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1、电算会计实训项目二 账务系统应用,本节课学习要点：（1）了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。（2）了解电算化账务处理系统业务流程的特点，掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。（3）了解记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的相互关系，学会在软件系统中处理凭证和账簿。（4）了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。,一、记账凭证处理,凭证处理是日常账务处理中最频繁的工作。通用电算化会计系统中，记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口，其正确性控制成为保障系统输出的各类账簿和报表结果正确的关键。记账凭证处理的主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账
2、等。,两种凭证处理方式：一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式；二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。,（一）记账凭证录入,1凭证录入的基本内容（1）凭证日期。若账套业务时间与系统时间不一致，可将系统时间调整为账套业务时间。（2）凭证种类。按照初始设定选择凭证类型。可直接录入凭证类型代码，也可使用引导功能录入。（3）凭证号。不同软件对记账凭证编号的规则各不相同。更多软件将凭证类别与凭证编号作为两个项目，按“收”、“付”、“转”等分设，每一类型再按顺序编号，如“收”字第5号、“转”字第200号等。若凭证作废但并未在
3、物理上删除，那么仍然占用着凭证编号。只有物理删除时其编号才被释放。,（凭证录入的基本内容：）（4）摘要。手工处理中一张凭证编制一个完整的摘要。电算化系统中，摘要是以行为单位编制的，凭证的每一行都要有一个相对独立的摘要。系统在执行自动记账时要将凭证中的摘要内容复制到相应账簿作为账簿中的摘要内容，如果凭证中的某一行摘要内容为空，则相应账簿中这一记录的摘要内容也为空，由此将影响账簿的可读性。可通过定义摘要库的方法录入摘要内容。,（凭证录入的基本内容：）（5）会计科目。允许输入科目编码、助记码或科目名称，也可引导输入。但必须输入最末级科目。软件将完成一些自动检查。例如，检查所输入科目是否已经过设置，检
4、查科目是否为最末级科目。如遇到明细科目不存在的情况，可运用软件提供的增加明细科目的功能增补。（6）金额。有直接输入和计算产生两种情况。对于有数量外币核算要求的科目，根据输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生金额。（7）合计。系统自动产生。（8）附件张数。,凭证输入是会计软件应用中使用最频繁的一项功能，每一张凭证均须在输入上述各项内容后才准予保存。凭证存盘时，账务处理系统将对存入的凭证作相应的检查，这些检查包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。,2辅助核算数据的输入（1）往来核算。输入往来单位、经手人、票号等信息。（2）部门核算。输入部门代码或部门名称。（3）职员核算
5、。输入职员代码或姓名。（4）通用项目核算。输入项目代码或项目名称。（5）数量核算。需要通过输入数量和单价，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出金额。（6）外币核算。则需要输入外币原币金额（和折算汇率），软件将外币折算为本位币。（7）“银行科目”或“银行类”属性。输入结算方式和结算票据号，有的还要求输入业务发生日期。,（二）记账凭证查询与修改,1记账凭证查询 软件中有简单查询和综合查询两种基本形式。简单查询是输入凭证月份和凭证号等少量要素来查询相应凭证；综合查询是由系统提供给用户的可对多个输入条件进行任意组合的查询方式。凭证简单查询时，一般允许输入如下几个查询条件：（1）日期。填入内容包括开始
6、年月日和截止年月日。（2）凭证字号。指需要查询的凭证的类型与范围。（3）科目代码。一般允许用户输入一个会计科目或某一科目范围。（4）金额。可以输入一个金额或一个金额范围。,2记账凭证修改（1）凭证的“无痕迹”修改。所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，也即调出原已录入的凭证，直接修改其中的内容。有两种状态下的错误凭证可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过，此时可利用凭证的编辑输入功能直接由录入员进行修改；二是凭证虽已通过审核，但还未记账，此时应首先由凭证审核人员取消审核后，再利用凭证的编辑输入功能由原录入人员进行修改。,（记账凭证修改：）（2）错误凭证的“有痕迹”修改。
7、所谓有痕迹，指留下曾经修改的线索和痕迹，即以红字冲销或补充登记的方法来修改凭证中的错误。对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。使用了红字冲销和蓝字补充的方法而增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。在补充增加的凭证上必须注明原凭证的编号，以明确这一凭证与原业务的关系。,（三）记账凭证审核与过账,1凭证审核 凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。审核的主要内容是，记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等。根据会计内部控制的要求，凭证制单员和审核员不能
8、为同一人，即任何用户都不能审核自己编制的凭证。对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还可通过系统参数设置后强制由出纳签字。,2凭证过账 凭证过账又称作记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种会计核算方法。记账工作由系统根据用户录入并经审核确认的记账凭证自动完成。从记账原理上看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。在数据传递过程中，还伴随有对数据的各种运算。只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成系统正式有效数据的一个关口。,对记账处理的几点说明：凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的
9、账簿上直接修改。在记账开始后，不能中断系统的运行。初次使用账务系统时，若输入的期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡，则不能进行记账。所选范围内的凭证如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账并给出报告。多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。记账功能随时可运行，每月执行记账的次数是任意的。,二、账务输出,日常账务输出包括屏幕显示输出、打印输出、磁盘复制输出和利用网络线路传输输出等几种形式。磁盘输出多用于数据备份或数据上报（尤其是会计报表）的输出，利用网络线路传输输出一般多用于单位分支机构向上级报账或报表，屏幕显示和打印则是会计数据输出中最常用的输出
10、形式。显示或打印的内容基本上分为两类，一类是基本会计核算数据，包括各类凭证和账簿；另一类是各种辅助核算数据。,（一）凭证输出,记账凭证的输出可采用查询和打印两种方式。如果用户采用先由手工编制记账凭证，然后输入计算机的方法来处理凭证，则没有必要再打印凭证，如果用户是根据原始凭证直接在计算机上输入记账凭证的，则应将全部凭证打印出来。凭证打印时可只打印一张凭证，也可通过输入凭证号区间方式连续打印一组凭证。凭证打印操作时一般有以下选择项目：（1）凭证类别。（2）凭证范围。（3）时间范围。（4）凭证格式。（5）凭证状态（“已记账凭证”或“未记账凭证”，也可选择“全部凭证”）。,（二）总账输出,总账的账簿
11、格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是用以代替总账的包含全部发生额与余额数据的发生额及余额对照表。三栏式总账不但可以查询各个总账科目的年初余额、各月发生额合计数和月末余额，而且还可查询各级明细科目的年初余额、各月发生额合计数和月末余额。而科目发生额及余额对照表用于查询统计各级会计科目的本期发生额、累计发生额和期初期末余额资料。会计业务实行计算机处理后，通常以发生额及余额对照表来代替总分类账。,（三）明细账与日记账输出,账务系统中不仅可输出任一科目的三栏式明细账，而且可根据对科目属性的定义，按特殊要求输出多种格式的明细账。通常，可输出的明细账包含三栏式、数量金额式、复币式、数
12、量复币式等格式种类。理论上说，系统能够提供的明细账并不仅仅局限于明细科目，任何级别的会计科目都可以输出明细账。电算化处理方式下，可为用户提供每一个科目的日记账。一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置，即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性。,（四）多栏账输出,多栏账是指在账户的借方或贷方分设若干专栏进行明细分类核算的账簿格式。在软件系统中，多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。凡是设有下级明细科目的科目（即非最末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏式账簿形式输出。一般软件均提供方便的多栏账设置功能。在初始设置窗口，用户可将某一科目的所有下级
13、科目确定为多栏账的栏目，并结合多栏账科目的性质，定义这些栏目所在的方向。,（五）账证联查,所谓账证联查是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的一种便捷操作形式。这是电算化系统提供给用户的一种方便快捷的关联查询功能，利用账证联查功能将大大提高账簿凭证查询的效率。账证联查功能在不同的软件系统中会有不同的定义，但其联查的原理是相同的。,三、期末结转与结账,（一）期末对账,在会计期末，除了对收入、费用类账户余额进行结转，计算出本期的利润或亏损外，还要进行总账与明细账、总账与各类辅助账的对账工作
14、，并对最终结果进行试算平衡。对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。在实际应用中，主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作。由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。因而也就有必要对机内账簿记录进行常规性核对。,（二）期末结账,账务处理系统提供了较为规范的结账功能。在运行这一功能时，系统主要完成如下几项工作：（1）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。（2）计算各科目的本期发生额和累计发生额。（3）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。,期末结账应注意的问题：（1）结账前应将本期
15、所有记账凭证登记入账，否则系统将拒绝执行结账动作。（2）某一会计期间结账后，表示该期业务全部处理完毕，将不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。（3）结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。（4）年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出，以备操作出错时恢复至结账前状态。（5）年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。,四、数据维护,（一）数据备份,数据备份是指将计算机硬盘上的数据复制到各类磁盘、可写光盘或其他存储介质上，以便需要时利用这些数据恢复系统的原来工作状态。电算化会计系统的每一个子系统都设有备份功能。数据备份能使系统的初始设置数据、日常业
16、务处理数据、有关自动上机登记记录等重要数据获得安全保障。数据备份具有以下基本作用：（1）保留有关会计档案。（2）保护系统数据安全。（3）保留重要操作内容。,备份时需要注意的问题：（1）日常数据备份应该在每天关机前进行，一般宜采用A、B备份法制作双备份，并将两份备份资料保存在不同的地点。（2）对于作为会计档案保存的备份资料，要在备份盘标签上写明备份的时间和责任人，以免恢复机内数据时发生错误。（3）对于单机系统，凡是具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权；对于网络或多终端系统来讲，数据备份应由专人负责。,（二）数据恢复,数据恢复是指将磁盘或其他存储介质上保存的备份数据复制到计算机的硬盘
17、上，使软件恢复到上次备份时的运行状态。通常在以下情况下需要进行相应的恢复操作：（1）硬盘上的数据被非法破坏时。（2）当需要查询已从机内系统中删除的往年数据时。恢复功能的运用应非常谨慎，因为万一操作不当，很容易使硬盘中的最新数据被之前的备份数据所覆盖。许多软件将数据恢复操作权限只赋予系统管理员或超级用户，并将数据恢复操作看作是容易导致违规现象的少数关键操作项目之一。,小结,账务处理是电算化会计系统运行的基础，也是会计业务处理的核心。为适应计算机处理会计业务的特点，账务处理系统的主要功能与手工操作情况下的账务处理功能略有不同。在此，账务处理主要完成初始数据录入、凭证处理、账簿登记、辅助项目管理和各
18、类账簿输出等任务。在电算化处理方式下，账务处理从输入会计凭证开始，经过计算机对会计数据的处理，生成各类凭证、账簿文件，最后产生科目余额文件并完成整个账务处理过程。凭证处理是日常账务处理中最频繁的工作，记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口，其主要功能包括凭证输入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等，其正确性成为保证系统输出的各类账簿和报表结果正确的关键。,对错误记账凭证的修改可采用“无痕迹”和“有痕迹”两种方式。所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，直接修改其中的内容。所谓有痕迹，指留下曾经修改的线索和痕迹，即以红字冲销或补充登记的方法来修改凭证中的错误。凭证审核是指审核
19、人员依照会计制度和会计软件的要求对记账凭证进行的检查和核对。凭证过账是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到账簿中去的一种方法。账务处理系统提供了强大的查询功能和打印输出功能。此外，系统一般提供账证联查功能，所谓账证联查是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账。,期末账务处理工作主要包括成本结转、费用的计提与分摊、期末结转、试算平衡、对账结账等内容。由于计提、分摊、结转等会计处理方法一经确定便很少改变。单位在期末开展的会计业务通常形成为一套比较固定的程序。会计软件必须设置专门的数据备份和数据恢复的功能。数据备份是指将计算机硬盘上的数据复制到各类磁盘、可写光盘或其他存储介质上，以便需要时利用这些数据恢复系统的原来工作状态。数据恢复指的是将磁盘或其他存储介质上保存的备份数据复制到计算机的硬盘上，使软件恢复到上次备份时的运行状态。,
