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1、商业银行制度管理骨干培训,制度现状制度特征制度编写制度评审制度维护,2023/11/9,2,一、制度现状,全行制度数量及分布 我行制度管理特点 制度评审与管理历程,2023/11/9,3,2005年7月统计数据（份数）：,（一）全行制度数量及分布,2023/11/9,4,（二）我行制度管理现状,总行，制度数量超过150份的有三个部室，合计708份，而排在末尾的三个部室制度数量总和为10份 分行，发布制度数量最多的分行超过1200份，而最少 的分行不足100份,制度管理的观念相差较大,2023/11/9,5,全行，失效制度总量达2203份，占制度总量的20%，几乎所有分行和总行部室都存在着失效制
2、度，这些无效和废止的制度充斥我行运营的各个环节，制约了业务开展和管理活动的绩效,制度维护的意识不强,总行，总行失效制度最多的部室也有47份之多，失效制度占比超过20%的总行部室有7个 分行，最多的分行失效或作废的制度超过600份，失效制度占比排在前三位的分行依次为52%、36%和34%,2023/11/9,6,（三）我行制度评审、管理历程,2004.6.28 05.1.26 05.4.4 05.4.29 05.8.24 2006.3.6,2023/11/9,7,二、制度特征,制度的作用,制度的形式,制度层级图,管理流程,2023/11/9,8,沟通意图、统一行动 满足要求和质量改进 提供适宜的
3、培训 重复性和可追溯性 提供客观证据 评价管理体系的有效性和持续适宜性,（一）制度的作用,制度的形成不是目的，它应是一项增值的活动,2023/11/9,9,制度是大部分重复性劳动（75%-95%）,（一）制度的作用,制度的形成不是目的，它应是一项增值的活动,2023/11/9,10,形式：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准媒体：纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合制度名称：制度、规定、规范、办法、规程、实施 细则（属于强制性制度）及指南、指引（属 于指导性制度）等,（二）制度的形式,信息及其承载媒体,2023/11/9,11,外部制度：国家法律、法规，行业标准
4、，监管 机构规定，行业协会有关要求等内部制度：正式制度，部门内部制度等,制度来源,2023/11/9,12,流程图标准格式,2023/11/9,13,制度层级图,（三）我行管理制度层级图（参考）,各专业类制度,2023/11/9,14,（四）我行制度管理流程,2023/11/9,15,三、制度编写,制度的主要内容,编写的基本原则,起草的策略,制度基本格式范本,2023/11/9,16,制度由标题和正文两部分组成 标题一般有两种构成形式 一种由事由和文种构成，如财务制度、保密制度、值班制度 一种是由起草部门，事由和文种构成，如 办公室礼品管理制度等,（一）制度的主要内容,2023/11/9,17
5、,由总则、分则/流程、附则组成 总则是关于制定制度的指导思想、目的等项 内容的说明 分则是规范项目，是制度的实质性内容，是 要求遵守的行为规范，具有流程的特征 附则用以提出执行的要求等事项,2023/11/9,18,总则：制度制定的目的适用范围指导思想或管理原则职责定义或术语,附则：是否有细则制定要求制度解释权印发及其他需说明的事项等,制度正文图解：,分则/流程：管理/操作方式方法监督检查要求等,2023/11/9,19,（二）编写的基本原则,组织结构和规模相适应原则 一般和特殊相结合原则 民主和公开原则,简明化原则 系统化原则 过程化原则,2023/11/9,20,需要分行制定实施细则的制度
6、，可考虑将制定权 限下放至分行，在制度仅提有关的管理要素 对于全行统一由信息技术系统处理的操作手册类 要求，可以由起草部门编制指南类资料下发,（三）起草的策略,2023/11/9,21,制度的编制应以做事为主线 以岗位责任制为基准 以岗位或人员为起点 按过程方法，构成制度的整体要求,2023/11/9,22,（四）制度基本格式范本（1）,2023/11/9,23,制度基本格式范本（2）,2023/11/9,24,制度基本格式范本（3）,2023/11/9,25,四、制度评审,（一）前提条件,（二）基本要求,（三）制度评审流程,（四）制度评审要点,（五）后续跟踪和沟通,2023/11/9,26,
7、（一）制度评审的前提条件,如经过充分协商不能取得一致意见的，应在上报的制度送审稿上说明情况和理由,必须是最终定稿，且对会签/会审部门提出的所有意见进行了回复,2023/11/9,27,总行制度评审情况表,542份,2023/11/9,28,是否符合法律法规和外部监管要求等 是否符合基本要求，包括制度内容、架构 是否与本行有关制度协调一致、接口清晰 是否正确处理了各相关部门反映的意见 需要评审的其他内容 不符合上述要求的，可以缓办或者退回,（二）制度评审基本要求,2023/11/9,29,（三）制度评审流程,制度评审基本流程,1 制度送审,3 制度评审,4 反馈和沟通,2 造册登记,2023/1
8、1/9,30,主要标题用语与内容是否匹配：控制类制度用语：制度、规定、规范类；办法、规程、实施细则等 指导性制度用语：手册、指南、指引等 两类概念的内涵：（1）暂行、试行（2）管理、操作,（四）制度评审要点对标题的评审,2023/11/9,31,注：1.根据具体情况，参考的反馈时间为：一般文件2-3个工作日，复杂文件5个工作日，大型文件半个月。2.本表与发文稿等一并保存。,制度评审意见表,2023/11/9,32,制度评审情况登记表,有个沟通和反复的过程,2023/11/9,33,评审意见样本对商业银行社保基金托管项下协议存款业务管理办法的评审意见总行XX部：该文明确了社保基金托管项下的协议存
9、款业务的开办和流程，易于理解，但在管理职责、协议流程和监督管理等方面，以下问题值得商榷：一、标题部分（一）制度运行不宜采用试行。制度下发就必须执行，且我行对试行、暂行也没有相应的管理要求，故所有制度下发不存在“试行”、“暂行”问题，建议删除“试行”字样。二、总则部分（二）规范描述的顺序和要求。应确保我行各项制度描述的一致性和规范化，总则作为制度的总揽，目前统一规定的描述内容和顺序为目的/目标（含依据）、适用范围、管理原则/指导思想、职责、有关定义等内容。,2023/11/9,34,（三）有关职责应明确。该业务从下至上依次包括经办行、分行相关部室、总行相关部室和行长室，请将上述涉及单位一一明确，
10、以防止制度一发咨询不断的浪费资源现象，尤其是行长室，因其属于最高决策层，该办法中用行长室的概念存在分管决策和集体决策两种可能，请明确。文中的分行代理业务联络员也请明确其资格和权限，对其个人身份最好备案，因为这是沟通的主要途径。三、管理/操作流程（四）增加向社保机构报价的保密要求。因价格属于市场中的商业秘密，请考虑对报价前、后的具体要求，也可防止恶性同业竞争的不利局面。（五）业务审批表上报的可操作性问题。第十二条中，要求经办行当日填写商业银行社保基金托管项下协议存款业务审批表，并上报总行公司银行部。一是上报的方式含糊，如当天传真有核对原件问题，邮寄有可能当天不能收到；二是该表（见附件2）中经办行
11、似乎为分行，是不是支行不存在该业务的申报问题？三是，相关部门都审批，审批的依据和目的是什么，没有明确，易产生随意性行为，结果可能不甚理想。,2023/11/9,35,（六）利率的时间性和管理问题。该项业务从申请到最终资金到账，时间跨度有可能长达半个月（含周六、七或公休日），利率是否有可能变化较大，由于金额较大，如有，请考虑对策。另外，基准利率由两个部门共同确定（资金交易部和计划资金部），没有主次之分，会出现争执以谁为主的问题，设定仲裁也无必要，请考虑。（七）对业务的监督管理问题。对业务涉及跨部门管理流程的问题，涉及基金托管部、公司银行部等，应增加对业务的事后监督控制职责，如考虑定期或年终的汇总
12、上报某责任部门，以对业务流程进行控制和改进。另，所有附件应标明保管地点和期限（年限）。上述意见，供参考！200X年X月X日,2023/11/9,36,主要是总则是否覆盖了规定的基本要求：目的/目标：该制度即定的目标，如是细则可直接引用文件名 适用范围：该制度涉及的业务种类或组织机构范围 管理原则/指导思想：属于规范该活动的方向性要求，要求精 练，有指导意义 职责/权限：依次描述顺序为总行职责、总行有关部门职责、分行职责、分行有关部门职责，一般为12句概括性要求 定义/术语：避免前后制度中出现不同的概念，尤其是对业务 概念的解释应一致,对总则的评审,2023/11/9,37,主要是管理/操作流程
13、是否符合过程方法、管理的系统方法和基于事实的决策方法三个基本要求（见后续）：可操作性要求：这是制度的根本要求，体现其是否科学 管理的概念应统一：如同意、批准、审核；报批、报备等 管理流程的完整性：如PDCA循环、闭环管理原则等 管理的成本和风险的考虑：主要是相互匹配原则 管理的例外原则：体现“柔性管理”思想，防止生硬 不合格的处理应考虑：违反规定的处置权限和流程要求,对流程的评审,2023/11/9,38,是否需要制定实施细则：需要的，应要求，并规定上报的方式 是报备还是报批 质量记录及保存年限：工作报告、报表或有关记录等，应注明 保管单位、保管年限，必要时还应对保管条件做出特定的要求 引用文
14、件：列明文件名称，如果较多，一般不超过三份文件 解释单位/部门：我行制度的解释权属于制定部门，（1）制度 的规定需要进一步明确具体含义的；（2）制度制定后出现新 的情况，需要明确适用制度依据的 制度生效施行要求：一般为明确的日期，“一事通”的效力,对附则的评审,2023/11/9,39,注意方式和方法 可能需要几个来回 必要时，公开征求意见,（五）后续跟踪和沟通,2023/11/9,40,有效性管理：方式：制度有效性控制采取制度汇总清单的管理方式频次：每年初，在“一事通”中公示有效制度清单要求：总、分行各部室每年底负责对下发的各类制度 进行清理、补充和完善，由总、分行合规部 门予以发布，作为全行来年工作的主要依据,五、制度维护,2023/11/9,41,管理层不够重视 抄袭行为 制度的操作性差 与制度整体要求适用性不够 缺少系统培训 缺少监控 不注重改进,制度绩效不佳的主要原因,2023/11/9,42,方法一：拟定一个人负责分粥事宜,分粥制度,方法五：每个人轮流值日分粥，分粥的那个人要最后一个领粥,方法二：大家轮流主持分粥，每人一天,方法三：大家选举一个信得过的人主持分粥,方法四：选举一个分粥委员会和一个监督委员会,建立“商业银行制度管理体系”有助于提升整体管理能力 通过对制度的系统管理，可以促进对管理方式的深刻感悟 客观运用制度管理结果，将有助于持续改进管理质量,结 束 语,
