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1、XX公司档案管理办法（含多项附件）档案管理办法第一章总则第一条为规范公司档案工作，提高档案管理水平，明确档案工作的内容和职责，根据上级有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司及所属单位（以下简称各单位）。第三条本办法所称档案是指公司及各单位在研发、生产、经营、管理活动中形成的，办理完毕且具有保存价值的各种形式的历史记录。第四条公司及各单位档案工作坚持党对档案工作的领导，实行“统一领导、分级管理”。维护档案的完整、准确、系统、安全，实现档案的有效利用。笫二章档案管理机构及职责第五条管理职责公司成立档案工作领导小组，组长由分管档案工作的领导担任，各部门负责人为领导小组成员。档案领
2、导小组办公室设在公司办公室。公司档案管理工作职责分工如下：（一）档案工作领导小组1 .贯彻执行国家关于档案工作的方针政策。2 .审批公司档案工作规划、档案鉴定意见及公司大事标准的划分。3 .档案安全突发事件应急处置。（二）总工程师分管工程项目档案工作。（三）总会计师分管会计档案工作。（四）办公室是档案归口管理部门，负责：1.制定公司档案工作规划，并推动落实。4 .制定、修订公司档案工作规章制度。5 .对公司各部门、各单位档案工作开展业务指导、监督和检查。6 .接收公司各类档案，统一整理、归档、保管，负责档案安全和保密。7 .提供档案利用服务。8 .会同各部门开展档案鉴定，提出存毁意见。9 .组
3、织档案业务培训。10 统筹档案信息化工作。11 负责档案库房日常管理及维护。12 .负责各单位在主要人员撤离或全部人员撤离或项目解体时管理类文件管理。13 .完成上级档案部门及公司领导交办的其他档案业务工作。（五）生产运营部是工程项目交竣工资料归口管理部门，负责：1.检查、指导项目交竣工资料整理移交相关工作。2 .对移交公司的交竣工资料审核、验收。3 .监督各单位将工程项目交竣工资料移交至公司办公室。（六）财务资金部是会计档案归口管理部门，负责：1.制定、修订会计档案管理制度。4 .审定会计档案资料目录。5 .审定会计档案资料并移交至公司办公室。（七）各部门兼职档案员1.认真贯彻执行档案工作规
4、章制度，参加档案业务培训，熟练掌握公司档案管理的各项标准、制度和工作流程，不断提高业务水平。2 .根据职责分工，做好文件材料的整理移交工作，保证文件材料完整、准确、系统，提高归档质量。3 .熟练操作档案管理系统。4 .做好文件材料的安全、保密和提供利用服务工作。（）各单位1 .统筹规划本单位档案工作，建立健全本单位档案管理体系和制度体系。2 .制定和实施本单位档案工作规划和计划。3 .按照公司化管理原则，各单位负责本单位管理类档案，所属建设项目档案，日常生产经营活动中产生的合同档案、产品档案、科学技术研究档案、信息化档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、实物档案等档案的收集、整理、鉴定、保管
5、、统计和提供利用等业务工作。4 .按照档案库房标准化管理相关要求，建立本单位档案库房，并加强档案库房的日常管理，确保档案安全。第三章档案管理要求第六条档案整理公司实行全宗管理原则，设立公司全宗，全宗代码为JlDJ。各部门应根据档案分类及编号方案（附件2）及各类档案管理细则（附件3附件6）中规定的档案分类及整理要求，对归档范围内的文件材料进行收集整理，确保归档文件材料准确、完整、合法合规。第七条档案归档1.按照“谁形成，谁负责”的原则，档案形成部门负责本部门文件材料的形成和积累，部门负责人应对本部门归档文件的完整和系统负责；文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；兼职档
6、案员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责，并定期向办公室移交。5 .归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。各部门应于每年六月底前将上年度管理类、声像、实物档案移交办公室。6 .各直属项目应根据交竣工资料要求，按照公司档号规则整理工程档案,于建设工程竣工验收后3个月内进行档案移交，没有完成档案移交的原则上不能申请项目部解体。各单位所属项目工程档案由各单位依据本办法要求进行管理。7 .各部门要按照各类档案管理细则规定的归档要求，确保归档文件质量，严格履行移交手续。8 .根据档案数字化管理要求，除涉密文件外，原则上归档的纸质文件应扫描成电子文件
7、，与纸质文件一同归档上传到数字档案馆，电子文件应与纸质文件保持一致。第八条档案保管1.公司设立档案库房，对各类档案进行集中保管。2 .办公室根据档案库房管理规定（附件7）进行档案库房日常管理维护，定期检查档案保管状况，确保档案安全。3 .发生危害档案安全的突发事件时，应按照档案工作突发事件应急处置预案（附件8）进行处置，将危害降到最低。第九条档案利用4 档案利用按照档案利用规定（附件9）执行。2.各部门、各单位借阅档案时应通过档案系统提交利用申请，严格履行审批程序，保护档案原件，按时归还。第十条保密规定1 .办公室应严格按照公司相关规定对归档文件划分保密等级，开展档案解密工作。2 .公司员工应
8、强化档案保密意识，对违反保密规定造成失密、泄密者，依据有关规定，给予严肃处理。第十一条档案统计1 .办公室应及时、准确对收入、移出档案进行登记。2 .每年年末，办公室负责对库存档案数量，利用情况进行统计和登记。3 .按上级档案管理部门要求编制统计报表并按时报送。第十二条档案鉴定1.对于定期保存的档案，保管期满后，办公室应会同有关部门及专业技术人员对其进行鉴定，并形成鉴定意见。4 .档案鉴定意见经档案工作领导小组审批后执行。5 .经鉴定需要调整保管期限的档案，档案人员应及时予以调整。第十三条档案销毁1.经鉴定决定销毁的档案材料，由办公室填写销毁清册，方可进行销毁，销毁清册永久保存。2 .销毁档案
9、必须由专人监销，监销人员须在销毁清册上签字确认，销毁方式按国家有关规定执行。3 .未经鉴定和批准销毁的档案，及未履行销毁手续的档案，不得任意销毁。第十四条奖惩规定1.根据中华人民共和国档案法实施办法的规定，公司应对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人予以奖励。4 .公司对有下列行为之一者（损毁、丢失或擅自销毁档案，将档案据为己有，擅自提供、抄录、公布涉密档案，涂改、伪造档案，因玩忽职守造成档案损失者），视情节轻重依法给予处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。第四章附则第十五条本办法由公司办公室负责解释。第十六条本办法自印发之日起施行。附件：1.档案管理总流程5 .档案分类及编号方案6 .管理类
10、档案管理细则7 .会计档案管理细则8 .声像档案管理细则9 .实物档案管理细则10 档案库房管理规定11 档案工作突发事件应急处置预案12 档案利用规定附件1档案分类及编号方案为规范公司档案分类，实现档案信息的系统化和标准化管理，依照国家有关标准和规定，结合公司实际，制定本方案。本方案规定了公司档案的分类原则、分类方法、类目设置、类目标识、编号方法，适用于对公司档案的分类、整理、编号和排架，其所涉及的类目划分标准和类目标识方法应在档案信息管理系统中执行。第一章分类方案第一条分类原则（一）遵循文件的来源特征，反映行业（专业）特点;（二）实现类目体系的可包容性；（三）维护类目体系逻辑关系的严整性；
11、（四）保证类目体系的相对稳定性。第二条一级类目、二级类目设置一级类目及代码二级类目分类代码分类依据管理类档案（GL）办公室（董事会办公室）DSH部门机构设置党委办公室DGB人力资源部RZB财务资金部CWB技术中心KXB纪委办公室JCB安全环保监督部）AJB市场开发部SCB生产运营部YYB合同档案（IIT）不划分二级类目建设项目档案（JS）房屋建筑工程1建设工程项目行业性质公路工程2水运工程3市政工程4铁路工程5机场工程6水利水电工程7海洋工程8环境工程9信息化建设项目档案（XX）集团统建项目1集团档案管理办法自建项目2职工档案（ZG）不划分二级类目集团档案管理办法会计档案（CK）会计凭证1会计
12、行业标准会计账簿2财务会计报告3其他会计资料4实物档案（SW）资质证照1档案内容印章2专利证书3软件著作权证书4所有权证书5荣誉奖项6礼品纪念品7其他8声像档案（SX）音频1记录形式视频2照片3第三条三级以下类目设置（一）建设工程项目档案三级以下类目设置规则：1 .根据不同建设工程项目设置为三级类目，即项目代号，用三位数表示；2 .根据同一建设工程项目的不同合同设置为四级类目，即合同代号，用阿拉伯数字表示。（二）其他类别档案不设三级以下类目。第二章档号编制规则第四条档号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理和检索库存档案。按照国家档案行业有关规定，档号结构一般由分类号、相关特征号、保管单元顺序
13、号组成。第五条档案保管期限分为永久（代号为“Y”）和定期，定期包括30年（代号为“D30”）和10年（代号为“D10”）第六条档号编制方法（一）管理类档案全宗号一一级类目号一年度一保管期限代号一部门编号一件号。例：JIDJ-GL-2020-Y-BGS-0001（二）合同档案全宗号一一级类目号一年度一件号。例：JIDJ-HT-2020-0001（三）建设项目档案全宗号一“一级类目”“二级类目”一项目代号一案卷号。例：JIDJ-JS05-0001-0001（四）信息化建设项目档案全宗号一“一级类目”“二级类目”一项目代号一案卷号。例：JIDJ-XXOi-0001-0001（五）会计档案全宗号一“一
14、级类目”“二级类目”一年度一案卷号。例：JIDJ-CK01-2020-0001（六）职工档案全宗号一一级类目一员工编号一案卷号。例：Jidj-Zg-OOOI-OOOI（七）实物档案全宗号一“一级类目”“二级类目”一年度一件号。例：JIDJ-SWOi-2020-0001（八）声像档案全宗号一“一级类目”“二级类目”一年度一件号。例：JIDJ-SXOi-2020-0001附件3管理类档案管理细则第一条编制目的为规范公司管理类档案的归档管理工作，保证文件归档、整理的质量，根据归档文件整理细则（DA/T222015）,结合公司实际,制定本细则。第二条定义管理类档案：公司各部门在经营管理、生产管理、行政
15、管理、党群管理等职能管理活动中形成的具有保存和查考利用价值应归档保存的管理性文件材料。归档：将符合管理类文件材料归档范围和档案保管期限表（该表另行印发并定期更新）所规定的文件材料进行整理后移交给公司办公室集中保存的过程。归档是文件材料转化为档案的必要程序。归档整理：根据文件材料有关特征和保存价值，对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。件：归档文件整理和保管的单元。一件是指内容上具有完整性，实体上装订在一起，编目时体现为一条条目的材料组合。第三条归档管理（一）归档范围1.归档范围详见管理类文件材料归档范围和档案保管期限表；凡属归档范围所列文件材料均应按规定
16、归档，不属于归档范围的文件材料严禁归档。2 .办公室应根据企业的发展变化情况对管理类文件材料归档范围定期完善和调整。（二）归档时间1.管理类文件材料一般按年度归档，在次年第二季度（46月）内完成归档移交工作。3 .产权变动过程中形成的文件材料及机要文件材料，应随时归档。4 .公司内部机构变动和职工调动、离岗时留存在个人手中的文件材料应及时移交归档。（三）归档要求1 .归档实行承办单位和承办人负责制。2 .归档的文件应为原件，没有原件的归复印件并加盖单位印章，效用等同于原件。3 .归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写，不得采用PH值小于7的办公用纸
17、，不得采用易生锈的金属装订材料装订文件，不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。4 .电子文件归档应上传至档案系统并与相应的纸质文件保持关联性。5 .文件材料归档后不得更改。（四）归档手续1 .各部门档案人员在归档文件材料整理完毕后填写归档文件移交清单,或通过数字档案馆形成移交清单，并将归档文件材料及移交清单移交公司办公室。2 .公司档案管理人员对归档文件材料及移交清单进行检查、核对，审核合格后移交人员、相关负责人和公司档案人员在归档文件移交清单上签字确认，完成移交手续。3 .审核不合格，公司档案管理人员应指出原因，归档部门整改后验收合格再履行移交手续。4 .归档文件移交清单一式两份，一份由公司档
18、案管理人员归档，一份由移交部门档案人员保存。第四条文件整理（一）整理要求1 .归档整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。2 .归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档。3 .归档文件缺失应在备考表中说明。4 .文件材料幅面尺寸以A4为标准，超过A4幅面纸张应按A4折叠。（二）整理单元纸质文件材料以“件”为单元进行整理，具体表现形式：单份文件；正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件；文件处理件与正文合为一件；原件与复制件合为一件；转发文件与被转发文件合为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）
19、为一件；会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；编辑成册的会议材料为一件；来文和复文为一件。（三）文件装订1 .文件装订顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其他文本在后；正文在前，文件处理单在后。2 .每件归档文件需要逐页编写页号，单份文件可沿用文件原有页号；组合文件按照文件分类排列顺序，在每页右上角（反面左上角）空白位置以自然数顺序重新编写页号。3 .较薄的文件采用档案专用不锈钢钉装订；较厚的文件采用线装法装订；已装订成册的文件，可保持原貌不变4 .文件装订时以左、上对
20、齐为准。（四）排列顺序1 .公司档案管理人员应按“年度一保管期限一主办部门”对归档文件进行排列。2 .归档文件同一年度应按照保管期限进行区分。3 .在同一保管期限下按照主办部门进行分类。4 .在同一保管期限，同一主办部门下按文件形成时间先后顺序排列。（五）加盖归档章归档文件应在每件首页右上角空白处加盖归档章，并填写文件的档号、归档部门及总页数。（六）编制文件目录1.公司档案管理人员应按年度逐年编制归档文件目录及封面。5 .归档文件目录包含：档号、责任者、文号、题名（文件标题。没有标题、标题不规范或标题不能反映文件主要内容的，由归档责任人根据文件内容自拟标题，外加“（）”号）、形成时间（以八位数
21、字标注，如20200101）、页数、备注。6 .归档文件目录应按年度编制目录封面，包含年度、归档部门、归档文件统计等内容，与归档文件目录一起装订归档保存。（七）文件装盒1.公司档案管理人员对归档文件材料，按照档号顺序装盒。7 .不同年度、不同类别、不同保管期限的文件不得装入同一盒。8 .公司档案管理人员应填写档案盒封面、脊背所列相关内容。9 .公司档案管理人员应以“盒”为单元填写备考表，并在整理人一栏签字；办公室负责人在检查人一栏签字。附件：31.归档文件移交清单32.归档文件目录附件31归档文件移交目录归档部门（盖章）：序号文号责任者题名文件日期页数密级备注文字材料件；照片卷，共张；录音、录
22、像盘。移交部门负责人（签字）：移交人（签字）：接收人（签字）：日期：（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）附件32归档文件目录序号档号责任者文号题名形成日期密级页数备注会计档案管理细则第一条为规范和加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据中华人民共和国会计法、会计档案管理办法（财政部和国家档案局令第79号）、会计档案管理办法等，制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门和各单位。第三条本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计
23、档案。第四条归档管理（一）归档范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证。2 .会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。3 .财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。4 .其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。5 .采用电子计算机进行会计核算的，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，公司信息中心根据信息化管理相关办法定期对财务数据进行备份。（二）归档时间1.公司当年形成的会计档案，在会计年度终了后由财务管理部门负责整理立卷，装订成册，编
24、制“会计档案保管清册”（附件4-1）备查，并设置独立保管室临时保管三年。6 .临时保管期满由财务管理部门提交公司档案管理部门归档。如果该会计档案需经常调阅，可适当延长临时保管时间，但最长不超过五年。（三）电子会计档案归档要求1 .形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。2 .使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。3 .使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其
25、他纸质会计档案的检索关系。4 .采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。5 .建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。6 .形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。7 .从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。（四）归档整理要求1.会计档案档号编码规则由全宗号、单位编码、会计档案类型编码（附件42）、会计档案形成年度、保管期限、案卷号等六要素组成，其中全宗号、单位编码由档案管理部门编制、提供。2.公司和所属单位分年度按类型对会计档案进行流水编号，编号须遵循唯一性要求。如：总
26、部2016年第1卷会计凭证编号应为J-ZB-KJ.1201630-001,并流水编号至年度最后一卷会计凭证。3.会计档案盒封面、脊背（附件4一7一附件48）所列相关内容。第五条会计档案保管（一）人员要求公司须指定专人或兼职人员管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案保管人员要严格执行安全和保密制度。（二）境内档案1.公司各项目及代管项目公司形成的会计档案，由其财务管理部门负责保管，待工程项目竣工退场后，按照归档要求，编制“会计档案移交清册”，经项目财务负责人、项目负责人审批后，移交公司档案管理部门统一保管。2.公司财务资金部作为监交部门指定专人监督交接手续。（三）境外档案1.在境外设立公司
27、（或办事机构）的，其会计档案在境外应当按照本办法进行管理；2.在境外未设立公司（或办事机构）的，其会计档案原则上要求在项目竣工决算退场后运回国内保管，如受所在国相关法律法规限制不能运回国内的，按所在国的有关规定进行管理。（四）保管时限1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。2.定期保管期限分为10年和30年（附件4-4）o3.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第六条会计档案移交1 .移交会计档案时，交接双方应办理会计档案交接手续，移交单位编制会计档案移交清册（附件43）2 .纸质会计档案原则上应保持原卷册的封装，个别需拆封重新整理的，档案管理部门会同财务资金部及经办人员共同拆
28、封整理。3 .电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。4 .会计档案交接时,交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方相关负责人监交。5 .交接完毕后，交接双方应在会计档案移交清册上签名或盖章。6 .档案接收单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。第七条会计档案的调阅（一）移交公司档案管理部门前1.本公司人员调阅会计档案，须填写会计档案调阅申请表（附件45）,经申请单位负责人、财务资金部负责人审批后（调阅资料若与
29、其他部门相关，还应经该部门审批），由相关财务人员陪同方可调阅。7 .外单位人员调阅会计档案需提交调阅单位的介绍信，介绍信应注明调阅会计档案的目的、内容、是否需要抄录和复制等，经公司财务资金部负责人、公司总会计师批准后，办理调阅、抄录和复制手续。8 .向外审机构提供会计档案复印件的，应详细登记抄录复制的内容、张数。9 .不得调阅与申请内容无关的资料；档案原件不得借出，也不得拆散卷册；对于需要需抄录和复制的档案，应详细登记抄录、复制的内容及张数，由财务人员进行操作。10 境内会计档案不得携带出境。（二）移交公司档案管理部门后1.本公司人员调阅档案时，应在公司档案系统中发起档案借阅申请，经本部门（单
30、位）负责人和办公室负责人批准，同时须经财务资金部门负责人及档案分管领导批准，由相关财务人员陪同方可调阅。2 .外单位人员调阅档案时，除上述要求外，还需提交调阅单位的介绍信并经公司总会计师批准方可调阅。第八条会计档案的鉴定和处置（一）鉴定人员会计档案的鉴定严格按照公司档案管理办法执行，鉴定小组由财务资金部、监督审计部、纪委办公室和档案管理部门人员共同组成。（二）处置要求1.保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的会计凭证，不得销毁，纸质会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，由档案管理部门保管至未了事项完结时为止。3 .单独抽出立卷或转存的会计档案，应在会计档案鉴定意见书、会计
31、档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（三）销毁程序1.档案管理部门编制会计档案销毁清册（附件4-6）,列明拟销毁会计档案的案卷名称、档号、起止日期、凭证起止号、应保管期限、已保管期限和销毁时间、备注等。4 .公司负责人、总会计师、监督审计部和档案工作分管领导、财务资金部负责人、监督审计部负责人、档案管理部门负责人、财务资金部监销人、监督审计部监销人、档案管理部门监销人在会计档案销毁清册上签署意见。5 .档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务资金部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，在会计档案销毁清册上签名或盖章。6 .电
32、子会计档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理部门、财务资金部和信息化管理部门共同派员监销。附件：4-1.会计档案保管清册42.会计档案类型编码表4-3.会计档案移交清册4-4.会计档案保管期限表4-5.会计档案调阅申请表4-6.会计档案销毁清册471.会计凭证盒脊背（7厘米厚）472.会计凭证盒正面481.会计档案盒脊背（5厘米厚）4-8-2.会计档案盒正面附件41会计档案保管清册单位名称:盒号档号类别案卷题名月份凭证起止号卷内张数备注附件4一2会计档案类型编码表会计档案类型编码会计凭证KJ.1会计账簿KJ.2财务会计报告KJ.3其他会计资料KJ.4附件43会计档案移交清册单位
33、名称:名称*E3卷于册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限移交单位移交单位负责人（签名）：财务负责人（签名）：移交人（签名）:日期：接收单位接收单位负责人（签名）接收人（签名）:监交人（签名）：日期：附件4一4会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账簿3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助账簿30年三财务会计报告8月度、季度、半年度财务报告10年9年度财务报告永久四其他会计资料10会计档案移交清册30年11会计档案保管清册永久12会计档案销毁清册永久13会计档案鉴定意见书永久14银行余额调
34、节表10年15银行对账单10年16纳税申报表10年附件4一5会计档案调阅申请表调阅单位调阅人调阅时间财务经办人档案名称调阅目的调阅内容使用性质口查阅口复印O口其他O申请单位负责人意见年月日会签部门负责人意见年月日财务资金部负责人意见年月日总会计师意见年月日备注：外单位调阅会计档案须总会计师签署意见附件46会计档案销毁清册编制部门：编制日期:序号档号案卷题名年度卷内文件保管期限已保管年限销毁日期件数页数公司负责人：总会计师：监督审计部分管领导：档案管理分管领导:财务资金部负责人：监督审计部负责人：档案管理负责人：财务资金部监销人：监督审计部监销人：档案管理监销人：销毁人:附件5声像档案管理细则第
35、一条编制目的为规范公司声像档案管理，根据国家有关规定，结合公司实际，制订本细则第二条定义声像档案是指反映公司各项活动内容的，具有保存价值并归档保存的录音、录像、照片等特殊载体文件材料。第三条总体要求（一）声像档案应实行集中统一管理。（二）声像档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件。（三）档案管理人员应对声像档案的管理状态和结果做必要文字说明。第四条归档范围1 .重要人物来公司开展考察或参加有关公务活动的声像材料。2 .公司主要领导参加重要公务活动的声像材料。3 .公司召开重要会议的声像材料。4 .公司组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动、文艺演出及其他
36、重大事件、重大活动形成的声像材料。5 .记录公司重要合同和协议签字仪式等声像材料。6 .公司荣获政府、行业组织所颁发的奖状、奖旗和荣誉证书及获奖场面的声像材料。7 .本单位重大基建项目建设以及不同历史时期本单位典型建筑物的声像材料。8 .记录公司重大事故现场的声像材料。9 .本单位涉外活动形成的声像材料。10 .其它具有重要保存价值的声像材料。第五条归档时间声像档案材料的归档时间与纸质档案保持一致，各部门形成的声像档案于次年第二季度（46月）内完成归档移交工作；各单位形成的声像档案，同建设工程项目档案一并整理移交。第六条归档要求1.声像文件材料由文件形成部门、单位相关人员负责收集、整理、移交，
37、由公司档案人员验收合格后归档。2 .声像材料应进行筛选，数量控制如下：会议照片不超过10张；大型活动照片不超过10张；合影1张；出访照片不超过10张；每一处工程现场照片不超过5张；事故现场照片不超过5张；录音、录像材料按照自然时长，以光盘、磁带或电子文件方式提交，原则上一次活动提交公司档案室一套；其他内容的声像材料，由拍摄者根据实际需要决定提交数量。3 .移交归档的声像材料以电子文件为主，应确保文件没有损坏，格式应符合下列要求：（1）数码照片文件大小不得低于2000KB,图像大小不低于3648X2736,文件格式为TIFF、RAW、JPG、PDF等。不得使用photoshop,gif、便携位图
38、、文档等格式。（2）用扫描仪等设备获得的非通用文件格式，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TlFF为通用格式。（3）用视频或多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的电子文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体文件以MPEG、AVl为通用格式。（4）用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。4 .属于管理类文件的声像档案填写归档文件移交清单，属于工程项目的声像档案填写工程项目档案移交清单，同声像材料一起向公司档案室移交归档。经检查合格后，移交人员、
39、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。第七条整理单元声像档案材料应以每张、盒、盘为整理和档号编制单元。第八条排列顺序录音、录像档案，按“年度”结合档号顺序进行排列；照片档案划分为管理类照片、项目类照片两种类型，管理类照片按“年度一专题”结合档号顺序进行排列，项目类照片按“项目分类号一专题”结合档号顺序进行排列。第九条编目说明各单位须对归档的声像材料进行编目和说明。照片材料的编目说明包括档号、题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、备注（对照片中所反映的人物、*物、场景及相关内容作简要说明）；录音、录像材料的编目说明（附件5-2）包括档号、题名、录制者、录制时间、录制地点、录制时
40、长、文件格式、备注（对材料所反映的人物、中件、内容作简要文字介绍）。第十条填写档号整理加工好的声像材料需在材料实体上填写档号，照片填写在背面右上角,录音、录像材料填写在外包装标签处，以便与声像材料目录对应。第十一条装盒照片材料装入照片档案盒（夹），每盒编制照片档案目录及备考表，档案盒按“年度一专题”标号排序；数码照片原件上传至档案系统或刻成光盘以物理形式保存；声像材料、数码照片光盘，按整理顺序装入防磁柜（防尘柜），声像材料目录单独立卷保存。第十二条保管1.公司档案室应设置专柜存放声像档案，装具材料、库房条件应符合国家有关要求。2 .公司档案人员应定期对声像档案进行检查，对受损的声像档案及时进行
41、载体转换。3 .声像档案一律永久保存，并逐步实现网络存储。附件：51.照片档案目录样式52.录音、录像档案目录样式53.照片档案备考表样式附件51照片档案目录序号档号题名拍摄者拍摄时间拍摄地点备注附件52录音、录像档案目录序号档号题名录制者录制时间录制地点录制时长文件格式备注附件6实物档案整理细则第一条编制目的为加强和规范公司实物档案管理，制定本细则。第二条定义实物档案是指在公司各项活动中形成（获得、接收或征集）的，以非纸质材料（奖状、证书除外）为标志物或象征物的归档保存材料。第三条总体要求（一）实物档案应实行集中统一管理。（二）实物档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方
42、法和条件。（三）档案管理人员应对实物档案的管理状态和结果做必要文字说明，并拍摄存照。第四条归档范围1.荣誉奖励实物：各单位（部门）获得的省部级以上的各类证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、牌匾、荣誉册、光荣册等。2 .证照、印信：机构变更、撤销、合并失效的证照、印章（经公安机关审批后制作的）。3 .纪念品：公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、礼品、工艺品等；党和国家领导人及社会知名人士的题词、字画等。4 .其他有重要保存利用价值的实物材料。第五条归档时间实物档案原则上在实物取得一个月内向公司档案室移交归档，一般不应跨年度。第六条归
