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1、采购内部控制培训,企业内部控制规范,采购企业原材料、商品和劳务的购买、审批、验收、付款等行为。采购管理是成本费用管理的重要组成部分。采购业务需要由预算、采购、收货、财会等部门共同协助完成。根据采购业务的特点，企业至少应当关注涉及采购业务的下列风险：（一）缺乏科学合理的采购计划，可能导致企业停产。（二）采购环节出现舞弊，可能导致采购项目质次价高。,第一节 关键内部控制 企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对
2、工作。为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。,一、购买与审批 企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对于超预算和预算外采购，应当履行预算调整程序。企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限，根据生产经营的客观需要，确定采购项目、质量等级、可选供应商以及交货付款方式等相关内容。大宗采购应当采用招标方式，规定最高限价，实行比价采购。采购项目技术含量较高的，应当组织相关专家进行论证。,我集团招投标管理办法第四条 招标范围包括：1.单项合同估算价在100万元以上的（含100万元）施工项目；2.单项合同估算价在50万元以
3、上的重要设备、材料等货物采购项目；3.单项合同估算价在30万元以上的勘查、设计、技改等服务采购项目；4.单位合同估算价低于1、2、3项规定标准，但项目总数在1000万元以上的项目，都须按照本办法要求组织招标；,（一）职责分工 企业应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业采购业务的不相容岗位至少包括：1.请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批。2.供应商的选择与审批。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，但是决定供应商的人员不能同时负责审批。,3.采购合
4、同协议的拟订、审核与审批。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。4.采购、验收与相关记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。5.付款的申请、审批与执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离，付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。,（二）授权审批制度 企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购；企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集
5、体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；采购合同的签订需经有关授权人员审批；采购款项的支付应经有关授权人员审批。,（三）请购控制 企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门根据采购单位的采购申请、年度采购计划、工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字认可交采购部门，金额巨大或特殊采购应由主管总经理审批。,请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品，通常由使
6、用者根据实际需要直接提出，不经采购部门审批，但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。,（四）询价控制 企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应当由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应当由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。企业对预算的管理，也就意味着必不可少
7、的要加强询价控制。为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况,等，为企业采购决策提供可靠信息；对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一决定因素；对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式
8、采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。,（五）采购控制 询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；根据询价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；将请购单一联交请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联作为采购部门签订购销合同的依据。采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少、向谁发出订货单、什么时候发出订货单。,1.订购数量的控制。首先，由采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控
9、制限额的范围内。其次，对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行采购数量对成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量。对请购数量不大或零星采购物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。,2.向哪一家发出订货单。采购部门在确定了采购数量之后，签订购销合同之前，必须遵循企业订货报价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。根据与相应供应商确定的最优价格，对采购所需资金作出估算，并在请购单上签署采购意见后，由采购部门授权人审批；将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标，且在资金预算范
10、围内，审批后签注意见，送交存货管理部门。3.何时发出订货单。为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，确定什么时间请购最为合适，并在请购单上签注意见，由部门授权人审批。,在做出上述三方面的决定后，将请购单一联退请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联交采购部门作为签订购销合同的依据。采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货，一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交会计部门以监督合同的执行，一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对的依据（合同的管理部门是否需要留存一份？）。二、验收与付款（一）验收控
11、制,货物到达后，由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对。需要时由质检部门对货物进行检验。正确无误后填制收料单。收料单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单编号等。企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。,对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处理。为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独
12、立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作。对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后，一联留存，登记,仓库台账；一联随有关凭证送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对，核对后归档备案。（二）付款程序 财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后，与合同进行核对，经企业授权人审批后向供应商办理结算。1.付款
13、控制 财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。对于现金支付的交易，为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即会计部门在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人,审核批准，再由会计人员据其编制付款凭证，注明会计科目、款项用途及金额等，交给出纳员，由其根据付款凭证列出的金额支付现金，并登记现金日记账，然后将付款凭证退交会计部门，以便登记总账和明细账。这样，出纳人员应付出多少现金，会计部门已经记录在案，更有利于形成控制关系。对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务，故也必须对此加强控制。具体要求是：,（1）应付账款的入账必须在取得审核、企业
14、授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方可入账。对于享有现金折扣的交易，直接按照供应商发票金额来入账；对于部分退货，注意从原发票中扣除后入账；对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后应将预付金额冲抵部分金额来入账。（2）由稽核人员定期与供货商（债权人）核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定予以处理，确保双方的账目相符。（3）按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，应取得债权人的收款证明，并以此为依据编制记账凭证，登记账薄。,2.退货和折让控制 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回
15、退货款。采购部门接到收料单后与采购合同核对，相符则登记采购登记簿；不相符，如数量缺少则与供应商联系要求补足，如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让。决定退货的应填制退货通知单，授权运输部门退回，在获得物资供应站的退货单后编制借项凭单，借项凭单连同退货单送交财务部门。借项凭单内容包括供应商名称、退货数量、价格、日期以及金额计算等。,三、评估与披露（一）评估控制 企业应当建立采购业务评估制度，加强对购买与审批、验收与付款的过程控制和跟踪管理。发现异常情况，应当及时报告。（二）披露控制 企业应当披露主要供应商情况、采购价格形成机制以及采购过程中的主要风险等内容。,第二节 实务案例讲解 国际酒
16、店采购内控案例 2007年10月1日，国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华、设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报道。一时之间，国际酒店门前是人头攒动，星光熠熠。,最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光。这些天花板上装饰所用的材料以及星
17、球灯饰均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副总经理亲自组织货源，最终从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达150万美元。这样的超级豪华水晶灯饰不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家五星级酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这个豪华的水晶天花板灯饰赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报道，更成为当天的头条新闻，国际酒店在这一天也像那盏水晶灯饰一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。,王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。然而，好景不长。两个月后，这些高规格高价值的水晶灯饰就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁
18、布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费百万美元买来的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王副总经理限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。,事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万元人民币的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行
19、的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。那么，国际酒店怎么会发生这样的悲剧，在以后的企业经营中又如何防范呢？,【案例分析】这个案例其实并不复杂，却很有代表性。国际酒店在未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。依照合同规定，南方奥尔公司必须提供瑞士某著名珠宝公司出产的水晶灯，并由奥尔公司向国际酒店出具该公司的验证证明书，其中200万元人民币为支付给奥尔公司的代理费。然而，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必要的查验手续。,经查实，这笔交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验
20、收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。这样简单的过程和手法，却真实地发生了，甚至可以说这样一笔交易，毁了整个企业，这里面的教训是深刻和发人深省的。一笔采购业务，特别是金额较大的业务通常涉及采购计划的编制、物资的请购、订货或采购、验收入库、货款结算等。因此，应当针对各个具体环节的活动，建立完整的采购程序、方法和规范，并严格依照执行。只有这样，才能防止错弊，保证企业经营活动的正常进行。,根据这个案例涉及的环节应做如下控制：首先，要做到职务分离，采取集体措施。诸如采购申请必须由生产、销售部门提出，具体采购业务由采购部门完成，而货物的验收又应该
21、由其他部门进行。在本案例中，采购大权由王副总经理一人独揽，反映出该公司控制环节中权责不明；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，进而防止购买伪劣材料影响企业生产乃至整体利益；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求代理商和索价业务。付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准。,其次，要做好入库验收控制。应根据购货单及合同规定的质量、规格、数量以及有关质量鉴定书等技术资料核查收到的货物，只有两者相符时才予以接受；对于所有已收到的货物，应定期完整填写收货报告，将货物编号并登记明细账簿，对验收中所出现的问题要及时向有关部门反映
22、；货物入库和移交时，经办人之间应有明确的职责分工，要对所有可能接触货物的途径加以控制，以防调换、损坏和失窃。本案例中王副总经理同时主管验货，那么验货查假自然只是走走过场了。,最后，还必须做好货款支付控制。发票价格、运费、税费等必须与合同符合无误，凭证齐全后才可办理结算、支付货款，如有部分退货，则注意要从原发票中扣除后再办理结算；除了向不能转账支付和不足转账金额的单位、个人支付现金外，货款一般应办理转账。货款支付前应由企业授权人签字，支票签章时应仔细审核有关票据；在购货发票以外增加的费用如装卸、搬运以及在途损耗等，支付前必须经会计部门进行审核，有关部门进行耗损原因分析，以确定其合法性和合理性；付款凭证要连续编号，付款业务及时准确记录；与供货商定期联系，了解未付款情况，追查耽误原因。,本案例中，价格高昂的赝品水晶灯能堂而皇之地挂在豪华的酒店大厅中，没有技术证明资料，没有必要的查验手续，就慷慨大方地将支票签了，钱付了，这是无意的疏忽还是当事人有意的回避和遮掩？不管实情如何，都反映了该公司整个材料采购环节内部控制中存在着巨大漏洞以至让不法分子有利可图，有机可乘。善良的人们啊，在市场经济的洪流中要提高警惕，让这些幕后的黑手不再得逞！,
