麦肯锡金字塔写作原理.ppt

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1、INTRODUCTION TO PYRAMID PRINCIPLE 金 字 塔 式 写 作 原 则 简 介,麦 肯 锡 公 司 项 目 小 组 培 训 材 料 实践中的体会,此 报 告 仅 供 客 户 内 部 使 用。未 经 麦 肯 锡 公 司 的 书 面 许 可，其 它 任 何 机 构 不 得 擅 自 传 阅、引 用 或 复 制。,为什么学习这门课程,如何高效地进行 沟通,提高沟通的效能：沟通是为了解决问题，要有明确和有价值的思想,提高沟通的效率：沟通要让对方准确快速地理解你的意思，掌握关键点,Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Govern

2、ing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少),AGENDA 课 程,EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING策 略 性 写 作 方 式 的 演 变,Writing sentences造 句,Writing stories写 故 事,Writing backwards从 后 面(结 论)写 起,I,II,III,雪 莉 吾 友：我 俩 是 多 年 老 朋 友 了，共 渡 过 许 多

3、好 时 光 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 后 来,雪 莉 吾 友：我 恨 你！因 为,Dear Shirley.雪 莉 吾 友,I hate you我 恨 你,Reason#1第 一 个 理 由,Reason#2第 二 个 理 由,Reason#3第 三 个 理 由,WRITING BACKWARDS(PYRAMID PRINCIPLE)从 结 论 说 起(金 字 塔 写 作 原 则),SOLVING THE PROBLEM解 决 问 题,Facts事 实,Analyses分 析,Conclusions结

4、 论,Recommen-dations 建 议 方 案,COMMUNICATING THE SOLUTION沟 通 解 决 问 题 的 办 法,Recommendations建 议 方 案,Actions/steps/reasons行 动/步 骤/理 由,Facts/analyses事 实/分 析,What should be done?该 做 什 麽？,How or why should it be done?为 什 麽 该 做 这 些？如 何 做？,How do you know the recommendations are sound?怎 麽 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的

5、？,DEVELOPING A STRUCTURE FOR WRITING BACKWARDS如 何 建 构 从 结 论 说 起 的 作 品,Governing thought中 心 思 想,Key line support支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support支 撑 理 由,Support支 撑 理 由,AGENDA 课 程,Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gap

6、s,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少),IF YOU WERE TO BOIL YOUR BOOK DOWN TO A FEW WORDS,WHAT WOULD BE ITS MESSAGE?您 能 用 一 句 话 介 绍 您 的 这 本 大 作 吗？,GOVERNING THOUGHT中 心 思 想 的 要 诀,T O P S,Targeted to our audience瞄 准 观 众,Over-arching周 延 完 整,Powerful掷 地 有 声,Supportable言 之 有 据,GOVERNING THOUGHT-IS IT TOP

7、S?检 验 中 心 思 想 是 否 合 乎 标 准？,The company has potential in the A,B,and C market segments本 公 司 在 甲、乙、丙 三 个 市 场 具 备 发 展 潜 力,The company should enter emerging market segments aggressively to preempt competition本 公 司 应 积 极 打 入 新 兴 起 的 市 场 区 隔 之 中，以 及 早 占 有 优 势 竞 争 地 位,AGENDA 课 程,Writing Backwards-The Pyram

8、id从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少),Governing thought中 心 思 想,Key line support主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,ARGUMENT论 证 式,GROUPING组 合 式,ARGUMENT STRUCTURE(DEDUCTIVE REASONING)逻 辑 论 证 式 架 构(演

9、绎 推 论),Key line support主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Non-controversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation对 情 况 的 评 论,Implication of situation and comment(therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论(因 此),LOGICAL ARGUMENT-EXAMPLE逻 辑 论 证 举 例,To improve sales,Dynamo sho

10、uld take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,As you suspected,some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20正 如 你 所 料 想 的，生 产 过 程 的 瑕 疵 影 响 了 新 产 品 LX20 的 销 售,H

11、owever,major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort然 而，真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 于 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefore,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan因 此，贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行

12、,SOME ARGUMENT PATTERNS部 分 逻 辑 论 证 模 式,Success requires X需 有 X 才 能 成 功,Success requires X需 要 X 才 能 成 功,You are pursuing X你 正 朝 X 发 展,You thought X was a problem你 认 为 X 是 问 题,Performance is not as expected绩 效 不 如 预 期,You are not equipped to do X你 无 法 作 到,You are not focusing on X你 的 重 心 不 在 X,Y would

13、 be better但 Y 比 较 有 利,Further investigation shows it Y但 调 查 显 示 Y 才 是 问 题,Underlying cause is X问 题 出 在 X,Therefore,develop capability for X因 此，建 立 作 X 的 能 力,Therefore,shift focus to X因 此，转 移 重 心 到 X,Therefore,change direction to Y因 此，转 向 Y 前 进,Therefore,shift focus to Y因 此，转 移 重 心 到 Y,Therefore,take

14、 steps to fix X因 此，设 法 解 决 X,PROS AND CONS OF ARGUMENTS逻 辑 论 证 的 利 弊,Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Noncontroversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation对 情 况 的 评 论 意 见,Implication of situation and comment(therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论(因 此),Pros利

15、Cons弊,Demonstrates that no other avenue will work证 明 内 容 的 必 然 走 向(没 有 第 二 条 路 可 走)Can be particularly effective with resistant audiences对 有 拒 绝 心 理 的 听 众 尤 为 有 效 If audience disagrees with situation or comment,argument will fail to persuade如 听 众 对 情 况 或 意 见 有 异 议，该 论 证 即 失 去 了 说 服 力 Requires audien

16、ce to remember much information before getting to so what听 众 在 听 到 最 后 的 所 以 结 论 时，先 要 记 忆 大 量 信 息,AGENDA 课 程,Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少),GROUPING STRUCTURE(I

17、NDUCTIVE REASONING)逻 辑 组 合 式 架 构(归 纳 结 论),Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Same kind of idea:同 类 想 法,ReasonsExamplesActions,原 因 例 子 行 动,LOGICAL GROUPING-EXAMPLE逻 辑 组 合 举 例,To improve sales,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵

18、 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,Explicitly identify high-priority segments and their needs确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guideline

19、s建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,IS THIS A GOOD GROUPING?-1这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗？-1,The division should take several steps to improve profitability该 部 门 应 采 取 多 种 措 施，改 善 盈 利,Shift strategic focus改 变 战 略 性 焦 点,Reexamine salesforce incentives重 新 检 讨 销 售 队 伍 的 原 动 力,The improvement program has important imp

20、lications for the organization改 善 计 划 对 公 司 而 言 有 很 重 大 的 意 义,IS THIS A GOOD GROUPING?-2 这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗？-2,Planning for the future为 未 来 筹 划,Implementing the proposed planning system will be costly and time-consuming推 行 建 议 的 计 划 系 统花 费 会 很 高，而 且 很 费 时,It is not clear that the new system will co

21、rrect the major weaknesses of the existing system新 系 统 是 否 可 纠 正 现 有 系 统 的 主 要 弱 点 还 是 未 知 之 数,Importance of good planning好 好 作 出 规 划 的 重 要 性,IS THIS A GOOD GROUPING?-3这 是 个 好 的 逻 辑 组 合 吗？-3,Accounting system needs to be modified会 计 系 统 需 作 修 改,Retail stores have not suffered major profit decline零 售

22、 商 店 的 利 润 并 未 大 幅 下 降,Variations in product line profitability by region not well understood并 没 有 真 正 理 解 各 区 不 同 产 品 系 列 的 利 润 差 别,Southern Region only moderately more profitable南 区 只 取 得 稍 高 的 利 润,Present store P&L leads to wrong decisions at store level商 店 根 据 现 有 的 盈 亏 情 况 错 误 地 作 出 决 定,PROS AN

23、D CONS OF GROUPINGS逻 辑 组 合 的 利 弊,Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Pros利 Cons弊,Major points easy to remember便 于 记 住 要 点 Very effective for action-oriented audiences对 注 重 具 体 措 施 的 听 众 极 为 有 效 If one point rejected,remaining points may still persuade一 点 被 否 定，其 余 各 点 仍 具 说 服 力 Could be too for

24、ceful for some audiences对 一 些 听 众 可 能 有 勉 强 之 嫌,As you suspected,some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20正 如 你 所 料 想 的，生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品 LX20 的 销 售 造 成 损 害,However,major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort然 而，真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则

25、在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefore,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan因 此，贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行,Explicitly identify high-priority segments and their needs确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored pro

26、motions and sales aids发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划

27、 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动，研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,ARGUMENT论 证 式,GROUPING组 合 式,Need for action需 要 行 动 的 理 由,vs.相 对 于,Actions行 动 的 内 容,AGENDA 课 程,Writing Bac

28、kwards?The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logical Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少),Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive(No overlaps)(No gaps)相 互 之 间 具 有 排 他 性/整 体 而 言 毫 无 遗 漏,M E C E,不 多 不 少,(不 重 叠),(不 遗 漏),IS IT MECE?

29、-1这 是 否 不 多 不 少？-1,We should sell our house我 们 应 把 房 子 出 售 We need more room我 们 需 要 更 大 的 地 方 The house is old,and needs expensive basic repairs房 子 已 很 旧，需 进 行 花 费 很 高 的 基 本 维 修 The kitchen is too small厨 房 太 小 The furnace is broken炉 子 坏 了 There is too much traffic on our street我 们 这 条 街 交 通 太 繁 忙 了,

30、IS IT MECE?-2这 是 否 不 多 不 少？-2,Entry barriers are low进 入 市 场 的 障 碍 很 少 Minimal start-up costs开 业 的 成 本 很 低 No regulatory restrictions没 有 法 规 上 的 限 制 Little need for proprietary technology or expertise不 太 需 要 专 有 的 科 技 或 专 业 知 识 Qualified personnel readily available已 有 符 合 条 件 的 人 员,IS IT MECE?-3这 是 否

31、 不 多 不 少？-3,The company should adopt an invest/grow strategy in this business对 此 项 业 务，公 司 应 采 投 资/增 长 战 略 The market is favorable该 市 场 看 好 The business is strong业 务 茁 壮 Financial and market performance has been excellent财 务 方 面 和 市 场 的 绩 效 一 直 都 非 常 好 The sales and financial outlook appears good销 售

32、 和 财 政 方 面 的 前 景 看 来 很 好 Innovative marketing strategies have proved successful有 创 意 的 市 场 营 销 战 略 证 明 是 成 功 的,BUILDING OUR PYRAMID建 立 我 们 的 金 字 塔,What is our main message(governing thought)?Is it TOPS?我 们 主 要 传 达 的 信 息(中 心 思 想)是 什 麽？是 否 合 乎 TOPS 的 标 准？Should we use an argument or a grouping?应 采 用 论

33、 证 式 还 是 组 合 式？Does our final structure pass the relevant logic test?最 后 的 架 构 是 否 通 过 有 关 的 逻 辑 测 试 呢？For groupings,are the points logically the same(e.g.,all steps,all problems,all benefits)and in the logical order?如 采 用 逻 辑 组 合 方 式，各 要 点 在 逻 辑 上 是 否 相 同(如：都 是 步 骤、问 题 或 利 益？)并 按 照 逻 辑 顺 序 排 列？For

34、arguments,does the second point comment on the first point in a way that leads to the third point and only the third point?如 采 用 逻 辑 论 证 方 式，第 二 点 是 否 是 针 对 第 一 点 的 评 论 意 见，并 一 定 会 引 申 到 第 三 点 而 不 致 引 申 到 其 他 地 方？Do both arguments and groupings support their summary in a MECE way?用 论 证 式 或 组 合 式 的 论

35、 点 是 否 可 不 多 不 少 地 支 持 结 论 呢？Mutually exclusive(ME):Is each point used only once and in the best place?相 互 之 间 具 有 排 他 性：每 一 个 论 点 是 否 只 用 一 次 并 用 在 最 适 当 的 位 置？Collectively exhaustive(CE):Do we have all the points we need to support or defend the summary idea?整 体 而 言 毫 无 遗 漏：我 们 是 否 提 出 了 支 持 或 辩 护

36、 结 论 中 心 思 想 所 需 的 全 部 论 点 呢？,GROUPING AND SUMMARIZING组 合 和 总 结,1.Fix hole in roof 修 理 车 顶 的 破 洞 2.Get new floormats 买 新 的 车 内 地 毯 3.Write newspaper ad 写 报 纸 广 告 稿 4.Get new overhead light 买 新 的 顶 灯 5.Fix the dents 修 理 车 身 凹 陷 处 6.Get rust spots painted over 把 锈 斑 喷 漆 7.Make sign for rear window 写 後

37、 窗 售 车 广 告 8.Write announcement for bulletin board 写 公 告 板 的 售 车 海 报 9.Vacuum interior 将 车 内 吸 尘,What do I need to do to sell my old car?卖 旧 车 前 的 准 备,UNSCRAMBLE THE FOLLOWING整 理 以 下 各 句,1.Kewpie has introduced a better-tasting sauce at a cheaper priceKewpie 新 推 出 价 格 较 低、口 味 较 好 的 酱 汁 2.Ragu change

38、d its sauce recipe and customers don抰 like itRagu 改 变 其 酱 汁 配 方 但 客 户 不 喜 欢 3.The US pasta boom is over美 国 的 面 食 风 潮 已 过 4.Competitors?products are gaining favor竞 争 对 手 们 的 产 品 较 受 客 户 喜 爱 5.Trendsetters now prefer wild rice to spaghetti新 的 流 行 趋 势 是 吃 米 食 而 非 面 食 6.Heinz has successfully launched a

39、n innovative new Italian Prima sauceHeinz 成 功 地 推 出 一 项 创 新 的 意 大 利 第 一 面 酱 汁 7.Ragu added more spices to the sauceRagu 在 酱 汁 中 加 重 香 料 份 量 8.Spaghetti is once again perceived as a low-budget,starchy,and unexciting food 意 大 利 肉 酱 面 再 度 被 视 为 廉 价、呆 板 而 无 趣 的 食 物 9.Hunt抯 has increased its market share

40、 with its premium-quality Donello lineHunt抯 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额 10.Ragu reduced the amount of meat in the sauceRagu 在 酱 汁 中 减 少 肉 的 份 量 11.US sales of Ragu spaghetti are declining as a result of adverse product development and environmental trendsRagu 意 大 利 面 在 美 国 的 销 售 下

41、跌，主 要 因 为 其 反 潮 流 而 行 的 产 品 开 发 作 法 及 市 场 环 境 趋 势 的 影 响,SOLUTION解 答,GROUPING AND SUMMARIZING-SOLUTION组 合 和 总 结 解 决 方 案,1.Fix hole in roof修 理 车 顶 的 破 洞 2.Get new floormats买 新 的 车 内 地 毯 3.Write newspaper ad写 报 纸 广 告 稿 4.Get new overhead light买 新 的 顶 灯 5.Fix the dents修 理 车 身 凹 陷 处 6.Get rust spots pain

42、ted over把 锈 斑 喷 漆 7.Make sign for rear window写 後 窗 售 车 广 告 8.Write announcement for bulletin board写 公 告 板 的 售 车 海 报 9.Vacuum interior将 车 内 吸 尘,Get bodywork done(at bodyshop)(在 车 体 修 理 工 场)修 理 车 体,Spruce up interior(at gas station)(在 汽 油 站)把 车 内 部 打 理 乾 净,Prepare advertisements(at home)(在 家 里)准 备 广 告

43、,GROUPING AND SUMMARIZING-PYRAMID组 合 和 总 结 金 字 塔 式,Prepare to sell the car准 备 出 售 汽 车,Fix hole in roof修 理 车 顶 的 破 洞,Fix dents修 理 车 身 凹 陷 处,Repaint rust spots重 新 喷 漆 遮 盖 锈 斑,Get floor-mats买 新 的 车 内 地 毯,Get light买 新 的 灯,Vacuum吸 尘,Write news-paper ad写 报 纸 广 告 稿,Make sign写 售 车 广 告,Write announce-ment写 公

44、 告,Get bodywork done车 体 修 理,Spruce up interior车 内 部 打 理 乾 净,Prepare advertisements准 备 广 告,RAGU SOLUTION RAGU 的 解 决 方 案,US sales of Ragu spaghetti sauce are declining as a result of adverse product development and environmental trendsRagu 意 大 利 面 在 美 国 的 销 售 下 跌，主 要 因 为 其 反 潮 流 而 行 的 产 品 开 发 作 法 及 市

45、场 环 境 趋 势 的 影 响(11),Ragu changed its sauce recipe and customers don抰 like itRagu 改 变 其 酱 汁 配 方 但 客 户 不 喜 欢(2),Competitors?products are gaining favor竞 争 对 手 们 的 产 品 较 受 客 户 喜 爱(4),US pasta boom is over美 国 的 面 食 风 潮 已 过(3),Ragu added more spices to the sauceRagu 在 酱 汁 中 加 重 香 料 份 量(3),Ragu reduced the

46、 amount of meat in the sauceRagu 在 酱 汁 中 减 少 肉 的 份 量(10),Heinz has successfully launched an innovative new Italian Prima sauceHeinz 成 功 地 推 出 一 项 创 新 的 意 大 利 第 一 面 酱 汁(6),Trendsetters now prefer wild rice to spaghetti新 的 流 行 趋 势 是 吃 米 食 而 非 面 食(5),Spaghetti is once again perceived as a low-budget,st

47、archy,and unexciting food意 大 利 肉 酱 面 再 度 被 视 为 廉 价、呆 板 而 无 趣 的 食 物(8),Hunt抯 has increased its market share with premium-quality Donello sauce Hunt抯 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额(9),Kewpie has introduced a better-tasting sauce at a cheaper priceKewpie 新 推 出 价 格 较 低、口 味 较 好 的 酱 汁(1),金字

48、塔写作原则之实践交流,主要内容,温故“金字塔写作原则”实践交流我的体会,报告本身不是目的，成功沟通才是报告的写作目的,个人体会,从前面说起，是逻辑推理/思考过程；从结论说起，是“汇报成绩”的最佳方式,要假设听你汇报的上司总是“不耐烦”的,最好强迫自己至少要在两个层面（总的结论，主要支撑理由）上先说结论,银行代理战略和组织03（TO PETER）向马总汇报银行代理（9 PAGES）,举例,Writing Backwards-The Pyramid从 结 论 说 起 The Governing Thought(TOPS)中 心 思 想 Logical Arguments逻 辑 论 证 Logica

49、l Groupings逻 辑 组 合 No Gaps,No Overlaps(MECE)不 遗 漏、不 重 叠(不 多 不 少),AGENDA 课 程,用最少的词句清楚地表述你的最终结论,个人体会,银行代理战略规划和组织管控模式调整,2000年9月25日,机密,本资料为中国平安保险股份有限公司版权所有，未经平安公司书面同意，任何单位或个人不得使用、引用、复制,向马总汇报,举例用最少的词句清楚地表述你的最终结论,本报告主要观点,基于对中国银行代理保险业务未来巨大市场潜力的共识和公司高层领导的高瞻远瞩，平安已经在银行保险领域较其它寿险公司提前走出了一步，在银行代理产品开发和与几大国有商业银行的接触

50、沟通方面有了实质性的进展。当前平安寿险要想在银行代理业务方面进一步取得突破性进展并确立长期竞争优势，必须尽快厘清平安银行代理的长期发展战略，以及尽快构建一个全新的银行代理组织管控模式，以配合战略的实施和达成。现对平安的银行代理长期发展战略以及当前亟待完成的银行代理组织管控模式调整提出以下建议：平安的银行代理应以“充分挖掘银行代理渠道的低成本优势，高效、快捷地向银行的广大个人客户提供特定的、弥补其个人综合理财需要的寿险产品，成为区别于营销、团险的第三个新的独立销售渠道和利润中心，并为平安寿险的基础忠实客户资源积累作出最大的贡献”为自身的战略使命 上述战略使命的达成将有赖于平安在银行代理的产品战略