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1、教学、出版、基建、科研、设备、财会类档案材料立卷、归档须知,中国海洋大学档案馆2010年4月,主要内容,一、归档范围与时间安排二、预立卷制度三、档案整理四、档案移交,一、归档范围与时间安排,1、归档范围：参照中国海洋大学档案管理办法,2、归档时间安排：自然年度形成的综合管理类文件材料第二年度上半年学生成绩类档案 隔一年归档_课题（项目）材料结题或鉴定会后一个月内归档仪器设备的随机全套材料开箱验收合格后一个月内归档 安装、调度等材料安装、调试后一个月内归档 使用、管理过程中形成的材料每年4月份归档基建项目档案验收后两个月内归档出版档案次年六月底前归档,二、预立卷制度,各兼职档案员要将本单位本年度
2、将形成的或已形成的文件材料（包括音像）实行预立卷。即设置预备案卷，把将形成或已形成的材料按保管期限、类别、时间、分类保管，为下一年度的归档工作做好准备，以确保本单位形成档案材料的齐全、完整。,1、档案收集、分类（1）按年度分类：跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度。（2）按保管期限分类：依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。,2、档案组合 同一事、同一问题或反映同性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致。,3、档案材料排列 文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼
3、此之间的有机联系，有秩序地排列，达到系统地反映档案文件内容的目的。,（1）管理内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列。（2）密不可分的文件材料按以下原则排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前、附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，历次主要讨论稿在后；转发件在前、被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。,（3）同一作者在同一保管期限内有几个问 题，先按问题、后按时间或文件联系排列。（4）问题单一，作者单一或名称单一的文件按时间顺序排列。（5）同一保管期限内若有重要文件和次要文件，按重要程度或问题联系排列。,三、档案整理,初步整理 核查 编写档号和页号 填写并打印卷内文件目录 下
4、载并填写备考表,1、初步整理 由立卷人按照归档要求对归档文件进行整理，检查有无错误和遗漏。,2、核查内容核查：核查案卷是否保持有机联系。形式核查：核查保管期限是否分类准确；查年度、问题、文件材料排列是否符合归档 要求；核查材料收集是否齐全，有无遗漏、重复、空白页、反页、倒页。,3、编写页号 有字的页面均作为一页，页号用钢笔写在页面的右下角（反面写在左下角），文件、书册等能利用原页号的可不再编写页号。,4、填写并打印卷内文件目录 请到“表格下载”一栏点击“归档文件目录”进行下载。,卷内文件目录式样如下图：,卷 内 文 件 目 录,顺序号：按文件排列先后填写。文号：文件制发机关的发文字号。,责任者
5、：形成该文件的单位或对文件负责的署名者，以落款或 印章为准，简报作者填写编者。要写全称或通用简称，如“山东省”可写为“省”，“中国海洋大学”可写为“校”，但不能缺省，如：只写“组织部”，就不能确定是校组织部还是省委组织部。责任者要写全，如“省委办公厅”不可只写为“省委”。有多个责任者可用“、”隔开，如太多，可写一到两个，最后标注“等”字，表示还有其他单位。,题名：即文件的标题。一般照实抄录，不能随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定，外加，写在原题名（如“通知”）之后；简报的每一期要分栏填写题名内容；会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容。,日期：文件的形成时间，即文件的
6、签发时间（以落款时间为准，请不要填写“*日印发”处的日期)。没有日期的文件要考证清楚。格式为8位数，如20050608,其中年份为四位数，如“2005”不能写为“05”，月、日均为两位数，19月份及19日要前面加零。,页号：按卷归档的文件填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。备注：对文件作必要的说明（如密级或是否为复印件、传真件或文件是否有缺漏），没有需要说明的内容可不填写。,5、下载并填写备考表 下载地址为:或 http:/卷内备考表由立卷人负责填写 备考表式样如下图：,本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。立卷人：由立成本卷即归档单位负责整理归档文件的人员签
7、名。检查人：由立卷部门分管档案工作的负责人签名。立卷时间：填写完成立卷的日期。,另外，课题（项目）档案需下载并填写科研项目说明书，设备档案需下载填写大型精密仪器、设备文件材料归档审核表,下载地址为:http:/或,四、档案移交1、复查定卷 为了确保案卷质量，在上述工序完成后，由档案部门复查定卷，如不符合案卷质量要求，由立卷人根据复查意见进行整改。2、装订或装盒 对适宜装订的案卷装订、固定；对不适宜装订的案卷装盒，每一份文件加盖档号章。,3、移交归档（1）接收档案要严格把关，凡不符案卷质量标准的，不得接收入库，一律由立卷单位返工，达到质量标准。（2）归档时交接双方应按移交要求当面点清，在档案移交清单上签字后各存一份，以备后查。,谢谢各位！,
