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1、第二节 印章管理,一、印章的基本知识 印章，即图章，有时也称为“印信”，是指国家机关、社会团体、企事业单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。,1、印章的效用和地位,（1）标志作用（2）权威作用（3）证明作用（4）凭信作用,2、印章的式样,（1）质料（2）形状（3）印文（4）图案（5）尺寸,3、印章的种类,（1）正式印章（2）专用印章（3）缩印（4）钢印（5）领导人手章（6）个人名章（7）校对章（8）戳记,二、印章的管理使用,1、印章的刻制（1）采用分级负责原则（2）按规定刻制（3）任何单位或个人不得私刻公章,2、印章的颁发,（1）颁发前的检查（2）颁发印章,A、颁发印章必须要有正式行文
2、B、严格按要求派人领取印章C、颁领双方当面验收印章 D、印章领取后，及时汇报，待验证后，交给印章管理人员验收管理,3、印章的启用,由制发或批准刻制机关颁发启用通知，并于文到之后方能正式启用；将印模和启用日期一并报送颁发机构备案，并要立卷归档，永久保存。,4、印章的保管,（1）应确定专人负责管理（2）应放置在安全可靠的地方（3）应注意保养（4）领导人的手章保管,5、用印的原则和要求,（1）填写用印申请单（2）盖印前检查（3）盖印要端正、清晰,（4）加盖钢印注意事项照片要求近照、免冠、正面、清楚，不带深色眼镜，头部一般要求在 1.2平方厘米以上；钢印不得加盖在照片人的头部，更不得盖在脸上，以免凸凹
3、作用使面部发生细微变化，影响辨认效果；应加盖在脖子和衣领以下与证件交接部位；加盖钢印后，照片必须印有字迹或图案，不能仅有钢印原印迹，以免仿造或自行更换照片；钢印印迹尽量正置，以示加印机关的权威性和严肃性。,5、用印的原则和要求,（5）严格履行登记手续（6）领导人个人名章需经同意后方可加盖（7）一般事务性的公文、介绍信、便函，可用机关办公室印章（8）注意部门印章使用范围,5、用印的原则和要求,6、印章的停用,停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明停用的原因，标明停用印章的印模和停用时间。停用的作废印章要及时送交原颁发机关处理，不得在原机关留存。,7、印章的存档和销毁,第三节 介绍信的管理,一
4、、介绍信的基本知识 1、介绍信的定义 介绍信是机关、团体、企事业单位因对外联系工作、商洽事务而由派出人员所持有的凭证性信函。,2、介绍信的种类,书信式介绍信不带存根的印刷介绍信带存根的印刷介绍信,实例一书信式介绍信,公司负责同志：今介绍我所副研究员，高级工程师陈、余二位同志前往贵公司洽谈研究合作的具体事宜，请予接待。此致敬礼！实用技术研究所（盖公章）年月日,实例二不带存根的印刷介绍信,市局介绍信 负责同志：兹介绍李同志前往你处联系事宜，请接洽并予协助。（有效期天）此致 敬礼!市局（盖章）年月日,实例三带存根的印刷介绍信,介绍信（存根）字号 等名，前往联系 年 月 日 介 绍 信 字号:兹介绍等
5、名同志前往你处联系，敬请接洽并予协助。（有效期天）此致敬礼！（盖章）年 月 日,二、介绍信的管理使用,1、介绍信的填写要求（1）介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。（2）要填写有效限期。（3）要对开出的介绍信负责。（4）介绍信开出后未用应交回，并粘贴在存根上。（5）严禁在空白介绍信上加盖印章。,2、介绍信的印制和保管,专门印制并有编号。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。,3、介绍信的开具,（1）开介绍信要经过一定的批准手续。（2）使用单位的介绍信，须经本机关或单位的领导人或办公室负责人批准。（3）严禁开具空白介绍信，严格控制盖有印章的空白凭信、介绍信外流。,
6、4、介绍信的使用,（1）凡领用介绍信者须经主管批准，一般工作人员不得擅自开具发放。（2）使用介绍信要有明确的规定。（3）换开介绍信时，应检查介绍信有没有超出职责范围。,第四节 值班管理,一、值班工作概述（一）值班工作的特点以及意义,1、值班工作的特点（1）连续性（2）应急性,2、值班工作在实际工作中的意义,（1）保证本机构工作顺利进行（2）直接反映着本单位的精神风貌,（二）值班工作的职责和内容,1、值班工作的职责（1）通讯联络（2）承办各种交办的事项（3）负责公务接洽和来访接待工作（4）处理突发事件（5）安全保卫（6）编排总值班表,2、值班工作的主要内容,（1）记好值班电话记录（2）记好值班接
7、待记录（3）记好值班日志（4）做好信息传递,3、值班工作的组织形式,（1）设有专门的值班机构（2）首长电话值班室（3）工作人员轮流值班（4）专兼职值班相结合的形式,4、值班工作的要求,（1）端正工作态度（2）树立严谨、热情、周到的工作作风和时效观念（3）增强组织纪律观念，做好保密工作，严格遵守各项规章制度（4）有较高的理论政策水平和一定的业务能力（5）要有健康的身体和良好的精神状态以及较强的应急反应能力,5、值班资料的要求,（1）电话簿（2）值班工作所涉及的机关、单位具体情况（3）常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期表等（4）本单位当前中心工作的计划安排、领导批示、开展程度、存在问题等有关资
8、料（5）有关的文件资料,二、做好值班工作,（一）建立完善的值班管理制度 1、信息处理制度 2、岗位责任制度 3、安全、保密制度 4、交接班制度 5、请假制度,（二）编制值班表,1、值班表常用在下列地方,值班室；平日需要有人值班的办公室；节假日值班办公室；为某项任务的值班办公室。,2.编制值班表通常包括以下项目,列出值班时间期限和具体值班时间；按照要求填入值班人员姓名；标明值班的地点；标明负责人姓名或带班人姓名；有时须用简明的文字标明值班的工作内容；标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。,（三）合理处理值班过程中的问题,1、接待来访客人（1）对待已经预约的来访者。（2）对待不速之客。（3）对待不
9、受欢迎的客人。,2、处理突发事件和临时任务,（1）接受任务（2）具体办理（3）办毕汇报,X第五节 小额现金管理,一、现金管理中的会计知识（一）现金的收入和支出 1、现金的种类 2、现金收入和支出 3、现金超缺 4、现金制和应计制 5、零用现金,（二）出差资金,1、信用卡和旅行支票2、快汇和外币 3、费用记录和付款凭单制,（三）现金管理方法,（1）现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。（2）必须按规定手续填写，付款凭证经审批后收付款项，严禁白条抵库。（3）每日记账，日清月结，账面余额要与库存金额相符。（4）现金收入不得坐支，应该及时送存银行，当现金不足时，再另行提取。
10、（5）现金使用范围：发放工资及劳动报酬，支付备用金、差旅费等费用，1000元以下的零星开支。（6）出纳员负责现金保管，执行现金管理办法。,二、管理零用现金,（一）零用现金的设立,（二）零用现金的管理程序,（1）建立一本零用现金账簿（2）使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”（3）核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，支付现金（4）将发票等证据附在零用现金凭单后面（5）每当支出一笔现金，均须及时在零用现金账簿上记录（6）适时到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转,（三）注意事项,（1）办公室人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。（2）应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。（3）管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。（4）现金管理涉及公司的部分收支问题，应该制定严格的制度来加以保证。,三、商务费用报销,（一）商务费用报销的对象,（1）企业工作人员国内外出差的费用（2）上司到外地开会的交通费（3）工作人员外出办公所需要的资金,（二）商务费用报销的工作程序,（1）申请人提交费用申请报告或填写费用申请表。（2）经过组织授权人审核同意，并签字批准。（3）填写报销凭单，并附上发票。（4）如果费用超出计划，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。,
