Office日常工作培训.ppt

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1、Office日常工作培训,江苏先声财务部,一、Excel操作 Excel中的快捷方式 单元格自定义设置 数据有效性设置 数据分列 数据运算 工作表保护 数据透视表 表格的美化,提 纲,二、PPT操作 快捷方式 基本操作 设计母板 超链接使用 自定义动画,提 纲,一、Excel操作快捷方式,1、如何快速的将数据移动、换位？方法：将需要移动的数据选中，同时按住“shift”，可随 意移动2、对于数据行数或列数很多的表格，如何用最快的速度查询到最后单元格、最下单元格、最前单元格及最上单元格？方法：将光标选在某一单元格上，双击其四边的横线。01数据管理.xls,一、Excel操作快捷方式,3、如何快速

2、选中整张表格的数据？方法一：当该表无标题或其他信息时，可将单元格定在 表格任意区域中，按“crtl+A”方法二：当该表中有标题或其他信息时，可按住“shift”，同时参照快捷方式2双击单元格四边4、如何将已合并的单元格拆分后，快速的填充剩余单元格？方法：将该列数据取消合并；按“F5”出现“定位”，选 择“空值”；在活动单元格中输入“=上格”后回车；按住“ctrl+D”,一、Excel操作快捷方式,5、如何快速找到excel表中的最后一个单元格？方法:选择任意单元格，按住“ctrl”+上下左右光标6、绝对引用时，如何快速的为字母或数字加“$”？方法：将光标点在字母和数字中间，按“F4”第一次字母

3、和数字前均加“$”按“F4”第二次字母前“$”取消，仅保留数字前的“$”按“F4”第三次字母前“$”保留，数字前的“$”取消 按“F4”第四次“$”完全消失,返回,一、Excel操作单元格自定义设置,1、如何为某一列前缀相同的数列设置前缀？方法：选中某一单元格，选择格式中的“单元格”自定义 在类型框里输入：“ABC”#注意：如果是文本格式将#替换成 必须输入英文状态下的引号、逗号、等于号2、输入的数字位数不足时，如何以0补充？方法：假设该单元格数值共有6位，选择格式中的“单元格”自定义在类型框里输入：“000000”,一、Excel操作单元格自定义设置,3、如何将单元格中的数字显示成百万数字？

4、方法：选择格式中的“单元格”数值使用千位分隔符 自定义“#,”(如果加小数点-“#,.00”)注意：该方法仅改变数字的显示形式，并不改变其本身4、如何将元变成万元？方法：在任意空格中输入10000，将其复制，选中变成万元 的数据区域，“选择性粘贴”选中“运算”中的“除”注意：该方法同样适用于数据之间的相加、相减、相乘,一、Excel操作单元格自定义设置,5、如何将单元格设置成：输入0显示，输入除0以外的数字显示？方法：选择格式中的“单元格”自定义在类型框里输入：;,返回,一、Excel操作数据有效性设置,1、如何限制单元格中输入的数字仅能为整数？方法：将设置的单元格选中，选择“数据”“有效性”

5、“允 许整数”，将数据设为“大于或等于0”，点击“确定”注意：在对数据进行有效性设置时，应增加人性化的输入 提醒、出错警告信息2、如何限制单元格中仅能输入某一区间段的数值，如仅能输入1860的数据？方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=and（单元格=18,单元格=60)”,一、Excel操作数据有效性设置,3、如何限制在单元格中只能输入正确的15或18位身份证号码？方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=or(len(A1)=15,len(A1)=18)”4、如何限制单元格数据上下不能重复输入？方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中

6、输 入“=COUNTIF($G$3:$G$10,G3)=1”5、如何限制在单元格中不能有空格？方法：选择“数据”“有效性”“允许自定义”，在公式中输 入“=ISERROR(FIND(“”,单元格)”,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择？一级序列设置：方法一：选择项较少时在某一列中输入供选择的内容，选中需设置的单元格，选择“数据”“有效性”“允 许序列”，在来源框里选中刚才输入的选择项。方法二：选择项较多时新建一张工作表，在一列中输 入供选择的内容；选中整列，点击“插入”“名称”“定义”，为该 列命名，如“地区”；选中需设置的单元格，选择“数据”“有效 性”“允许序

7、列”，在来源框里输入：“=地区”。,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择？二级序列设置：方法：新建一张工作表，在A列中输“江苏、安徽、河北、浙江”省份名称；选中整列，点击“插入”“名 称”“定义”，为该列命名为“省份”；自B列起输入每个省份所包含的城市，如江苏省对 应的是“南京、苏州、无锡”，将整张表格选中，点击“插入”“名称”“指定”，在“最左行”前打“”；,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择？二级序列设置：方法：选中需设置的一级选择项单元格A1，选择“数 据”“有效性”“允许序列”，在来源框里输入：“=省份”；选中需设置的二级选择项

8、单元格B1，选择“数 据”“有效性”“允许序列”，在来源框里输入：“=indirect(A1)”；,返回,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取？分列方法：将需要分列的数据选中，点击“数据”“分列”判断字段中是否有相同的分隔符号，如“空格”、“,”、“;”等，如果有其他的符号，则在空白框中 填入符号；如果无相同分隔符号，但字段的宽度相同，可 选择”固定宽度“分列，用标尺拖宽度，进行手工 分列；,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取？分列方法：如分列的数据为“0100053 汇总”，分列的结果 显示为“0100053”，需将“列数据格式”显示为“

9、文本”，否 则显示的为“100053”,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取？合并方法一：在单元格中直接输入“=A1&B1”；若要在其中加 上空格，可输入：=A2&B2方法二：使用CONCATENATE函数：=CONCATENATE(A3,B3)提取方法：使用left/right函数,返回,一、Excel操作数据运算,1、在Excel中如何找出A列与B列数据的共同之处(B列有10组数据)?方法:使用VLOOKUP函数:=VLOOKUP(A1,$B$1:$B$10,2,0)2、在Excel中如何找出A列数据所需的数据,并标注颜色?方法:点击“格式”“条件格式”根据所需的

10、条件设置“确定”,一、Excel操作数据运算,3、如何从A列找出与B1单元格相同的有几处？方法:点击单元格，将条件设为:“公式=COUNTIF($A$1:$A$10,B1)”,一、Excel操作数据运算,4、如何对数据进行计数？方法：如果统计的是数值，用count函数；如果统计的是文本，用counta函数；注：counta函数既可以用来统计数值，又可以统计文 本，用于计算非空数值和文本的函数。如果统计是空格的单元格时，用countblank函数；if函数和countblank函数的结合使用用来判断某 一行或某一列是否填写完整=IF(COUNTBLANK(E4:E23),完成)或者=IF(COU

11、NTBLANK(E4:E23)=0,完成,),返回,一、Excel操作工作表保护,1、如何保护工作表？方法：一般工作表默认锁定格式，只需将不需保护的区 域即可以编辑区域取消锁定将整张工作表选中，右击“设置单元格格式”“保护”将锁定前的去掉 点击“工具”“保护”“保护工作表”，为工作表设 置保护密码注意：在输入保护密码时，下方会出现可 供用户编辑的项目，大家可根据需 要进行勾选。,返回,一、Excel操作数据透视表,1、如何制作数据透视表?方法：将活动单元格置于数据区域的任意位置,点击“数据”“数据透视表和数据透视图”“下一步”选择需要处理的数据区域“下一步”“完成”注意:图表是自动生成的,故颜

12、色及字体也是自动生成,所需要调整的更为完美,右击需调整的图表“数据系列格式”,调整颜色及数据标志。具体演示见excel表格,返回,一、Excel操作表格的美化,1、如何将单元格中的文字由横向显示转变为纵向显示？方法：选中该单元格，点击“格式”中的“对齐”，在右上方的 方向框中点击竖 着的“文本”显示结果-,一、Excel操作表格的美化,2、如何将单元格中的文字快速的换行显示？方法：选中该单元格，点击“格式”中的“对齐”，将水平对齐 设置为“两端对齐”，加上空格进行调整。（也可以 按住“Alt”+回车）3、如何使表格中的某一块显示凸出或凹进？方法：为表格设置整体的背景色，如绿色；将凹凸区域选中，

13、为其设置边框，如是凹进上、左边框线用深色线（比背景色绿色深，如深绿 色），下、右边框线用白色；如是凸出，边框线的 颜色相反使用即可。,返回,二、PPT操作快捷方式,1、项目级数的快捷操作一级：直接按“Enter”键二级：Tab+Enter三级：在二级的基础上Tab+Enter返回二级、一级：Tab+shif,二、PPT操作快捷方式,2、如何在放映的过程中将屏幕显示为黑板，鼠标显示为笔？方法一：在放映的过程中，右击鼠标，选择屏幕-白屏或黑 屏，根据屏幕的颜色不同，再右击鼠标选择不同的 指针选项和墨迹颜色。方法二：在放映的过程中，直接按“Crtl+P”-出现“笔”，可直接在屏幕上书写“W”键-屏幕

14、变成白板“B”键-屏幕变成白板“E”键-书写的字迹消失,返回,二、PPT操作基本操作,1、如何将表格插入到幻灯片中?方法一：选定一张幻灯片，执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框，选中其中的“根据文件 创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入 的表格文件，按下“确定”按钮，表格即刻被插入 到幻灯片中，调整一下大小就行了。方法二：启动PPT，执行“插入超链接”命令，出现插入 超链接窗口，选中其中的“根据文件创建”选项，点击确定，然后直接点击需浏览的文件名即可。（此中方法适用于较大的图表）,二、PPT操作基本操作,2、如何存出文稿中的图片？如何复制图片到PPT中？方法一：右击需要保存的图

15、片，在随后弹出的快捷菜单 中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图片”对 话框，取名保存即可。方法二：按住“ctrl”+“alt”+”a”,截屏至PPT中即可。,二、PPT操作基本操作,3、如何将演示文稿保存为图片?方法：打开相应的演示文稿，执行“文件另存为”命 令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧 的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一种 图形类型再取名保存。此时，系统会弹出一个如图 七所示的对话框，根据需要，单击其中后个按钮即 可。,二、PPT操作基本操作,4、如何将演示文稿转换为Word文档?方法：打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送 Microsoft Word”命令，打

16、开“发送到Microsoft Word”对话框设置好相应的选项后，按下“确定”按钮。此 时，系统会启动Word，并新建一个文件，保存演示文稿 的内容，保存一下相应的文件就行了。,返回,二、PPT操作设计母版,1、如何为PPT设计母版?方法：视图母版；先做文档母版，文档母版完成后再点击插入新标 题母版；设计完成后直接保存保存类型：演示文稿设计模 版（默认保存在“Templates”文件夹中）；以后使用PPT时，第一次用的时候，点击“设计”浏览“Templates”文件夹中已保存的母版应 用，以后就可以长期使用了。,返回,二、PPT操作超链接使用,1、如何在PPT文档中建立超链接?本文档中的超链接

17、 方法：将链接的文字选中，点击插入超链接本文档 中的位置选中被链接的幻灯片；为区别已看过和未看过的链接，可在设计中选择“配色方案”“编辑配色方案”；返回目录按钮 同上述本文档中超链接方法相同,返回,二、PPT操作超链接使用,1、如何在PPT文档中建立超链接?与其他文件的超链接 方法：将链接的文字选中，点击插入超链接当前文件夹 选中被链接的文件 注：被链接的文件应与PPT放在同一个文件夹内，放映幻灯片时才能链接，编辑的过程中无法实现链接。,返回,二、PPT操作自定义动画,1、如何设置自定义动画?图例1图例2,项目进展,各个批号物品的销售总额,耗时天数,出纳人数,准确性,公司员工,目前银企直联已上线应用,付款数量,220小时,节约时间,200笔,新疆轮南,甘肃,宁夏,陕西,山西,河南,安徽,江苏,上海,全长4000公里,返回,西气东输管道工程路线走向图,返回,Office日常工作培训,谢 谢,