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1、銷售及收款循環系統概念、DFD、SF、REA、內控,周國華屏東商業技術學院會計系,智慧財產權聲明,本文件係由周國華師獨自撰寫，除引用之概念屬於原文作者外，其餘文字及圖形內容之智慧財產權當然屬於周師獨有。任何機構或個人，在未取得周師同意前，得直接以本文件做為學校、研究機構、企業、會計師事務所、政府機關或財團法人機構舉辦教學或進修課程之教材，否則即屬侵權為。任何機構或個人，在未取得周師同意前，得在自編撰的教材中直接大引用本文件的內容。屬單頁內部分內容之引用，亦請註明出處。,2,屏東商業技術學院 周國華,銷售及收款循環：系統結構,銷售及收款循環，主要係由接單(或稱 訂單登錄,sales order
2、entry)、出貨(shipping)、請款(或稱 開立帳單,billing)、收款(cash collection)等四項作業所組成。在企業軟體實作上，銷售及收款循環，可大致分為銷售系統及收款系統兩個部分。以下以SAP為例：在SAP R/3 ERP系統中，銷售系統稱為銷售及配銷模組(sales and distribution,SD)，屬於物流模組(logistics)的一部份；收款系統則包含應收帳款模組(AR)及台灣特有的統一發票管理模組，均屬於財務模組(financials)的一部份。在SAP最新版本的ERP 6.0系統中，將模組(modules)改稱為解決方案(solutions)，銷
3、售及收款循環之內容包含在sales and service、procurement and logistics execution、financials等三種解決方案內。,屏東商業技術學院 周國華,3,物流,銷售及收款循環的接單及出貨兩項作業，屬於物流體系的一部份。物流(logistics)，又稱運籌或後勤(軍中用語)，係指企業經過一連串的加值活動，包括採購、運輸、驗收、倉儲、原物料處理、生產、出貨等流程，將原物料轉換成製成品或服務的過程。Scheer(1994)把物流分成以下三個環節：進貨物流(inbound logistics)：採購及付款循環的採購部分屬於此環節。生產物流(product
4、ion logistics)：生產循環屬於此環節。出貨物流(outbound logistics)：銷售及收款循環的接單及出貨作業屬於此環節。,屏東商業技術學院 周國華,4,需求反應策略,針對客戶的訂單型態，供應商在生產規劃及控制上有四種不同的需求反應策略(demand response strategy)：存貨生產(make to stock)：供應商接單後，直接以現有製成品來出貨。接單生產(make to order)：供應商接單後，按訂單規格從零組件開始進行生產組裝以滿足客戶需求。接單裝配(assembly to order)：供應商接單後，按訂單規格從半成品開始進行生產組裝以滿足客戶需
5、求。接單設計(engineer to order)：供應商接單後，根據客戶需求設計成品規格，從原材料開始進行生產組裝以滿足客戶需求。,屏東商業技術學院 周國華,5,銷售及收款循環：相關文件,在銷售及收款循環中，通常可看到以下文件及名詞：業務人員訪客報告(sales call report)詢價單(request for quotation,RFQ)報價單(quotation)訂購單(purchase order,PO)或 客戶訂單(customer order)接訂通知單(customer acknowledgement)缺貨待補訂單(back order)銷貨單 or 銷售訂單(sales
6、order)已接訂但尚未出貨訂單(open order)免費銷貨單(free-of-charge order)後續免費銷貨單(subsequent free-of-charge order),屏東商業技術學院 周國華,6,撿貨單(picking ticket or picking list)裝箱單(packing slip or packing list)提單(bill of lading,BOL or B/L)送貨單請款通知銷貨發票(sales invoice)收款通知單付款/匯款通知單(remittance advice)存款單(deposit slip)or 存摺銷貨退回授權單(sale
7、s return authorization)貸項通知單(credit memo)驗收報告(receiving report)以上列舉之文件，大多數可透過搜尋引擎在網路上找到許多範本。同學應針對每份文件取得至少一份範本詳加閱讀，以深入瞭解上述文件在實務運作上的含意。,屏東商業技術學院 周國華,7,相關電腦檔案,主檔(master files,記錄資源及參與者)客戶主檔存貨主檔應收帳款主檔(在REA模式中，不設此檔案，改由查詢取得)交易檔(transaction files,記錄事件)銷售訂單檔銷貨發票檔現金收入檔參考檔(reference files)運費費率,屏東商業技術學院 周國華,8,銷
8、售及收款循環：第0階邏輯DFD,屏東商業技術學院 周國華,9,1.0接單,2.0出貨,3.0請款,4.0收款,客戶,薪工循環,貨運公司,採購付款循環,生產循環,總帳系統,銀行,客戶訂單,接訂通知單,銷貨發票,支票 或 匯款&付款/匯款通知單,提單,裝箱單,裝箱單,提單,已背書支票 及 存款單,銷售佣金登錄,記錄銷貨收入、銷貨成本,記錄收現、沖銷帳款,撿貨單,請款通知,缺貨待補訂單,客戶主檔,銷貨發票檔,現金收入檔,對帳單,貸項通知單,記錄銷貨退回、壞帳,銷貨退回通知,第1階邏輯DFD：1.0 接單,屏東商業技術學院 周國華,10,1.1查核信用,1.3登錄訂單,1.2查詢存貨,客戶訂單,存貨主
9、檔,銷售訂單檔,應收帳款主檔,客戶主檔,例外處理：授信餘額不足，取消訂單,授信餘額足夠之客戶訂單,例外處理：新客戶，由財務部門徵信,存貨不足，通知採購或生產循環補貨,例外處理：存貨不足，客戶取消訂單,存貨餘額足夠之客戶訂單,接訂通知單,撿貨單,第1階邏輯DFD：2.0 出貨,屏東商業技術學院 周國華,11,2.1揀貨裝箱,2.2出貨,撿貨單,裝箱單,請款通知,裝箱單、提單,銷售訂單檔,存貨主檔,第1階邏輯DFD：3.0 請款,屏東商業技術學院 周國華,12,3.1開立發票,3.2管理客帳,請款通知,銷售訂單檔,銷貨發票檔,客戶主檔,銷貨發票,應收帳款主檔,總帳：記錄銷貨收入、銷貨成本,銷貨退回
10、通知,總帳：記錄銷貨退回、壞帳,貸項通知單,對帳單,第1階邏輯DFD：4.0 收款,屏東商業技術學院 周國華,13,4.1比對支票及付款通知,4.2在支票後面背書,4.3列印存款單,4.4記錄客戶付款,支票及付款通知,例外處理：支票金額不符，通知客戶補正,支票及付款通知相符,已背書支票,存款單及已背書支票,記錄現金收入檔,付款通知,應收帳款主檔,總帳：紀錄收現、沖銷帳款,邏輯DFD：程序說明,銷售及收款循環邏輯DFD隱含之程序如下：收到客戶發出訂單(PO，口頭或書面)。查詢客戶主檔，以確認特定客戶信用額度(例如：$100萬)。例外處理：新客戶，需進行徵信以建立客戶主檔資料。查詢應收帳款主檔，以
11、確認特定客戶已出貨但尚未付款之金額(例如：$25萬)。查詢銷售訂單檔，以確認特定客戶已接訂但尚未出貨之金額(open order，例如：$30萬)。比對客戶此次訂單金額(假設為$30萬)與授信餘額($45萬)，以確定尚在餘額範圍內。例外處理：客戶授信餘額不足，取消接單。確認存貨餘額足敷本次訂單需求。若存貨餘額不足，經客戶同意後將訂單轉成缺貨待補訂單(back order)，由生產循環或採購付款循環負責後續處理。例外處理：客戶不願等待，撤回訂單。,屏東商業技術學院 周國華,14,1.0,在銷售訂單檔中新增一筆資料(open order)。向客戶發出接訂通知單(customer acknowled
12、gement)。更新存貨主檔，減少可售商品餘額(此程序可由8自動扣帳完成)。通知薪工循環登錄業務人員銷售佣金。列印撿貨單轉給2.0。根據撿貨單內容進行揀貨並裝箱。將裝箱貨品(內含裝箱單)、提單交給貨運公司，完成出貨。更新存貨主檔，減少存貨實際餘額。更新銷售訂單檔，將未出貨(open order)轉為已出貨。列印請款通知轉給3.0。根據請款通知，查詢銷售訂單資料。根據銷售訂單資料，在銷貨發票檔中新增一筆發票資料。查詢客戶主檔，取得郵遞發票地址並列印信封。列印銷貨發票，寄給客戶。更新應收帳款主檔，增加應收特定客戶帳款餘額。,屏東商業技術學院 周國華,15,1.0,3.0,2.0,通知總帳系統，記錄
13、銷貨收入及銷貨成本。定期郵寄對帳單給客戶。收到採購付款循環(驗收部門)銷貨退回通知。寄貸項通知單給客戶。更新應收帳款主檔，沖銷應收客戶明細帳。通知總帳系統，記錄銷貨退回、壞帳等事項。收到客戶郵寄支票及付款通知單(remittance advice,RA)。確認支票金額與付款通知單上之金額相符。例外處理：支票金額與RA不符，通知客戶補正。立即在支票上背書，並列印存款單，將支票及存款單繳存銀行。將收現資料(支票號碼、金額、客戶編號、銷貨發票號碼等)輸入現金收入檔。更新應收帳款主檔，根據付款通知單沖銷應收客戶明細帳。通知總帳系統，記錄現金收入及沖銷應收帳款。註：上述例外處理部分，並未繪製在第0階邏輯
14、DFD內。,屏東商業技術學院 周國華,16,4.0,3.0,邏輯DFD vs.系統流程圖,邏輯DFD的 符號(bubble)，代表處理資料的程序，以動詞表示，回答的是做什麼(what)。相對而言，實體DFD的bubble是以名詞標示處理資料的人、地、物，回答的是如何做(how)、在哪做(where)、誰來做(by whom)等問題，但並不提供簡單明瞭的做什麼答案。隨著技術及企業流程演進，做什麼的變異性較小，如何做、在哪做、誰來做的變異性較大。無論邏輯或實體DFD，都只描述資料或文件的流動，並不處理實體物件的流動。系統流程圖針對系統的局部做詳細的描述，包含系統內資料、文件及實體物件的輸入、處理、
15、輸出、移動等。它能同時回答做什麼、如何做、在哪做、誰來做等問題。,屏東商業技術學院 周國華,17,系統流程圖：接單與出貨,屏東商業技術學院 周國華,18,系統流程圖：請款,屏東商業技術學院 周國華,19,系統流程圖：收款,屏東商業技術學院 周國華,20,銷售收款循環REA參考樣式,屏東商業技術學院 周國華,21,履行2,參與4,參與3,銷貨,收款,存貨,現金,出貨人員,客戶,參與5,參與10,參與9,業務代表,參與2,參與1,銷貨訂單,拜訪客戶,履行1,提議,保留2,保留1,銷貨退回,業務員訪客記錄表及相關表格結構,屏東商業技術學院 周國華,22,訪客紀錄表(Sales Call Repot)
16、,提議關係表(Proposition Relationship),業務員資料表,客戶資料表,存貨資料表,銷貨訂單資料表,銷貨訂單資料表及相關表格結構,*銷貨訂單事件與現金資源兩個體之間雖標注有保留1關係，但該關係加上虛線外框，表示實作時不一定需要處理該關係。,屏東商業技術學院 周國華,23,訪客紀錄表(Sales Call Repot),保留2 關係表(Reservation Relationship),業務員資料表,客戶資料表,存貨資料表,銷貨訂單資料表,履行2 關係表(Fulfillment Relationship),銷貨資料表,銷貨資料表及相關表格結構,屏東商業技術學院 周國華,24,
17、銷貨訂單資料表,存量-流量1關係表(Stockflow1 Relationship),出貨人員資料表,客戶資料表,存貨資料表,銷貨資料表,履行2 關係表(Fulfillment Relationship),收款資料表,銷貨退回資料表,收款資料表及相關表格結構,屏東商業技術學院 周國華,25,銷貨資料表,出納人員資料表,客戶資料表,現金帳資料表,收款資料表,銷貨退回資料表及相關表格結構,屏東商業技術學院 周國華,26,銷貨資料表,存量-流量3 關係表,存貨資料表,客戶資料表,驗收人員資料表,銷貨退回資料表,內部控制,公開發行公司建立內部控制制度處理準則第7條：公開發行公司之內部控制制度應涵蓋所有營運活動，並應依企業所屬產業 特性以交易循環類型區分，訂定對下列循環之控制作業：一、銷售及收款循環：包括訂單處理、授信管理、運送貨品或提供勞務、開立銷貨發票、開出帳單、記錄收入及應收帳款、銷貨折讓及銷貨退 回、執行與記錄現金收入等之政策及程序。,屏東商業技術學院 周國華,27,風險與控制：接單,屏東商業技術學院 周國華,28,風險與控制：出貨,屏東商業技術學院 周國華,29,
