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1、计算机应用基础,上海师范大学数理信息学院,第二章 办公软件,本章主要内容2.1 Office 2003概述2.2 Word 2003 操作2.3 Excel 2003 操作2.4 PowerPoint 2003操作,2.1 Office 2002概述,2.1.1 引言Office 2002是Microsoft公司继Office97、Office2000之后推出的Office系列办公软件的最新版本。它的功能强大，且易学易用。其主要部分仍然包括6组件：文本编辑软件Word、电子表格处理软件Excel、幻灯片制作软件PowerPoint、数据库软件Access、网页制作软件FrontPage和电子邮
2、件管理软件Outlook。,2.2 Word 操作,Microsoft Word 2003 是微软公司发布的Office XP 办公软件中的文档处理软件。本节将整体介绍Word 2003的操作界面、强大的文档处理功能等。,2.2.1 Word 操作基础,一、启动二、退出,2.2.1 Word 2003操作基础,三、Word 2003窗口 标题栏菜单栏工具栏文本编辑区视图模式区任务窗格,2.2.1 Word 2003操作基础,四、Word 文档的创建 五、Word 文档的保存保存文档的版本转换文档类型保存时压缩图片六、Word 文档的打开和关闭,2.2.2 Word文档的编辑,一、文档的输入在W
3、ord的文本编辑区内有一个不停闪烁的竖线，我们称之为“插入点”，插入点所在的位置就是当前即将输入内容在文档中的位置。插入“符号”和“日期与时间”的操作方法。二、光标的定位移动插入点到适当位置是编辑文档的常用手段。利用“编辑/定位”,三、文本的选定,Windows操作系统的基本操作规则是“先选定，后操作”，选定一块文本就是告诉Word 2003此后的操作是针对这块文本的。鼠标选定选定文本的方法：1双击2拖曳鼠标3选定垂直的一块文本,四、基本编辑技术,1撤消、重复与恢复2移动和复制,2.2.3 Word文档的排版,在Word中输入文档的内容以后，为了使文档的布局更美观，通常需要对文档进行字符、段落
4、等格式设置。一、字体格式字体格式是指字符的字体、字形、字号、颜色、缩放、间距和动态效果等属性。,2.2.3 Word文档的排版,字体格式的操作1字体、字形、字号、颜色的设置2字符的缩放、间距和位置的设置3文字效果的设置4复制字体格式,2.2.3 Word文档的排版,二、中文版式1拼音指南2合并字符3双行合一,2.2.3 Word文档的排版,三、段落格式1段落格式设置2复制段落格式四、制表位的设置 1制表位的种类和功能2利用标尺设置制表位3利用菜单命令设置制表位,2.2.3 Word文档的排版,五、首字下沉六、边框和底纹1给文本或段落加边框2给文本或段落加底纹七、分栏排版,2.2.3 Word文
5、档的排版,八、查找与替换1普通查找与替换2高级查找与替换九、项目符号和编号,表格处理,表格是一种简明扼要的表达方式，它以行和列的形式组织信息，结构严谨，效果直观，而且信息量很大。表格中的每一项内容成为一个单元格，单元格之间被边框线分隔开。表格建立后，每个单元格就类似一个独立的文档，对其编辑或插入其他对象。在文档中添加表格可以有两种方式：自动插入表格和手动绘制表格。,表格处理,一、插入表格在文档中自动插入表格有两种方法：一种是使用菜单命令，另一种是使用工具栏。使用菜单命令插入表格使用工具栏插入表格,表格处理,二、编辑表格 在完成一个表格后，就要在表格中填入内容(文字、数字或图形等)，并对填入的内
6、容进行必要的格式化处理和编排。1在表格中定位光标和输入内容2表格对象的选定3插入或删除行、列和单元格,4单元格的拆分和合并5拆分表格6调整表格的大小7表格中的文本操作,表格处理,表格处理,三、表格的属性和排版 1设置单元格边距和间距2设置表格的对齐、缩进和文字环绕四、表格和文本的互相转换1将文本转换为表格2将表格转换为文本,表格处理,四、表格的排序与计算 1排序 2计算,操作举例（实验范例）,打开配套文件Word-FL.doc，进行如下操作：1按样张，将标题“IT史话”设置成四号、加粗、居中对齐，并加灰色-15%段落底纹。,操作举例,2按样张，将标题“冯诺依曼电子计算机之父”的字体属性设置成：
7、华文行楷、蓝色、三号、加粗；段落属性设置成：左右各缩进7个字符，段后间距0.5行，分散对齐。3按样张，将正文首行缩进2字符，第一段首字下沉2行、隶书、距正文0.5厘米。,操作举例,4按样张，将正文中所有文字“电脑”替换为加粗、倾斜、红色、带着重号的文字“Computer”。5按样张，给正文最后四段文字加上中文编号。,操作举例,6按样张，将正文前五段分成两栏，栏间距3字符，加分隔线。7按样张，在“相关链接”的右侧插入表格（其中文字为小五号），并对表格进行边框和底纹设置（内边框为1磅实线，外边框为2.5磅实线，第一条水平线为1.5磅双线，表格第一行使用15%红色图案）。,2.2.5 图文混排,Wo
8、rd 2003可以在文档中插入多种格式的图片、艺术字和文本框，还可以利用Word提共的一套绘图工具绘制简单的图形。通过对文档中这些对象的排版，可以实现图文混排的效果。,2.2.5 图文混排,一、插入图片1插入剪贴画Word 2003自带了一个内容十分丰富的剪贴画库，可以直接在其中选择需要的图片插入到文档中。对于经常使用的图片，也可以将其加入到剪贴画库中，从而更方便地使用。2插入来自文件的图片在文档中可以直接插入来自文件的图片。,2.2.5 图文混排,二、编辑图片对于插入到文档中的图片，可以进行编辑和格式化，包括剪裁、缩放、图文混排等操作。,三、图形Word 2003提供了一些简单的绘图工具供在
9、文档中绘制实际需要的图形，如直线、圆、矩形、箭头、流程图、星与旗帜、标注等。1绘制图形2绘制图形的编辑3图形格式设置,2.2.5 图文混排,2.2.5 图文混排,四、艺术字利用Word 2003提供的艺术字制作功能，可将文字设置为各式各样的旋转、扭曲等修饰艺术效果。,学海无涯苦作舟,学海无涯苦作舟,学海无涯苦作舟,2.2.5 图文混排,四、文本框文本框是一种可移动、可调大小的文字或图形容器。使用文本框，可以在一页上放置数个文字块，或者将部分文字按与文档中其他文字不同的方向排列，并可以放置在页面的任一位置。1文本框的插入2文本框的编辑,2.2.6 Word 2003的高级应用,一、邮件合并使用W
10、ord 2003提供的邮件合并功能可以方便快捷地完成诸如向公司的客户发送宣传新产品的信函或传真、用个性化的电子邮件方式为所有员工表达新年祝福等类似工作。二、公式编辑Word 2003提供了公式编辑器，用于编辑一些复杂的公式。,2.2.5 图文混排,三、Word参数的设置选择“工具”/“选项”命令，弹出“选项”对话框。在该对话框中共有多张选项卡，使用选项卡提供的功能实现对Word参数的设置。常用设置Word参数的选项卡如下。1“视图”选项卡2“常规”选项卡3“编辑”选项卡4“保存”选项卡5“安全性”选项卡,2.2.7 Word文档的页面布局,一、水印在重要的文档上，背景上可以设置一些隐约的图案或
11、文字。例如，可以使用水印，使公司的商标图案或“绝密”字样的文字轻轻出现在每个打印页的背景里。设置水印，可使用“格式”/“背景”/“水印”命令(或者使用“视图”/“页眉和页脚”命令)。,2.2.7 Word文档的页面布局,二、页面设置1页边距2纸张3版式4文档网格,结束,2.3 Excel 2003 操作,Microsoft Excel 2003是美国微软公司在2000的基础上推出的更为先进、高效的电子表格软件，具有易于掌握、使用灵活、功能强大等优点。本节立足于Excel 2003的主要功能特点及操作技巧，介绍Excel的使用方法，Excel 2003数据处理功能。,2.3.1 Excel 20
12、03基本知识,一、启动Excel 2003在Windows资源管理器中找到并双击表格文件(扩展名为“.xls”)的图标可以启动Excel 2003并打开表格文件。,2.3.1 Excel 2003基本知识,二、Excel 2003窗口及基本操作1工作薄2工作表3标题栏4菜单栏5工具栏6编辑栏三、退出Excel 2003,工作薄和工作表的操作,本节介绍1、操作工作簿、编辑工作表2、设置单元格格式等基本操作如新建工作簿，打开现有的工作簿，保存工作簿，编辑工作表，编辑单元格数据，插入、删除、移动工作表，选定多张工作表，设置单元格字体，设置单元格颜色和底纹等。,工作薄和工作表的操作,一、操作工作簿1新
13、建工作簿2打开现有工作簿3保存工作簿4关闭工作簿,工作薄和工作表的操作,二、编辑工作表1选定单元格(1)选定单个单元格(2)选定连续单元格区域(3)选定整行(4)选定整列(5)选定整个工作表(6)选定不连续单元格区域(7)选定局部连续整体不连续的单元格(8)使用健盘激活单元格p92表2.3.1,工作薄和工作表的操作,二、编辑工作表2输入数据(1)文本型数据(2)输入公式(3)数字型数据(4)日期和时间,工作薄和工作表的操作,二、编辑工作表3单元格编辑(1)编辑单元格数据(2)复制和移动数据(3)插入、删除单元格4插入、删除工作表5移动、复制工作表6选定多张工作表7插入、删除行或列,工作薄和工作
14、表的操作,三、单元格和区域命名在默认情况下，单元格的地址就是它的名字。如D4，F7等。也可以根据需要自己给单元格和单元格区域命名，并且可以在引用单元格的地址时使用命名。1单元格命名规则2命名单元格和单元格区域3使用名称4删除命名,工作薄和工作表的操作,四、设置单元格格式1设置单元格字体，2设置单元格边框3设置单元格颜色和底纹4设置文本对齐方式,工作薄和工作表的操作,五、设置单元格的列宽和行高1设置工作表的列宽2设置工作表的行高,公式与函数,Excel 2003提供了强大的数据计算功能，通过公式运算符、公式的运算规则、编辑公式、自动求和等基本操作，可以在单元格中输入公式或者使用系统提供的函数来完
15、成各种复杂的运算。公式和函数可以实现对数据的计算与分析。,公式与函数,一、Excel公式1公式运算符Excel公式的运算符有以下几类。(1)算术运算符：用以基本数学运算，有加(+)、减(-)、负数(-)、乘(*)、除(/)、百分比(%)、乘方()等。(2)比较运算符：用来比较两个数值的大小关系，有大于()、小于(=)、不等于()、等于(=)等，公式返回值为逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。(3)文本运算符：用来将多个文本连接成组合文本，有文本连接符(&)等。(4)引用运算符：用来将不同的单元格区域合并运算，有区域运算符(:)、联合运算符(,)等。,公式与函数,一、Excel公式 2公式的
16、运算规则 在一个有混合运算的公式里，要规定运算的优先级，对于不同优先级的运算，按照优先级从高到低的顺序进行运算。要改变运算规则，可以用括号将需要优先运算的部分括起来。在Excel中输入一个公式时总是以等号“=”作为开头，然后是该公式的表达式。,公式与函数,一、Excel公式 3编辑公式 Excel 2003单元格中的公式可以进行类似单元格其他数据的编辑操作，可参照前面关于单元格的修改、移动、复制操作方法。4使用自动求和工具 可使用”常用”工具栏自动求和工具，对工作表中的数据求和，并将结果输出到指定单元格中。,公式与函数,二、Excel函数 函数是预先定义的特殊公式，它们使用参数进行运算，然后返
17、回一个计算值。函数的参数是函数进行计算所必须的初始值，使用函数时，把参数传递给函数，而函数按特定的程序对参数进行计算，把计算结果返回给选定的目标单元格。,公式与函数,二、Excel函数1常用的函数。(1)SUM函数(2)AVERAGE函数(3)MAX函数(4)IF函数(5)AND函数(6)COUNT函数及COUNTIF函数,二、Excel函数,COUNT函数 返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。利用函数 COUNT 可以计算单元格区域中数字字段的输入项个数。COUNTA,公式与函数,二、Excel函数2.使用“插入函数”创建公式 如果在使用公式时要用到Excel提供的函数，可以
18、用“插入函数”来创建公式，操作就比较容易。3.相对引用、绝对引用和混合应用（p100）,数据的管理与分析,在整个的Excel的学习过程中，数据的管理与分析有关内容占有较重的分量，因为大多数用户使用Excel的主要目的是为了进行数据分析和统计。通过对数据的排序、数据的筛选、分类汇总、数据透视表的操作的学习，可以掌握在Excel进行数据管理和分析的基本知识和技巧。,数据的管理与分析,一、数据排序 所谓排序就是指按照指定的顺序重新排列工作表的行，但是排序并不改变行的内容。排序方法有多种，例如简单排序、多列组合排序等。1简单排序2多列组合排序,数据的管理与分析,二、数据筛选 工作表中的数据都是有规律地
19、组织在一起的，某一行或某一列都代表一定的实际意义。在操作工作表的时候，往往需要在某行或某列中发现它们的规律。Excel提供的筛选功能可以使工作表中适合设定条件的记录显示出来，而那些不满足条件的记录暂时被隐藏住。Excel提供的筛选功能可以通过自动筛选和高级筛选两种方式。,数据的管理与分析,三、分类汇总 对数据进行分类汇总也是分析数据时的一种常用方法。分类汇总有创建一级的分类汇和创建多级的分类汇总等。在对数据进行汇总之前，应特别注意的是：首先必须对要汇总的关键字进行排序。多级汇总是指在原有普通分类汇总的基础上再对其他的字段进行分类汇总。,数据的管理与分析,四、数据透视表 数据透视表是用于快速汇总
20、大量数据的交互式表格，用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总，也可以通过显示不同的页来筛选数据，还可以显示所关心区域的数据明细。通过对源数据表的行、列进行重新排列，使得数据表达的信息更清楚明了。,图表,在Excel中图表是指将工作表中的数据用图形表示出来。当基于工作表选定区域建立图表时,Excel 使用来自工作表的值，并将其当作数据点在图表上显示。数据点用条形、线条、柱形、切片、点及其他形状表示。这些形状称作数据标示。图表是表现工作表数据的另一种方式。合适的图表可以使数据更清晰，更易于理解。,图表,一、创建图表 在Excel中，可以用两种方式创建图表。一是将图表和工作表数据放在同一工作表
21、中，称为嵌人图表；二是将图表放在工作簿的图表工作表中，使工作表与图表分开，称为图表工作表。,图表,二、图表的编辑 对已建立的图表，还可以根据需要，对图表进行修改。可修改的项目要素很多，在这里仅介绍其中的几种。1改变图表类型2移动嵌入图表3删除图表中的数据系列4调整图表中的数据系列顺序按钮即可。5添加图例说明6给图表添加标题7.数据源的选取,2.4 PowerPoint 2003操作,PowerPoint是功能十分强大的演示文稿制作软件，以其友好的操作界面、生动活泼的效果、丰富的模板以及智能的向导工具深受广大用户的青睐。通过它，用户可以轻松地制作出各种独具特色的演示文稿。PowerPoint制成
22、的演示文稿可以通过不同的方式播放；也可以将演示文稿打印成一页一页的幻灯片、使用投影仪播放。在演示文稿中可设置各种引人入胜的视觉、听觉效果。,初识PowerPoint,一、PowerPoint 界面简介 PowerPoint 拥有典型的Windows应用程序的窗口。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等部分组成。工具栏与状态栏之间有大纲窗格、幻灯片编辑窗格、任务窗口、备注窗格。,初识PowerPoint,二、演示文稿的查看方式（四种视图模式）1普通视图2幻灯片浏览视图3备注页视图4幻灯片放映视图,2.4.2 创建、打开与保存演示文稿,一、创建演示文稿 演示文稿实际上就是指PowerPoint的存
23、储文档，是以.PPT为扩展名的文件，幻灯片是最常用的演示文稿形式。1创建空演示文稿2根据设计模板创建演示文稿3根据内容提示向导创建演示文稿,2.4.2 创建、打开与保存演示文稿,二、打开和保存演示文稿选择“文件”/“打开”命令即可弹出“打开”对话框。选择“文件”/“保存”命令(第一次保存文档时，会弹出“另存为”对话框。在“保存类型”中选择“演示文稿(*.PPT)”类型。,2.4.3 编辑幻灯片,一、编辑文本幻灯片内容由一定数量的文本对象和图形对象组成，其中文本是基本组成部分，也是演示文稿中最重要的部分。1输入文本2设置文本格式及段落格式3项目符号和编号4在大纲视图下编辑幻灯片5设置文本框格式,
24、2.4.3 编辑幻灯片,二、插入图片及相关对象 在创建幻灯片演示文稿时，可以使用图片来帮助说明某些内容。1插入图片2插入艺术字3插入自选图形,2.4.3 编辑幻灯片,三、插入表格、图表及组织结构图1插入表格2插入图表3插入组织结构图,2.4.3 编辑幻灯片,四、插入多媒体对象1插入声音和影片(1)插入声音(2)插入影片(3)插入flash动画在幻灯片中也可插入flash播放文件，具体有下列3种方法：ActiveX控件方法利用超级链接的方法文件对象方法,以ActiveX控件方法插入Flash,2.4.3 编辑幻灯片,四、插入多媒体对象2插入超链接在播放幻灯片时通过单击带有超链接属性的文字、图形或
25、图像，可切换到其他幻灯片、文档、发送电子邮件或打开网页。,2.4.3 编辑幻灯片,四、插入多媒体对象3插入页眉与页脚要在幻灯片中设置页眉与页脚。选择“视图”/“页眉与页脚”命令，弹出“页眉与页脚”对话框，在“幻灯片”选项卡中，可设置在幻灯片中插入日期和时间、幻灯片编号、页脚。设置结束后，若单击“应用”按钮，则设置将仅应用到当前幻灯片；若单击“全部应用”按钮则应用到所有幻灯片。,2.4.4 设计幻灯片,一、幻灯片母版幻灯片母版为幻灯片统一风格，可以对演示文稿的外观进行控制，包括对标题、正文和页脚文本的字形、文本和对象的占符位置、项目符号样式、背景设计等。对母版上进行的设计将应用所有幻灯片，起到了
26、统一幻灯片的格式。如果要使个别幻灯片的外观与母版不同，则可直接修改该演示页而不用修改母版。,2.4.4 设计幻灯片,二、背景与配色方案1背景2配色方案,2.4.4 设计幻灯片,三、动画方案与自定义动画为了使幻灯片在演示时获得一种动态效果。例如，让文字以逐字显示或让图片产生旋转进入幻灯片效果等。预定义动画使整个演示文稿具有一致风格，而每张幻灯片又互不相同的动画效果。1设置动画方案2自定义动画,2.4.5 幻灯片的放映与文稿的打印,制作演示文稿的最终目的是要把它展示出来，那么以怎样的顺序以及怎样的方式来演示幻灯片可以达到较好的效果。在放映前可以对它进行有关放映的设置，例如可以为不同的观众制作不同的
27、自定义放映，可以将部分幻灯片隐藏起来以及幻灯片切换方式的设置等。如果需要书面的演示文稿提纲，可以利用PowerPoint 2003提供的打印功能，将以幻灯片、讲义或备注等不同内容打印在纸上。,2.4.5 幻灯片的放映与文稿的打印,一、幻灯片浏览视图1隐藏幻灯片2设置幻灯片的切换效果3设置演示时间,2.4.5 幻灯片的放映与文稿的打印,二、添加动作按钮在演示文稿中可以添加动作按钮，定义如何在幻灯片放映中使用。例如，在放映时单击该按钮就链接到预先设定的另一幻灯片或激活一段影片、声音等。,2.4.5 幻灯片的放映与文稿的打印,三、设置自定义放映对于已经制作好的演示文稿，可以根据需要重新组合成新的放映
28、顺序进行放映演示，或只演示部分幻灯片，这就是自定义放映的设置。一个演示文稿可以设置一个或者多个自定义放映方案。,2.4.5 幻灯片的放映与文稿的打印,四、设置放映方式选择“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，在对话框“放映类型”区域中可选择系统提供的三种放映类型，这三种放映类型的特点如下：(1)演讲者放映(2)观众自行浏览(3)在展台浏览,2.4.5 幻灯片的放映与文稿的打印,五、打印演示文稿如果要打印演示文稿，先要使其成为当前演示文稿，然后选择“文件”/“打印”命令或按Ctrl+P键。对打印的各种选项进行设置。1选择打印范围，在“打印范围中”区域有4个选项：全部、当前幻灯片、选定幻灯片、幻灯
29、片和自定义放映2选择打印内容，在“打印内容”文本框的下拉列表框中选择打印内容。3选择打印颜色，在“颜色/灰度”文本框中可以选择颜色、打印、灰色或纯黑白打印。4选择打印的份数，在“打印份数”框中输入要打印的份数。,Word中的视图模式,例：请用文档结构图显示当前文档，并设置为蓝底白字。,操作举例（实验内容）,1打开配套文件Word-Lx1.doc，按下列要求操作，并将结果以原文件名保存。(1)插入标题，内容见样张，其中大字：华文琥珀，72磅，空心，阴影；小字：华文云彩，60，金色底纹，双行合一。,操作举例（实验内容）,(2)正文为小四号，第一段添加蓝色小3号项目符号；其余各行，首行缩进2字符；如
30、样张分栏，第1栏宽4厘米，间距0.75厘米；文末段落首2字下沉，并设置灰-20%底纹。(3)按样张，对文中相应段落添加绿色、3磅边框线。,操作举例（实验内容）,(4)把文中的半角逗号、句号，均改为全角。(5)按样张，利用制表位在文末输入相关文字（注意对齐方式，间距自定）。,操作举例（实验内容）,2打开配套文件Word-Lx2.doc，按下列要求操作，并将结果以原文件名保存。(1)设置标题“某投资公司投资项目统计表”字体为华文新魏、三号、加粗，其中“投资”提升6磅，“项目”降低6磅，居中对齐。,操作举例（实验内容）,(2)将标题下的文本转换为一个4行4列的表格，在该表格最后增加一列，在该列的第一行输入文字：“评估意见”，计算“成功率”，格式为“0.00”。(3)将表格按“成功率”降序排序，设置第1列宽为3厘米，其余各列为2.5厘米，整个表格水平居中对齐，表格中的内容设置为五号宋体，居中。,操作举例（实验内容）,(4)设置“统计：Mike”为小四号，中文字体为楷体，英文字体为Arial，右缩进5字符，右对齐，段前间距0.5行。(5)在上表下制作一个如样张所示的表格，并进行相关设置。,
