Office日常工作培训.ppt

上传人:小飞机 文档编号:6513216 上传时间:2023-11-08 格式:PPT 页数:37 大小:2.29MB
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1、Office日常工作培训,江苏先声财务部,一、Excel操作 Excel中的快捷方式 单元格自定义设置 数据有效性设置 数据分列 数据运算 工作表保护 数据透视表 表格的美化,提 纲,二、PPT操作 快捷方式 基本操作 设计母板 超链接使用 自定义动画,提 纲,一、Excel操作快捷方式,1、如何快速的将数据移动、换位?方法:将需要移动的数据选中,同时按住“shift”,可随 意移动2、对于数据行数或列数很多的表格,如何用最快的速度查询到最后单元格、最下单元格、最前单元格及最上单元格?方法:将光标选在某一单元格上,双击其四边的横线。01数据管理.xls,一、Excel操作快捷方式,3、如何快速

2、选中整张表格的数据?方法一:当该表无标题或其他信息时,可将单元格定在 表格任意区域中,按“crtl+A”方法二:当该表中有标题或其他信息时,可按住“shift”,同时参照快捷方式2双击单元格四边4、如何将已合并的单元格拆分后,快速的填充剩余单元格?方法:将该列数据取消合并;按“F5”出现“定位”,选 择“空值”;在活动单元格中输入“=上格”后回车;按住“ctrl+D”,一、Excel操作快捷方式,5、如何快速找到excel表中的最后一个单元格?方法:选择任意单元格,按住“ctrl”+上下左右光标6、绝对引用时,如何快速的为字母或数字加“$”?方法:将光标点在字母和数字中间,按“F4”第一次字母

3、和数字前均加“$”按“F4”第二次字母前“$”取消,仅保留数字前的“$”按“F4”第三次字母前“$”保留,数字前的“$”取消 按“F4”第四次“$”完全消失,返回,一、Excel操作单元格自定义设置,1、如何为某一列前缀相同的数列设置前缀?方法:选中某一单元格,选择格式中的“单元格”自定义 在类型框里输入:“ABC”#注意:如果是文本格式将#替换成 必须输入英文状态下的引号、逗号、等于号2、输入的数字位数不足时,如何以0补充?方法:假设该单元格数值共有6位,选择格式中的“单元格”自定义在类型框里输入:“000000”,一、Excel操作单元格自定义设置,3、如何将单元格中的数字显示成百万数字?

4、方法:选择格式中的“单元格”数值使用千位分隔符 自定义“#,”(如果加小数点-“#,.00”)注意:该方法仅改变数字的显示形式,并不改变其本身4、如何将元变成万元?方法:在任意空格中输入10000,将其复制,选中变成万元 的数据区域,“选择性粘贴”选中“运算”中的“除”注意:该方法同样适用于数据之间的相加、相减、相乘,一、Excel操作单元格自定义设置,5、如何将单元格设置成:输入0显示,输入除0以外的数字显示?方法:选择格式中的“单元格”自定义在类型框里输入:;,返回,一、Excel操作数据有效性设置,1、如何限制单元格中输入的数字仅能为整数?方法:将设置的单元格选中,选择“数据”“有效性”

5、“允 许整数”,将数据设为“大于或等于0”,点击“确定”注意:在对数据进行有效性设置时,应增加人性化的输入 提醒、出错警告信息2、如何限制单元格中仅能输入某一区间段的数值,如仅能输入1860的数据?方法:选择“数据”“有效性”“允许自定义”,在公式中输 入“=and(单元格=18,单元格=60)”,一、Excel操作数据有效性设置,3、如何限制在单元格中只能输入正确的15或18位身份证号码?方法:选择“数据”“有效性”“允许自定义”,在公式中输 入“=or(len(A1)=15,len(A1)=18)”4、如何限制单元格数据上下不能重复输入?方法:选择“数据”“有效性”“允许自定义”,在公式中

6、输 入“=COUNTIF($G$3:$G$10,G3)=1”5、如何限制在单元格中不能有空格?方法:选择“数据”“有效性”“允许自定义”,在公式中输 入“=ISERROR(FIND(“”,单元格)”,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择?一级序列设置:方法一:选择项较少时在某一列中输入供选择的内容,选中需设置的单元格,选择“数据”“有效性”“允 许序列”,在来源框里选中刚才输入的选择项。方法二:选择项较多时新建一张工作表,在一列中输 入供选择的内容;选中整列,点击“插入”“名称”“定义”,为该 列命名,如“地区”;选中需设置的单元格,选择“数据”“有效 性”“允许序

7、列”,在来源框里输入:“=地区”。,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择?二级序列设置:方法:新建一张工作表,在A列中输“江苏、安徽、河北、浙江”省份名称;选中整列,点击“插入”“名 称”“定义”,为该列命名为“省份”;自B列起输入每个省份所包含的城市,如江苏省对 应的是“南京、苏州、无锡”,将整张表格选中,点击“插入”“名称”“指定”,在“最左行”前打“”;,一、Excel操作数据有效性设置,6、如何为单元格设置序列供选择?二级序列设置:方法:选中需设置的一级选择项单元格A1,选择“数 据”“有效性”“允许序列”,在来源框里输入:“=省份”;选中需设置的二级选择项

8、单元格B1,选择“数 据”“有效性”“允许序列”,在来源框里输入:“=indirect(A1)”;,返回,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取?分列方法:将需要分列的数据选中,点击“数据”“分列”判断字段中是否有相同的分隔符号,如“空格”、“,”、“;”等,如果有其他的符号,则在空白框中 填入符号;如果无相同分隔符号,但字段的宽度相同,可 选择”固定宽度“分列,用标尺拖宽度,进行手工 分列;,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取?分列方法:如分列的数据为“0100053 汇总”,分列的结果 显示为“0100053”,需将“列数据格式”显示为“

9、文本”,否 则显示的为“100053”,一、Excel操作数据分列,1、如何对数据进行分列、合并、提取?合并方法一:在单元格中直接输入“=A1&B1”;若要在其中加 上空格,可输入:=A2&B2方法二:使用CONCATENATE函数:=CONCATENATE(A3,B3)提取方法:使用left/right函数,返回,一、Excel操作数据运算,1、在Excel中如何找出A列与B列数据的共同之处(B列有10组数据)?方法:使用VLOOKUP函数:=VLOOKUP(A1,$B$1:$B$10,2,0)2、在Excel中如何找出A列数据所需的数据,并标注颜色?方法:点击“格式”“条件格式”根据所需的

10、条件设置“确定”,一、Excel操作数据运算,3、如何从A列找出与B1单元格相同的有几处?方法:点击单元格,将条件设为:“公式=COUNTIF($A$1:$A$10,B1)”,一、Excel操作数据运算,4、如何对数据进行计数?方法:如果统计的是数值,用count函数;如果统计的是文本,用counta函数;注:counta函数既可以用来统计数值,又可以统计文 本,用于计算非空数值和文本的函数。如果统计是空格的单元格时,用countblank函数;if函数和countblank函数的结合使用用来判断某 一行或某一列是否填写完整=IF(COUNTBLANK(E4:E23),完成)或者=IF(COU

11、NTBLANK(E4:E23)=0,完成,),返回,一、Excel操作工作表保护,1、如何保护工作表?方法:一般工作表默认锁定格式,只需将不需保护的区 域即可以编辑区域取消锁定将整张工作表选中,右击“设置单元格格式”“保护”将锁定前的去掉 点击“工具”“保护”“保护工作表”,为工作表设 置保护密码注意:在输入保护密码时,下方会出现可 供用户编辑的项目,大家可根据需 要进行勾选。,返回,一、Excel操作数据透视表,1、如何制作数据透视表?方法:将活动单元格置于数据区域的任意位置,点击“数据”“数据透视表和数据透视图”“下一步”选择需要处理的数据区域“下一步”“完成”注意:图表是自动生成的,故颜

12、色及字体也是自动生成,所需要调整的更为完美,右击需调整的图表“数据系列格式”,调整颜色及数据标志。具体演示见excel表格,返回,一、Excel操作表格的美化,1、如何将单元格中的文字由横向显示转变为纵向显示?方法:选中该单元格,点击“格式”中的“对齐”,在右上方的 方向框中点击竖 着的“文本”显示结果-,一、Excel操作表格的美化,2、如何将单元格中的文字快速的换行显示?方法:选中该单元格,点击“格式”中的“对齐”,将水平对齐 设置为“两端对齐”,加上空格进行调整。(也可以 按住“Alt”+回车)3、如何使表格中的某一块显示凸出或凹进?方法:为表格设置整体的背景色,如绿色;将凹凸区域选中,

13、为其设置边框,如是凹进上、左边框线用深色线(比背景色绿色深,如深绿 色),下、右边框线用白色;如是凸出,边框线的 颜色相反使用即可。,返回,二、PPT操作快捷方式,1、项目级数的快捷操作一级:直接按“Enter”键二级:Tab+Enter三级:在二级的基础上Tab+Enter返回二级、一级:Tab+shif,二、PPT操作快捷方式,2、如何在放映的过程中将屏幕显示为黑板,鼠标显示为笔?方法一:在放映的过程中,右击鼠标,选择屏幕-白屏或黑 屏,根据屏幕的颜色不同,再右击鼠标选择不同的 指针选项和墨迹颜色。方法二:在放映的过程中,直接按“Crtl+P”-出现“笔”,可直接在屏幕上书写“W”键-屏幕

14、变成白板“B”键-屏幕变成白板“E”键-书写的字迹消失,返回,二、PPT操作基本操作,1、如何将表格插入到幻灯片中?方法一:选定一张幻灯片,执行“插入对象”命令,打开“插入对象”对话框,选中其中的“根据文件 创建”选项,然后通过“浏览”按钮选中需要插入 的表格文件,按下“确定”按钮,表格即刻被插入 到幻灯片中,调整一下大小就行了。方法二:启动PPT,执行“插入超链接”命令,出现插入 超链接窗口,选中其中的“根据文件创建”选项,点击确定,然后直接点击需浏览的文件名即可。(此中方法适用于较大的图表),二、PPT操作基本操作,2、如何存出文稿中的图片?如何复制图片到PPT中?方法一:右击需要保存的图

15、片,在随后弹出的快捷菜单 中,选“另存为图片”选项,打开“另存为图片”对 话框,取名保存即可。方法二:按住“ctrl”+“alt”+”a”,截屏至PPT中即可。,二、PPT操作基本操作,3、如何将演示文稿保存为图片?方法:打开相应的演示文稿,执行“文件另存为”命 令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧 的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选定一种 图形类型再取名保存。此时,系统会弹出一个如图 七所示的对话框,根据需要,单击其中后个按钮即 可。,二、PPT操作基本操作,4、如何将演示文稿转换为Word文档?方法:打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送 Microsoft Word”命令,打

16、开“发送到Microsoft Word”对话框设置好相应的选项后,按下“确定”按钮。此 时,系统会启动Word,并新建一个文件,保存演示文稿 的内容,保存一下相应的文件就行了。,返回,二、PPT操作设计母版,1、如何为PPT设计母版?方法:视图母版;先做文档母版,文档母版完成后再点击插入新标 题母版;设计完成后直接保存保存类型:演示文稿设计模 版(默认保存在“Templates”文件夹中);以后使用PPT时,第一次用的时候,点击“设计”浏览“Templates”文件夹中已保存的母版应 用,以后就可以长期使用了。,返回,二、PPT操作超链接使用,1、如何在PPT文档中建立超链接?本文档中的超链接

17、 方法:将链接的文字选中,点击插入超链接本文档 中的位置选中被链接的幻灯片;为区别已看过和未看过的链接,可在设计中选择“配色方案”“编辑配色方案”;返回目录按钮 同上述本文档中超链接方法相同,返回,二、PPT操作超链接使用,1、如何在PPT文档中建立超链接?与其他文件的超链接 方法:将链接的文字选中,点击插入超链接当前文件夹 选中被链接的文件 注:被链接的文件应与PPT放在同一个文件夹内,放映幻灯片时才能链接,编辑的过程中无法实现链接。,返回,二、PPT操作自定义动画,1、如何设置自定义动画?图例1图例2,项目进展,各个批号物品的销售总额,耗时天数,出纳人数,准确性,公司员工,目前银企直联已上线应用,付款数量,220小时,节约时间,200笔,新疆轮南,甘肃,宁夏,陕西,山西,河南,安徽,江苏,上海,全长4000公里,返回,西气东输管道工程路线走向图,返回,Office日常工作培训,谢 谢,

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