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1、培训内容,文件管理5S是什么如何做好5S,第一部分,文件管理,文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,文件管理,记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。,通常记录不需要控制版本。,文件管理,文件分类,重要度,保存期限,来源,版本,缓急,文件管理,管理技巧
2、,分门别类,程序化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,文件管理,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,第二部分,5S是什么,5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,演变,5S是什么,5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善,5S是什么,企业形象,5S是什么,可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效
3、率,5S是什么,第三部分,如何做好 5S,整理,含义,将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。,目的,腾出空间防止误用,5S 差！,5S 好！,现场检查,要领,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,要区分对待!,要领,将需要的物品的数量降到最低程度,例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间,要领,对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!,要领,为何会有这么多废品？,分析,检查,改善,问 题 点 在 哪 里？,提问,1、图片中存在什么问题？,3、会产生什么样的影响？,4、我们应该怎样做？,2、为什么会产生这样的问题？,整顿,含义,将需要的物品，摆放成谁都清楚
4、并便于使用的状态。即寻找时间为零,目的,工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序,确定物品放置场所,物品分类摆放,进行标识,定 位、标 识 方法,*连接线标识,影绘表示（形迹管理）,问题点,怎么办？,问题点,怎么办？,？,如何整顿你的文件柜,提问,管理责任者管理此架责任者姓名,架子表示标签表示架子种类的标签,柜子内表示标签用此标签表示下段的内容,文件柜如何整顿？,要领,彻底整理，只留下需要的物品,合理利用空间，100%定位放置,要领,根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法,要领,利用各种颜色、数据等进行标识,问 题 点 在 哪 里？,问 题 点 在 哪 里？,清扫,含义,经常清扫保
5、持清洁，将各个角落的脏物清理掉,目的,保持良好的工作情绪稳定品质达到零故障、零损耗,如何清扫？,看不见的地方，也要彻底打扫干净。经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,彻底清扫,电源插座,电脑侧面,主机座,要领,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),清 扫 责 任 分 区,A1 区(张),B1区(赵),C1区(王),C2区(沈),C3区(李),A2区(胡),E1区(贾),D1区(霍),要领,清洁,含义,将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。,目的,成功惯例和制度是标准化的基础企业文化开始形成,整洁的办公桌,如何保持？,连续不断的进行 整理、整顿、清扫活动,要领,花时间改掉
6、坏习惯及眼不见为净的态度,要领,要领,每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,素养,含义,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。,目的,让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神,问 候、礼 貌 语,您好!早上好!下午好!大家好!,语言,着装,离位时,要点：1.2.3.4.,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,要领,要主动整理、整顿传真？,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的
7、宝贵信息。,打印前，我们应该做什么？,确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。,如何维持,整理,整顿,清扫,办 公 室 中,小组讨论,办公室5S活动,早上5S,1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来,办公室5S活动,下班前5S,1、实施早
8、上5S活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定可能脱落的标签4、清洁地面5、倾倒垃圾篓内的垃圾6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。,文 件 的 5S,整理,把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的无效和不需要的文件及时回收或销毁,整顿,清扫,清洁,素养,将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找,防潮、防尘、防虫定期修补维护,专人管理、责任分明文件管理制度、程序,使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料,小测试,整理是把_物品与_物品区分开来，并处理_物品。整顿是将_物品，摆放成_的状态。即寻找时间为零。清扫是经常_保持_，将_清理掉。清洁是将_进行到底，并且标准化、制度化。素养是对于规定了的事情，大家都按_去执行，并养成一种_。,整理,整顿,清扫,清洁,素养,总结,
