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1、第八章 数据库管理系统,Access 2003,第8章 数据库管理系统Access 2003,8.1 Access 2003数据库基础8.2 Access 2003的基本操作8.3 数据排序与定位8.4 数据查询与统计8.5 窗体和报表,8.1 Access 2003数据库基础,Access 2003数据库中使用的一些术语：表：表是关系数据库中最基本的对象。表中存放了具有特定主题的数据信息。表中的一行称为一条“记录”，表的每一列表示同一种类型的数据，称为“字段”。每一个字段有一个名称，称为“字段名”。查询：通过设置查询条件，从表中选择所需要的数据。查询可以从多个表中获取需要的数据，作为窗体、报
2、表或数据访问页的数据源。窗体：向用户提供一个交互式的图形界面，用于数据的输入、显示、编辑和控制程序的运行。报表：用于按照用户的规范打印已设定了格式且组织好的信息，它同时具备分析和汇总的功能。宏：属于Office的公用高级功能，用来自动执行任务的一个操作或一组操作。模块：属于Access的高级功能，存储在一起作为一个命题单元的声明、语句和过程的集合。有两种类型的模块。标准模块和类模块。,8.1 Access 2003数据库基础,数据访问页：根据用户需求建立的网页。设计视图：用于新建数据库对象或修改现有数据库对象的设计显示方式。主键：在数据库表中用于唯一地标识表中的每条记录，可以是一个或多个字段，
3、设置成主键的字段内容不能重复出现。关系：在两个表的公共字段之间所建立的联系。关系的种类有一对一、一对多和多对多。条件：进行搜索或筛选时，字段必须满足的准则部分。表达式：用于执行计算、操作字符、测试数据或设置条件，是算术或逻辑运算符、常数、函数和字段名称、空间和属性的任意组合，计算结果为单个值。控件：在窗体和报表中，用户控制程序的图形用户界面对象，如标签、文本框、命令按钮等。可以使用控件来显示数据或选项，执行操作或使用户界面容易阅读。,8.2 Access 2003的基本操作,8.2.1 创建数据库8.2.2 创建数据表8.2.3 数据选择8.2.4 数据编辑8.2.5 删除、复制、剪切和粘贴记
4、录8.2.6 修改数据表的布局8.2.7 设置数据表的关系8.2.8 数据表的导入与导出,8.2.1 创建数据库,1.创建空数据库2.使用向导创建数据库 数据库向导提供了一种创建标准数据库的简便方法。Access 2003提供了适合不同需要的许多数据库向导。利用向导可以快速创建各种用途的数据库。3.打开数据库(1)打开“文件”菜单，在下拉菜单底部列出了最近编辑过的几个数据库文件，单击文件名可直接打开相应的数据库。(2)选择“文件”|“打开”命令。(3)单击工具栏中的“打开”按钮。(4)按Ctrl+O组合键。使用上述几种方法都将打开“打开”对话框，在其中选择要打开的文件，或者在“文件名”文本框中
5、输入文件名，单击“打开”按钮，即可打开相应的数据库。,8.2.2 创建数据表,1.通过输入数据创建数据表(1)在数据库窗口中双击“通过输入创建数据表”选项，打开一个空数据表。(2)将光标置于要修改的字段名上，如“字段1”，光标会变成黑色的向下箭头，这时单击鼠标左键，该列变为黑色，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名列”命令。或者通过双击字段名也可以更改字段名。这时所选字段变为可修改的状态，在上面输入新的字段名，如“学号”。用同样的方法，修改“字段2”为“姓名”，并调整列的宽度。(3)在表中输入相关的数据，如图8.4所示。(4)选择“文件”|“保存”命令，弹出“另存为”对话框。在“表
6、名称”文本框中输入表的名称，然后单击“确定”按钮即可。,8.2.2 创建数据表,2.使用向导创建数据表(1)打开创建好的数据库窗口，在“对象”栏中选择“表”选项。(2)在右侧窗格中双击“使用向导创建表”选项，弹出“表向导”对话框，如图8.5所示。(3)在左侧选择表的类型。选中“商务”或“个人”单选按钮，视用户的需要而定。这里选中“个人”单选按钮，然后在“示例表”列表框中分别选中“地址ID”、“名字”、“姓氏”“地址”4个字段，并将它们加入“新表中的字段”列表中。(4)选定相应的字段，单击“重命名字段”按钮，可打开“重命名字段”对话框，在其中可以给字段重新命名，然后单击“确定”按钮返回。(4)选
7、定相应的字段，单击“重命名字段”按钮，可打开“重命名字段”对话框，在其中可以给字段重新命名，然后单击“确定”按钮返回。,8.2.2 创建数据表,(5)设置好全部的字段后，单击“下一步”按钮，弹出对话框，在“请指定表的名称”文本框中输入表的名称。然后在“请确定是滞用向导设置主键”下如果选中“是，帮我设置一个主键”单选按钮，系统会自动添加一个字段作为主键；选中“不，让我自己设置主键”单选按钮，系统会提示在表中指定一个字段作为主键。一般情况下，选择第一项。(6)单击“下一步”按钮，再单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择向导创建表后的动作，此处选中“直接向表中输入数据”单选按钮。选中“显示关于处理
8、表的帮助信息”复选框，可以指定系统显示帮助信息。(7)单击“完成”按钮，系统将建立一个“地址表”，并打开图8.6所示的窗口。在表中输入数据，然后在主窗口中选择“文件”|“保存”命令，将其保存即可。,8.2.2 创建数据表,3.使用设计器创建数据表(1)打开创建好的数据库窗口，在“对象”栏中选择“表”选项。(2)在右侧窗格中双击“使用设计器创建表”选项，弹出图8.7所示的表设计器。(3)在“字段名称”下的文本框中输入字段的名称，它将作为表的列标题；在“数据类型”下拉列表框中选择一种数据类型(当光标移至“数据类型”下的文本框时，会自动产生“数据类型”下拉列表框)。常用的数据类型含义如下：备注：起提
9、示作用的可变长度文本，最多可以有65536个字符。数字：可以参与数学计算的数据，如重量、成绩等。日期时间：表示日期或者详细时间。货币：用于表示货币的专用数字类型。自动编号：对每一条记录进行顺序编号，用于唯一地区分每一条记录。是否：只有两个值，用于诸如“是否对错”等字段。,8.2.2 创建数据表,(4)在窗口的下半部分“常规”选项卡中可对字段的属性进行设置。这是一项很重要的工作，关系到表中数据的可靠性。初学者应掌握的有以下几方面。字段大小：对于文本字段，就是文本包含的字符数，其他类型的字段可参阅Access帮助。字段越小，处理的速度越快，但若小于数据所需的长度就会丢失数据。必填字段：将表中一定要
10、填的项目设为“是”，可填可不填的项目设为“否”。允许空字符串：一定要填但可以为空的设为“是”，如“重大病史”等；其他设为“否”。(5)用相同的方法设置各个字段，完成表的基本设计。(6)在创建表的过程中，还有关键的一步，便是为表设置一个“主关键字”(即数据表的名字)，它是一个数据的“身份证”。选定要设置关键字的那一行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令。,8.2.2 创建数据表,(7)设置完成后，主键字段前会显示一个钥匙形状的图标，如图8.8所示，表明该字段已经被设置为“主键”。(8)单击工具栏上的“保存”按钮，然后单击表设计器右上角的“关闭窗口”按钮即可。这时，在数据库窗口中显示
11、了刚才保存的表名。本例中保存的表名为“学生成绩”。(9)在“数据库”窗口中双击刚创建的“学生成绩”表，将其打开。在其中输入相关数据，结果如图8.9所示。,8.2.3 数据选择,1.选定一条记录单击表左侧的“记录选择器”(表左侧的一列小方格)，即可选定整条数据。2.选定多条记录(1)单击要选定的一条记录的“记录选择器”，同时按住鼠标左键不放。(2)向下拖动鼠标，直到覆盖所有要选定的数据，释放鼠标，结果如图8.10所示。3.选定整个数据表要选定全部记录，除了使用上述方法之外，还可以用以下方法。(1)单击字段名行(第一行)中的“记录选择器”，整个表格都会被选定。(2)选择“编辑”|“选择所有记录”命
12、令。(3)按Ctrl+A组合键。选定全部记录后的结果如图8.11所示。,8.2.4 数据编辑,1.添加记录如果当前表是一个空表，那么在表中直接输入数据即可。如果要给已有记录的表中添加新的记录，可选择“插入”|“新记录”命令。2.编辑记录在一条记录中，当光标移入一个字段时，整个字段都会被选中。这时输入数据，系统会自动删除当前的数据，用新输入的数据代替。如果只想编辑部分字符，可单击想要编辑的字符，直接修改即可。3.在表中移动光标使用键盘在表中移动光标比使用鼠标更为方便，下面列出一些常用的键。Enter：将光标移至右侧的单元格中，如果在最右侧，则移至下一行首单元格。Tab：功能同Enter键。Shi
13、ft+Tab：将光标移至左侧的单元格中。方向键：移动光标。PgUp：向上翻页。PgDn：向下翻页。,8.2.4 数据编辑,4.保存数据(1)光标移动到另一条记录时，原记录中的数据即被保存。(2)有时会在一个字段中工作很长时间，又不希望用把光标移出去的方法保存，这时可以按Shift+Enter组合键来保存数据。(3)对记录中的字段进行编辑时，可单击“记录选择器”(表左侧的一列小方格)上的铅笔图标来保存改动的数据，此时整条记录同时被选中。要想继续编辑同一条记录中的字段，只需单击想要编辑的字段即可。5.撤销操作在Access 2003中有两级撤销操作。第一级是撤销当前记录中正在编辑的字段的修改，第二
14、级是撤销对整条记录的修改。如果没有保存所作的修改，按Esc键，则可以撤销对当前字段的修改，这是第一级撤销操作。再按一下Esc键，可把所有字段都恢复到编辑之前的数值，这是第二级撤销操作。如果按前面介绍的任意一种方法保存了记录，则只能单击工具栏中的“撤销”按钮撤销操作。,8.2.5 删除、复制、剪切和粘贴记录,1.删除记录(1)选定要删除的记录。(2)按Delete键，系统弹出警告对话框，以防由于误操作删除记录。(3)单击“是”按钮，选定的记录即被删除。2.复制、剪切记录(1)选定要复制或剪切的记录。(2)在其上右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，选定的记录将被复制到剪贴板中。可把它们粘贴到
15、其他结构相同的表中，也可以粘贴到其他文件中。例如，Word文档和Excel工作表。如果在快捷菜单中选择的是“剪切”命令，系统会在给出提示后删除表中的记录。,8.2.5 删除、复制、剪切和粘贴记录,3.粘贴记录(1)右击表中的“记录选择器”。(2)在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，除了主键字段和唯一值字段外，剪贴板中的记录将全部被粘贴到表中。(3)如果把复制的记录粘贴在同一张表中，系统会给出警告。单击“是”按钮执行该操作，单击“否”按钮取消该操作。,8.2.6 修改数据表的布局,1.调整列宽和行高调整列宽的操作步骤如下所述。(1)将光标指向该字段名的右边界。(2)待光标变成左右双向箭头时，按住
16、鼠标左键并左右拖动鼠标，即可改变该列的宽度，如图8.12所示。调整行高，可将光标指向左端“记录选择器”的上或下边界，待光标变成上下双向箭头后，上下拖动鼠标即可改变表中所有行的高度。在拖动过程中，将会出现一条水平线表示新的高度。2.移动列要单独移动某列，先单击该列的标题选定该列，然后按住鼠标左键，再拖动该列到新的位置后释放鼠标即可。,8.2.6 修改数据表的布局,3.锁定列的位置编辑数据库时，有时需要在一个特定的列滚动时而其他列静止不动，这时可以将其他列冻结。这里以图8.12中“高等数学”所在的列为例，介绍其操作步骤。(1)右击要冻结的列，在该列被选定的同时会弹出一个快捷菜单。(2)在快捷菜单中
17、选择“冻结列”命令，则该列就会自动移至第一列的位置。表向右侧移动时，可以看到滚动时只有冻结的列留在原位置不动。要冻结多个列，首先在要冻结的第一列上按住鼠标左键，拖动鼠标直到要冻结的最后一列释放鼠标，此时有多个列被选定。然后选择“格式”|“冻结列”命令即可。要取消列的冻结，可选择“格式”|“取消对所有列的冻结”命令。只能全部取消所有列的冻结，而不能只取消其中的几列。,8.2.6 修改数据表的布局,4.暂时隐藏列隐藏列的操作步骤如下所述。(1)右击要隐藏的列标题，选择该列，同时弹出一个快捷菜单。(2)选择快捷菜单中的“隐藏列”命令，或选择“格式”|“隐藏列”命令，即可将选定隐藏。如果要恢复显示被隐
18、藏的列，可进行如下操作。(1)选择“格式”|“取消隐藏列”命令，弹出图8.13 所示的对话框。(2)选中该列前的复选框，表明将在该表中取消对列的隐藏，操作完成后单击“关闭”按钮即可。,8.2.7 设置数据表的关系,(1)为表格创建一个主键。可参阅前面“使用设计器创建数据表”中的内容。(2)关闭所有表窗口，保持数据库窗口打开。(3)选择“工具”|“关系”命令，或者单击“数据库”工具栏上的“关系”按钮，打开“显示表”对话框，如图8.14所示。(4)选择要联系起来的表，然后单击“添加”按钮，此时会在“关系”视图中显示相应的窗口。所有要联系的表都添加完成后，单击“关闭”按钮即可。本例中选择了“成绩表”
19、和“学生信息”两个表，此时的“关系”窗口如图8.15所示。(5)双击“关系”窗口内的空白处，弹出“编辑关系”对话框。(6)在“编辑关系”对话框中单击“新建”按钮，打开图8.16所示的“新建”对话框。在其中的4个下拉列表框中分别选择相应的内容。(7)单击“确定”按钮返回，此时的“编辑关系”对话框如图8.17所示。(8)在“编辑关系”对话框中单击“创建”按钮，返回“关系”窗口，可以看到“成绩表”与“学生信息”已经建立了关系，如图8.18所示。,8.2.8 数据表的导入与导出,1.数据表的导入 下面通过一个示例将Excel工作表导入到Access数据库中，Excel工作表如图8.19所示。(1)打开
20、创建好的数据库窗口，以“对象”栏中选择“表”选项。然后在右侧窗格中双击“通过输入数据库创建表”，建立一个空白数据库。(2)选择“文件”|“获取外部数据”|“导入”命令，打开“导入”对话框。(3)在其中选择导入的数据表的文件名，然后单击“导入”按钮，弹出图8.20所示的对话框。(4)选中“显示工作表”单选按钮，在其右侧的列表选择“销售记录”，在下边的列表框中可以预览数据表，确认后单击“下一步”按钮。(5)在弹出的对话框中，选择是否以数据的第一行作为标题或字段名。如果导入的工作表的第一行是标题，应选中这个复选框。然后单击“下一步”按钮。,8.2.8 数据表的导入与导出,(6)在弹出对话框设置导入的
21、数据保存的位置，一般选中“新表中”单选按钮。选定后单击“下一步”按钮。(7)在弹出的对话框中选择导入表的具体字段。可以设置字段名和选择是否有索引，还可以选中“不导入字段或跳过”复选框。设置完成后单击“下一步”按钮。(8)在弹出的对话框中可以设置主键。如果数据中有合适的字段(必须具有唯一性)，可以选中“我自己选择主键”单选按钮，否则最好选中“让Access添加主键”单选按钮。选择完毕后，单击“下一步”按钮。(9)在弹出的对话框中为表命名，本例中命名为“销售记录”。然后单击“完成”按钮，新创建的表即可显示在数据库窗口中。(10)在数据库窗口中双击“销售记录”图标，打开导入到数据库中的数据，效果如图
22、8.21所示。,8.2.8 数据表的导入与导出,2.数据表的导出(1)打开“销售记录”所在的数据库，单击“对象”栏中的“表”项目，在右侧的窗格中单击“销售记录”图标。(2)选择“文件”|“导出”命令，打开“将表“销售记录”导出为”对话框。(3)在“文件名”文本框中输入导出后的文件名，在“保存类型”下拉列表框中选择保存数据的类型，这里选择“Microsoft Excel 97-2003”。(4)单击“导出”按钮，即可将数据保存为Excel文件表。,8.3 数据排序与定位,8.3.1 数据的排序8.3.2 数据的定位8.3.3 数据的替换,8.3.1 数据的排序,1.按单个列排序如果要按某一列排序
23、，可把光标置于该列的任意位置，然后单击“表(数据库视图)”工具栏中的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮进行升序或降序排序，也可以在该列中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“升序”或“降序”命令，此时表中所有的数据将按该字段的值进行排序。2.按多个列排序在Access 2003中，可以进行多列排序，但这些列必须紧靠在一起且主排序必须在最左侧。如果它们不紧靠，可先将它们相邻排在一起，然后再进行排序，排序完毕后，再重新安排它们的位置即可。将各列排好后，拖动鼠标选定所有参与排序的列。单击“表(数据库视图)”工具栏中的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮即可进行排序。,8.3.2 数据的定位,(1)打开
24、要查找的数据表，选择“编辑”|“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。(2)在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，本例中为“刘”；在“查找范围”下拉列表框中选择“成绩表：表”选项；在“匹配”下拉列表框中选择与查找内容相匹配的部分，本例中选择“字段任何部分”选项；在“搜索”下拉列表框中选择查找字段的哪一部分(相对于光标)，本例中选择“全部”选项，如图8.23所示。(3)单击“查找下一个”按钮，可以看到光标停在第一个姓刘的员工的记录中，如图8.24所示。,8.3.3 数据的替换,(1)打开要替换的表，将光标置于“姓名”字段中，选择“编辑”|“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。(2)在“查找内
25、容”文本框中输入“张六”。(3)在“替换为”文本框中输入“孙六”。(4)在“查找范围”下拉列表框中选择“姓名”选项。(5)在“匹配”下拉列表框中选择“整个字段”选项。(6)在“搜索”下拉列表框中选择“全部”选项。(7)单击“查找下一处”按钮，光标就会停在“张六”上，此时单击“替换”按钮，则“张六”被替换成“孙六”，如图8.25所示。,8.4 数据查询与统计,8.4.1 查找符合条件的记录8.4.2 建立统计查询8.4.3 建立多表查询,8.4.1 查找符合条件的记录,在一张很大的表中查找出符合条件的记录是数据库的基本功能之一，此功能在Access中可以通过查询方便地实现。下面以查询图8.26所
26、示的“成绩表”中的“总成绩”高于240分的记录为例，介绍其操作步骤。,图8.26“成绩表：表”窗口,8.4.1 查找符合条件的记录,(1)在数据库窗口中，单击“对象”栏中的“查询”项目。(2)单击数据库窗口上方的“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框。在对话框中选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮。(3)在进入设计视图时，将弹出“显示表”对话框，如图8.27所示。设计查询的第一步就是选择使用哪些表。,图8.27“显示表”对话框,8.4.1 查找符合条件的记录,(4)在该对话框中选择“成绩表”选项，单击“添加”按钮，系统就会向设计器中添加这张表的字段列表，然后单击“关闭”按钮。(5)双击字段
27、列表中的“编号”、“学号”、“姓名”、“高等数学”、“英语”、“计算机”和“总成绩”等字段，将它们添加到查询设计器下面的表格中，此时的设计器如图8.28所示。,图8.28 查询设计视图,8.4.1 查找符合条件的记录,(6)在“总成绩”列的“条件”行中输入“=240”。(7)单击“查询设计”工具栏中的“运行”按钮，便可看到查询的结果，如图8.29所示。(8)单击“查询(数据库视图)”工具栏上的“视图”按钮，返回设计器。(9)选择“文件”|“保存”命令，在打开的对话框的“文件名”文本框中为查询命名即可。,图8.29 查询结果,8.4.2 建立统计查询,这里以求“成绩表”的总成绩为例，介绍统计查询
28、的建立方法，具体操作步骤如下所述。(1)参照小节中的步骤(1)(4)将“成绩表”添加到查询中。(2)双击“总成绩”字段，将其添加到表格中。单击“查询设计”工具栏中的“总计”按钮，此时的查询设计视图如图8.30 所示，其中多出了“总计”一行。图8.30 统计查询的设计(3)单击“总计”行中的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“总计”选项，单击“查询设计”工具栏中的“运行”按钮，便可看到查询的结果。(4)选择“文件”|“保存”命令，在弹出的“另存为”对话框中的“查询名称”文本框中为查询命名。,图8.30 统计查询的设计,8.4.3 建立多表查询,在建立多表查询之前，还需了解一下在“总计”行中给出的
29、各函数的功能，见表8-1。,8.4.3 建立多表查询,下面以求“高等数学”字段的总和、“英语”字段的平均值、“计算机”字段的最小值和“总成绩”字段的最大值为例，来介绍多表查询的建立。(1)参照小节中的步骤(1)(4)将“成绩表”添加到查询中。(2)依次双击“成绩表”中的各字段，将它们添加到查询设计器下面的表格中。(3)依次选定不同的字段，单击“查询设计”工具栏上的“总计”按钮，分别将光标放在相应的字段表格中，在字段表格的右侧向下箭头中选择各种函数。例如，在“高等数学”字段下选择“总计”，在“英语”字段下选择“平均值”，在“计算机”字段下选择“最小值”，在“总成绩”字段下选择“最大值”，如图8.
30、31所示。,图8.31 添加各种运算方式,8.4.3 建立多表查询,(4)单击“查询设计”工具栏中的“运行”按钮，便可看到查询的结果，如图8.32所示。(5)设计完成后，单击“查询(数据库视图)”工具栏中的“保存”按钮，在弹出的对话框中为查询命名。,8.5 窗体和报表,8.5.1 创建窗体8.5.2 利用窗体编辑数据8.5.3 创建报表8.5.4 修改窗体和报表,8.5.1 创建窗体,创建窗体有3种方法：利用窗体向导创建、在设计视图中创建和快速创建简易窗体。利用窗体向导创建窗体的操作步骤如下所述。(1)打开要创建窗体的数据库。(2)在数据库窗口的“对象”栏中单击“窗体”项目，然后双击右边相应的
31、“使用向导创建窗体”选项，打开“窗体向导”对话框，如图8.33所示。,图8.33“窗体向导”对话框,8.5.1 创建窗体,(3)在“表查询”下拉列表框中选择一个表或查询，在“可用字段”列表中会列出该表或查询的所有字段。使用两个列表中间的4个按钮，可以把“可用字段”列表中选定的字段添加到“选定的字段”列表中。(4)在“表查询”下拉列表框中选择不同的表或查询，将所有需要的字段都添加到“选定的字段”列表中。一个窗体可以包含多个表中的字段。本例中选择“表：成绩表”下的所有可用字段。(5)单击“下一步”按钮，弹出对话框，在其中选择窗体控件的排布方式。本例选中“纵栏表”单选按钮。(6)单击“下一步”按钮，
32、在弹出对话框中选择窗体的样式(包括背景颜色或图案、字体、控件的外观等)。选定后，可以预览该样式的效果。本例中选择“水墨画”样式。(7)单击“下一步”按钮，在弹出对话框的“请为窗体指定标题”文本框中输入窗体的名字。通过选择下面的单选按钮，还可以指定下一步的操作。(8)单击“完成”按钮，完成窗体的创建。创建创建好的窗体如图8.34所示。,图8.34 创建好的窗体,8.5.2 利用窗体编辑数据,窗体总是与数据中的表或查询相关联的，窗体中的大多数控件都访问数据源中的数据。利用窗体也可以编辑数据，例如，可以查看数据源中的数据，也可以向数据源中添加数据，还可以修改或删除数据源中的记录。1.浏览记录在视窗的
33、底部有一个工具条，如图8.35所示。利用该工具条可以方便地浏览数据。可以从表中的一条记录跳到第一条记录、最后一条记录或者新记录，也可以在“记录”文本框中输入序号并按Enter键，直接跳至该记录。2.创建新记录要创建新记录，可在图8.35的“浏览”工具条中单击 按钮，此时一个新记录将被添加到表的末尾，并显示在窗体中，供输入信息使用。,图8.35“浏览”工具条,8.5.2 利用窗体编辑数据,3.复制记录复制记录的操作步骤如下所述。(1)选择提供源信息的记录。先在窗体中显示该记录，然后单击窗体视图左端的垂直选择条，如图8.36所示。(2)选择“编辑”|“复制”命令，如果想同时消除源记录，可选择“编辑
34、”|“剪切”命令，或者鼠标在左端垂直选择条上单击鼠标右键选择“复制”或“剪切”命令。(3)在窗体中显示目的记录，然后选择“编辑”|“粘贴”命令。这时，源记录中每个控件的值都被复制到目的记录的对应控件中，但目的记录中访问主键字段后访问具有唯一值字段的控件除外。,图8.36 单击窗体视图中的垂直选择条选择窗体中所有字段,8.5.2 利用窗体编辑数据,4.删除记录要删除一条记录，先在窗体中显示该记录，然后单击“窗体视图”工具栏中的“删除记录”按钮，此时系统会弹出警告信息，单击“确定”按钮即可删除记录。一旦进行了删除操作，被删除的数据将永久地丢失，不能用撤销操作来恢复数据。,8.5.3 创建报表,报表
35、可从数据库中获取信息，然后将这些信息按特定方式进行组织和综合，并打印输出。报表不用于屏幕显示。自动创建报表使用向导创建报表,1.自动创建报表,自动创建报表的操作步骤如下所述。(1)打开要创建报表的数据库，在数据库窗口中单击“报表”项目，然后单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。(2)在对话框底部的下拉列表框中选择作为数据报表的来源。这里选择“成绩表”作为数据来源。(3)在上面的列表中选择报表格式，这里选择“自动创建报表：纵栏式”格式，则创建的报表如图8.37所示，每一个字段独占一行。,图8.37 纵栏式报表,2.使用向导创建报表,(1)打开要创建报表的数据库，在左侧的“对象”栏中单击“报表
36、”项目，双击右边相应的“使用向导创建报表”选项，打开“报表向导”对话框。(2)在“表查询”下拉列表框中选择一个表或查询，在“可用字段”列表中会列出该表或查询中的所有字段，然后使用中间的4个按钮，把从“可用字段”列表中选定的字段添加到“选定的字段”列表中。(3)在“表查询”下拉列表框中选择不同的表或查询，将所有需要的字段都添加到“选定的字段”列表中。一个报表可以包含多个表中的字段。(4)单击“下一步”按钮，在弹出对话框中选择是否添加分组级别。(5)单击“下一步”按钮，在弹出对话框中选择主体部分的排列顺序，第一个下拉列表框为主排序字段。(6)单击“下一步”按钮，在弹出对话框中选择报表的布局和方向。
37、(7)单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择报表样式。样式将影响报表的字体、边框和报表内容的间隔。(8)单击“下一步”按钮，在弹出的对话框的文本框中输入报表的标题。还可以利用对话框中间的单选按钮选择创建完成后的动作。(9)单击“完成”按钮，创建好报表。,8.5.4 修改窗体和报表,修改窗体和修改报表的方法类似。因此，下面只介绍修改窗体的方法。修改窗体需在设计视图中进行，可添加、删除或修改组成窗体的控件，包括文本框、标签、列表框、选项按钮、命令按钮等。在数据库窗口中，右击要修改的窗体图标，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”选项，进入图8.38所示的“成绩表：窗体”视图。,图8.38 拖动字段到
38、未添加控件前的窗体,8.5.4 修改窗体和报表,修改窗体和修改报表的方法类似。因此，下面只介绍修改窗体的方法。修改窗体需在设计视图中进行，可添加、删除或修改组成窗体的控件，包括文本框、标签、列表框、选项按钮、命令按钮等。在数据库窗口中，右击要修改的窗体图标，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”选项，进入图8.38所示的“成绩表：窗体”视图。,图8.38 拖动字段到未添加控件前的窗体,1.增加和删除一个绑定的控件,(1)在需要添加控件的表中添加一个字段，如在“成绩表”中插入一列，然后输入字段名即可。例如，添加“总成绩”字段，如图8.39所示。(2)单击“窗体设计”工具栏中的“字段列表”按钮，必须先
39、在“窗体”视图下单击“设计”按钮才能出现，将显示“字段列表”面板。(3)在“字段列表”面板中找到要添加的字段，按下鼠标左键，将其拖到窗体上的适当位置，如图8.39所示。(4)释放鼠标，“总成绩”字段被添加到窗体上。,图8.39 添加一个字段名,2.增加一个非绑定控件,非绑定控件不绑定到任何字段，只用来显示计算结果或说明信息。要添加非绑定控件，可以利用图8.40所示的“工具箱”工具栏进行。如果“工具箱”工具栏未显示，可以选择“视图”|“工具箱”命令使它显示出来。单击要添加的控件，然后在窗体中要添加控件的位置单击鼠标左键，系统就会在该位置添加一个默认大小的控件。,图8.40“工具箱”工具栏,3.删
40、除控件,要从窗体中删除一个控件，可先选定要删除的控件，按Delete键即可。,4.改变控件中的位置和大小,(1)选择控件。要选择一组控件可按住鼠标右键并拖动，形成一个选择框，释放鼠标时，所有被框住的控件都将被选定。也可以按住Shift键，依次单击每一个要选择的控件。图8.41 控件的左对齐效果如果选择了一组控件，又想取消其中某控件的选择，可以按住Shift键，再单击不需要选择的控件。控件被选定后，在它的左上角有一个定位块，周围还有7个控制块。如果光标已在该控件中，则只能单击控件的一条边来选择控件，而单击控件内部只可改变光标的位置。单击窗体中不含控件的区域，即可取消对所有控件的选择。(2)移动控
41、件。指向任意被选择的控件边框，不要指向选择块，直到光标变成小手形状，然后按住鼠标左键，拖动控件到新位置即可。(3)对齐控件。利用“对齐”命令可以移动一组控件，使它们的某一边按一条直线对齐，使窗体和报表更美观易用。要对齐控件，只需选定这些控件，选择“格式”|“对齐”命令中相应的子命令即可，图8.41所示为控件左对齐效果。,图8.41 控件的左对齐效果,4.改变控件中的位置和大小,(4)改变控件间距。使各控件在窗体或报表中均匀分布，可以使窗体和报表更加整齐美观。其具体操作步骤如下所述。选择一组控件。选择时应确保将文本框与它们的标签一起选择。选择“格式”|“垂直间距”命令，弹出其下级子菜单，选择其中的相应选项即可。选择“相同”选项后，该组中第一个和最后一个控件并不移动，只是将其间的控件调为等间距；选择“增加”选项则通过增加较小的控件使选择的控件间距相等；同样，选择“减少”选项则通过减少较大的间距来使选择的控件间距相等。(5)改变控件大小。为给数据留出足够的空间，可改变窗体中控件的大小，其操作步骤如下所述。选择指定控件。将光标指向一个选择块，此时光标变为双向箭头形状。按住鼠标左键，拖动选择块就可改变控件的大小。,本章结束！,
