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1、财务报销制度及流程,财务报销制度及流程,财务报销制度OA报销流程,一、财务制度情况,资金审批制度报销稽核制度差旅费报销制度报销相关事宜,（一）资金审批制度,报销审核人：何芳报销收单：除月末外，每个工作日。报销审核：收到报销单后两个工作日审核，每月29日至次月5日暂不审核；不符合报销规定的单据在OA上提交审核意见。审核付款时间：每周三（单据审核通过后最近的那个周三付款），遇特殊情况顺延；较大金额现金支出请预留时间。,（二）报销稽核制度,报销稽核制度（惠字2011第【9】号）1、报销稽核，是由公司组织人员定期或不定期地对报销情况进行的检查、监督的活动。主要包括两方面的内容：稽核报销票据真实性、合法
2、性、合理性；稽核报销事项的真实性、合法性、合理性。（目前体现在审核单据时）2、申请各类费用报销的经办人应遵循诚信原则，对因工作需要真实发生的费用进行如实申报，不得变造、伪造票据、使用假发票、虚开发票、虚构报销事项套取费用。经办人对所有其填报的内容以及递交的单据负责。3、稽核人员对票据的真实性、合法性、合理性进行判断；对报销事项的真实性、合法性、合理性进行审核。,（二）报销稽核制度,3、在稽核过程中，发现的各类违反公司制度、规定的情况，将根据不同情节予以处理：发现使用假发票的，处以发票金额20倍的罚款；虚报出差时间套取出差补贴的，处以补贴金额10-20倍的罚款；虚构工作内容，使用虚开发票套取费用
3、的，处以发票金额10-20倍的罚款。罚款金额从报销款中扣除，报销款不足以抵扣的，从工资中扣除。如果各类违纪违法行为被查实时经办人已经取得报销费用的，应先行退回已取得的相应报销款后再按照上述条款进行处理。同时，根据情节轻重处以各类行政处分。对于罚款金额超过人民币伍仟元的，直接予以开除处理。,（三）差旅费报销制度,差旅费报销制度（惠字2010年【2】号文）差旅费报销补充条款（惠字2011第2号）,（三）差旅费报销制度,一、出差住宿费报销标准（元/人/天）：,（三）差旅费报销制度,1、同性别员工在同一城市出差（无论是否同批次到达），原则上采用合住的方式，不允许单人另外新增房间。否则，视为超标准住宿。
4、异性员工不受此限制，不同级别的员工同事出差，以就高标准的方式安排。2、多名员工一起出差，原则上额度不予以累加安排住宿，只以标准内尽可能少的房间数来安排。否则，视为超标准住宿。3、对于公司或客户方已经安排住宿的情况，不再另外报销住宿费。员工出差可住但未住宾馆的（即员工出差自己解决住宿的或者未能提供有效住宿发票的），公司按50元/人/天给予现金补贴。4、因特殊情况住宿费超标准的，应事先提出申请，经总经理批准后方给报销。5、特殊情况下员工因出差费用超出标准但经总经理批准仍可报销的，不再享受出差补贴。,（三）差旅费报销制度,二、出差补贴标准：1、单次出差按实报销市内交通费的,按40元/天的基准计算出差
5、补贴；单次出差未报销市内交通费的,按60元/天的基准计算出差补贴。（市内交通费：是指在出差目的地乘坐公交车、地铁、轻轨、出租车及其他各类交通工具的费用。原则上不允许跨城市之间的出租车费报销;往返机场必须乘坐机场大巴,机场大巴费用视同长途车费予以按实报销）2、3、出发时间一般是指从杭州出发的时间;到达时间一般是指从异地返回后到达杭州的时间。出发和返回时间必须填写清楚。,（三）差旅费报销制度,三、员工出差交通报销标准：1、总监/副总经理及以上领导：可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；2、部门经理级：可乘坐硬卧、轮船三等舱、飞机；3、其余员工：可乘坐火车硬卧、轮船三等舱；4、员工出差在可乘坐火车硬卧的前提
6、下但未坐火车硬卧而改坐火车硬座的，公司按火车硬座票价的40%给予现金补贴；5、特殊情况下需乘坐软卧或飞机需报总经理批准；6、飞机票由公司行政部门统一预定。7、员工从出发地至机场大巴乘车点或火车站、汽车站和到达目的地后从机场大巴乘车点或火车站、汽车站至工作地点的费用（非出租车票）予以报销（机场-机场大巴乘车点之间的大巴车票可报销）,（三）差旅费报销制度,四、差旅费报销规定：1、住宿费、交通费按规定标准执行，超标准自负（如有特殊情况的，需经总经理批准方可报销）；2、补贴费按规定标准领取，不得再报销与此相关的费用；3、出差期间的招待费用由领导核定并另行填写招待费报销单，经总经理批准方可报销；4、员工
7、出差返回后于5个工作日内报销，并归还出差借款，未按规定时间报销的，财务部门不予报销；5、假票据或不符合规定的票据，财务部门不予报销；6、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。,二、OA报销流程,OA系统主要财务流程：1、财务报销时，按照报销内容分别填写相对应的流程，流程包括：3.4日常费用报销，个人发生的除出差外的各类报销 3.5差旅费报销，个人发生的与出差有关的报销 3.6借款申请，费用发生前预先借用款项 3.7用款申请，单位之间往来的各类款项 3.8采购付款，专指用于支付各类采购的款项2、在填写财务报销流程时，带有红色“！”的为必填项其中
8、：报销方式：常用的有“现金”、“汇款”、“冲销借款”申请事由：为必填项，对报销事项进行概括说明；费用承担部门：一般情况下是本部门；预算范围：一般为“预算内”,（一）日常费用报销OA流程,3、日常费用报销,日常费用报销需提交的单据（1）,预算管理凭证,日常费用报销需提交的单据（2）,纸质报销单,日常费用报销,日常费用报销的内容为除差旅费用以外直接支付给员工个人的非对外支付开支，必须取得发票或其他合法票据，包括标准内和非标准内的日常费用报销。非销售人员发生的日常费用必须在出差回公司后3个工作日内发起报销流程，逾期各级管理审批部门有权退回不予报销；销售人员每月28日前需将已发生的费用提请报销。费用原
9、则上不得跨月报销，但是上月28日以后的费用除外。预算管理凭证填写：预算科目可在“预算支出科目”中按实际情况选择相应的费用科目；相关项目、项目客户为可选填项，为具体项目或公共项目、具体（公共）客户发生费用时需进行选择；用途为必填项，即对某一项支出的针对性说明；相关流程根据需要选择添加；单据张数为必填项，可填写此次报销所附单据的总张数；报销金额为必填项，为对应此条报销事项的金额；备注栏可填写对报销费用的进一步解释。多项报销事项合并填写时，通过预算管理凭证右上角的“添加”来实现;需作废单条报销事项时，通过预算管理凭证右上角的“删除”来实现。纸质费用报销单填写：报销内容为必填项，根据发票票面所载内容填
10、写；单据张数为正式发票的张数；报销金额为本条报销所对应的金额，不得大于发票票面所记载的金额；总计报销大小写金额填写一致后，报销人主管分别签字后和预算管理凭证一起交财务报销。,（二）差旅费报销OA流程,4、差族费报销,差旅费报销需提交的单据（1）,预算管理凭证,差旅费报销需提交的单据（2）,差旅费报销单,差旅费报销,此流程专用于公司员工差旅费报销：差旅费报销需关联“出差申请”流程，如交通工具为飞机，还需关联“日常行政事务-订票申请”流程；有借款的还必须关联借款单等流程。非销售人员差旅费必须在出差返回到公司后3个工作日内发起报销流程，逾期财务有权退回不予报销；销售人员每月28日前需将已发生差旅费提
11、请报销。费用原则上不得跨月报销，但是上月28日以后的费用除外。预算管理凭证填写：预算科目在“预算支出科目”中选择交通差旅费、销售费用等科目；相关项目、项目客户为必选项，为具体项目或公共项目、具体（公共）客户发生费用时需进行选择；用途为必填项，即对某一项差旅费支出的针对性说明；相关流程可根据需要选择添加；单据张数为必填项，可填写此次差旅费报销所附单据的总张数；报销金额为必填项，为对应此条差旅费报销事项的金额；备注栏可填写对报销差旅费用的进一步解释。不同内容的报销事项填写时，通过预算管理凭证右上角的“添加”来实现；需作废单条报销事项时，通过预算管理凭证右上角的“删除”来实现。纸质差旅费报销单填写：
12、出发日期、到达日期为本次出差报销单据票面所载的日期，要求明确到日；出发时间、到达时间为本次出差报销单据票面所载的时点，要求明确到小时；出发地点、到达地点为本次出差报销单据票面所载的城市名称；交通工具、单据张数、车船费、市内交通费、其他费用、天数根据实际出差情况填写；住宿费用不能超过规定限额、补贴金额为按出差管理制度所规定的补贴标准计算的补贴金额；单据张数，报销大小写金额填写一致后，报销人主管分别签字后和预算管理凭证一起交财务报销。,（三）借款流程,借款需提交的单据（1）,预算管理凭证,借款需提交的单据（2）,借款单（借据）,借款流程说明,借款人必须在事项完成后3个工作日内，发起报销流程，并核销
13、借款；借款原则为“前款不清，后款不借”，以前的借款必须全部归还或核销后，方可办理下一笔的借款；预算管理凭证的填写：预算科目可在“预算支出科目”中按实际情况选择相应的费用科目；相关项目、项目客户为必选项，为具体项目或公共项目、具体（公共）客户发生的费用时需进行选择；用途为必填项，即对某一项支出的针对性说明；相关流程根据需要选择添加；单据张数为必填项，可填写此次借款所附单据的总张数；借款金额为必填项，为对应此条报销事项的金额；备注栏可填写对借款费用的进一步解释。多项借款事项合并填写时，通过预算管理凭证右上角的“添加”来实现;需作废单条报销事项时，通过预算管理凭证右上角的“删除”来实现。手工借据填写
14、，必须填写借款项目或事由，借款金额大小写填写一致，借款人和审批人都必须手工签字后和预算管理凭证一起交财务办理借款。,（四）用款申请,用款申请需提交的单据（1）,预算管理凭证,用款申请需提交的单据（2）,用款申请单,用款申请流程说明,本流程适用于非材料物资费用支付用款。用款申请的前提是已取得或可取得合法发票；收款方已在银行正式开立对公账号；填写用款申请时，要求详细填写收款单位的全称、开户银行、银行账号，并确保信息的准确；约定交货期或报账期、合同号为选填项，根据实际情况选择填写。预算管理凭证的填写：预算科目在“预算支出科目”中根据预算执行的实际支出情况进行选择，必须有预算才能开支；相关项目、项目客
15、户为必选项，为具体项目、客户发生费用时需进行填写；用途为必填项，即对某一项支出的针对性说明；相关流程根据需要选择添加，如出差要关联出差申请单等；单据张数为必填项，可填写此次用款所附单据的总张数；用款金额为必填项，为对应此条用款事项的金额；备注栏可填写对用款情况的进一步解释。多项用款事项合并填写时（须是支付给同一家单位的不同款项），通过预算管理凭证右上角的“添加”来实现;需作废单条报销事项时，通过预算管理凭证右上角的“删除”来实现。纸质用款申请单填写：申请内容填写为已取得发票票面或将取得发票票面所载内容；单据张数为所附单据的数量；申请金额填写本次申请付款款项的金额。上述提及的发票必须是增值税专用
16、发票或普通发票。,（五）采购付款OA流程,（六）预算外审批流程,预算外审批流程说明,未在提报当月预算时有效预计或预计不足的各类费用，发生时需先进行“预算外审批”流程。申请人、申请部门为默认项，不需填写；事由：为预算外事项发生的概括性原因；相关附件：足以支撑本次预算外顺利审批的各类依据；预算单位：承担本次预算外费用的部门；科目：在“预算支出”科目中按实际情况选取；预算期间：请填写预算外申请时所处的时间；相关项目、相关客户为可选填项，为具体项目、客户发生的费用时需进行填写；说明：对本条预算外增加事项的针对性说明；增加预算；本次预算外申请的金额。,各类报销概括,报销单据的提交 提交的报销单据包括：打
17、印的电子审批预算管理凭证、签字的报销单（费用报销单、借款单、用款申请单和采购付款单）、原始发票，以及与报销内容相关的合同、清单、内部费用分配表等资料；财务报销流程必须全部审批流程结束后（财务副总或财务结算中心审批通过），方可将报销单据整理、粘贴后提交到财务部；为了保证财务报销单证的统一和合法性，报销单要求全部手工填写，报销单上必须要有申请人、部门经理的签字；这里的报销单是指日常费用报销单、差旅费用报销单、借款单、用款申请单和采购付款款申请单等。,单据黏贴顺序（1）,单据黏贴顺序（2）,单据黏贴顺序（3）,（七）报销单审核常见问题,OA报销流程中，项目名称未填写或填写不清楚；项目名称不正确，导致
18、费用无法准确计入项目。项目名称简称，因为很多医院的名称很相近，简称后无法准确认定到底是哪个项目；项目名称未提，例如请某些关联单位吃饭等，没有提及此费用发生的相关项目；项目名称叫法不一，会导致财务认为是两个不同的项目。项目没有细化。例如同一医院会有护理、门诊、物联网、消毒供应等不同的项目，费用报销时基本上只会写医院名称，具体是哪个项目没有标注清楚。不知道费用归集到哪个项目。有部分报销人员不知道自己报销的费用应该归集到的项目。,报销单审核常见问题,费用承担项目的项目名称未填写,报销单审核常见问题,OA报销流程中，真实的业务内容填写不清楚；内容填写要求：OA流程上填写费用发生的真实内容，报销单上填写
19、的内容与发票内容一致。审核中常常会发现，此两项内容经常有出入，填写不符合规定，导致费用归集不准确。,报销单审核常见问题,真实业务内容填写清楚,报销单审核常见问题,差旅报销，出发和到达时间不完整，影响出差补贴计算（乘坐飞机的，需要相关飞机流程，或到行政部确认出发、到达时间)；,未相关飞机流程,报销单审核常见问题,发票抬头不正确；发票抬头“杭州医惠科技有限公司”等，经常有发票多字、少字和发票抬头未开；有发票抵用情况的必须在OA流程中备注清楚，同时要提供齐全真实费用发生的原始单据。审核中发现，原始单据没有提供的情况占大多数 举例说明：聚餐或者请客吃饭的餐费，因饭店没有正规的税务发票，用车票或者汽油发
20、票抵用，在提供等额的车票和汽油发票报销外，还需提供饭店的收据等相关的原始单据黏贴在预算管理凭证后面。（房租）,报销单审核常见问题,发票黏贴不规范或未黏贴 部分报销单据黏贴很不规范，正确的黏贴方式是把票据黏贴在一张与报销单差不多大小的废纸上，黏贴完毕后把手填报销单黏贴在票据上面，再把预算管理凭证放在手填报销单上面用回形针固定住，预算管理凭证、报销单、发票的方向都是一致的。有部分同事把车票等发票直接黏贴在了报销单的背后或者其他发票的背后。,报销单审核常见问题,报销单审核常见问题,报销单审核常见问题,标准版本,报销单审核常见问题,发票金额少于报销单报销金额；报销单报销金额与OA流程的预算管理凭证金额
21、不符；会务费发票，需附上会务纪要及会议通知，技术开发费发票，需附上技术开发合同，合同上加盖对方单位公章，办公用品及电脑耗材等发票，需附上货物清单，同时清单上加盖对方单位公章。报销过程中，发现大部分缺失；自驾车出差的行车里程数未在OA中备注说明；报销单已经上交财务，但是报销人流程未提交（忘记）；购办公用品、材料等需要事先申请请购单，报销时提供，大部分没有提供。,报销单审核常见问题,报销人和收款人不一致，例如何芳报销，款打给郑秋虹，此情况避免。票据丢失情况常有发生，报销时擅自用其他票据抵用，但是OA流程中未提及。有票据丢失情况的需在OA中备注说明，同事提供上级领导签字审批同意的情况说明才可（可以采用邮件）。,
