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1、工程物品采购制度流程一、制度目的为了更加规范采购流程，实现系统化流程作业，提高工作效率，确保工程质量和进度提升工程建设效益，特制定此制度！二、适用范围包含工程部、业务部、采购部、行政部等关联部门三、流程及各部门岗位职责1、下单=2、工程预一-3、采购申请一C4、订货5、收货（一）、大宗物品或需外地采购物品1、 下单1.1 工程合同由业务部签订以后及时返回公司，分别交财务一份、商务一份正式文件，业务部、工程部各保留一份复印件。1. 2工程合同正式签订后，业务部下单，工程部经理安排，业务下单遵照下单流程执行，下单必须清晰的详细写明下单表上的各项内容，若有补充附件，补充附件也必须附上下单。2. 3涉
2、及到超出工程合同内的采购必须有补充合同，工程部或业务部同样要按流程下单，额外出货的必须补充合同，同样流程下单。1. 4处罚细则1.1.1 下单表必须逐层签字，越级签字者将给予50元罚款处分，并责令重新下单。下单必须清晰的详细写明下单表上的各项内容，下单表上日期、产品型号、数量等内容必须反复审核无误后方可填写，由于下单表填写错误者导致产生的损失，处罚款200元处罚外，自行赔偿损失。若上级审核松懈随意签字者将承担连带责任，取相关人员赔偿金额的平均值处罚。1.4.3业务部所签工程合同未及时返回公司则按50元每天进行处罚。1.4.4 业务部下单漏写工程合同项目，将给予300元每次处罚。1.4.5 5额
3、外出货合同及补充合同，未正常下单的给予100元每次罚款。2、工程预算2.1预算员根据业务部下单表及工程合同，制定工程总预算表，确定采购物品型号及总量，然后预算员将工程总预算表经工程部经理签字后找总经理签字后，转交给采购部，采购部根据工程总预算表和工程合同确定价位后跟财务核算出申购预算总额。然后由采购部将工程总预算表经总经理签字后，采购部保留原件，业务部跟工程部各持一份复印件！2. 2处罚细则：2. 2.1若预算不够合理上级有权打回预算方案，重新做预算。3. 2.2工程预算表上必须保证各项数据准确无误，若出现错误按每处100元罚款4. 2.3采购预算表必须在下单后一周内做出来上报，否则按工作拖延
4、处分。3、采购申请工程部根据工程进度填写采购申请表，采购申请表由工程部项目经理提交给采购部，由采购部找业务部负责人、工程部经理人及总经理签字后复印两份一式三份由工程部交采购部一份，业务部、工程部项目经理保留一份。然后由采购部进行采购。处罚细则：(1) 采购申请表必须严格按照工程进度及采购预算表来进行填写，否则上级有权打回采购申请。并处50元罚款(2) 材料申购人必须对材料的数量、规格、型号、厂家、到货日期等严格审核，若因申购人出错导致采购材料出错，则造成的损失、浪费及工期延误损失，由该员工负责。除赔偿损失外罚款200元。(3) 申购时间必须及时有效一般情况至少提前一周申请，若由于申请时间拖延导
5、致延误工期则给予200元罚款，延期按每天50元罚款。(4) 采购申请单各部门严格保管，以便周会及日后核对，单据遗失者每张罚款20元。4、订货4.1 采购部根据工程部的采购申请表进行采购，大宗物品必须与供货商签订采购合同，另附供货商收款账号加盖公章一份，供货方必须提供营业执照复印件、税务登记证复印件组织机构代码证复印件加盖公章各一份进行备案，另外必须提供产品合格证、产品检验报告各一份提供给甲方。合同签订必须严格按照合同要求填写，确定货到时间及数量各项数据准确无误后，采购部必须在其指定到货日期内完成采购并在指定时间内发到工地，若有特殊情况不能按时完成，要及时向工程部负责人、业务部负责人、项目经理(
6、即申购人)说明情况，并确定最迟到货日期。4.2处罚细则1.1.1 2.1材料采购人必须对申购材料的数量、规格、型号、厂家、到货日期等严格审核，若因采购人出错导致采购材料出错，则造成的损失、浪费及工期延误损失，由该员工负责赔偿。外加100元罚款处分。1.1.2 2.2采购时1000元以上货物必须签订采购合同，1000元以下应当尽量签订采购合同，若无采购合同进行大宗货物采购则给予采购人员100元罚款处分。另外如果由于未签合同造成的损失由采购人赔偿1.1.3 采购人未在申购表上时限内采购货物，按工作拖延处分，造成工程延误的还应当赔偿相关损失。1.1.4 采购人员必须严格审核供货商收款账号，是否加盖公
7、章，是否是公司账号，是否有委托书等，若违规操作这给予100元处罚。若应采购部账号提供有误导致公司受损,则一切责任由采购人员来承担。1.1.5 采购部采购是必须严格审核工程合同、采购合同、工程总预算表，以防超出合同额采购，超出部分必须补充合同再次下单。未审核则罚款100-500元，并赔偿相应损失。1.1.6 采购部必须保证货物质量达标，价格低廉，严谨收受回扣，否则移交司法部门按相关法律规定处理。4.2采购人员若订到假冒伪劣产品则由采购人员跟供货商处理，另延误工期按每天50元处罚。5、收货(1) 清点：采购部在收到货后，首先要验货，必须依照采购合同和采购申请表和供货商的发货清单仔细清点货物，若出现
8、错误及时跟对方协商错误损失要求对方赔偿(如运费等)。(2) 入库：清点完毕无误后填写材料入库单，在日明细汇总表上填写清楚(3) 材料入库单第一联采购部存档，第二联交财务部做账，并通知业务部和工程部货物已到。并给对方一份收货回执单(4) 当日付款货款的，采购部填写付款申请单、采购合同经总经理审批后找出纳办理付款手续；已付款项目必须在付款申请单上由出纳签字确定已付货款，并复印一份交给采购部备案。采购部必须在总盘点表上标明“货款已付”货到办理入库填写材料入库单(5) 若遇周付款、月付款的必须将材料入库单、采购合同供货商的验货单准备保管好，到期填写付款申请单经总经理审批后，跟出纳办理付款手续，(6)、
9、处罚细则(6) .1清点错误导致数量、型号、厂家等不对，罚款50元，并处理供货商发错的货物。(6).2未入库罚款150元，入库数据错误20元每处错误罚款。(6).3入库单按正常要求签字或签字后未交给相关部门，罚款50元(6).4付款申请表必须严格按要求填写，按流程审核不得违规操作，若违规操作这给予100-300元处罚(6).5采购人员必须严格审核供货商收款账号，是否加盖公章，是否是公司账号，现金收款是否有委托书等，若违规操作这给予100元处罚。若应采购部账号提供有误导致公司受损则一切责任由采购人员来承担.(6).6单据遗失者每张罚款20元。(6).7付款期限及付款已否必须严格记录。(6).8货
10、物已到昆明必须及时提货，为及时提货在成的损失由采购人员负责赔偿，另罚款150元。6、付款-、出纳付款：(一)对外付款(主要是材料采购付款)1、两种付款情况：订货预付款，付款经办人持有请款部门负责人及总经理签字的付款申请单到出纳处申请付款；货到付款，出纳必须在付款经办人交来填写齐备的付款申请单及材料入库单审核完工程合同、补充合同、采购合同、采购申请表、工程总预算表的情况下方可付款，若有签订采购合同的还必须核查采购合同方可付款；已付款项目必须在付款申请单上由出纳签字确定已付货款，并复印一份交给采购部备案。2、货到付款：审核完付款申请单、材料入库单、工程合同、补充合同、采购合同、采购申请表、工程总预
11、算表的情况下方可付款，提前付款：审核完付款申请单、工程合同、补充合同、采购合同、采购申请表、工程总预算表的情况下方可付款，预付款：审核完付款申请单、工程合同、补充合同、采购合同、采购申请表、工程总预算表的情况下方可付款，并在自己做好记录的同时提醒采购作好记录。2、付款申请单的填写要求：（1）先由会计审核后，总经理、请款部门负责人及请款经办人签字（2）收款人户名、开户行及其收款账号（出纳必须以此信息打款），出纳必须保存好来往单位的收付款账号，所有单位来往的账号必须由来往单位提供加盖其公章后有效，出纳对加盖单位公章的账号存档。（3）出纳确认打款前必须提前和付款人单位联系确认账号有效。若是私人账号必
12、须有对方公司出示加盖公章的公函。（4）付款金额的一致性要求：大小写一致、申请单与入库单一致（如若有出入必须在申请单上注明原因）：（5）付款事由及用料项目填写清楚（二）费报单付款：出纳必须在见到填写完备的且有会计、总经理、经报人及其部门负责人签字的费报单时方可给予报账并加盖现金付讫章二、会计复核1、月底对出纳打来的单据（费报单及付款凭证）进行汇总整理并与出纳进行账面核对，做到账账相符即总账与明细账，总账与现金及银行日记账相符；不定时对出纳现金抽点，保证帐实相符2、月底通过银行对账单与银行进行核对余额及发生额3、月底会计对公司当月收付款的采供合同进行复核，确保款项支付正确无误三、处罚细则1、会计对
13、付款申请单及材料入库单审核松懈导致出错的，给予100元罚款，并赔偿相关损失。2、会计必须保证打款账号的准确性，账号有误导致公司受损，则一切责任由出纳来承担.3、会计必须在月底对采购单据进行核对，次月5号前将核对后情况按实际情况向上级汇报，若未核对给予50元罚款，若汇报时间超时则按工作拖延处分。4、会计核对出现的错误，将给予出纳，20元每处处罚，并承担造成的损失。5、若会计审核出错将给予会计，每处20元处罚，并承担造成的损失。6、会计必须对工程合同、补充合同、采购合同、采购申请表、工程总预算表严格审核避免超支，并于次月第一周制作应收应付报表进行汇报。未做按工作拖延处理。7、发货(1)后建立随货清
14、单附复印件，开具领料单，领料单必须由项目经理签字，清点准确货物型号数量后附上随货清单方可发货。若出现工程部无人在公司情况，领料单同昆周会时补签后连同随货清单一起上交采购部备案，领料单、一式三联，第一联采购部存档，第二联交财务部，第三联业务部负责人备案，另复印一份给工程部申请人保管。(2)在日明细汇总表标明出库货物，做好结存统计(3)处罚细则(3).1货物与发货清单不符，采购人员须查清原因并做好下一步处理，若是采购人员将数据及收货地点写错则罚款200元，另承担延误工期及相关损失。(3).2领料单未正常填写罚款50元，领料单未签字则给予30元每张处分。(3).3单据分发保管，采购人员未将单据分发到
15、各部门手中则罚款50元，单据丢失则以30元每张处罚。(3).4到货时间保证，指定时间内未将货物发到工地则以工作拖延处理，产生的损失由采购人员承担。(3).5随货清单上采购未签字一次罚款20元8、工地收货(1)验收：工地收到货物后并必须按随货清单严格清点货物，清点验收无误后在随货清单上签字确认，并及时电话知会采购部货物已收到，并保管好货物避免出现工地现场遗失现象。(2)单据处理：项目经理验收后，将随货清单签字后带回公司周会汇报后交付采购部备案。领料单回昆周会时补签后连同随货清单一起上交采购部备案，领料单、一式三联，第一联采购部存档，第二联交工程部申请人，第三联业务部负责人备案。(3)处罚细则：(
16、3).1货到工地以后2天内未电话知会采购部则罚款20元/次。(3).2周会未将随货清单签字上交，则按工作拖延处分(3).3验货不到位导致货物缺失，或数据不对，则由工程部自行承担相关责任。9、仓库盘点：每月进行一次盘点，核对仓库结存数，出纳进行核查是否有误。做好月盘点汇总表制作并在次月第一周周会上汇报处罚细则：(1)次月第一周进行汇报，未作好盘点则按工作拖延处分。(2)会计审核盘点表出错一处罚款10元，丢失物品由采购人员赔偿。(二)、当地购买的小宗物品1、公司采购公司采购零星工地货物同样按上述流程走必须由工程部填写采购申请表，同样办理入库登记及付款或报账手续2、工地采购施工过程中临时需要订购材料
17、要及时跟项目经理沟通，200元以下的项目经理跟工程部经理沟通后可直接购买，但要记录好一周所买物品数量，并且电话通知采购部，周会上汇报完毕后交给采购部备案，200元以上物品同样按采购流程办理，由在昆工程部负责人填写采购申请表业务部、工程部、总经理签字后，确定购买后可支款自行在下面购买，周会时根据购货程序填写材料申购单，填写入库单领料单，同样办理入库手续后将购买单据准备好办理报账手续，领料单、一式三联，第一联采购部存档，第二联交财务部，第三联业务部负责人备案，另复印一份给工程部申请人保管。入库单一式三联，第一联采购部存档，第二联交财务部，人保管，第三联业务部负责人备案。另外复印一份交工程部处。若申
18、购人不在公司则按一下3.1条处理。3、特殊情况3.1 申购人不在公司：若出现工程部无人在公司情况，则工程部将采购申请单以短信、传真或电子档文件发给采购部，由采购部打印、填写或将传真件找业务部经理、总经理签字确认后方可采购，采购后采购部同样要填入库单，采购部将电子档打印或传真件保管好备案。采购申请表一式三份经由工程部负责人找业务部负责人、工程部负责人及总经理签字后由工程部交采购部一份，业务部、工程部各执一份。申购人签字在回公司后补签。入库单一式三联，补签后第一联采购部存档，第二联交财务部，人保管，第三联业务部负责人备案。另外复印一份交工程部处。4.处罚细则4.1 临时购买200元以下货物必须经上
19、级工程部经理同意后方可购买，否则产生费用自行承担。4.2 特殊情况（无工程人员在公司）采购物品时采购部必须落实相关人员签字或意见后方可采购，并且要有工程人员的采购申请凭据，若违规操作，罚款200,造成损失自行承担。4.3 3单据分发保管，采购人员未将单据分发到各部门手中则罚款50元，单据丢失则以30元每张处罚。四、注意事项1、采购过程若出现客户跟业务部沟通所需货物材料，则业务部要跟工程部沟通清楚，沟通清楚后发起采购申请。3、材料货物到达各部门时，相关负责人必须严格按照流程办理手续，若因个人违规操作造成公司损失的，由该负责人自行承担。4、材料到达各部门时必须严格妥当保管，切忌疏忽大意或随意浪费，
20、由于个人原因造成的浪费及损失，由该员工自行承担，另按公司制度给予严厉处分5、若出现徇私舞弊弄虚作假的，按公司制度处理完毕后，公司将直接移交司法机关处理，追究其法律责任。6、各环节负责人必须对货物材料的数量、型号、厂家、金额、期限、接受人等严格审核把关，谨慎签字，若出现过失将追究连带责任承担。7、每个环节都由固定的人负责若出现时间拖延问题情节较轻者，按拖延工作处分，若出现情节较重者，除按拖延工作处理外，应承担由于时间拖延造成的公司一切损失。6、采购过程必须按流程走，不得出现私自购买及其他违规操作。7、大宗货物材料购买必须有采购合同且公司签章才能进行，供货商不得直接通过个人途径发货，个人途径订购货
21、物与公司无关。8、材料申购人必须对申购材料的数量、规格、型号、厂家、到货日期等严格审核，若因申采购人出错导致采购材料出错，则造成的损失、浪费及工期延误损失，由该员工负责。9、临时购买的各种材料，采购部、工程部、业务部、总经理必须互相预先通知并做好相关记录。收货岗位防损员工作流程仓库收货的口号:做好了,才算做了。点滴改进,迈向完美流程精确,准时交货严格管理,谨慎服务人各有责,物各有主,爱惜物料,重视品质;合理规划,标识清晰。一、上岗准备1、准时打卡换装，参加班前例会。2、到岗接班，核对交接物品（对讲机、岗位记录等），检查系统是否正常运行。3、查看上一班次的工作记录，有需要跟进处理的，应立即着手处
22、理。4、检查本岗位区域有无安全消防隐患。二、进出口与人员的控制1、仓台原则：收货部的仓台区域是收货、验货的工作区域，公司内除特殊授权人，收货部授权员工及收货部防损员以外的任何员工不得穿越仓台区域。2、收货出入口的门在没有物品进出的情况下，必须落锁，需要打开时要有防损员和收货主管（或授权员工）在场。3、供应商在有指定的仓台区域内，取验货清单的应在窗口拿取，任何供应商不允许从收货口进入超市内或后区。4、需要进入收货区域的供应商需要有超市营运部和防损部共同发放的来访卡方可进入，谢绝供应商带包或商品、赠品从收货部进入收货后区及超市。5、对从收货通道进入的员工，防损员应立即制止其违纪行为，然后记录其姓名
23、、工号，通知防损主管，进行处理。三、安全检查与防范1、防损员应对收货各区域进行巡视（商品摆放是否安全合理，消防设施是否完好，通道是否畅通，员工搬运货品是否系安全腰带）发现问题及时通知收货部主管进行解决。2、按规定操作液压手推车，在理货区开放空间存放的商品应按规定摆放。3、员工在搬运货品造成商品或设备破损时，应保护好现场，同时立即通知超市防损办公室进行登记，相应部门经理签字，严重的应拍照存档。4、对于损坏和发生故障的设备、设施，在防损部现场确认后，才能通知设备技工维修。四、监督收货流程1、按订单收货，拒收订单上没有的或超出订单的商品，如收货部员工擅自违反此规定，防损员有权记录其姓名、工号，通知防
24、损主管和收货部经理，办理退货并请该员工解释原因并跟进处理。2、收货部员工在收货时，对于10箱以内的商品应100%开箱检查，对于10箱以上的商品检查开箱率不低于10%,在验货中发现有问题，所送来的商品开箱率为100%o如收货员工在收货时没有按规定执行，防损员有权请其解释原因，并通知防损领班和收货部助理。3、防损员有权对商品录入单（收货部给供应商打印的拷贝）和所收进商品同时进行抽查审核，包括订单的程序输入。4、鲜食收货时必须由收货员工和鲜食部员工同时在场，质量不合格，无生产日期、保质期的食品坚决拒收。如有单方收货现象，请其解释原因并通知管理层。5、称重时严禁供应商碰秤，并定期校对磅秤。防损员应随时
25、监督检查。6、超市促销的赠品必须从收货口进入，并转送到指定区域。赠品进入必须有正规的促销合同和采购经理的签字。如果是捆绑的赠品，必须在收货部仓台内进行，如果赠品有条码，在捆绑时要必须把赠品条码遮住。如果是在前台发放，由厂家人员，营业员、收货员及前台员工共同进行点数，单据一式二份，收货部、前台各一份，需要防损员监督签字。7、收货后，立即通知卖场员工。贵重商品（如小家电、洋酒、烟草等）和冷冻、冷藏（如冰淇凌、速冻水饺、汤圆等）应由收货员工及卖场员工共同收货并及时存放于指定仓库，避免发生损耗。8、收货部在收货时，各部门员工严禁有试吃、试用商品的行为。9、特殊商品的收货：（1）超过收货要求的商品保质期
26、的，需要有采购经理签署保函，并经采购部长和店长同时签字，防损员要作好备案。（2）供应商免费货。对于供应商送来的免费货，按照正常商品标准收货，防损部做好记录，放在指定位置。10、在收货过程中，有些供应商采取一些不诚实、欺诈的方式来达到他们的目的。如发现供应商有欺诈行为，按要求填写供应商差错记录，并严格按照供应商欺诈案件处理程序执行。五、物品进出检查注意事项1、收货部退换货时，换货必须在仓台两边进行，应注意所换商品的名称、数量、条码是否相同。对于鲜食称重商品和超订单商品的退货，收货部应开出“问题商品及超订单商品退货单”（营运部及收货部助理级以上人员签字且盖有收货专用章）防损员核对无误后方可放行。2
27、、维修商品进出的控制，维修商品进出库时，当班防损员应检查索赔部填写的一式二份“维修商品跟进单”，此单须店长、收货助理及索赔员共同签字有效，核对无误后，防损员签字放行，维修好的商品进入时，防损员要与收货部助理（索赔员）验货后签字。3、其它物品出库时，如借用、维修、调用、偿还等，需有注明原因的书面店条，同时必须有值班店长以上人员签字，防损员对出店条检查无误后方可放行，同时保留单据存档。4、供应商、保洁员搬运装货用的篮、筐在通过收货区时，防损员必须对其进行开包、开箱逐一检查，认真做好BOB/LISA检查。5、大单购物：受理顾客大宗购物业务时，由前台人员负责，并应主动告知防损员，防损员应对大宗购物的整
28、个流程进行核对检查。六、监督索赔退、换货程序1、换货时，供应商拿进好的商品放在仓台外指定处，索赔员拿出损坏商品，换货必须在仓台两边进行，应注意所换商品的名称、数量、条码是否相同，注意换进商品的生产日期、保质期是否良好，不符合标准的不能进入卖场。在收货助理及防损员监督下进行，同时三方签字确认。2、退货时，由收货助理或索赔员与供应商按单百分之百检验，点数，索赔办员工、防损员监督进行，三方签字确认，供应商收回商品。3、索赔办销毁空包装时，当班防损员要核对清单，是否由授权人签名（防损经理和店长共同签字），检查软硬报警标签摘取情况，做好BOB/LISA检查，并陪同索赔员工前往销毁。七、垃圾出入管理1、对在办公区域进行清扫的员工进行监督，对运出公司的垃圾进行检查；所有货筐、篮、包、空包装须打开查看，监督员工将其送至指定地点；如发现垃圾中有完好物品、保密文件或公司财物，应请该员工解释其来源，并书写事情经过，如涉及诚实问题，应立即通知防损部长。2、认真核对生鲜等部门报损商品情况，做好抽检工作，核实无误后方可签字确认。3、监督纸皮外运及称重，注意纸皮夹带，并监督称重、记数。备注：收货程序：（无）预约一审单检查试扫描查看有无退货点数登录定案A入库（有）退货
