用“超链接”命令创建超级链接链接当前演示文稿 链接到其他文档或Web页 通过添加动作按钮创建超级链接 编辑超级链接将鼠标右击已建立超级链接的对象，在弹出的快捷菜单上选择“编辑超链接”命令。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.6 幻灯片放映置,设置放映方式执行“幻灯片放映”“

30、设置放映方式”菜单命令，打开“设置放映方式”对话框。放映类型和放映选放映幻灯片换片方式绘图笔颜色,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.6 幻灯片放映置,幻灯片切换幻灯片的切换可以增加幻灯片放映的活泼性和趣味性。操作方法如下：在幻灯片浏览视图中，选中要添加切换效果的幻灯片，执行“幻灯片放映”“幻灯片切换”菜单命令，进入“幻灯片切换”任务窗格;在该任务窗格中进行设置：选择幻灯片切换的效果及切换速度；指定切换的声音；选择换片方式是单击鼠标换页，还是按间隔时间换页，或者是二者兼而有之；如果单击“应用于所有幻灯片”按钮，可以为所有幻灯片设置切换效果，否则只设置当前幻灯片的切换效果。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,3.3.6 幻灯片放映置,自定义放映如果需要在不同场合放映几个相似的演示文稿，首先创建一个将用于所有场合的幻灯片演示文稿，然后进行自定义放映。启动幻灯片放映通过上面的幻灯片放映设置之后，就可以在PowerPoint XP中正式启动幻灯片放映，方法有以下4种：单击水平滚动条上的“幻灯片放映”按钮。执行“幻灯片放映”“观看放映”菜单命令。执行“视图”“幻灯片放映”菜单命令。按F5键。,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,