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1、文书工作培训资料第一讲应用文写作基础知识2一、做好准备2二、谋篇布局4三、语言的锤炼7四、日常公文写作需注意的几个细节问题8第二讲常用公文与文种的写法10一、决定的写法10二、通知的写法10三、通报的写法11四、报告的写法13五、请示的写法14六、意见的写法15七、函的写法15八、会议纪要的写法16九、述职报告的写法17十、调查报告的写法20十一、工作总结的写法21第三讲应用文标题常见病例分析24一、要素不全24二、乱用文种24三、提炼不精25四、题不达义。26五、用词重叠26七、滥用符号26八、标注不规范27第四讲应用文的结构28一、开头28二、主体29三、结尾30第五讲应用文的格式32一、
2、公文用纸幅面及版面尺寸32二、字32三、行32第六讲案例分析33第七讲归档文件整理规则44考试范围与题型50一、考试范围50二、考试题型50第一讲应用文写作基础知识关于经常与文字打交道的人说，掌握文章写作的通常规律，具备各类常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素养。我觉得十分精辟话进行概括：第一句是：“万变不离其宗。就是说，要注意把我所写应用文的“神”，要行散而神聚，写文章的目的是表达观点、说明问题，因此应围绕观点与主题运用多种有效的构思；（出处荀子儒效：“千举万变，其道一也。”庄子天下：“不离于宗，谓之天人。”）第二句是：“密切联系实际”，就是说在语言的组织上，务必紧
3、跟公司实际情况，表达出公司的个性特征。比如每年都有工作总结，假如仅仅变些数字，材料的谋篇布局没有新意，语言表达还是老生常谈，这样的文章就不可能有吸引力。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识与需要注意的几个问题。一、做好准备“巧妇难为无米之炊”。只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建飘，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好什么准备呢？（一）要提高个人的思想修养与学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意
4、必远J写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯穿、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，要有很开阔的视野。假如让你写整个公司的半年总结，你就要对公司的各方面工作有一个全面的熟悉。因此，平常我们要做有心人，要把公司发任何一个文件作为今后撰写应用文的素材，只有这样才能写出适合公司的应用文来。（二）要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的与打算。假如在起草公文前，不熟悉领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。因此，在公文写作前，务必把领导意图搞清晰。对
5、领导意图，熟悉得越具体越好，越透彻越好。当然，有的时候领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻,这要靠平常对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就明白写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格与习惯。假如不熟悉领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不可能欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。（三）要熟悉实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央与上级精神与当地实际结合的文章。只有熟悉当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题与解决问题。要熟悉当地实际，就要多翻阅一些资料，经常
6、深入下去，搞些调查研究，事物是不断进展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地熟悉当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。（四）要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作,共同完成。经验的做法就是采取“统一分一统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。二、谋篇布局文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，因此在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其
7、“首位开阖，繁简得当，各极其度J（一）基本要求一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾对应，通篇一体。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次与段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。“文似看山不喜平。”文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏与曲折变化,反映了客观事物的错综复杂与进展变化，同
8、时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，务必合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。（二）基本内容文章的结构包含内部结构与外部结构两种。1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为“线索”；议论性、说理性文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯穿的逻辑，它就必定有一缕贯穿的线索与脉络。思路是线索与脉络的基础；线索与脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都能够为线索，如会议纪要以决议事项为线索，做好以决议事项轻重缓急为序，关于XX的调查报告以“实际情况、存在问题、解
9、决方案”为线索。作为我们公司，平常撰写的公文要紧是说理性质的文体，基本遵循“提出问题一一分析问题解决问题”的脉络形态，它自身务必要具有条理性、贯穿性与严谨性,即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯穿；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的要紧内容包含：一是层次与段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次与段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；通常来讲，层次大于段落，即几个段落表达
10、一个层次，但也有的时候段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式与对比式，根据作者的思想或者者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整与匀称。二是过渡与照应。过渡与照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后有关的两个层次与段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头与结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余J因此“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，如何开头与结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达与全文各部分的与谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山,起句发意，直
11、接揭示主旨，落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式通常有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现目标去努力奋斗。（三）如何谋篇布局要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，因此，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突J只有对内容通过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，
12、才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲,或者打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处:能够帮你组织材料；能够使你想问题更周到；免得一面写一面想，吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图与吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，每一层意思用什么材料也要考虑清晰。比较简短的公文，能够不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，尽管不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或者好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。三、语言的锤炼准确、简洁、鲜明、有文
13、采是公文语言的基本要求。准确。公文代表着领导机关或者领导集体的声音与意见，不准确，模糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。简洁。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警,使他们一看起一个印象。”公文务必简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就能够。鲜明。公文，表达要清晰、明白，不管赞成或者反对什么、提倡或者禁止什么、确信或者否定什么，都要非常确切地表述与说明，使人心领神会，一目了然。还要简洁易懂，不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生造的语言；不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”,多讲实实在在的“
14、地方话”，多用大家能够懂得的语言。有文采。我们说，通常情况下公文的语言风格讲究简洁、平实。但并不是说一定要形成那种干巴生硬、缺乏生气的八股文章。古人讲：言而无文，行之不远，就是这个道理。马克思共产党宣言中开篇一句：“一个幽灵，共产主义的幽灵在欧洲游荡”就极其生动；毛泽东的著作，唐诗、宋词、汉文章信手拈来，恰到好处，各类排比句、比喻运用自如，使所要表达的思想更深刻、更生动。因此，我们在追求内容到位的同时，也要努力写出富有文采的好文章来。四、日常公文写作需注意的几个细节问题（一）公文写作的标题。题好一半文，标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中表达。按照层次大小划分，标题能够划分为大
15、标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想与层次要求具体确立,一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题与以偏盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言务必表达领导同志的感情色彩与风格要求。在公文写作中，有的时候公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目与各个标题，因此公文好的标题或者标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。（二）公文写作的观点。好公文的关键是要有新意与创意，按部就班，对着葫芦画瓢，表达不出个人的观点是写不出好公文的。因此公文写作
16、者平常务必通过经常学习党政理论与有关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究熟悉当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题0同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。（三）注意排版与公文格式。人靠衣装，写应用文也如此。关于应用文的写作，要十分注重人们所说的“约定俗成”的格式要求。这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识与约定，也能够说是一种审美趣味上的趋同与共识。可见，“约定俗成”尽管不属法定规范,
17、但它必定包含着写作规范中许多合理因素，我们应该加以继承与保留，不应随意破坏与擅自修改，以免影响应用文的特定交际功能。能够善于运用应用文的“约定俗成”格式，也是一个人语文修养与水平的具体表达。建议大家用：认真按照国家行政机关公文格式及条文释义随便排版1篇公文。第二讲常用公文与文种的写法公司常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有：述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我司实际，要紧讲下列几种：一、决定的写法（一）表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，要紧是决定根据与决定事项，即使有号
18、召或者者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。（二）处分决定的写法是完全不一致的，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。（三）关于重大行动或者重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或者重要事项，一经发出，震动较大。如：瑞翔字20081号关于收回文国安购车借款的决定等。这类决定大都通过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清晰、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。（四）变更或者撤消性决定。如：关于撤消XX厂“文明单位”称号的决定。二、通知的写法通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行
19、文，有一定的指挥、指导性与广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或者办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：根据一目的一文种承启语一事项一要求。通知能够分为转发性通知、周知性通知及人事任免通知三种。通知经常存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或者“通知的通知”等情况,在政府机关通知中大量存在。二是转发与批转性通知的按语部分文字过多或者态度不明确；三是要求执行或者周知性的通知的引言部分未能说明行文的目的与所根据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意下列几点：（一）标题。通常由发文机关、事由与文
20、种三部分构成，或者只使用一个介词“关于”再加事由与通知即可。如：瑞翔字200810号关于表彰2007年度先进部门及优秀员工的通知。（二）要求执行与周知性通知。引言部分一定要写清晰行文的缘由、意义、目的与所根据的法律、法规、政策。（三）恰当使用习惯用语。“希遵照办理”、“请认真贯彻执行、“请研究执行”、”请参照执行”、供参考”、“请研究试行”等词语。（四）任免通知。除法定机关的要紧领导人外，其他任免通常使用“通知二任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或者免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期与待遇。三、通报的写法通报可分为夸奖性通报、批判性通报、情况通报等。（一）夸奖性通报：正文通常包含
21、先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望与要求四个部分。先进事迹是这类通报的要紧内容。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清晰。第二,要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能表达先进的精神境地与突出通报中心的，就把事实写得全面些，无关紧要的可一笔带过或者略而不记。先进事迹的意义与先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。希望与要求，既包含对被表彰者的勉励与期望，又包含对广大员工的号召与希望。这一部分要发掘先进的典型意义与
22、时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律J（二）批判性通报：这类通报的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批判处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报，有的是批判错误、公布处分决定，行文较短。有的除批判错误、宣布处格外，侧重于分析情况，总结教训L指导改进工作，篇幅就要长些。正文包含错误事实、根源与教训、处理决定、希望与要求四部分。如瑞翔字200841号关于对维修组李岭冒领加班工资及罗自雄出勤记录造假的处理通报。（三）情况通报：分为叙述情况；分析情况，阐明意义；提出意见与
23、要求。情况通报也是我们在工作中使用较多的一种通报种类。如关于X月X日值班检查情况的通报。四、报告的写法报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如关于上报年度会计报表的报告）等。（一）工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，通常包含基本情况、要紧成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或者列出小标题来写。根据需要，工作报告能够写成综合性的，也能够写成专题性的。综合性的工作报告，它是不一致阶段、不一致范围的全面工作总结或者汇报。能够是各方面的
24、综合工作，或者者一个系统、一个部门的全面工作。如XX局XX年工作总结专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或者某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告与研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、进展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。如关于南通公司硫酸铜项目进度的报告。（二）情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查熟悉后，向上级作出的报告。它不需要答复、要紧是让上级熟悉、掌握情况，以便根据情况采取措
25、施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。如关于奥克赛德火灾事故的报告。（三）答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或者汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包含答复根据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写根据，后答复；有的边写根据，边答复。如南通公司关于后勤管理有关情况的报告。五、请示的写法请示通常由请示事由、请示事项、结尾三部分构成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或者如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：第一，要操纵使用，当用才用。务必办理而在自己职权范围内又不能解决，确
26、实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。第二，要一文一事为宜，切忌把不有关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。第三，要按级请示，确实务必越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。假如一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽搁处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级与下级机关。第四，它的格式也包含标题、正文与结尾。它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批
27、准就说只是去。六、意见的写法意见要紧用于对重要问题提出见解与处理办法。从行文方向看能够是上行文，也能够是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或者转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或者某些重要问题提出处理的方针、原则与措施、办法。意见通常由引言、正文与结尾三部分构成。引言要写明提出意见的事由、根据与目的。正文部分是意见所提出的具体见解与措施办法，可使用小标题或者围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由与文种构成。七、函的写法函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或者不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。较为正
28、规的公函，格式可分为三部分：开头，包含标题、编号与受文单位。标题可由发函单位、事由、文种构成。正文是函的要紧部分，要看不一致用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清晰，以便得到对方的支持、懂得或者回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能模糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包含结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。撰写函件应注意：第一，要写得内容专一、集中、中心突出，通常要一函一事。第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或者不相隶属
29、机关，应以礼相待。语气应力求平与、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。第三，恰当使用习惯用语。八、会议纪要的写法会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。如：奥克赛德“水灾”紧急办公会议纪要、部门经理会议纪要等。正文能够分为两个部分。第一部分简要叙述会议组织情况，能够写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，能够写明专题研究讨论的议题名称。如：库博变压器增容施工工程办公会议纪要。第二部分是写会议精神与议定事项，这是纪要的要紧部分。这部分能够写对议题的讨论情况、各类意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将
30、要采取的措施与要求等Q若只有一个议题，常使用贯穿式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可使用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。撰写会议纪要应注意：第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合与提炼，因此，要定好纪要务必做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神与领导工作意图，对材料进行分类与筛选；要对选用的材料进行分析与综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。第三，会议纪要务必全面准确地反映会议情况与基本精神，其内容
31、务必真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。九、述职报告的写法（一）述职报告的特点述职报告是公司部门主管、经理、分公司领导，向主管领导部门、人力资源部门或者公司的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题与设想的自我述评性的报告文书。要紧特点是：自述性、自评性、报告性。自述性，就是要求报告人，自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此，务必使用第一人称。自评性，就是要求报告人，根据岗位规范与职责目标，对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况，作自我评估、自我鉴定、自我定性。对工作的走向，前因后果，要叙述清晰，评得恰当；所叙述的情况，要概叙，让人一目了然，并
32、从中引出自评。但要强调：切忌浮泛的空谈，切勿引经据典的论证，定性分析务必在定量证明的基础上进行。报告性，就是要求报告人，明白自己的“身份”，以被考核、要同意评议、监督的身份，履行职责做报告。语言务必得体，应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸，不可夸夸其谈，哗众取宠。要注意将“工作总结”同述职报告区别开来。工作总结，能够是单位的、集体的、也能够是个人的，其写作角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都能够写，而述职报告却不一致，它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。（二）述职报告的写法述职报告通常由标题、抬头、正文
33、、落款四部分构成。1 .标题述职报告的标题，常见的写法有三种：文种式标题，只写述职报告。公文式标题，姓名时限事由文种名称，如XX07年3月至08年任综合部经理述职报告。文章式标题用正题，或者正副题配合，如2007年述职报告、思想政治工作要结合经济工作一起抓一一X义造纸厂厂长王义义的述职报告。2 .抬头书面报告的抬头，写主送单位名称如“义X党委”、“XX组织部”或者“XX人事处”等。口述报告的抬头，写对听者的称谓如“各位部门经理”、“各位员工”、或者“各位领导，同事们二3 .正文述职报告的正文，由开头、主体、结尾三部分构成。开头开头，又叫引语，通常交代任职的自然情况，包含何时任何职，变动情况及背
34、景；岗位职责与考核期内的目标任务情况及个人认识；对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围与基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。主体主体，是述职报告的中心内容，要紧写实绩、做法、经验、体会或者教训、问题，要强调写好下列几个方面：对公司的路线、政策与指示的贯彻执行情况；对上级交办事项的完成情况；对分管工作任务的完成情况；在工作中出了什么主意，采取了什么措施，作出什么决策，解决了什么实际问题，纠正了什么偏差，做了什么实际工作，取得了什么业绩；个人的思想作风、职业道德，廉洁办公与关心员工等情况；写出存在的要紧问题,并分析问题产生的原因，提出今后改进的意见与措施。这部分，要写得具体、充实、有理
35、有据、条理清晰。由于这部分内容涉及面广，量多，因此宜分条列项写出。“条”、“项”要注意内在逻辑关系安排好。结尾结尾通常写结束语。用“以上报告，请批阅”、“以上报告，请审查”、“特此报告，请审查”、“以上报告，请领导、同志们批判指正”等作结。4 .落款述职报告的落款，写上述职人姓名与述职日期或者成文日期。署名可放在标题之下，也能够放文尾。十、调查报告的写法调查报告大致可分为三类：综合调查报告、专题调查报告（研究型、总结型、探讨型、披露型）、考察报告。特点是：以事喻理，重在说明；材料求实，刻意求真；形式多样，习惯性强。在调查研究，获取大量材料数据的基础上，能够着手写调查报告。通常分为前言、正文、结
36、语三部分。（一）前言。包含的内容：一是说明调查的缘起与目的一调查什么，解决什么问题；二是说明调查的对象与范围；三是调查的通过一时间、地点、过程等Q（二）正文。可分为横式结构与纵式结构两种：一是横式结构，将内容概括为若干平列的部分，分别说明与阐述。二是纵式结构，将内容按情况进展的顺序或者内部逻辑关系进行组织,前面的内容是后面的前提与条件，后面的内容是前面的进展与结果，次序不能颠倒。在写作时要注意做到：既要实事求是，全面反映情况，又要有鲜明的倾向性，防止材料罗列；要详略得当，点面结合，有概述、有典型，防止以偏盖全；要以说明、叙述为要紧表达方式，用事例与数据说话，防止过多的议论与说理。（三）结语。能
37、够是前面内容的概括与补充，也能够是计策与建议。文字可长可短，但要提供有实际价值的东西。调查报告，重在事实清晰，说明充分，观点突出，计策有效。总结，就是对过去一定时期内的实践活动包含工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或者引出规律性的认识而形成的一种文书。它要紧回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结与专题性总结。综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。通常按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。专题
38、性总结是对某项工作、某项活动或者某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。（一）总结的结构形式。常见的有：1、分点式。将内容按性质与主次分点平列，各点之间有一定的逻辑关系，有事例、有分析、有结论，优点是行文简洁、生动活泼，但很难把握。通常用于带全局性的专题总结。2、小标题式。将内容分为若干个小标题，按成功的原因、经验，或者者阶段性标志来写。多用于专题总结。3、条目式。内容以工作项目分列为一个条目，每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。4、板块式。这是我
39、们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分，按照“总一分一总”的思路进行安排。目前，我司年度总结使用的是这种格式。5、全文贯穿式。既不分条列项，也不用小标题，而是按一定的顺序全文贯穿、一气呵成，多用于专题总结。但也难以把握，写不好就成了大杂炫Q（二）总结的构成。不论那种格式，都包含标题、正文、落款，而正文也包含开头、主体、结尾三部分。1、开头。也叫前言、导语，要紧概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。2、主体。要紧包含：一是过程与做法。讲清晰原计划做什么？采取的办法与措施，工作步骤、要紧环节。这里要突出对新的、复杂的工作的
40、总结，起到启迪与借鉴的作用。二是成绩与经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质与精神成果，经验是取得这些成绩的原因与方法。要详实、具体、言之有物；要条理清晰，或者按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或者以主次轻重为序。既有通常情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。三是问题与教训。写问题时，要注意找准一些明显的“瓶颈”问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。（三）写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作？这些工作在全局中的地位？各个方面的关系等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没
41、有生气。三要叙议得当，准确清晰，善于安排与摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。第三讲应用文标题常见病例分析应用文标题是应用文内容的摘要，在发挥应用文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，应用文标题经常出现一些毛病，笔者归纳为下列八个方面，并作粗浅分析。一、要素不全完整的、规范的应用文标题通常应具备“三要素”，即发文部门名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文与用什文种发文。通常应当标明发文部门。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，常见的病例有三种：一是陵意省略事由。如（采购部报告），由于省略事由，受文者看不出标题所反映的要紧内容、事项与
42、基本观点，不利于领导熟悉所要表达的要紧问题。除一些非重要的、极其简短的通知、通告的特定应用文外，通常情况下不得省略事由。二是随意省略发文部门。如一份没有版头的文件标题，可能出现待领导看完文件后，才从落款处明白文件是哪个部门发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于应用文运转与办理。具有重大决策与事项的下行文不得省略发文部门；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领,失去应用文的严肃性。如（设备部关干库博设备维修的有关事宜）。二、乱用文种要紧表现在三个方面：一是混用文种。如综合部关于增加一名档案专员编制的请示报告，这里把“请示”、“报告”两个不一致的文种混淆在一起
43、使用，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告，通常分为两种。一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”。这类报告，只要把情况汇报、反映清晰即可，目的是让上级与领导熟悉进展情况，掌握工作进度，做到心中有数,不需要回复；另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见与建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的应
44、用文种类作为文种使用，如“条例”“规定”“办法”“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用。三是生造文种。如关于为唐灵丹、张亚明调薪的申请报告、关于调整工资的补充说明、关于机构改革中有关问题的解释等，这里的“申请报告”“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上三个个标题可修定为关于为唐灵丹、张亚明调薪的请示、XX（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知、XX（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知。三、提炼不精要紧表现在标题冗长上。关于对维修组李岭冒领加班工资及罗自雄出勤记录造假的处理通报如XXX（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳固的通知，
45、可修改拟为XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知或者XxX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知。四、题不达义。表现在四个方面：一是事由偏跑。如XXX关于草原灭鼠的请示，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示。二是题大义小。如关于企业技术、人才开发的若干规定，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小义多。如关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅全面介绍了“争创活动”的意义、内容、方
46、法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达与带动正文Q此标题可改写为XXX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知。四是题又不清。如XX县人民政府关于粮食问题的通知，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清晰，不能准确反映表达应用文的要紧内容。五、用词重叠多出现在转发、印发式应用文方面。如“XX县人民政府关于转发Xx市人民政府关于转发XX省人民政府关于加快畜牧养殖业进展的通知的通知的通知”。在企业不常见，这里不作展开。七、滥用符号如“XX县人民政府办公室关于印发XX同志在XX会议上讲话的通知”。在企业不常见，这里不作展开。八
47、、标注不规范要紧表现在下列三个方面：一是回行题式不规范。应用文标题“回行时，要做到词意完整。而在实际排印时，却往往做不到这一点Q如：中共XX县委xX县人民政府关于进一步整治与改善经济进展环境的实施意见此题回行时，将“经济进展环境”一个完整的词与词意拆开、拆断了，应改为：中共XX县委XX县人民政府关于进一步整治与改善经济进展环境的实施意见二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍
48、的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用来体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：应用文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或者3号黑体字）。当然，公司应用文可能没有国家机关那么严格，但同一个应用文最好统一，尽量做得让人看起来舒服就行。第四讲应用文的结构应用文的结构是指应用文内部的组织构造，也是安排材料、谋篇布局的方式。结构是应用文的骨骼，材料是应用文的血肉，主旨是应用文的灵魂。没有骨骼血肉无所附，灵魂无所依，应用
