常用事务性文书写作.ppt

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1、第四章 常用事务性文书写作,第一节 调查报告 第二节 简报 第三节 计划 第四节 总结,事务性文书的概念 机关使用文件，除了公文办法和条例里所规定的法定公文外，还有许多应用文要用到，而且经常使用，为了区别于法定公文，我们把这些文种称为“事务性文书”。,法定公文与事务性文书的区别1、法定公文具有较强的权威性、政策性，一些公文起着法规、准绳的作用；而事务性文书一般不具备这种权威性和政策性。2、公文在长期的社会实践中形成了一套完整的办文程序规范，非常严格；事务性文书，由于不是明文规定的正式公文，办文程序随意性较强，没有明确的规范。3、就行文格式来看：除了“简报”有一定的格式要求外，其他的文种格式是一

2、种“约定俗成”没有明文规定。,第四章 常用事务性文书写作第一节 调查报告,一、调查报告的概念,调查报告是根据特定的意图，经过实际的调查研究之后，写成的有观点、有事实、有分析、有结论的书面报告。,第四章第一节,调查报告的称谓，常见的有：“的调查”“的调查记”“的考察报告”“的情况调查”等等。调查报告在单位范围内使用，属于公务文书范围，一般供上级作决策参考用；也可供报刊发表，带有新闻价值。其作用有引导社会、百姓了解一些新的政策、了解大家关注事件的真相等等。,第四章第一节,二、调查报告的种类,从内容上分：（一）社情调查报告（基本情况调查报告）（二）典型经验的调查报告（三）揭露问题的调查报告（四）研讨

3、性调查报告（五）评介新生事务的调查报告（六）综合分析的调查报告,第四章第一节,三、调查报告的特点,调查报告是一种以说明、叙述、夹叙夹议为主的文体，主要用来说明调查研究的情况和结果。（一）客观性、真实性 靠事实说话是调查报告最大的特点。客观事实是调查报告赖以存在的基础，是调查报告的生命。,第四章第一节,在这一点上，注意和新闻报道的区别：新闻报道时限性很强，容量较小。只是从一个侧面或几个侧面去反映对象。不一定要求完整、系统地摆出事实。特别是一些通讯报道，可以在写作中较多的用叙述、描写、抒情手法，对具体人物、事件着力刻画，用一定的故事性和形象性去说明道理，通过报刊公开发表的形式，去影响、感染读者。调

4、查报告容量较大，时间上有更大的伸缩性。在写作方法上，用事实说话，提出问题、经验或教训等等。文体上较严肃，也可以作为新闻报道的一种类型公开发表，但更多的则是提供领导机关作参考。,第四章第一节,（二）选题的针对性 调查报告价值的大小，选题很重要。主要看是否抓住了当前迫切需要解决的问题。选题应从实际出发，选择社会热点问题和焦点问题进行调查，并提出针对性的意见和建议。其中，针对性越强，文章价值就越大。关于调查报告的选题原则：1、题目宜小不宜大。2、有一定的积极意义。3、材料要典型、观点要正确。,第四章第一节,（三）材料的典型性 典型的材料可以“以一当十”。可以是人物的典型，也可以是事物的典型。通过这一

5、个或几个典型，来说明这个问题的实质。（四）语言朴实、夹叙夹议 既说清楚事实，有表明了观点。,第四章第一节,四、调查的方式、方法及思考,（一）调查的方法 1、直接调查 2、间接调查,第四章第一节,（二）调查的方式1、开调查会 先明确调查会的目的，拟好提纲，用什么方法和步骤。与会者要有代表性。2、个别访问 这是一种面对面的调查。重要的是和被调查对象建立一种相互信任的关系。访问中善于营造一种和谐的氛围。,第四章第一节,3、蹲点调查 到某一个被调查的地方或单位住下来，深入全面地进行调查。这当中，可以用开调查会、个别访问、现场察访等方式。这种方法，不但会取得大量的材料，而且还会获得切身的感受，写出深刻、

6、有特点的调查报告。4、现场察访 运用这种方法，可以了解事件发生、发展的背景和过程，获得直接的现场感受，特别是能提供出某些细节，充实报告的内容。,第四章第一节,（三）调查后的思考 调查报告可以说是思考的产物，调查过程中，有些事实是明显的，谁看到都会抓住去写；但有些问题的现象并不明显，那么谁思考问题的角度新、深，你就会写出别人写不出的文章。有时候，写好文章是在于“发现”和“思考”上。“见人之所皆见，思人之所未思”。,第四章第一节,五、调查报告的写作中，如何做到观点和材料的统一,一般有这样几种方法：1、选择一个或几个最能说明问题的典型材料，来说明观点。2、运用对比的材料来突出观点。3、用精确的统计数

7、字来直接说明观点。,第四章第一节,第四章 常用事务性文书写作第二节 简报,一、简报的含义,简报即“简明扼要的情况报告”。是党政机关、企事业单位用于汇报工作、反映情况、交流信息的事务性文书。我国最早的在内容和形式上趋于完善的简报，是在汉武帝初年出现的。,第四章第二节,1955年6月，国务院关于所属各部门工作报告制度的规定中指出：各办、外交、计委、建委、体委、民委、经委每两周向总理写一次工作简报，明白扼要地报告所掌握范围内的重大问题的处理，工作中的重要情况和经验。这是新中国成立后，正式对简报作出的规定。对简报的正式命名。,第四章第二节,简报只是一个统称，还可称为：XX动态 XX简讯 情况反映 内部

8、参考 XX快讯 每日情况 XX通讯,第四章第二节,二、简报的作用,（一）下情上达（二）上情下达（三）同级机关互通情报 简报虽然属于内部文书，但它不是公文，不具有公文的约束力。,第四章第二节,三、简报的种类,（一）根据简报的性质分 综合简报 专题简报（二）根据发送对象的不同分 上行简报 下行简报 平行简报（三）根据简报内容分 情况简报 会议简报 经验简报,第四章第二节,四、简报的特点,（一）新颖 和新闻报道相同，具有新闻性。在这里新颖有两个方面的含义：1、反映是事情是人们“欲知而不知的”。如：新情况、新问题、新动向、新成就、新经验等等。它不是人们已知信息的重复，它是与人们完全不同的信息，重复的信

9、息没有价值，这是信息需求的功利性所决定的。2、新闻价值。新鲜的事不一定都值得披露，这需要由新闻价值来决定。,第四章第二节,什么是新闻价值？一般意义的新闻价值是指：对社会、人民有益、有积极意义的事情和信息。简报作为一种内部新闻，其价值应着眼于本单位工作，对本单位的工作是否起到积极作用，其新闻价值是否服从、服务于本单位。对于“新”也不要误解为“前所未有，闻所未闻”的事，不少新事物是由旧事物演变而成的。表现“新”：一要善于开掘，注意观察，发现平常事物中的内涵；二要善于性质新的表现角度。,第四章第二节,（二）快速 报道及时迅速，这和信息的价值有关。“快”又和“新”相关，时间差越小就越新。但是，“快”是

10、相对的，快的前提是尊重事实，实事求是。快速是一种手段而不是目的。,第四章第二节,（三）简明 简报以“简”字贯名，可见“简”是其一主要特点。这一特点是由两个方面的因素决定的：1、编发长篇大论，势必影响编发的时间，很难及时发出，这是受到“快”这一特点的制约。2、简报的读者，是单位领导或有关人员，都在百忙中，很难有时间去慢慢阅读长篇大论，他们需要的是以最快的速度，掌握和了解有关的信息。注意：“简”的前提是“明”，不“明”，“简”就失去了存在的意义。,第四章第二节,（四）真实 真实可靠是简报的生命。简报的材料，除转发的以外，一般都是第一手资料，并且都是经过核实、确认无误的。（五）保密 部分简报有这个特

11、点。简报是在内部一定范围内传播，特别是一些高层的简报，其内容是要求保密的。有些在简报上注明“内部参考”，这一点与“新闻报道”有明显的区别。,第四章第二节,五、简报的内容,简报适宜的主要内容有以下几个方面：1、会议消息 2、上级机关的工作部署和指导意见 3、领导的重要讲话 4、带有方向性的重要活动 5、具有典型意义的工作经验 6、广大群众关心的事物 7、政策、措施的反馈信息 8、值得注意的一些不正之风 9、指导性的例行情况通报,第四章第二节,六、简报的格式和写法,（一）简报的格式 简报有比较固定的格式 由报头、报身、报尾三大部分组成,第四章第二节,（密级）XX简报（编号）（第2期）编发单位 印发

12、日期,按语：。标 题 正文。发送范围：（报、送、发）（共印XX份）,1、报头 在简报首页的上方，约占首页的三分之一的位置，报头的尾部用一横线与报身部分隔开。报头的主要内容有：（1）简报名称（2）期号（3）主编单位（4）印发日期 这四项是主要内容，除此之外，如有特殊需要，可加上密级、编号等项内容。还可标上“内部文件”、“内部文件，注意保密”等。,第四章第二节,2、报身 这是简报的内容部分，即简报的核心部分。它包括标题和正文。如果需要强调简报内容或者转发材料时，一般还要在标题前加上“按语”，即“编者按”。有些正文结束之后，还有用括号说明供稿人。,第四章第二节,3、报尾 其内容有两点：（1）发送范围

13、 报给上级单位 送给同级或不相隶属单位 发给下级单位（2）印发的份数,第四章第二节,（二）简报的写法 报身是简报的核心部分，写好简报的关键，在于写好报身部分的按语、标题和正文。1、按语 又称为“导语”、“编者按”、“按”。它是简报的编者，用一小段简洁明了的文字，对此份简报的主要精神或者情况，作出简要的说明或评论。那些情况下，需要加按语？,第四章第二节,那些情况下，需要加按语？（1）重要的简报必须加上按语。（2）下级呈报给上级机关的材料很典型，上级常用简报的形式予以转发。这时，需要加上按语说明转发的目的、意义、作用，或者对所转发的材料内容，做必要的提示或评议。,第四章第二节,人口普查简报国务院人

14、口普查领导小组办公室 XX年X月X日 编者按：如何进行行业、职业调查归类工作，是县、市人口普查办公室的一项重要任务。广东省兴宁县开展这项工作的做法经验，可供参考，现予转载。广东省兴宁县进行行业、职业 调查归类工作的体会 正文略。,第四章第二节,（3）需要传达领导指示或提出工作要求时，也可用按语形式来表达。一些内容比较单一，篇幅很短，内容一目了然的简报，就不用写按语了。按语的作用，是把所发的材料和现实工作结合起来，加深读者对材料的理解和认识。,第四章第二节,写好按语是编好简报的一个重要环节，力求写得简明扼要、提纲挈领。常见的按语写法有以下几种：1、说明性按语2、评价性按语3、批示性按语 按语的长

15、短、繁简，主要根据材料内容来确定。,第四章第二节,2、标题 其写法和新闻、消息等有相似之处，即可以是单行标题，也可以是多行标题。但简报的标题又不要求像新闻那样引题、正题、副题一应俱全，它只需正、副标题即可。这种写法在于：正标题揭示文章的思想意义；副标题从不同方面对正标题加以补充。,第四章第二节,3、正文 即简报所刊登的文章。一期简报，有时只有一篇文章，有时几篇文章。如果刊登的是几篇文章，它们都有各自的标题，正文独立成篇。几篇文章必须是围绕这期简报的中心、主题而组合。,第四章第二节,简报正文的写作，与消息的写法有相似之处，一般由开头、主体、结尾三部分组成。（1）开头 要求用一句话或一段话概括全文

16、的主要情况、主要事实、基本情况，起到开门见山的作用，给读者一个总的印象，为主体的展开做必要的铺垫。可采用：叙述式、提问式、结论式等开头的方法。,第四章第二节,（2）正文的主体 其正文的展开是紧扣开头的。要求材料典型、具体，切忌空洞；事实要清楚，不要似是而非；切忌不真实。（3）正文的结尾 可采用小结式、号召式、激励式、提问式、展望式等。不是每一篇正文部分都要有一个结尾，如果主体部分已起到收束全文的作用，就不一定再写结尾。,第四章第二节,第四章 常用事务性文书写作第三节 计划,一、计划的含义,计划是党政机关、社会团体、企事业单位对一定时期的工作目标、措施、步骤、时限等作出的先导性的部署和安排所形成

17、的条理化、具体化的书面文书。也可以说是为了指导未来一定时期内某一行动而预先拟订的目标和作出的打算、安排，并将其用书面形式写下来，这就是计划。,第四章第三节,“计划”是计划类文书的统称，在实际运用中，计划的称谓不同，在使用中，要加以区别。这些区别主要体现在内容的详略、范围的大小、时限的长短上。规划、纲要带有全局性、长期性、方向性。时间跨度大、范围广。适合对全局性工作从宏观上作出长远的计划，是宏观控制的总体设计或部署。内容较略，只提出大体的轮廓。侧重于定方向、定规模、定远景，侧重于任务的规定和要求。如：五年规划 十年规划,第四章第三节,安排、打算适用于时间较短、内容较具体、针对短期内要完成的工作。

18、侧重于制定具体措施和方法步骤，内容较详细。“打算”还含有初步拟订，不够全面完善之含义。设想指初步的、还不太成熟的、非正式的长远行动的计划。其线条粗，带有探索性，其中条款可以变更。常常表示远景的、仅供参考、尚待修订和完善的计划。,第四章第三节,方案针对某项重要工作，从指导思想、目的要求、方法措施等都作出部署与明确安排的计划。一般针对单项工作，专业性比较强，属于比较周密、具体的计划。,第四章第三节,二、计划的作用,其主要作用有：（一）增强行动的自觉性（二）是督促和检查行动执行情况的客观依据,第四章第三节,三、计划的特点,由于以上计划的作用，产生出它的特点，只有具有这样的特点，才能起到这样的作用。（

19、一）明确的目的性（二）科学的预见性（三）切实的可行性（四）执行的约束性,第四章第三节,四、计划的格式与写作,（一）计划的格式 常见的基本格式有四种：条文式表格式文件式条文表格式、条文式把计划内容分条分款地写出来。既适用于时间长，范围较大的计划。如：“国民经济计划”、“税收计划”、“财政计划”等，又适用于一般部门、单位制定的时限比较短的专题性计划。,第四章第三节,、表格式计划运用图表来反映计划内容，是用尽可能少的文字，来表达丰富、复杂内容的一种较好的形式。常用于一些财经部门或一些纯业务的、涉及较多数据的专题性计划。,第四章第三节,、条文表格式有一些计划，涉及内容多，在叙述条文的同时，还需要列出许

20、多的数据资料，在这种情况下，采用这种格式，就比较恰当。,第四章第三节,、文件式这是较大的单位为指导下级部门工作而下达的或下级部门上报的计划。适用于各级政府、各个系统的年度工作计划。以文件的形式发布的计划，增强了它的严肃性和权威性。,第四章第三节,（二）计划的写法 计划写作无论采用哪种格式，都由标题、正文、结尾三大部分组成。1、标题 一个完整的计划标题，由四个因素构成：单位名称+计划期限+计划内容+文种“XX市教育局二00三年中学职业教育计划”它的事由一项，一般不使用“关于”二字,第四章第三节,如计划尚不成熟，只是一个初稿或讨论稿，为慎重起见，一般要将计划的成熟度在标题之后，用括号加以说明。如：

21、（初稿）、（草稿）、（讨论稿）（征求意见稿）、（送审稿）等字样。,第四章第三节,2、正文（1）前言 概括地介绍基本情况，说明制定本计划的指导思想和依据，这部分是全文的基础，解决“为什么做”的问题。交代清楚有关基本情况，可以使人们了解执行计划的必要性，以增强计划执行中的自觉性。前言最后常用“具体安排如下”、“特制定如下计划”之类的过渡语转入主体。,第四章第三节,（2）主体 这是计划的核心部分，解决“做什么、怎么做、何时完成”等问题。具有三个要素：目标和任务 这是计划的灵魂。计划是为了完成一定的任务而制定的，目标就是计划产生的先导因素。没有目标，没有努力方向、要求和指标，就没有必要制定计划。因此，

22、计划中首先要明确无误地写清楚目的和任务、要求、以及提出这些的根据。使计划的执行者事先就知道，工作未来的结果是个什么样子。,第四章第三节,措施和方法 有了既定是目标，还必须有达到这个目标的一些具体措施和方法，这是实现计划的保证。步骤和安排 这是实施计划过程中的阶段性工作。一项涉及范围广，所需时间较长的计划，往往不能一步到位，要分若干个阶段进行。每个阶段达到什么要求？怎样安排人力物力？在哪个阶段，把工作做到什么程度，都是计划的主要内容。这项内容，是关系到整个计划能否实施的关键。,第四章第三节,（3）结束语 可根据内容选用不同的结束语。如：对计划的重要性进行强调；对前景的 展望或号召等等。最后用“此

23、计划希各单位认真执行”，来收束全文。如有需要，可在最后标注谁对这份计划有解释权，等等。,第四章第三节,3、结尾（1）在正文的右下方写明计划的制定单位全称。（2）提行写上日期。（3）加盖公章，表明计划生效。如果单位名称已在标题中出现，或已经署在标题的正下方，结尾处单位的署名就可以省略，只标注日期即可。,第四章第三节,第四章 常用事务性文书写作第四节 总结,一、总结的含义,总结是把过去一定阶段内的工作情况、学习情况、思想情况加以回顾、分析和评价，从中找出带规律性的认识、找出经验教训，以便指导今后工作的一种文体。1、把总结作为一个动词，即回顾、认识的过程。2、把这个回顾、认识过程用文字表述出来的书面

24、材料，也叫总结，在这里是名词。我们这里所指的是书面总结。（当然其中包含了总结的过程）,第四章第四节,总结与计划是一个相互联系、相互促进的关系：计划实践总结 再计划再实践再总结 对于总结的含义，抓住两点：1、回顾工作。2、找出未来工作的规律。,第四章第四节,二、总结的特点,（一）经验性 从内容上看，有其自身的实验性、经验性和鲜明的个性特征。是自我的经历，这种经历很难与别人雷同。这种经验性往往是独有的，因此，好的总结，是“人无我有”的。,第四章第四节,（二）理论性 在总结的写作上，重要的一点是对实践到理论的升华。一件工作，为什么要这样做？意义、目的何在？对工作有什么指导作用？只有把实践上升到理论的高度，才能从未来工作中，找到普遍的规律。,第四章第四节,