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1、信息的收集及整理,一、信息收集的基本方法,1、观察法2、阅读法3、询问法4、问卷法5、网络法6、交换法7、购置法,案例一：,万华贸易公司要开拓产品市场，要求小惠收集商务信息。小惠深入市场，了解市场情况和产品需求，与消费者直接交谈，并阅读大量报刊、杂志，发放问卷收集消费者对产品性能的反馈信息，通过网络检索收集更为广泛的信息，还与业务频繁的企业交换有关信息。丰富而全面的信息，为公司的业务开拓提供了有力的依据，小惠的工作受到了公司领导的肯定。从这个案例中，请你说说小惠是采用了什么方法收集信息？,二、秘书收集信息的渠道,1、深入市场、实地调查2、大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）3、图书馆4、数
2、据库5、供应商和客户6、各种贸易交流会7、信息机构8、业务相关部门（海关、银行、工商、税务、商检、保险、统计等部门）,案例二：在一次商品订货会上，某微电机厂原先预计可拿到2800万元的订货合同，岂料等了好几天才拿到500万的订货，只够全厂“吃”一个多月。这时，他们偶然发现，同行业某厂的微电机为了争夺市场，正在大幅降价。这条信息使他们明白了市场的动向，于是当机立断，将4种微电机由35元降到30元或25元，其他产品也相应降价，这才挽回大笔生意，使工厂绝处逢生。这件事使该厂明白，只有掌握了市场信息，才能掌握企业发展的主动权。,为了加强信息工作，该厂领导制定了从五条渠道获取信息：一是从文件、报纸、杂志
3、中广泛收集市场动态及用户需求等信息；二是采取“派出去、请进来”的方法，走访用户征求意见，抓好信息反馈；三是充分利用参加全国性计划会、订货会、展销会的机会，与各方广泛接触；四是与各省、市汽车配件公司建立资料关系；五是派出人员对市场进行专题调查。五条渠道引来了各方信息，搞活了企业的产销市场。,由于掌握了市场信息，据此作出正确决策，该厂收到的订货合同猛增，次年完成利润1096万元，相当于本厂的固定资产尽值，等于赚回了一个厂。分析：1.该厂通过什么渠道收集市场信息？2.还可以通过什么方法和渠道收集信息？,案例三：,晓春担任秘书后，工作非常认真，凡是工作活动中接触到的信息都收集起来，存放在抽屉里。日积月
4、累，信息材料已经装满了好几个抽屉。一天，上司要求晓春提供一份客户反馈信息，晓春赶紧在几个抽屉中查找，可是翻来翻去一下子找不齐。看到这情境，上司对晓春说：收集到的信息，要及时进行整理。不然，这些信息就成了一堆杂物，很难发挥作用。晓春从此很重视信息的整理，上司需要什么信息，晓春都能及时提供，她成了上司的得力助手。晓春是用什么方法整理信息的呢？,三、信息整理的基本方法,信息整理包括三个环节：分类、筛选、校核,（1）字母分类法,通常是按作者姓名、单位名称、信息标题的字母进行分类组合。,（2）地区分类法,按信息产生形成所涉及的地区或行政区域的特征，将信息分为各个类别，然后按国家、省份、城市、区、县名称的
5、字母顺序排列。,1、信息分类的方法,（4）数字分类法,将信息以数字排列，每一通信者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。,（5）时间分类法,将信息形成时间先后顺序分类，以年月日的自然顺序排列。,主要根据信息内容的主题和标题分类。,（3）主题分类法,2、信息筛选的方法,根据秘书统考培训教材，信息筛选的方法有：,三看一取舍：看来源 看标题 看正文 决定取舍,根据高教出版社出版由刘红军主编的信息管理基础，将信息筛选和判别的基本方法概括为六种方法：,感官判断法：靠自己的学识，凭直觉判断信息的真伪,分析比较法：将不同渠道得到的信息进行比较判定真伪,集体讨论法：采用集体讨论的方法来确定取舍
6、,专家裁决法：对一时无法决定取舍的信息交由专家裁决,数字核算法：对有疑虑的信息重新予以核算,现场核实法：深入现场核实真伪,筛选应注意的问题：,（1）剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息;,（2）挑选对工作有指导意义、与实际活动密切相关的信息;,（3）挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息；,（4）结合中心工作或解决特定问题的需要挑选信息；,（5）挑选能预见未来发展变化趋势、为决策提供依据的信息；,（6）坚持信息数量和质量的统一。,3、信息校核的方法,（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法,各种校核的方法可以互相补充，结合使用。,实训一：项目情景：
7、威博电器有限公司为了开拓新的市场，根据节省能源、科学利用自然资源的指导思想，拟开发民用太阳能热水器生产项目。公司为此专门召开办公会议，讨论开发民用太阳能热水器的优势及可行性。从节省能源和环保的角度看，太阳能热水器是很有优势的。但产品应用的可行性和市场前景如何，还须根据秘书提供有效的市场信息，再进行综合分析和科学预测，才能作出正确决策。,任务与要求：请你以该公司秘书的身份，围绕太阳能热水器开发的可行性收集有关信息，收集方法与渠道：1。在网上收集有关太阳能热水器发展前景的信息，并标出信息来源网址。2。向有关能源部门了解各类热水器（电热水器、管道煤气热水器、瓶装煤气热水器）的使用成本；同时向本公司技
8、术开发部了解太阳能热水器的使用成本。3。到商场收集各类热水器的销售价格，向商家了解各类热水器的销量和消费群体，说明信息来源。4。向城建管理部门、太阳能开发应用技术部门了解民用太阳能热水器的可行性。5.将收集到的信息整理成信息稿，并做成PPT在公司办公会上作详细汇报。,实训二：项目情景：永发食品罐头厂为了开拓新的市场，拟开发速冻食品生产项目。厂长为此专门召开办公会议，讨论速冻食品的市场前景和开发的可行性。厂办公室秘书小邓为了给厂长提供有关市场信息，连续几天，又是跑市场、查资料、又是上网，还进行了个别访问调查，并将有关资料整理好，交给厂长。在随后的厂办公会议上，厂长专门请小邓将收集到的有关速冻食品
9、发展前景的市场信息向与会者作了详细汇报。会议经过研究，决定开发生产速冻食品。速冻食品投放市场后，销量很好，使该厂获得很大经济效益。秘书小邓为厂长的正确决策提供了有效信息，起到了积极的作用。,任务与要求：请你以该公司秘书的身份，围绕速冻食品开发的可行性收集有关信息，收集方法与渠道：1。在网上收集有关速冻食品发展前景的信息并标出信息来源网址；2。设计一份调查问卷，向消费者收集有关速冻食品的意见，并写出统计分析报告；3。向全级同学收集速冻食品包装款式和包装规格，完成一份关于改进速冻食品包装款式和包装规格的建议；4。到商场和超市收集速冻食品的销售价格，向商家了解速冻食品的销量和消费群体，说明来源。5.
10、将收集的信息整理成信息稿，并做成PPT在公司办公会上作详细汇报。,实训三：项目情景：康之源电器商行为了开拓新的市场，拟开发家用净水器生产项目。总经理为此专门召开办公会议，讨论家用净水器的市场前景。办公室秘书小刘为了给总经理提供有效的市场信息，连续十几天，又是跑市场进行实地调查、又是上网查资料，还进行了个别访问调查，并将有关资料整理好，交给总经理。在随后的办公会议上，总经理专门请小刘将有关家用净水器发展前景的市场信息向与会者作详细汇报。,任务与要求：请你以该商行秘书的身份，围绕家用净水器开发的可行性收集有关信息，收集方法与渠道：1、在网上收集家用净水器发展前景的信息并标出信息来源网址；2、设计一
11、份调查问卷，向消费者收集有关家用净水器的使用情况（使用率、使用效果），并写出统计分析报告；3、到商场和超市收集家用净水器的销售价格，向商家了解家用净水器的销量和消费群体，说明信息来源。4、将收集的信息整理成信息稿，并做成PPT在办公会上作详细汇报。,实训四：项目情景：恒达通用电器有限公司为了开拓新的市场，拟开发空气净化除湿机生产项目。公司总经理为此专门召开办公会议讨论空气净化抽湿机的市场前景。办公室秘书小周为了给总经理提供有效的市场信息，连续十几天，又是跑市场进行实地调查、又是上网查资料，还进行了个别访问调查，并将有关资料整理好，交给总经理。在随后的办公会议上，总经理专门请小周将有关空气净化抽湿机发展前景的市场信息向与会者作详细汇报。,任务与要求：请你以该公司秘书的身份，围绕空气净化抽湿机开发的可行性收集有关信息，收集方法与渠道：1、在网上收集空气净化抽湿机发展前景的信息并标出信息来源网址；2、设计一份调查问卷，向消费者收集有关空气净化抽湿机的使用情况（使用率、品牌、价格、使用效果），并写出统计分析报告；3、到商场和超市收集各类空气净化抽湿机的销售价格，向商家了解空气净化抽湿机的销量和消费群体，说明信息来源。4、将收集的信息整理成信息稿，并做成PPT在公司办公会上作详细汇报。,
