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1、时间管理,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻,生命枯萎的时刻,播种的时刻,收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,在开始之前,如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,时间银行,如果有一间银行，每天早上都汇入￥86400到你的帐号，但不允许你的帐号中存有余款和现金，每天 晚上你所没有花掉的就不再归你所有，遇到这种情况你会怎么做呢？当然是把所有的通通花掉！你确实有一间这样的银行，它的名字叫“时间”。每天早上，它都会让你拥有86400秒；每天晚上，所有你没有加以利用的时间都会被删掉。它不允许你储蓄结余，也不
2、会允许你透支。每天你都会重新开一个新的帐户，每天晚上，这个帐户的余额就会消失。如果你没用光这天的“存款”，其损失就是你自己造成的。你没有机会回去追寻，更没有可能去预支明天。你必须把握住现在，付出所有的努力，充分地利用你所拥有的时间，以获得更多的快乐和更大的成功。,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,人,為
3、何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上但是要用對“新的思考方式”,“不能管理时间，便什么都不能管理”,杜拉克,“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事。,案例：老王的故事,延 误,原 因,1、没有以第一时间把报告做好,拖延，没有界定缓急先后,2、打算做报告的当天
4、下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话,突发事件 紧急事件 被打扰,3、下班回家,交通堵塞,4、看电视,不能自我约束,5、放弃工作,不能自我约束,6、赖床,不能自我约束,7、该处理的文件没处理,善忘,8、上班,交通堵塞,时间管理,时间管理的重要性,影响时间生产率的障碍,时光大盗呈现,时间管理系统,时间是资本和无法更新的收入 任何一个制定出来帮助高效率地安排时间的 计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入 手 管理好你的时间就能 管理好你的生活,我们一起来个有趣的测验:-),XXXX,总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812“yes”,48“yes”,04“y
5、es”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,人们并不尊重时间，他们不了解其重要性,人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律,人们不善于检查提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别,有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统,帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,注意力之谜,注意力需要及时恢复,内在能量水平,有效地利用你的生物钟,效能与效率,做正确之事，做好它,成本/效果妥协-80：20法则,效果,100 80 60 40 20 0,0 20 40 60 80
6、100,时间和精力,考虑因素：最先的数量级估计的结果说明什么？如果出错，意味着多大的问题？分析的难度有多大？,寻求十全十美,寻求好的答案,时间管理的重要工具之一,报告军长：天太黑，我无法一个一个地去清点人数,侦察兵的故事,用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事,效能与效率,紧急,重 要,重要与紧要之区别,危机 急迫的问题 有期限压力的计划等,不速之客 某些电话、会议 某些信件与报告等,防患未然 改进产能 建立人际关系等,繁琐的工作 某些信件、电话 浪费时间之事等,全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,压力 精疲力竭 危机处理 忙于
7、收拾残局,短视近利 危机处理 缺乏自制力 人际关系浮泛，甚至破裂,偏重的结果,有远见 平衡 纪律 少有危机,紧急,重 要,Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）,4D原则,Do it now！（马上就做）,Dont do it。（别去做了）,重 要,紧 要,Delegate授权别人去做,时 光 大 盗,打扰（电话或没有预约）重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力,过滤电话、安排专门接电话 的时间 学习终止谈话的技巧 增加授权。,电话打扰怎么办？,建立系统，包括：计划表、
8、每日目标、优先次序、完成期限计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作,没有计划，怎么办？,清洁的桌面代表你有序的思维先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权,条理不清,怎么办？,设立个人与组织的重要工作目标，设定完成期限学习专注的技巧，克服拖延的坏习惯,认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序,无力拒绝,缺乏自律,会议耗时怎么办？,写下 会议的目的、议程，参加的人才通知参加，务必准时开会与散会，控制会议议题，有效追踪执行会中完成的所 有决议。,确定何种资料 控制资料需要量 优先次序标准化,当下就
9、处理文件 设计简化文件处理的系统,资料不全,文件繁杂,情 况,复 杂 性,解 决 方 法,陈 述 问 题 在 当 下 的 情 况,将 困 难 之 处 详 细 列 出 以 改 善 情 况,列 出 可 能 的 解 决 途 径,或 者,金 字 塔 结 构,主 要 结 论,子 论 点,子 论 点,辅 助 数 据,辅 助 数 据,辅 助 数 据,辅 助 数 据,问 题,或 选 择 方 案 树 形 图,问 题,问 题,行 动 1,行 动 2,行 动 3,行 动 4,是,否,是,否,准备一份征得主管同意的工 作责任清单 坚持获得与责任对等的职权 拟出明确的工作项目说明,权责混淆,如何管理时间？,建立目标 每
10、天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）改善技巧，排除打扰 凭借组织安排打电话 利用“Quiet An Hour”(清静一小时），学 习说“不”一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱,小 结,图表系统管理法,甘特图,Gantt chart,亨利.甘特,20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为 20世纪最重要的社会发明,表明:,工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系,强调:,时间和成本在计划和控制中的重要性,甘特图简介,甘特图(Gantt
11、chart)是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比.管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.,甘特思想,甘特贡献,把总的计划目标看成:人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件.,体现一个既简单又基本的控制原理-从计划中选取关键内容并予以密切注视.,ABCDE,甘特图,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,ABCDE,.带有
12、分项目的甘特图,任务,2,6,1,3,4,5,7,9,8,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,ABCDE,.带有分项目和分项目网络的甘特图,任务,2,6,1,3,4,5,7,9,8,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,案例1：图书出版甘特图,编辑加工设计版式制图打印校样印刷校样设计封面,1月 2月 3月 4月,案例2：集团摄制 入司教育片-背景介绍 具体工作：17项 项目时间：3.5个月 甘特图分析,时间,进度,任务,入司教育片拍摄计划甘特图,时间,进度,任务,入司教育片拍摄计划甘特图（续）,时间,进度,任务,入司教育片拍摄计划甘特图（续一）,时间,进度,任务,入司教育片拍摄计划甘特图（续二）,班主任,等办人,丁、甘,甘,于,俞,俞,俞,丁,丁,李,甘,甘,于,甘,教育培训部4月份培训任务,甘特图的改变形式-负荷图,例：,安妮利萨吉姆莫里埃肯特富兰克,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,（A出版公司6名责任编辑负荷图）,课堂训练,您是本公司人事劳资部的负责人，根据人才引进计划，将向全国进行大规模人才招聘，任务紧急，工作内容繁多，在下月（8月）3日开始，预计月底结束，请您思考一下可能遇到的工作，用甘特图直观地反映出来。,这一切都将成为过去！,羊皮卷中文朗读,
