现代公文写作(第一章).ppt

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1、现代公文写作,西南大学 曾跃林,中国 重庆,高等教育自学考试课程,温 馨 提 示关 机，是 一 种 美 德。请勿随意走动 保持教室安静,关于文章的理解,1.涵义：是以一定的语言文字符号为媒介，反映客观事物和生活，表达情感和思想，传递信息，具备一定组织结构和篇章的书面语言形式 企业是“一切围绕文件转”曹丕：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事”,现代公文写作体系,第一章 公文写作基础理论 公文写作基本理论和基本知识第二章 党政公文写作 18种法定公文文种写作第三章 机关事务文书 概述及6种常用文书写作 附录：7个关于公文写作的规定,第一章 公文写作基础理论,一、公文的涵义 文书，指所有的文字材料。分

2、为公务文书和私人文书。如信函、合同、日记、笔记、手稿、遗嘱等 文件：指党政机关经过特定程序制发的公文 外延：文书最大，公文次之，文件最小,广义公文，指党政机关、社会团体、企事业单位在公共管理和公务活动中所使用的各种体式完整、内容系统，具有法定效力的文书。是传递信息、表达思想、指导实践，处理公共事务、依法行政的工具 狭义公文：专指党的机关公文和行政机关公文,党的机关公文：是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例（中办发19

3、9614号)，简称条例 行政机关公文（包括电报、下同）：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2000年8月24日国务院颁发的国家行政机关公文处理办法（国发200023号，简称办法）,公文的涵义，应把握几点：第一，使用主体：是党和国家机关、企事业单位、社会团体 第二，具有直接应用价值的“文章”第三，具有规范格式，既便于人们撰写，又便于人们便于阅读、理解和执行 第四，制发和处理程序严格，不能随意制发和处理 第五，“工具”和“载体”,二、公文的特点 1.明确的工具性 2.内容的政策性 3.作者的法定性 4.功用的权威性 由制发机关的法定职

4、级和职权决定 受公文生效时间、执行时间的制约 受公文内容的制约 受公文形式的制约 5.制发的程式性，可提高公文写作和办理的效率，维护公文的权威性和严肃性。6.作用的时效性，宏观长，常规、事务短,第二节 公文的分类和作用,一、公文的种类 党政公文具有法定效力，又称“法定公文”条例14种：两决指意通二报，报请批条规函要 办法13种：令议决意加二告，两通报请批函要 公文文种共计18种，其中9种相同，9种不同,二、公文的分类 1.按行文方向：上行文、下行文、平行文 2.按来源：收文、发文和内部公文 3.按保密程度：绝密、机密、秘密和普通公文 4.按办理时限：特急、急件和常规公文 5.按性质和作用：指挥

5、性、报请性、知照性公文 6.按用途：通用公文、常用公文和专用公文 7.按党政系统：党的机关公文和行政机关公文,三、公文的作用 1.领导指导作用 2.依法管理作用 3.规范行为作用 4.记载凭证作用,第三节 公文的作者与思维,一、公文作者的构成 法定作者：指法定组织，公文的署名者，不一定是撰稿人，而是代表署名者所在的单位和部门 群体作者：两个以上的写作主体 代言作者：一是助手身份，二是代为执笔,二、公文作者的思维 逻辑思维 对象化思维 模式化思维 越位思维 三、公文写作的思维特点 思维形式以抽象思维为主 在思路上以模式化思维为主 在思维角度上以对象化思维和越位思维为主,第四节 公文的主旨和材料,

6、一、公文的主旨 主旨：通过文章的所有材料传达出来的作者的主要意图 选准、选好主旨，是写好文章的关键 确定公文主旨的原则 正确 鲜明 集中 公文主旨的确定方法 1.根据客观实际确定主旨 2.根据法律规定、机关、组织、部门意图，党和 国家方针政策确定主旨 3.根据实际材料确定主旨,二、公文的材料 公文材料的涵义 1.材料：文章的要素之一，作者收集、整理、筛选写入文章的事实或理论根据。公文材料是主旨形成的基础 2.素材：作者从社会生活中采集到的、尚未经过加工处理的原始材料 3.题材：指反映某一方面的社会生活、社会现象 4.资料：指文章中所使用的文字依据、图表、影视胶片 素材和题材：多用于文学、艺术作

7、品创作 材料和资料：多用于公文文体写作 公文材料的种类 1.事实文献材料 2.政策法律材料,获取材料的途径和方法 调查的方式主要有下述几类：1.实地调查（1）开调查会（2）个别访问 2.问卷调查 3.文献调查 4.网上调查 公文材料选择的原则和要求 1.围绕主旨选择材料 2.选择真实可靠的材料 3.选择典型的材料 4.选择新颖的材料,第五节 公文的结构和语言,一、公文的结构 结构的涵义 结构，是指文章的内容、材料的组织方式和内部构架，是作者表达思想，反映客观世界的主要手段 主旨灵魂，材料血肉，结构骨骼 公文结构的要素 标题、开头、主体、结尾、落款、过渡与照应,1标题 完全式标题：由发文机关、事

8、由、文种三部分组成。如中共教育部党组关于印发教育部直属高等学校党的纪律检查工作暂行规定的通知,发文机关分别是“中共教育部党组”，事由分别是“关于印发教育部直属高等学校党的纪律检查工作暂行规定”文种是“通知”。公文的“事由”，是说明公文因何事而发的原因，也是公文的基本内容,中共省纪委 关于 个别党员领导干部以权谋私乱建私房的 通报,中共省纪委 个别党员领导干部 以权谋私乱建私房 的 通报关于启用中华人民共和国煤炭工业部开办煤矿企业审批专用章的通知关于在党员中开展学习建设有中国特色社会主义理论的通知市燃气局关于县新建小煤窑开采对黄土坡煤矿构成威胁的紧急报告,省略式标题：发文机关文种。如：中华人民共

9、和国教育部 公告 发文机关 文种 文种式标题：如“命令（令）”、“公告”、“通告”、事由文种式标题：事由文种，如：关于的 函 事由 文种 写好公文标题，要注意几点：格式必须规范，要素必须齐全 事由要准确概括公文的基本内容，体现公文主旨 要正确选用公文文种 慎用标点符号 排版做到既美观又保持语词表达的完整性,2开头：又称为导言、导语、前言、引言、缘由 原因式。开篇交代事项起因、写作原因等，使用“由于”，“因为”，“鉴于”等句式 目的式。说明事项或要求的目的、意义等，使用“为了”，“，为此”等句式 依据式。交代事项或要求的根据，使用“依据”，“根据”，“经决定”，“经通过”，“遵照”等,引据式。亦

10、称引述式，引述来文来函关键内容（一般是引述标题、来文时间、发文字号等）情况概述式。简要叙述对象的基本情况 评论结论式。针对问题与事实发表意见，作出评价，提出总体看法,3.主体。包括层次和段落，即公文主体的逻辑形态和文面形态 层次。也称结构段、意义段。用以区别段落（自然段），从整体上确定全文的逻辑关系 段落。即自然段。标志是“换行”，表现文本内容的外在秩序，即文章的外部结构,4结尾：要求简洁，自然、干净有力 总括式。报告、总结、答辩状、辩护词等 期望式。通报、通知等 强调式。通知、复函、辩护词等 祈请式。去函、请示 结论建议式。调查报告、述职报告等,5.生效标识。主要包括发文单位印章、成文日期。

11、印章是党政机关职权的象征，是公文生效的标识。条例规定：“除会议记要和印制由特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章”。办法规定：“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章（会议纪要、电报不加盖印章）。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。”单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章,公文生效的标志：法定作者见诸于公文的眉首（版头）、公文标题；必须有法定机关的公章或领导人签署，公章上的机关名称必须与法定作者名称一致；必须有成文日期。除在公文中已规定了公文的生效时间外，一般的公文，其成文日期就是公文的生效日期。,6.过

12、渡与照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯、气脉畅通的一种重要结构手段，使文章结构严密，衔接自，前后贯通，形成有机整体 过渡。过渡指上下文之间的衔接和承转，它在文章的关键层次之间起着桥梁的作用，使文气不致阻隔。常见的过渡方式有过渡词、过渡句、过渡段。如“因此”、“由此观之”、“然而”、“但是”、“总之”、“综上所述”等 照应。指文章前后内容上的必须配合、关照和呼应。常见的照应方式有题文照应、前后照应、首尾照应。,公文结构的安排原则 服从表现和突出主旨的需要 符合发展规律和认识规律 符合“约定俗成”或“法定使成”的要求。二、公文的语言 实用性是其基本属性 以社会化的书面语体为主 1.力避个性化色彩

13、强烈的语言，口语“别介”、重庆人的口语“扎起”、“不摆了”等都不用于公文“死”：“逝世”、“谢世”、“作古”、“归西”、“与世长辞”2.力避外来语汇，爱人、妻子、丈夫或配偶 3.保留使用部分文言词汇：兹（这里）、悉（阅读、知道、明白）,关键部分常用规范化、模式化语言 起首语，又称导语 目的模式：“为了”，“由于（鉴于）”，依据模式：“根据（依据）”，“遵照（根据，按照）”礼仪文书模式：“欣（悉）闻”；“惊悉（闻）”介绍证明文书模式：“兹有（证明）”等,承启语：“为此”、“基于”、“综上所述”、“如前所述”、“特通知（通告、公告）如下”、“拟作如下打算（安排）”等 结语。带有总结、强调、祈请、责

14、令等意。例如：“特此（通告、通知、报告、函达等）”、“为要 引据用语。如“兹就”、“悉（收悉）等 称谓用语。如“本（厂）”、“我校）”、“你（局）”、“贵（单位）”、“该（公司）”等 表态用语。如“严禁”、“不得”、“禁止”、“同意（原则同意）”等,合理运用书面辅助替代语言：图形、表格、符号、公式 句型句式有惯用或特定的要求 1.多使用陈述句和祈使句。2.句型，较多使用无主句。3.句子结构，常连续使用介宾短语作中心句的状语、定语成分。如“为了”、“关于”等,公文写作的语言要求 准确、简洁、质朴、得体。1.准确。公文语言的“第一要求”，应做到几点：词的内涵必须清晰 敌后工作者“叛徒”叛变革命，为

15、敌人效劳者 公开批评 公开无理顶撞 对词的外延必须作适当的必要的限制 鲁迅有“万不可去做（空头）文学家和美术家”工会要支持工人的（正当）要求,名称的简称必须规范、准确。“市场管理委员会”“市委”、“公共基础设施建设办公室”“公基办（公鸡办）”、“计算机学院”“计院（妓院）”句子合乎语法、逻辑，数据、图示准确无误，人名、地名、引文准确，也是应用文语言准确性的重要方面,2.简洁。避免一切空话、大话、套话 精炼语句，避免文学性语言和日常口语 恰当使用专用词语、固定的习惯用语和有较强表现力的文言词语，如“此复”、“函告”、“来文悉”、“尚需”、“如期”使用富有概括力的成语、熟语等。如“等、靠、要”、“

16、推、脱、搪、塞”、“玩忽职守”、“敲诈勒索”、“门难进、脸难看、事难办”等,3.质朴。用语应平实质朴，浅近通俗 4.得体。上行文的用语应谦恭诚挚；下行文的用语要肯定平和严谨；平行文的用语则应谦敬温和，多用谦词（对己方）、尊称（对对方）,第六节 公文的表达方式,常用的表达方式是叙述、说明和议论。叙述是公文写作最主要的表达方式，公文写作一般采用概括叙述而少用具体叙述 叙述方法以顺序为主，少用倒叙和分叙，少用插叙、补叙 叙述人称常用第一人称和第二人称。,第七节 公文的受众与审美,公文的受众 1.按身份分为：法定受众、公众受众、专业受众 2.按接受状态分为：定向性受众、指向性受众,第八节 公文的格式规

17、范,公文格式是指公文的整体格局及其外部组织形式，体现公文的权威性和约束力。依据：1.中共中央办公厅1996年发布的条例 2.国务院2001年1月1日起施行的办法 3.国家技术监督局制定、1999年起施行的国家行政机关公文格式（简称格式）格式：1.书面格式 2.用纸和印装格式,一、书面格式 指公文的外观形式，是对公文页面式样的总体安排，既方便阅读，又方便处理和保存。分为常规格式和特定格式 常规格式 公文各要素可划分为眉首、主体、版记 1.眉首：置于首页红色反线以上各要素的统称，由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等构成。眉首在公文首页显示,公文份

18、数序号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。密级公文需要编制份数序号，目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。密级公文须标识份数序号，一般发文可省略。标识在版心左侧第1行 如000008标识为本文件的第8份 秘密等级和保密期限：标识在版心右侧第1行，二者同时标识，则用“”隔开 秘密等级分为：秘密、机密、绝密；两字之间空1字 保密期限：绝密30年、机密20年、秘密10年,紧急程度：文件的时间要求，分特急、急件，顶格标识在版心右上角第1或2行 发文机关标识：又称版头，由发文机关全称加“文件”组成，可用少数民族文字和汉字2种文字印制，民族文字居汉字之上，字体：小标宋体字，初号，红色标识

19、例：县人民政府文件 联合行文：1.主办机关应排列在前 2.按照党、政、军、群的顺序排列 3.标注主办机关的发文字号 4.“文件”置右，上下居中,发文字号：又称文号，是发文机关编排的公文代号，便于掌握年度内的发文数量和公文的收发登记、办理、保管和查询，标识为：200750号 机关代字：最能代表这个单位的字或词 如：中共中央“中”、国务院“国”重庆市人民政府“渝府”。年份：发文的年度，用数字完全标识，用“”括入 序号：发文的顺序号，用数字标识，不编虚位 1不编为001或00001等），除“命令（令）”外不加“第”字 签发人：指签发公文文稿的负责人姓名。上报的公文需标识签发人姓名,2.主体：红色反线

20、下至主题词上各要素的统称，包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间和公文生效标识 标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字。居中排列，最多不超过3行。每行不超过正文一行的3/5。回行时，要做到词意完整。以醒目、对称、美观为宜 主送机关：标题下空1行标识 主送机关较多，则可移至版记中标识 上行文：一般只写一个主送机关 下行文：专发须标明主送机关，普发可用规范化简称或统称 排列时须确定合理的排列顺序 分类标识，同类用顿号、不同类之间用逗号隔开,正文：文件主要内容。包括开头、主体、结尾，数字、年份不回行 附件：即随附的要件，是附属于正文的印证性、说明性或附带性材料。正文之后下空1行左空2字用3号

21、仿宋体字标识，附件较多，则可用数码编号（附件1.）附件的序号名称前后标识应一致；附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”（包括序号）字样,成文日期：任何一份公文都必须标识成文日期 公文以签发人签发的日期为准；法律、法规类公文以依法批准或公布之日为准；会议类公文以会议正式通过的时间为准 联合行文以最后一个机关负责人签发的日期为准 电报以发出日期为准 日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”不得使用阿拉伯数字识。,公文生效标识（印章）：单一机关发文，不署名称，只标识成文时间，加盖印章 联合上报的公文，由主办单位加盖印章 联合下发的公文，发文机关都应加盖印章，主办机关印章在前

22、；印章压在成文时间上，不能交切相交 不得采用标识“此页无正文”附注：即需要说明的其它事项，主要说明公文中不便说的内容，如名词术语解释、公文的发送范围、使用方法等。如“此件发至县团级”、“此件可见报”,3.版记：主题词及以下的各要素统称版记。包括主题词、抄送、印发机关和印发日期、版记中的反线 版记置于公文最后一页，最后一个要素置于最后一行。主题词：用于揭示公文内容、便于检索公文查询的规范化名词或名词性词组。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号，词目用3号小标宋字标识，词目之间空1字，不加标点符号。由类别词、类属词、文种组成，由35个，最多7个 抄送：指除主送机关外需要执行或知晓公文

23、的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称 印发机关：公文的印制部门，办公厅（室）印发日期：以公文付印的日期为准，用数字标识 印制日期与成文日期可同时，可延后，但不能提前,1.下行文首页格式,000007 机 密10年 紧 急县人民政府文件府200750号县人民政府关于的通知各镇（乡）人民政府，县政府各部、委、办、局：，,2.上行文首页格式,县人民政府文件 府200750号 签发人：县人民政府关于的请示市人民政府：，,尾页格式,。特此通知 附件：1.2.（印章）二七年月日 附注：（此件发至县团级）主题词：通知 抄送：，、，。印制机关：市府办秘书科 2007年月日印制,特定格式 1.信函式格式：页

24、边距上30mm,下20mm,市局函件 局办20073号市局关于的函建筑总公司：，。专此函达 二七年月日,二、用纸和印装格式 公文用纸 1.主要技术指标：A4型（210297）6080g胶版印刷纸或复印纸 2.页边与版心尺寸 天头（上白边）为37mm1mm 订口（左白边）为28mm1mm 版心尺寸为156mm225mm（不含页码）3.图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色,印装格式 指公文的排印、装订规格和要求 1排写要求：每页排22行，每行排28字 2用字：汉字简化总表 3标点符号：标点符号用法 4双面印刷，页码套正 5 左侧装订，平订和骑马订 三、编写公文必须遵守的原则 1文件首页

25、必须显示正文 2正文中数字和年代不能回行 3不可出现“此页无正文”4版记必须放在最后一面,第九节 公文的行文规范,公文的行文规范包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则 一、公文的行文关系 1.领导关系，又称隶属关系 2.指导关系。3.平行关系。4.不相隶属关系,二、公文的行文方向：上行、平行、下行 三、公文的行文方式：逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文 四、公文的行文规则 1.按职权范围行文 2.同级可联合行文 3.党政各部门不得向下一级党委政府正式行文 部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文 4.联合行文应当明确主办部门,5.问题未经协商一致，不得向下行文 6.向下级机关或者

26、本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关 7.向上行文，应明确主送和抄送 8.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力 9.受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关,第十节 公文的处理规范,一、公文处理的涵义及任务 广义：指撰制、传递、处理与管理公文 狭义：指缮印、签章、发送或知会、收文办理、立卷归档等成文后的后期处理环节 具体工作有：1.拟写与制作公文 2.传递公文 3.办理公文 4.管理公文 5.领导交办的有关公文处理的其他工作 特点：政治性、服务性、机要性、时间性和技术性二、公文处理的基本

27、要求：及时、准确、安全三、公文的处理程序 收文：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等 发文：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发,办公室收文处理签 收文日期 年 月 日 收文编号：,县人民政府发文稿纸,第十一节 公文撰拟和文种选用,一、撰拟公文的动因 1.因领导交办 2.因办文终结 3.因议定事项 二、撰拟公文的基本要求 1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨 3.根据行文目的、职权和与行文关系确定文种 4.人名、地名、数字、引文准确,5.结构层次序数：“一、”，“(一)”，“1.”，“(1)”6.使用简称，应当先用全称并注明简称 7.公文中的数字一般应使用阿拉伯数字 三、公文文种的选用原则 1.分清制发公文机关的性质 2.根据受众对象选用不同行文方向文种 3.根据公文的内容选用文种,