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1、秘书与职能环境的关系问题研究摘要：秘书职业化是应我国新时期社会经济的高速发展与改革的要求，本文拟从改革开放以来凸现的秘书职业化问题进行深入的探讨，并分析其背后的原因,在总结古今中外秘书职业化发展的经验基础上，结合我国秘书工作的实际，提出我国秘书职业化发展的思路。秘书工作是在特定的职能环境中运作的,对职能环境作用的正确认识,动态适应,并有效地开发环境资源,对秘书工作有若重要积极作用。秘书不仅要注重适应和优化职能环境，而目要善于排除具体环境中可能出现的障碍。由于具体环境由多要素在不断变化发展中，可能出现的障碍是多种多样的。主要的障碍,明确职能环境与秘书的工作的关系,明白秘书的发展过程，分析清楚秘书
2、在职能环境的关系中的问题。针对秘书与职能环境中存在的缺陷明确现状中存在的问题，对于优化职能环境提升秘书的职能提出科学合理的建议。关键词：秘书；职能环境；问题分析；对策目录.绪论21.1研究背景21. 2研究意义22 .秘书职能环境的构成33 .秘书职能环境的作用33.1 职能环境对秘书工作的规定性33.2 职能环境对秘书工作的导向性43.3 职能环境对秘书工作的促动性43.4 职能环境对秘书工作的风险性54 .秘书与职能环境的现状问题51 .1信任问题54 .2沟通问题65 .3理解问题66 .4利益问题65 .优化秘书与职能环境关系的策略75.1 增强信任建设75.2 提升交流沟通75.3
3、增进人事的理解85.4 健全利益的治理8总结9参考文献91.结论1 .1研究背景随着经济全球化发展，国际交流变得更加频繁，社会更趋多元化发展，市场经济开放性和竞争性更加激烈，这些新变化对秘书提出了新挑战，也反映我国秘书工作职业化发展的新趋向。这要求秘书需要具备敏锐的洞察力、应变力、决断力和办文、办会、办事的综合能力，在全球化语境当中解放思想、转变观念秘书工作是在特定的职能环境中运作的，通过分析研究对职能环境作用的正确认识，动态适应，并有效地开发环境资源，对秘书工作有着重要积极作用。秘书工作是在特定的职能环境中运作的,职能环境对秘书工作具有重要的影响。研究秘书工作与职能环境的关系，正确认识职能环
4、境对秘书工作的影响,是调适和优化职能环境的前提。现代秘书的职业道德、岗位技能、团队精神、服务意识和质量意识等,只有在秘书职能环境中,通过千锤百炼才能培养起来。2 .2研究意义对秘书来说,无论是处在良好的职能环境中还是处在条件欠佳的职能环境中,都有可能出现某些不利因素或障碍。因此,秘书不仅要注重适应和优化职能环境，而且要善于排除具体环境中出现的问题。由于职能环境是由多要素组成的且处在不断的变化发展之中，因此可能出现的障碍是多种多样的。而我国的学者对于秘书与职能环境的关系的研究还比较的缺乏,秘书工作是在特定的职能环境中运作的,职能环境对秘书工作具有重要的影响。研究秘书工作与职能环境的关系，正确认识
5、职能环境对秘书工作的影响，是调适和优化职能环境的前提。因此本文着重分析了秘书与职能环境的关系，为分析秘书与职能环境的关系具有参考意义，同时具有重要的理论意义与现实意义。3 .秘书职能环境的构成针对高级行政助理职能界定不清的问题，需要从两个方面对其进行重新界定：一是职责内容的清晰化；二是工作流程的清晰化。前者是为了界定高级行政助理参谋内容，后者则是界定高级行政助理参谋方法，二者共同构成了该职能的完善性与可实现性。秘书职能环境是秘书开展职能活动的客观条件,是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。正确认识秘书职能环境,强化环境意识,准确把握构成秘书职能环境的各要素,对建设校内实践教学基地至关重要。秘书职能环
6、境与其他环境系统一样,由社会政治、经济、科技、文化等诸多要素构成。为正确认识秘书职能环境,我们可以对其进行分类,按是否具有实体和刚性,可分为硬环境和软环境两大类。秘书职能的硬环境由物质环境和刚性管理环境构成“L物质环境可以理解为秘书办文、办会、办事时所应具备的物质条件。如计算机、电话机、传真机、复印机以及办公桌椅、纸笔等办公用品。刚性管理环境主要是指组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。秘书职能软环境指硬环境以外的其他职能环境,它由组织内部动态运行、组织生态、组织心态、组织信息及外部社会环境等要素构成。秘书职能软环境对秘书工作的影响极为关键。它除了为秘书工作提供能量和信
7、息,同时也为秘书工作提供自下而上的发展空间。秘书工作只有适应软环境的变化发展,才能通过自身的职能活动促进组织的发展,适应组织的需要。秘书辅助战略决策所需要的人际理解力并不是日常的人际沟通理解能力，而应更侧重于对组织内部权力关系的理解，以及各决策方之间的利益关系及个性特征。由于战略决策更多是在决策层之间进行的，因此所需沟通的人员相对范围较小，但又因不同企业的权力构成形式不同，有的呈现于集权式的，有的呈现于分权民主式的，有的则呈现于民主与集中相结合式的，因此不同形式所以才去的沟通策略是完全不同的。4 .秘书职能环境的作用4.1 职能环境对秘书工作的规定性从总体来看，有了社会管理和领导工作对综合辅助
8、和公务服务的衡要，才产生秘书性工作;有了社会生产力的发展和社会分工的细化的客观实践环境，才使秘书工作职业化。也才形成现代的秘书工作;有了电子技术、信息技术等高科技的迅速发展，有了经营管理和竞争快节奏变化的客观环境，才出现秘书工作“无纸办公”的发展趋势。从行业系统来看,工、农、商、政、科学、教育、文化等不同行业环境,分别规定了其秘书工作的辅助对象、辅助内容及运作方式,对秘书人员的知识、能力、素质也有不同的规定和要求。尽管不同行业的秘书工作有诸多共性,但不同行业环境对秘书工作的特殊规定性,各行业秘书都必须适应和遵从。问题的关键就在于我们能否真正认识这种在原来平衡基础上产生的不平衡,从而对这种不平衡
9、进行科学地、有效地控制和调整,使之实现具有新的质的规定性的新的平衡。4.2 职能环境对秘书工作的导向性不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标;而职能环境又是发展变化的。因此,职能环境对秘书工作具有导向性。秘书工作要适应职能环境的需要，就必须遵从组织目标和领导工作目标.适应职能环境变化发展的趋势。不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标。而且，职能环境又是发展变化的。因此，职能环境对秘书工作具有导向性。秘书工作要适应职能环境的需要，就必须遵从组织目标和领导工作目标,适应职能环境变化发展的趋势。职能环境的导向性要求秘书必须具有适应环境动态发展的意识.从时代及社会环境、行业业务环境以及具体
10、工作阶段、工作任务的环境特征和目标出发.确定职能活动的目标和发展方向支4.3 职能环境对秘书工作的促动性职能环境对秘书工作的促动性，具体表现在:一是行政性促动。领导者以行政职权为依托，配合指导、激励等手段，向秘书下达任务、布置工作，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。秘书按照领导的指示和意图，圆满地完成工作任务，就能实现自我价值，得到组织和领导的奖励好评，从而满足自己的物质和心理需要；若秘书不能按照领导和组织的需要完成任务，就会受到批评甚至惩罚。因而这种促动是直接的。二是诱导性促动.在管理实践中功利性引导是调动人的主观能动性的有效方法.功利性因紊包括未来发展远景、事业发展目标、具体任务目标以及劳动
11、报酬分配方式、荣誉报偿、职务升迁等等。人们从事社会工作的动力来自于社会环境和社会组织对其需要满足,来自社会各方面因素的影响。秘书职能环境集中地体现了社会各方面因素对秘书工作的影响,也能具体地满足秘书的需要。因此,职能环境对秘书工作具有促动性。秘书要有正确的价值和功利观,才能准确地选择比较的参照对象和尺度，在职能环境的促动下，在促进事业发展中发展自己，实现自己的人生价值。4.4 职能环境对秘书工作的风险性在迅速发展变化的现代社会中，任何职能环境都是机遇与风险并存的。在秘书职能环境中.组织运转中的机遇与风险，领导工作中的机遇与风险.同秘书工作中的机遇与风险是紧密相关的。比如，秘书的参谋建议与领导的
12、决策所面临的机遇与风险就是一体的。秘书从客观环境的需要出发，提出科学可行的建议方案，经领导按科学的决策程序进行论证、选择，采纳实施后，抓住了环境提供的机遇，化解了环境风险，使事业得到长足发展。这就使领导和秘书的工作都能取得良好的成效。若秘书对客观实践环境情况把握不全面.对发展趋势把握不准确.提出的参谋建议不具科学性或可行性，领导者若采纳实施后，就可能使组织遭受重大损失。领导者固然要承担决策失误的责任，秘书也会受到影响。如突发事件或危机的处理，风险性极大，但处理得当。应对及时、有效，就可能会化风险为机遇，在抗御和化解风险中求得发展；如果处理不当，应对不及时。就可能会受到不同程度的挫折和损失。在秘
13、书辅助领导处理突发事件或危机时，秘书辅助的有效程序对领导工作成效有不同程度的影响。若秘书受命单独处理或领导者未在现场，秘书必须应急独自处理时，秘书承担的风险更大。处理得当，秘书能展现其工作才能。若处理不当，造成了损失，则会负直接责任或部分责任。5 .秘书与职能环境的现状问题5.1 信任问题秘书的环境信任度具有潜移特征,它是秘书在本职活动过程中,所表现出的职能素养、能力、作风等诸多因素,在职能活动对象思想上日积月累的综合认识的反映。这种客观反映,集中外现在秘书同其活动对象双边双向的具体职能交往之中。由于工作能力不适应工作需要,不能圆满地完成任务,或造成了失误,因而产生了信任障碍。有的秘书工作马虎
14、、粗枝大叶、随意性很大,使人感到责任感不强,办事不可靠,不值得信任。要排除思想动机方面的信任障碍。有的秘书思想动机不纯,事事为自己着想;或趋炎附势,不说真话；或当面一套,背后又是一套;或搬弄事非,投机钻营等等。这种人往往是最不被人信任的“支4.2沟通问题秘书作为沟通领导与群众的桥梁，要让群众与领导有密切的关系。由于秘书职能的特点,秘书的这种沟通作用，无论对群众还是领导都有其相对直接、可信的特征。职能环境中的沟通障碍对信息沟通会产生程度不同的干扰。在实践中,最为多见的沟通障碍有以下几种:一是错误的功利观造成的虚报信息的障碍。如假报,虚报,掺水份,报喜不报忧,搞假典型、假材料等等。二是管理信息网络
15、结构除了要努力提高职能环境的信任度,还要弄清造成信任障碍的具体原因、范围、对象,然后有针对性地采取措施,将信任障碍排除。人际关系隔阂造成的沟通障碍。在职能环境中,人际关系不佳,领导成员、组织内外、群众之间存在隔阂,也会使沟通受阻或不畅。4.3理解问题就必须具备在动态变化的环境中处理解决问题的能力。而这种职业能力的形成,关键是要在秘书职能软环境中进行培养。具体职能交往中,可能出现始料不及的主观或客观的种种干抚因素,如任务复杂艰巨,原预料与现实不符,双边的理解不一,对方的实际困难,具体活动对象的紊乱与即时情绪等等,均可能降低职能活动对象给予支持与配合的程度。因此,对于秘书而言,在辅助战略决策的过程
16、中，由于涉及到多方角色的沟通协调，因此人际理解力要求很高。但是我国社会制度和经济政策对秘书职业化也有一定的推动作用，大家对秘书这个职业有了一定程度的认识和理解,但有个现实问题就是秘书仍然是追求名利。种情况在政府机关、高校和企业均有不同程度的反映。4.4利益问题秘书同领导亲密相处，坦诚相待，成为领导的知己。但不能趁机向领导提出照顾个人利益的要求,分散领导的精力，影响领导的威望；也不能同领导称兄道弟,损害领导的尊严。秘书的利益关系主要表现在有令不行有禁不止，还有的秘书只顾眼前利益,不顾长远利益。在社会生产体系中不同的社会成员所分享利益（包括收入，权力，声望，教育等）是不同的，在此基础上，具有相同特
17、征的个体就会形成一定的利益集团。而不同的利益集团或利益群体在社会经济组织中所起的作用、所支配社会财富的方式、多寡等也是不同的，随着这种差异的扩大，不同的利益集团或利益群体就形成了不同阶级，即所谓的阶级分化。反过来，阶级和利益分化又促使了职业分化。因为这种分化通过使那些从事重要职业的人获得更多的利益来刺激拥有特定资源的人争取那些相对较难的岗位，另一方面，给高品质资源以更多的报酬又可以刺激高品质资源的生产，从而促进社会生产的反战。因此，我们说职业化是社会生产分化的结果。5.优化秘书与职能环境关系的策略5.1 增强信任建设秘书做协调工作时，自己首先要明确各部门的职责,了解其中矛盾，把握协调难点，以求
18、公平公正地协调好工作关系，赢得职能部门的信任与支持。因此秘书需要通过迅速提高自己的工作能力,并以出色完成任务的实际成绩,来改变别人对自己的看法,恢复对自己的信任,排除信任障碍。书人员要培养自己的敬业精神,加强职业道德修养,努力提高各有关方面的专业技能，使管理者对秘书人员有足够的信任度,并且认真分析产生信任障碍的原因、范围、程度等，有针对性地排除。如果是自己失误造成的信任障，必须诚恳的认错、道歉,必须是做到真诚，并以实际行动改正错误，以自己的真心真意和能力来赢取信任。秘书的环境信任度还具有全方位性。也就是说,秘书必须同时获得多元、多层职能活动对象的信任,不能顾此失彼,更不能将某一单元、单层的信任
19、同其它对立起来,如仅致力于博取某一方面如领导人的好感,此种片面的信任度,于己、于人、于机关都会产生不良影响。5.2 提升交流沟通在职能环境中,若人际关系不佳,领导成员之间、组织内外存在隔阂,也会使沟通受阻或不畅。秘书应多作协调工作,加强协调疏通,这样就可排除沟通障碍。作为秘书必须坚持实事求是的原则,在鉴别、筛选、处理信息时加强调查、核实环节,把信息中的“水分”挤掉,把虚假信息剔除,切实为领导提供真实可信的信息;必须加大宣传力度,向各方面信息传报人员和负责人说明传报虚假信息的危害性,帮助他们树立科学的信息意识。秘书通过征求意见和建议，上情下达下情上达.沟通协调等职能活动，协助领导把这些资源开发出
20、来，就会极大地增强组织的整体实力，创造出极为丰富的物质财富和精神财富。就秘书自身的业务工作而言，这种精神文化资源，对秘书顺利地开展工作更能提供极为有力的支持。5.3 增进人事的理解加强办公室人事监控的有效性的同时，首先要重新思考我们在思想观念层面是否有一些差距和存在一些偏见。其次要认真重新审视当前的各项秘书制度和人事制度，从体制机制上查漏补缺或破旧立新，按照事物的发展规律，积极探索,锐意创新。在此需要充分吸收借鉴西方发达国家的先进经验和文明成果，这是因为，秘书职业化有其内在的发展规律，西方发达国家秘书的职业化发展与我国秘书职业化在内在规律上是相通的。职业化发展的过程必然需要丰富发展的理论作为支
21、撑，只有对秘书职业化现象加于探究其内在客观规律，才能不断完善秘书职业化的理论依据。成熟的职业化发展必然是实现了职业工作格局的社会化。我国秘书职业化也将进一步促进秘书教育与社会秘书需要紧密结合、深入互动的发展趋势，无论秘书人才队伍建设、秘书工作方式方法、秘书综合素质提高以及秘书管理体制机制都将体现出社会化的特征。5.4 健全利益的治理秘书必须保持科学的头脑,以实事求是的科学态度提出参谋劝谏。秘书虽然不是决策者,但真实客观地反映情况,实事求是地参谋提醒,是能够起到一定的作用的。对于利益问题要用法制的、组织的、纪律的强有力手段,进行综合治理,并加强监督控制,有效地排除。组织协调力是高级行政助理在战略
22、执行阶段的重要能力之一，它要求高级行政助理能够围绕战略计划的制定以及执行，始终牢记战略目标，采取灵活的手段，协调好相关利益方揩举措执行下去，从而实现整体效益最大化，实现战略目标。对于辅助战略决策的人际理解力，其着眼点不在于日常工作的人际关系理解，而在于最高决策层的利益相关方之间的协调，其目的不在于讨好每一方，而在于战略制定能够在保证大方向正确的前提下，兼顾到各方利益，在战略制定前期就能够避免执行期间可能遇到的利益冲突、导致战略无法实施的情况。这既是一种能力，也是一种智慧。作为人民公仆的政府机关领导,其职责在于“为人民服务”，因此政府机关秘书在参谋时需要时刻记住上级领导与自己所负的社会责任，在参
23、谋定位上需要立场坚定地站在国家人民的利益，而非自己的个人利益或小团体利益上。总结所以,沟通上下,环顾左右,以积极主动的态度商讨问题,以精细耐心的协商消融分歧,是办公室进行协调工作的鉴本方法。秘书职能环境范畸还应是开放的。机关内的领导、部门及群众只是秘书的日常的、基本活动对象,但不是全部。机关的秘书人员在履行职能时,要随时准备同机关之外的在上、平行、在下的机关及职能个人发生工作关系。秘书部门是组织管理信息网络的枢纽。开发职能环境中的信息资源，是秘书工作的重要任务。秘书只有充分地、有效地开发宏观环境和微观环境中的一切有用的信息资源，才能有效地为领导工作服务。因此研究秘书与职能环境的问题非常有必要。
24、参考文献特格斯.新媒体环境下秘书职能的创新与拓展J中国报2013,18:111-112.方国雄.论秘书职能环境的作用UL秘书工作,1999,06:24-26.特格斯.新媒体环境下秘书职能的创新与拓展J.领导之友,2015,04:38-39.4田丽.秘书人员的职场环境及其职能的发挥J.河北工程技术职业学院学报,2004,04:63-64.张清明.秘书职能环境论J.秘书之友,1991,01:5-6.张月琴,邹嘉玉,聂国林.试论高校办公室秘书如何优化职能环境J江西中医学院学报,2000,S1:224-226.王志蔚.职能环境视域:田家英悲剧的逆向审视J.唯实,2012,03:16-18.网梁志华.秘书职业化问题及其对策研究D.暨南大学,2013.9张建英.普通高校智能型秘书培养探析J集美大学学报（教育科学版）,2009,03:54-57.
