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1、2023/11/8,Inspur Communication Information Systems Co.,Ltd,PPT文档制作方法,2023/11/8,Inspur group,Content 目录,.封面.Logo的使用.页面设置.页码设置.正文结构.关于字体.关于色调.综合事例说明,1.为何要做幻灯片2.幻灯片制作概要 3.善用图片4.善用流程图5.善用数据6.善用图表7.内容逻辑构成8.金字塔结构,1,为何要制作幻灯片?,制作幻灯片就是为了通过幻灯片这种良好的表现方式来展现我们的观点或者能力并取得目标人群的理解和认同,2023/11/8,Inspur group,中心思想,每一个幻
2、灯片文件都应该有一个主题并贯穿整个幻灯片文件.,2023/11/8,Inspur group,现 象,问 题,原 因,解决方案,2,Documentation概要,2023/11/8,Inspur group,帮助听众明确地理解。使听众轻松掌握要点，帮助其认知与记忆。结合丰富的图片，引起听众的兴趣，集中其注意力。,成功的Documentation技巧!从听众的立场进行制作。文字信息实现chart化，数值信息实现graph化。制作格式一致。检查所提示的Data的范围。(1图1查的原则)为卓有成效地表现Message而实现虚拟化 协调应用色彩。篇幅适当。,2.1 Documentation制作要点
3、,2,Documentation概要,2023/11/8,Inspur group,搜集资料,分析/筛选资料,构成资料,制作原稿图表,再确认原稿图表,完成Presentation资料,-考虑主题、目的与日程、场所、对象人群-调查公司内、公共机关的 记录资料及问卷调查,-整理为必用资料、参考用资料、不立即使用资料等几类-个别资料的综合，通过分割一个资料来区分要素,-思考Presentation的逻辑展开-预防 逻辑的重复、跳跃、Data的偏颇与缺乏、最终终端的修改操作,-考虑目的与对象、发表母体等，研究Layout、强调方法-通过Rough Sketch检查有效的 表现方法,-确认逻辑上是否矛盾
4、、Data 是否充足、有无遗漏-改进图表,-追求制作过程中的效率化，争取时间,提取Message,决定Presentation主题,2.2 Presentation资料制作顺序,3,善用图片创造有效沟通,图片可以把复杂的、难以表达的事物具象化，变得清晰、易懂；善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数图，就从根本上逆转阅读者的固有想法，进而创造出魔术般的沟通效果。然而，道理虽然浅显，做起来却不那么容易。,2023/11/8,Inspur group,通过简单而形象的比喻,让吸烟者了解到危害,即使眼见的不是实(是比喻),也能起到”实”的效果,4,善用流程图,在我们制作流程图的时候，一定要先提取它在逻辑上
5、的主干。逻辑上的主干一定要让人一看就知道这里面有明确的逻辑关联，这样才能将流程图的作用最大化,2023/11/8,Inspur group,4.2 简约而不简单,很常见的一种流程说明，不过似乎缺少了一些东西,以时间为主干，整个流程图就更加流畅,4,善用流程图,不管制作的流程图有多复杂，如果其中包括很多图形，最好让这些图形能够充分对齐。,2023/11/8,Inspur group,4.3 细节决定成败,可以借助PowerPoint的“自定义工具栏”功能，把“左对齐”、“右对齐”、“上对齐”、“下对齐”、“横向对齐”、“纵向对齐”、“横向平分间距”和“纵向平分间距”8个按钮加进来，它们将为你的流
6、程图制作节省大量时间。绘图参考线也是推荐使用的一个工具，它的吸附特性可以帮你轻松制作出整洁划一的PPT页面。在PowerPoint的背景上单击鼠标右键，选择“网格和参考线”，并在弹出的窗口中选中“在屏幕上显示绘图参考线”，即可让参考线出现在页面当中。,对比，重复，对齐，就近,5,善用数据来表达观点,虽然数据可以让我们的观点变得更可信，但请记住，我们所有的观点都是服从于“人与人的沟通”这个大前提的。做PPT就是为了沟通，不论这些沟通属于“解释”还是“说服”，这一点都不会有任何改变。,2023/11/8,Inspur group,5,善用数据来表达观点,为进行Presentation，需要从Com
7、munication的观点重新研究、修改已掌握的概念。,2023/11/8,Inspur group,重新构成Presentation所需的Data,-Issue、Data的混同-视觉上的混乱,-检查逻辑的拟定-分类、整理Issue、Data-应用视觉效果,A,B,C,5.1 使用数据的原则,5,善用图表来表达观点,使用图表的目的有两种情形。自己本身所使用的图表虽然在表现方法上没有制约，但对于要用作与他人Communication手段的图表而言，则需要掌握对方的认识允许限度并符合这种限度。为此，需要对图表功能有基本的理解。,2023/11/8,Inspur group,使用图表的目的与表现方法
8、,用于自身理解的分析手段(概念的整理),与他人的Communication手段(概念的传递),自由的图解法 各种发想法所使用的图表(KJ法、PERT法等)只要自身方便，则无任何限制。其结果是，按自己的偏好制作，他人 无法理解之处也会较多。也有可能出现创新性的、普遍性的表现方法。,各种Presentation图表(报纸、杂志、TV、学术书籍、研讨会等)需要对Presentation的TPO进行确认。需要对概念/要素进行适当分类、整理。需要符合对方“认识能力所及范围”的Design,目的,具体示例,表现方法,5.2 如何使用图表,6,需要注意内容逻辑构成,导出结论后，整理、整合支持该结论的证据(资
9、料)，同时完成整体的逻辑构成。为了使逻辑构成容易理解，有如下三个要点，a)整体的整合性，b)从逻辑上展开思考，c)强调核心点及修改表现顺序。,2023/11/8,Inspur group,Hotel业如要成功，需要有出色的厨师。,Hotel业的收益性对餐馆部门收益的依存度非常大。,(结论),(各章),餐馆部门的收益性受到非住宿者使用率的左右。,(各节),Room Charge由于存在固定费负担，不能对利润作出更大贡献。,餐馆部门的利润直接关系到Hotel整体的盈亏,中心思想,每一个幻灯片文件都应该有一个主题并贯穿整个幻灯片文件.,2023/11/8,Inspur group,现 象,问 题,原
10、 因,解决方案,6,需要注意内容逻辑构成,以Pyramid法构建的逻辑在按照其原有形态发表时，有时可能不一定会完全与听众的心理一致。为此，虽然需要研究发表的顺序，但不以Pyramid对整体的逻辑与证据进行整理，只是考虑听众的心情与接纳性来组织语言，这种作法并不可取。,2023/11/8,Inspur group,强调核心点及个性表现方法,(开始),(最后一章),6.1 逻辑调整与优化,7,金字塔型的内容组织结构,为加强说服力，各个个别要素/Message的内容应根据基本原则进行排列。,2023/11/8,Inspur group,要素/Message的排列,基本原则,1.一个Message是其
11、下level Message群的概括2.同一level的Message群为相同Type，按照逻辑 顺序罗列。3.Message从重要的开始叙述。,重要的是以观众/应听取的人为中心。,2023/11/8,Inspur group,.封面,统一采用该封面样式，最上方为公司名称，中间为报告课题名，下面为公司的Logo。,1.推荐封面,2023/11/8,Inspur group,.封面,还有两种可以选择的封面模版，可以根据幻灯片主题选择合适的封面,2.其它可选封面,2023/11/8,Inspur group,.Logo的使用,在有顾客商的情况下，顾客商的Logo应置于左下方，本公司的Vision和
12、Logo应置于右下方使用，对于其他Logo的添加可以灵活掌握。,1.有顾客商的情况,2023/11/8,Inspur group,.Logo的使用,在没有顾客商的情况下，本公司的Vision应置于左下方，Logo则应置于右下方使用。,2.没有顾客商的情况,2023/11/8,Inspur group,.页面设置,目录的构成,1.标题目录的设置,ConceptText pageTables,1.1 Concept1.2 Text page,一级目录,二级目录,三级目录,四级,1.Graphs2.Charts3.Visual Object4.Cover Pages,2023/11/8,Inspur
13、 group,.页面设置,各级目录的字体大小、位置、编辑方法必须依照以下规定：,1.2.各目录的字体使用规定,一级目录：字体20号，加粗，置于左上角，在母板中制作，单击文本框进行编辑,二级目录：字体18号，加粗，置于右上角，无法在母板中反映，只能复制使用,三级目录：字体16号，加粗，置于概述部分上方左上角、一级目录正下方（概述部分位置不变）,1.标题目录的设置,2023/11/8,Inspur group,.页面设置,页面设置时，统一使用A4用纸，注意请不要选择“在屏幕上显示”一项。（否则幻灯片互换时会出现错位）,2.页面大小,2023/11/8,Inspur group,.页面设置,统一的页
14、面格式可以使报告内容更加一目了然，整齐化一，但目录标题、概述的位置即使固定使用，一不小心也容易错位（如图），针对该问题，具体设置技巧如下：,3.页面还原技巧,步骤：格式/幻灯片版式/”标题和文本”/单击右键/重新应用样式,这样就能回到预先定义的母版锁定样式注意：前提是必须在母版中定义过的文本框中进行标题目录和概述部分的编辑,2023/11/8,Inspur group,.页码设置,以封面不加页码为原则,1.加页码,页面设置时将除去封面后的第一张幻灯片设置为第一页，所以封面页码（即幻灯片编号起始值）应设置为 0。（具体方法：文件/页面设置/幻灯片起始编号）,2023/11/8,Inspur gr
15、oup,.页码设置,1.发表时若没有页码表示，提问时就没有办法指出特定页。2.要把当前页码与整体页码同时标记，否则就无法知道当前发表的进程，容易使听众失去耐心。,2.三种页码添加类型,第一类:没有表示页码 傻瓜或放弃社会生活的人制作的文档,*PT:Presentation,2023/11/8,Inspur group,.页码设置,正确的页码标注方法,3.正确的标注方法,不可以用“-10/20-”的方式标注，正确标注方法如左上：附录部分的页数不计入整体页数中 在母板中进行设置，字体采用12 号，复制使用“数字区”的“”,在页脚处编辑为“/38（总页数）”即可,2023/11/8,Inspur g
16、roup,.正文构成,所谓概述是指为确保整体脉络通畅而对相关页面重要内容作出的摘要。,1.概述部分,字体大小：16号，加粗。注意：在编辑语言为韩文和英文时，不允许句子在单词中间切换。（方法：格式/换行/取消选择）,没有概述的页面意味着这是传达内容不明确的一页。除非是以附录的形式单纯罗列 数据的情况，否则必须要有概述部分。文本量不应超出3行，最好1-2行。,所有选项均不选,概述部分的字体和位置应在母板中“自动版式的对象区”进行编辑，否则无法在大纲中体现。（方法：1.调整位置 2.在对象区单击右键/设置占字符格式/文本框/选择前两项）,选择前两项,2023/11/8,Inspur group,.正
17、文构成,根据全球性咨询公司麦肯锡发表的文档实用技巧构成要素和其含义如下：,2.基本构成要素及其内容,概述16简洁记述图表所显示的核心信息的文章 标题14作为概括图表所显示信息的语句，多为分析名 图表12概述信息虽明确记述了发表的论点,但大部分为抽象的词语，因此是图表上显示 的事实数据（Fact-base Data）使报告具有说服力 页脚10有关图表显示的信息的补充性注释 资料 来源10 显示引用资料的出处，成为可信度的指标 页数.12页数.是以当前页/整体页码形态显示,字体大小,2023/11/8,Inspur group,.关于字体,包含题目在内的所有字体都应按以下规格使用，只有在提案等特殊
18、情况下才可以使用其它字体。,1.常用的字体,中文部分：韩文部分：英文部分：,这种字体笔画横平竖直、横细竖粗，字形规整大方，醒目易读，较符合中国人的审美习惯，所以普遍使用,这种字体结构清晰、醒目易读，特有的棱角能带给人很强的心里感触,字形比较接近宋体和 Dotum,常规使用,字 体 规 格,使用该字体的优越性,宋体,Dotum,Century Gothic,2023/11/8,Inspur group,.关于字体,打印的报告文档，最小字体可容许到 8号字。用于投影或者幻灯时，最小字体也要设置成14号以上，最好应用16号以上的字体。,2.字体大小,10号:什么时候也不要使用 小于10 号的字体 1
19、2号:通常 12字体为 最小字体 14号:14 号为基本字体 16号:应用激光投影仪的发表时最好采用16号以上字体,2023/11/8,Inspur group,.关于字体,基本上只选择或设置为偶数号字体。相邻奇偶号字体在大小上没有多大区别，混用会使传达意思混乱而且文档也会显得杂乱无章。,3.应用偶数号字体,只用偶数号字体,2023/11/8,Inspur group,.综合事例与说明,排列不整齐的图表给人一种不安定的感觉。,4.行的排列,2023/11/8,Inspur group,.综合事例与说明,使用图形时尽量不要使用圆角的图形最好使用有角的图形。因为有角的图形给人一种整齐的感觉，而且更
20、有说服力。,5.圆角的应用,2023/11/8,Inspur group,.综合事例与说明,不必要的情况下用立体表现图形或字体并不好。它是降低文档干净利落的可视性。,6.立体表现,2023/11/8,Inspur group,.综合事例与说明,粗体只能用在内容上要强调的地方。在下面的例子中整个文档全部字体上使用粗体的现象是错误的。粗体的含义应是非常重要必须注意的意思。,7.粗体的使用,2023/11/8,Inspur group,.综合事例与说明,严格意义上来说复杂且内容繁多的文档并不是报告书，而是支持性数据(Back Data)文档。它的作用在于使整个报告更具说服力。,9.支持性数据和报告书
21、的混淆,2023/11/8,Inspur group,.综合事例与说明,发表报告的时间一般控制在10分15分钟内最适宜，按页数计算的话含封面最多1520 页左右。,10.报告的时间与文档数量,2023/11/8,Inspur group,.可以选用的封面和结尾页面,在此浪潮集团提供了三种可以选择的封面和封底，大家可以根据情况，灵活选用，也可以在不变更主体的情况下更换图片。,在母板视图中，大家可以看到有三套幻灯片模版，除了封面页外，三套模版的其它部分是一样的。大家可以根据自己的需要删除其它的两套模版，保留一套模版使用即可。或者复制到一套模版到自己制作的新幻灯片中。“视图”-”母板”-”幻灯片模版”-右键选择”复制”，在新幻灯片中依法“粘贴”即可。结尾幻灯片集团提供了三套，大家灵活选择即可。直接“复制”你选择的幻灯片到自己制作的幻灯片中“粘贴”。,2023/11/8,Inspur group,谢谢大家!,
